Zusammenfassende Meldung: Frist verpasst
Die fristgerechte Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (ZM) spielt für dich eine wichtige Rolle, wenn du als Unternehmer Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufst, Dienstleistungen an Unternehmen in der Europäischen Union erbringst – oder Dreiecksgeschäfte im übrigen Gemeinschaftsgebiet der EU tätigst. In diesem Beitrag erfährst du alles Wissenswerte zur Abgabefrist für die ZM und dazu, was es in Zusammenhang mit der verspäteten Abgabe der Zusammenfassenden Meldung zu beachten gibt.
Was ist die Zusammenfassende Meldung?
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein Bericht für die Steuerbehörden in der EU. Unternehmen listen darin alle Waren- und Dienstleistungslieferungen an andere EU-Unternehmen auf, bei denen keine Umsatzsteuer berechnet wird. Sie dient der Kontrolle und Verhinderung von Umsatzsteuerbetrug. Wie genau das funktioniert, kannst du in unserem allgemeinen Artikel zur Zusammenfassenden Meldung nachlesen.
Die Frist der Zusammenfassenden Meldung
Verkaufst du deine Waren und Dienstleistungen nicht nur in Deutschland, sondern auch der EU, bist du sehr wahrscheinlich auch dazu verpflichtet, eine ZM einzureichen. Dabei solltest du unbedingt die Abgabefrist einhalten. Diese endet grundsätzlich jeweils am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.
Der konkrete Meldezeitraum für deine Zusammenfassende Meldung hängt von der Art und dem Umsatz der von dir getätigten Geschäfte ab und kann folgende Zeiträume betragen:
- Monatlicher Meldezeitraum (Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung pro Monat)
- Quartalsweiser Meldezeitraum (eine ZM pro Kalendervierteljahr)
- Jährlicher Meldezeitraum (eine Zusammenfassende Meldung pro Kalenderjahr).
Zu beachten ist dabei auch Unterscheidung zwischen innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und sonstigen Leistungen sowie innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften: So ist die Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Warenlieferungen für genau den Meldezeitraum zu erklären, in dem auch die Rechnungen für diese ausgestellt wurden (Zeitpunkt der Rechnungsstellung) – jedoch spätestens bis zum Ende des Monats, welcher auf den Monat der Warenauslieferung folgt. Für sonstige innergemeinschaftliche Leistungen sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte hingegen gilt der Zeitpunkt der Ausführung der Leistungen oder Dreiecksgeschäfte.
Die für deine Umsatzsteuervoranmeldungen mögliche Dauerfristverlängerung gibt es für die Zusammenfassende Meldung übrigens nicht.
Meldeperiode der ZM: Was gilt als verspätete Abgabe?
Um zu klären, was als verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung gilt, spielen zunächst die Kriterien für den Meldezeitraum der ZM eine Rolle. Diese gestalten sich wie folgt:
Monatliche Zusammenfassende Meldung
Im Regelfall muss die ZM monatlich abgeben werden. Genauer gesagt immer dann, wenn die aufsummierten Bemessungsgrundlagen für Lieferungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften sowie für innergemeinschaftliche Warenlieferungen für eines der vier vorangegangenen Quartale des sowie für das laufende Quartal bei über 50.000 Euro liegt. Heißt konkret: Nimmst du mehr als 50.000 Euro pro Quartal im EU-Ausland ein, musst du deine Umsätze monatlich melden.
Trifft das bei dir zu, musst du zum Beispiel deine Zusammenfassende Meldung für Mai bis zu 25. Juni einreichen – auch, wenn du deine UStVA dank Dauerfristverlängerung erst zum 10. Juli abgeben müsstet.
Beispiel zur monatlichen Zusammenfassenden Meldung
Du hast mit deinem Unternehmen durch innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte oder innergemeinschaftliche Warenlieferungen erbracht in Höhe von:
- 1. Monat: 15.000 Euro
- 2. Monat: 20.000 Euro
- 3. Monat: 17.000 Euro
In Summe sind das 15.000 + 20.000 + 17.000= 52.000 Euro. Somit ist die ZM-Meldung monatlich abzugeben.
Vierteljährliche Zusammenfassende Meldung
Die quartalsweise Abgabe der ZM ist möglich, wenn du innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder Dreiecksgeschäfte von maximal 50.000 Euro im laufenden Quartal sowie in den letzten vier Quartalen realisiert hast.
Hier müsstest du also beispielweise deine ZM-Meldung für das 1. Quartal bis zum 25. April abgeben.
Wenn du im laufenden Quartal den Betrag von 50.000 Euro überschreitest, so bist du automatisch monatlich ZM-abgabepflichtig und musst bis zum 25. Tag nach Ablauf des Monats, in welchem du den Grenzwert von 50.000 Euro überschritten hast, die Zusammenfassende Meldung abgeben. Die ZM-Meldung muss in diesem Fall sowohl den abgelaufenen Monat sowie, wenn vorhanden, auch die vorausgegangenen Monate aus dem Quartal umfassen. Danach musst du die ZM dann jeden Monat abgeben. Den Grenzwert musst du dabei selbst im Blick behalten. Eine gesonderte Info vom BZSt gibt es dazu nicht.
Wichtig zu wissen: Bei innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen ist die Zusammenfassenden Meldung in der Regel immer quartalsweise abzugeben. Du kannst sie aber auch freiwillig monatlich übermitteln, wenn du z.B. eh monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen einreichst. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Musst du aufgrund deiner Lieferungen bereits monatlich eine ZM machen, muss die Meldung für deine
Beispiel zur vierteljährlichen Zusammenfassenden Meldung
Du erzielst regelmäßig Einkünfte durch Warenlieferungen in Form von Sitzpolstern an Unternehmen in anderen EU-Ländern. Die Warenlieferungen betragen im laufenden Quartal sowie in den letzten vier Kalendervierteljahren 30.000 Euro. In diesem Fall musst du deine ZM-Meldungen quartalsweise abgeben, nämlich bis zum 25.4., 25.7., 25.10. und 25.1.
Jährliche Zusammenfassende Meldung
In einigen Fällen reicht die jährliche Abgabe einer ZM-Meldung. Dies ist möglich bei Unternehmern, die folgende Kriterien erfüllen:
- Es besteht keine Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen sowie entsprechender Umsatzsteuervorauszahlungen.
- Die innergemeinschaftlichen Warenlieferungen enthielten keine Neuwagenlieferungen an Abnehmer mit entsprechender Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Folgende Grenzen wurden im vergangenen Jahr nicht überschritten und werden im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht überschritten:
- Die Summe der insgesamt erbrachten Lieferungen und sonstigen Leistungen liegt bei höchstens 200.000 Euro.
- Die Summe der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen beträgt höchstens 15.000 Euro.
Beispiel zur jährlichen Zusammenfassenden Meldung
Du musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und auch keine Umsatzsteuervorauszahlungen leisten (z.B. weil deine Umsätze sehr niedrig sind).
Im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit verkaufst du regelmäßig Holztische an Kunden in Deutschland (Lieferung) und anderen Ländern der EU (innergemeinschaftliche Warenlieferung). Im letzten Jahr lagen deine Umsätze der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen bei 5.000 Euro. Im laufenden Jahr rechnest du mit Warenlieferungen an EU-Kunden im Wert von höchstens 8.000 Euro. Damit liegst du in beiden Jahren unter der Grenze von 15.000 Euro für innergemeinschaftliche Warenlieferungen.
Auch die Summe deiner insgesamt (Deutschland und andere EU-Länder) erbrachten Lieferungen und sonstigen Leistungen beträgt für das vergangene sowie das laufende Kalenderjahr unter 200.000 Euro. Somit liegst du auch hier unterhalb des Grenzwertes und es genügt, jährlich eine ZM-Meldung abzugeben.
Steuerbefreiung trotz verspäteter Abgabe der ZM
Seit Januar 2020 ist es wichtig, die Zusammenfassende Meldung richtig und pünktlich einzureichen, um für Lieferungen zwischen EU-Ländern von der Steuerbefreiung zu profitieren. Machst du deine Meldung gar nicht, falsch, unvollständig oder gibst sie zu spät ab, musst du auf diese Lieferungen Umsatzsteuer bezahlen.
Wenn du als Unternehmer im Nachhinein feststellst, dass die von dir bereits eingereichte Zusammenfassende Meldung fehlerhaft oder nicht komplett war, so musst du diese binnen eines Monats (Monatsfrist) korrigieren. Die Monatsfrist beginnt ab da zu laufen, wo du deinen Fehler erkennst. Im Falle der fristgemäßen Korrektur gilt weiterhin die Steuerbefreiung.
Bis zum 22. Mai 2022 galt dies jedoch nicht für eine verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung. Somit führte bis dato eine verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung auch zum Wegfall der Steuerbefreiung – und somit zur Steuerpflicht für die erbrachte innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung. Hier hat das BMF mit seinem Schreiben vom 20. Mai 2022 eine mildere Regelung eingeführt: Seither gelten die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder Leistung auch dann rückwirkend, wenn die zunächst verspätet abgegebene Zusammenfassende Meldung innerhalb der Festsetzungsfrist für die Umsatzsteuer doch noch eingereicht wird.
Konsequenzen bei verspäteter Abgabe der ZM
Wenn du deine Zusammenfassende Meldung verspätet abgibst, so gilt dies als ordnungswidrig und die zuständige Finanzbehörde schickt dir ein entsprechendes Schreiben mit Aufforderung zur Abgabe innerhalb einer bestimmten Frist (Festsetzungsfrist).
Bei Versäumnis, der Aufforderung innerhalb der Festsetzungsfrist nachzukommen, musst du mit einem Verspätungszuschlag in Höhe von bis zu 2.500 Euro rechnen. Hinzukommen kann zudem ein Bußgeldverfahren mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.
Kommst du der Aufforderung durch die Steuerbehörde dann weiterhin nicht nach, so kann auch noch ein Zwangsgeld von bis zu bis zu 25.000 Euro dazukommen - und das gegebenenfalls auch mehrfach. Darum, dein Versäumnis nachzuholen, kommst du dennoch nicht herum, denn hier kann die Finanzbehörde neben Verspätungszuschlag, Bußgeld und Zwangsgeld auch für ein Erzwingen der Zusammenfassenden Meldung sorgen.
Bagatellgrenze und Auswirkung auf die Abgabefrist der ZM
Wenn du die sogenannte „Bagatellgrenze“ in Höhe von 50.000 Euro für das laufende Kalendervierteljahr sowie die vier vorangegangenen Quartale plötzlich überschreitest, so musst du dies bereits bis zum 25. Tag des Folgemonats melden – ansonsten gilt es als verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung. Die Meldung im Folgemonat ist auch dann erforderlich, wenn du deine ZM bis jetzt beispielsweise nur einmal pro Kalendervierteljahr abgeben musstest.
Die Zusammenfassende Meldung, die du im Folgemonat abgeben musst, kann auch für die vorherigen Monate des Quartals nötig sein. Das ist der Fall, wenn das Quartal schon vor dem Monat des Überschreitens der Bagatellgrenze begonnen hat. Du kannst dann entweder eine einzige Meldung für das ganze Quartal machen oder für jeden betroffenen Monat eine separate Meldung. (Siehe dazu § 18a Abs. 1 Satz 3 UStG und Abschn. 18a.2 Abs. 2 UStAE).
Ab diesem Zeitpunkt musst du deine Zusammenfassende Meldung immer monatlich abgeben, sonst gefährdest du die Steuerbefreiung. Unterschreitest du die Bagatellgrenze zu einem späteren Zeitpunkt wieder, so kannst du bei der zuständigen Steuerbehörde erneut eine kalendervierteljährliche Abgabe beantragen. Mehr dazu, welche Angaben in die Zusammenfassende Meldung gehören, erfährst du in der Ausfüllhilfe für die ZM.
Hier ein kleines Beispiel zum Überschreiten der Bagatellgrenze:
Du verkaufst regelmäßig Büromaterialien wie Schreibblöcke oder Kugelschreiber an Geschäftskunden (Leistungsempfänger) mit Sitz in Italien und somit innerhalb des Gemeinschaftsgebiets. Die Summe deiner damit verbundenen Umsätze beläuft sich im August auf 55.000 Euro – die Bagatellgrenze von 50.000 Euro wurde somit von dir überschritten. Daher musst du deine ZM nun nicht mehr wie bisher zum 25. Oktober, sondern schon bis 25. September abgeben – ansonsten gilt es als verspätete Abgabe und die Steuerbefreiung entfällt für dich im schlimmsten Fall.
Außerdem musst du eine Zusammenfassende Meldung für Juli abgeben, da dieser Monat zum selben Quartal gehört. Ab diesem Zeitpunkt bist du automatisch dazu verpflichtet, deine Zusammenfassenden Meldungen künftig monatlich abzugeben – also die ZM für den September bis spätestens 25. Oktober, die ZM für Oktober bis spätestens 25. November und so weiter.
Zusammenfassung
Wenn du Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EUverkaufst, ist es wichtig, dass du deine Zusammenfassende Meldung fristgerechteinreichst. Die Abgabefrist endet grundsätzlich am 25. Tag nach Ablauf derMeldeperiode, die monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein kann. Sie weicht damit von der dirvielleicht schon bekannten Umsatzsteuervoranmeldung ab.
Eine Fristversäumnis kann schwerwiegende Folgen haben:Umsatzsteuerpflicht für innergemeinschaftliche Lieferungen und Sanktionen wieVerspätungszuschläge, Bußgelder und Zwangsgelder drohen. Eine entsprechende Erinnerung imKalender macht da durchaus Sinn.
