Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.): Das Wichtigste im Überblick

Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.)?

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) ist eine neue, vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt.) vergebene Steuer-Identifikationsnummer. Sie funktioniert ähnlich wie die USt-IdNr. – nur eben für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht.

Wichtige Fakten zur KU-IdNr. auf einen Blick:

• Sie ist zusätzlich zu deiner Steuernummer erforderlich, wenn du die neue EU-Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.
• Sie ersetzt nicht deine bestehende Steuernummer, Steuer-ID oder USt-IdNr.
• Sie erleichtert den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU, ohne dass du dich in jedem Land steuerlich registrieren musst.

Wofür wird die KU-IdNr. benötigt?

Die KU-IdNr. (Kleinunternehmer-Identifikationsnummer) ermöglicht es Kleinunternehmern, die EU-weite Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen und dadurch den grenzüberschreitenden Handel (z. B. über Online-Shops oder digitale Dienstleistungen) innerhalb der EU zu erleichtern. Sie dient als eindeutige Kennung für Rechnungen und Steuererklärungen und stellt sicher, dass Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren können.

Zusätzlich sind Inhaber einer KU-IdNr. verpflichtet, quartalsweise eine Umsatzmeldung abzugeben, die dem Verfahren des One-Stop-Shop (OSS) ähnelt. Diese Meldung dient dazu, Umsätze aus anderen EU-Ländern an die jeweilige Steuerbehörde zu übermitteln.

Meldepflichten bei Nutzung der KU-IdNr.

Wenn du die KU-IdNr. nutzt, bist du verpflichtet, regelmäßig Meldungen an das BZSt abzugeben. Dazu gehören:

• Vierteljährliche Umsatzmeldungen an das BZSt über die im jeweiligen Zeitraum erzielten Umsätze:
  
  • 1. Quartal: Meldung bis zum 30. April
  • 2. Quartal: Meldung bis zum 31. Juli
  • 3. Quartal: Meldung bis zum 31. Oktober
  • 4. Quartal: Meldung bis zum 31. Januar des Folgejahres
• Einmalige Angabe der betroffenen EU-Mitgliedstaaten bei der Registrierung.
• Aktualisierungspflicht: Falls sich dein Geschäftsmodell oder deine Tätigkeitsländer ändern, musst du dies dem BZSt mitteilen.

Wie erhältst du die KU-IdNr.?

Die Vergabe der KU-IdNr. erfolgt durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Eine automatische Zuteilung gibt es nicht – du musst sie aktiv beantragen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Registrierung im BZStOnline-Portal: Melde dich unter BZStOnline-Portal an und registriere dich für die neue EU-Kleinunternehmerregelung.
2. Angabe der EU-Mitgliedstaaten: Wähle aus, in welchen EU-Ländern du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.
3. Bestätigung durch das BZSt: Sobald das BZSt deine Registrierung bestätigt hat, kannst du die KU-IdNr. offiziell verwenden.

Steuerliche Vorteile der KU-IdNr.

Die KU-IdNr. ermöglicht es Kleinunternehmern, grenzüberschreitend in der EU tätig zu sein, ohne Umsatzsteuer berechnen zu müssen. Dadurch bleibt die Kleinunternehmerregelung auch im Ausland erhalten, ohne zur Regelbesteuerung wechseln zu müssen.

Kernvorteile:

• Keine Umsatzsteuer in anderen EU-Staaten: Verkäufe oder Dienstleistungen innerhalb der EU bleiben umsatzsteuerfrei, sofern die Umsatzgrenzen eingehalten werden.
• Kein Wechsel zur Regelbesteuerung: Die KU-IdNr. stellt sicher, dass Kleinunternehmer ihren Status beibehalten und nicht in jedem Land unterschiedliche Umsatzsteuerregelungen anwenden müssen.

Zusätzlich reduziert die einheitliche steuerliche Registrierung den Verwaltungsaufwand, da keine separate Anmeldung in jedem EU-Mitgliedstaat erforderlich ist.

Voraussetzungen für die Nutzung der KU-IdNr.:

• Der Vorjahresumsatz muss unter 25.000 € netto liegen
• Der laufende Jahresumsatz darf 100.000 € netto nicht überschreiten
• Die Anmeldung erfolgt über das BZStOnline-Portal
• Quartalsweise Meldungen der Umsätze sind erforderlich (siehe Abschnitt „Meldepflichten“)

Wer diese Regelung nutzen will, muss sich aktiv registrieren, die Umsatzgrenzen einhalten und regelmäßig die steuerlichen Anforderungen überprüfen.

Unterschiede zwischen KU-IdNr., Steuernummer, USt-IdNr. und Steuer-ID

Um die verschiedenen steuerlichen Identifikationsnummern besser zu verstehen, folgt hier eine kurze Erläuterung der einzelnen Nummern:

Steuernummer

Die Steuernummer wird vom Finanzamt vergeben und dient der steuerlichen Identifikation innerhalb Deutschlands. Sie ist notwendig für Steuererklärungen und Bescheide, aber nicht für den internationalen Handel.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Ein Kleinunternehmer kann grundsätzlich auch eine USt-IdNr. beantragen. Diese ermöglicht es, am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU teilzunehmen. Allerdings berechtigt eine USt-IdNr. allein nicht zur Nutzung der neuen EU-Kleinunternehmerregelung – hierfür ist die KU-IdNr. erforderlich.

Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.)

Die KU-IdNr. ist speziell für Kleinunternehmer, die EU-weit tätig sind, aber keine Umsatzsteuer erheben möchten. Sie erleichtert die Anwendung der Kleinunternehmerregelung in verschiedenen EU-Staaten und wird ebenfalls vom BZSt vergeben.

Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)

Die Steuer-ID dient der Identifikation natürlicher Personen im deutschen Steuersystem. Sie bleibt lebenslang gültig und wird bereits bei der Geburt oder bei Anmeldung in Deutschland zugewiesen.

Rechnungsstellung mit der KU-IdNr.

Wer die EU-Kleinunternehmerregelung nutzt und eine KU-IdNr. besitzt, muss diese auf Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) innerhalb der EU angeben. Zudem ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG erforderlich.

Pflichtangaben auf Rechnungen mit der KU-IdNr.:

• Name und vollständige Anschrift des Unternehmers und des Kunden
• KU-IdNr. des Rechnungsstellers (bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften). Falls der Kunde eine reguläre USt-IdNr. hat, wird diese verwendet. Falls er ebenfalls Kleinunternehmer mit KU-IdNr. ist, kann diese optional angegeben werden.
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
• Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer (da keine Umsatzsteuer erhoben wird)
• Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß Art. 292 MwStSystRL

Beispiel für eine Rechnung mit KU-IdNr.:

Max Mustermann
‍Musterstraße 1
12345 Musterstadt
KU-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr. 2025-001
Rechnungsdatum: 29.01.2025
‍
‍Rechnung an:
Firma Beispiel GmbH
Beispielweg 2
56789 Beispielstadt

‍Leistung:
Grafikdesign-Dienstleistungen für die Webseite
Lieferdatum: 28.01.2025

‍Rechnungsbetrag:
Gesamtbetrag: 1.500,00 € (steuerfrei gemäß EU-Kleinunternehmerregelung, Art. 292 MwStSystRL)

Hinweis:
Gemäß der EU-Kleinunternehmerregelung (Art. 292 MwStSystRL) wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Rechnungsstellung für Inlands- und Auslandskunden

Für Kleinunternehmer, die ausschließlich in Deutschland tätig sind, ändert sich bei der Rechnungsstellung nichts – sie benötigen keine KU-IdNr., und die Rechnungsstellung erfolgt weiterhin gemäß § 19 UStG.

Falls du grenzüberschreitende Leistungen innerhalb der EU erbringst, solltest du sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben auf deinen Rechnungen enthalten sind. Fehlerhafte Rechnungen können zu steuerlichen Problemen oder Nachforderungen führen.

Zusammenfassung

Die KU-IdNr. bietet Kleinunternehmern einen erheblichen steuerlichen Vorteil innerhalb der EU. Sie stellt einen bedeutenden Schritt zur Digitalisierung und Vereinfachung steuerlicher Prozesse dar und erleichtert grenzüberschreitende Geschäfte. Auch wenn es anfangs eine Umstellung bedeutet, bietet die KU-IdNr. langfristig klare Vorteile und verringert den bürokratischen Aufwand für international agierende Kleinunternehmer.

Die Beantragung erfolgt ausschließlich über das BZStOnline-Portal. Wer sie zeitnah beantragt und sich somit rechtzeitig registriert, kann Verzögerungen bei der steuerlichen Abwicklung vermeiden und voll von der EU-weiten Kleinunternehmerregelung profitieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema KU-IdNr.