E-Bilanz vorbereiten und übermitteln: So reichst du die elektronische Bilanz ein

Was ist eine E-Bilanz?

Als E-Bilanz, oder auch Elektronische Bilanz, bezeichnet man die elektronische Übermittlung deines Jahresabschlusses, inklusive deiner Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), an das Finanzamt. Sie ist seit 2014 für alle bilanzierenden Unternehmen verpflichtend.

Anstatt deine Jahresabschlussdaten und Steuererklärungen auf Papier einzureichen, was seit Einführung der E-Bilanz nicht mehr möglich ist, sendest du diese Informationen in einem speziellen digitalen Format namens XBRL (eXtensible Business Reporting Language). Die Grundlage für die E-Bilanz bildet dabei § 5b Einkommensteuergesetz (EStG).  

Alles rund um die E-Bilanz erfährst du auch in unserem Erklärvideo:

Funktion und Vorteile der E-Bilanz

Der Gesetzgeber hat mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz (SteuBAG) die E-Bilanz geschaffen, um die Arbeit in der Verwaltung zu modernisieren und zu digitalisieren. Liegen den Prüfern deine Bilanzdaten in elektronischer Form vor, können sie diese einfacher auf Plausibilität prüfen, automatisch Daten abgleichen und Rückschlüsse auf dein Buchungsverhalten ziehen.

Die E-Bilanz erleichtert somit den Behörden die Verarbeitung deiner Daten, reduziert menschliche Fehler, verbessert die Datenqualität und macht den gesamten Prozess effizienter. Davon profitierst am Ende auch du, da deine Daten schneller zugeordnet werden können und die Bearbeitungszeit der Steuererklärung deiner Firma verkürzt wird.

E-Bilanz-Pflicht: Für wen gilt sie?

Zur Abgabe einer E-Bilanz sind prinzipiell alle Unternehmer verpflichtet, die bilanzierungspflichtig sind oder freiwillig eine Bilanz erstellen und ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG (Betriebsvermögensvergleich), § 5 EStG (Buchführungspflicht) oder § 5a EStG (Handelsschiffe) ermitteln.

Folgende Unternehmer müssen somit eine E-Bilanz übermitteln:

• Gewerbetreibende, die laut Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren
• ‍Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch, wie z. B. Personengesellschaften (KG, OHG und GbR) und Einzelunternehmen
• ‍Kapitalgesellschaften
• Land- und Forstwirte, die laut Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren
• Freiberufler, die freiwillig bilanzieren

Geregelt ist die Verpflichtung zur Abgabe einer E-Bilanz seit dem Inkrafttreten des Steuerbürokratieabbaugesetzes in § 5b EStG. Von der Elektronischen Bilanz befreit sind jedoch Kaufleute, wenn es sich um Kleinunternehmer handelt, und Unternehmer, die einen Härtefall nachweisen können (dazu später mehr).

Diese Bilanzarten musst du als E-Bilanz einreichen

Das Bundesfinanzministerium legt fest, welche deiner Stamm- und Jahresabschlussdaten du per Datenfernübertragung an die Finanzbehörden übermitteln musst. Das kannst du entweder alleine machen oder einen Steuerberater hinzuziehen. Aktuell bist du dazu verpflichtet, folgende Bilanzarten als E-Bilanz einzureichen:

• Bilanz bei Unternehmensgründung oder zu Beginn eines Jahres (Eröffnungsbilanz)
• Bilanz am Ende eines Wirtschaftsjahres (Schlussbilanz)
• Bilanz bei der Änderung der Gewinnermittlungsart (Eröffnungsbilanz)
• Bilanz bei Verkauf des Unternehmens (Aufgabebilanz)
• Bilanz bei Aufgabe des Geschäfts (Aufgabebilanz)
• Bilanz bei Umwandlungen
• Zwischenbilanz zu einem Gesellschafterwechsel
• Liquidationsbilanz

Definition der Taxonomie: Diese Daten stehen in der E-Bilanz

Damit das Finanzamt deine E-Bilanz automatisiert verarbeiten kann, muss diese wie die Gewinn- und Verlustrechnung einem speziellen Aufbau folgen. Dieser wird jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium in der sogenannten Taxonomie festgelegt und aktualisiert. Sie regelt also, welche Daten deine E-Bilanz mindestens enthalten muss. In diesem vorgeschriebenen Datenschema gibt es für jede Rechtsform und jeden Wirtschaftszweig “Mussfelder”, die zwingend auszufüllen sind, und freiwillige Datenfelder, die du zur Vermeidung von Rückfragen vorbeugend ausfüllen kannst:

Mussfelder sind – wie der Name schon sagt – zwingend auszufüllen. Bei einigen Mussfeldern musst du zusätzlich einen Kontennachweis beifügen. Wenn du ein Konto in deinem Kontenrahmen nicht genutzt hast, musst du es mit einem sogenannten technischen "leer"-Wert (NIL-Wert) kennzeichnen.

Daneben gibt es noch Auffangpositionen. Diese helfen dir zur Überbrückung, solange du dein Buchungsverhalten noch nicht an die Anforderungen der E-Bilanz angepasst hast. Du musst Auffangpositionen später jedoch nicht auflösen und kannst so vermeiden, die Bilanzdaten nachträglich ändern zu müssen.

Wenn dir das alles zu kompliziert klingt, kannst du einen Steuerberater um Rat fragen. Dieser sollte dir bei der Erstellung deiner E-Bilanz helfen können.

Die Arten von Taxonomien der E-Bilanz

Ehe du deine Daten an die Finanzbehörde übermittelst, solltest du prüfen, welche Taxonomie für deinen Jahresabschluss anzuwenden ist. Seit der ersten Taxonomie 5.0 vom 14. September 2011 wurden jährlich neue verpflichtende Schemata herausgegeben. Mit jeder Version muss das bilanzierende Unternehmen mehr Bilanzdaten angeben. Aktuell gilt die Taxonomie 6.8 vom 1. April 2024. Du verwendest sie für das Wirtschaftsjahr 2024 und alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen.

Es gibt zudem mehrere Arten von Taxonomien. Grundsätzlich wird zwischen der Kern- und der Branchentaxonomie (mit Ergänzungs- und Spezialtaxonomie) unterschieden.

• Kerntaxonomie: Die Kerntaxonomie ist für alle bilanzierenden Unternehmen verpflichtend, die keinen bestimmten Branchen angehören.
• Ergänzungstaxonomie: Eine Ergänzungstaxonomie erweitert die Struktur der Kerntaxonomie für bestimmte Branchen, beispielsweise Krankenhäuser, Verkehrsunternehmen, Pflegedienstleister oder Betriebe der Land- und Forstwirtschaft.
• Spezialtaxonomie: Für einige Branchen wie Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Zahlungsinstitute stehen gesonderte Taxonomien zur Verfügung, die die Kerntaxonomie ersetzen.

Hinweis: Die Finanzverwaltung stellt die aktuelle Version immer unter www.esteuer.de zur Ansicht und zum Abruf bereit. (eSteuer ist ein Angebot der Finanzverwaltung NRW).

E-Bilanz übermitteln: So werden die Bilanzdaten übertragen

Das Wichtigste zuerst: Du kannst deine E-Bilanz nicht einfach im PDF-Format per E-Mail verschicken. Stattdessen verwendest du das XBRL-Datenformat (eXtensible Business Reporting Language). Dieser Standard wurde früher bereits für die Berichterstattung in börsennotierten

Unternehmen genutzt und kommt jetzt auch für die Übermittlung der E-Bilanz zum Einsatz. Allerdings benötigst du dafür eine Buchhaltungs- oder Steuererklärungssoftware, die das XBRL-Format unterstützt und sicherstellt, dass deine E-Bilanz die korrekte Struktur hat. Damit deine Bilanzdaten am Ende richtig strukturiert sind, benötigst du die bereits angesprochenen Taxonomien des Bundesfinanzministeriums.

Und so gehst du bei der Datenfernübertragung deiner E-Bilanz vor, wenn du sie ohne Steuerberater übermitteln willst:

1. Im ersten Schritt kümmerst du dich um die ordnungsgemäße Verbuchung deiner Buchungsbelege und erstellst deinen Jahresabschluss (Bilanz + GuV).
2. Nun stellst du sicher, dass du die aktuelle Taxonomie verwendest, deine Konten richtig zugeordnet hast und alle “Mussfelder” deiner E-Bilanz ausgefüllt sind. Falls dein Kontenrahmen noch nicht an die Elektronische Bilanz angepasst ist, kannst du Auffangpositionen nutzen.
3. Im dritten Schritt erstellst du deine E-Bilanz im XBRL-Format..
4. Anschließend registrierst du dich einmalig bei ELSTER und holst dir das notwendige Zertifikat als Identifikationsnachweis.
5. Jetzt kannst du deine E-Bilanz kostenlos übermitteln, indem du die ELSTER-Schnittstelle verwendest. Unter Umständen kannst du die E-Bilanz auch direkt über deine XBRL-fähige Buchhaltungssoftware an das Finanzamt übermitteln.
6. Möchtest du zusätzliche Unterlagen wie Kontennachweise oder Berichte übermitteln, musst du diese ebenfalls in das XBRL-Format überführen.
7. Abschließend hinterlegst du deinen Jahresabschluss im Bundesanzeiger.

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Härtefallregelung: Wer kann sich von der E-Bilanz befreien lassen?

Stellt die Übermittlung einer E-Bilanz für dich eine wirtschaftlich oder persönlich unzumutbare Belastung (“unbillige Härte”) dar, kann das Finanzamt darauf verzichten. So regelt es § 5b Abs. 2 EStG in Verbindung mit § 150 Abs. 8 AO. Allerdings musst du diesen Antrag auf Befreiung von der E-Bilanz gut begründen können. Es gibt zwei Argumente, auf die du dich stützen kannst:

• Du kannst die technische Basis für die Datenfernübertragung nur mit einem erheblichen finanziellen Aufwand herstellen.
• Du hast nicht die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten, um die digitale Übertragung zu nutzen.

Bei Härtefällen handelt es sich immer um Einzelfallentscheidungen. Arbeitest du beispielsweise mit einem Steuerberater für die komplette Buchführung zusammen, kannst du dir den Antrag auf Befreiung von der E-Bilanz gleich sparen. Auch wenn du bereits andere Steuererklärungen (z. B. Umsatzsteuer) elektronisch einreichst, kannst du die Härtefallregelung wahrscheinlich nicht nutzen (vgl. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 21. April 2021, Az. XI R 29/20).

Anders kann es hingegen aussehen, wenn dir hohe Mehrkosten für die Unterstützung durch eine Steuerkanzlei und Anschaffung einer Software entstehen würden (Urteil des FG Münster vom 28. Januar 2021, Az. 5 K 436/20 AO). In die Entscheidung über die Härtefallregelung bezieht das Finanzamt aber natürlich auch die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit deines steuerpflichtigen Unternehmens ein.

So formulierst du deinen Antrag auf Befreiung von der E-Bilanz

So könnte dein Antrag an das Finanzamt aussehen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

derzeit stellt es für mich aus [wirtschaftlichen und/oder persönlichen] Gründen eine unbillige Härte dar, den gesetzlichen Vorgaben zur Abgabe einer E-Bilanz zu entsprechen. Deshalb beantrage ich hiermit gemäß § 5b Abs. 2 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 150 Abs. 8 AO die Befreiung von der elektronischen Übertragung der Bilanz für mein Unternehmen, sodass ich den Jahresabschluss in Papierform einreichen kann. Ich begründe meinen Antrag wie folgt:

…

Mit freundlichen Grüßen

Thomas Mustermann

Trage deine Argumente ausführlich und nachvollziehbar vor und untermauere sie gegebenenfalls mit Zahlen und Unterlagen (z. B., wenn du dich auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit deines Unternehmens beziehst). Mögliche Begründungen könnten etwa sein:

• Personalmangel im Buchhaltungsbereich
• keine ausreichenden finanziellen Mittel für die erforderliche EDV-Umstellung
• hohe Kosten für die Beauftragung eines Steuerberaters bzw. für die Anschaffung von Software
• Geschäftsaufgabe in absehbarer Zeit
• wirtschaftlicher und finanzieller Engpass während der Phase der Existenzgründung
• mangelndes technisches Know-how

E-Bilanz nicht übermittelt – diese Konsequenzen drohen

„Die können mich doch nicht zwingen – ich gebe meine Bilanz einfach weiterhin in Papierform ab.“ – Ganz so einfach ist es leider nicht. Bist du zur Abgabe der E-Bilanz verpflichtet und wurdest nicht als Härtefall eingestuft, kann das Finanzamt dich sehr wohl zur Abgabe einer E-Bilanz zwingen. Bei Nichtabgabe können die Finanzbehörden außerdem ein Zwangsgeld verhängen. Gibst du deine Bilanzdaten unerlaubterweise in Papierform ab, wird dies wie eine Nichtabgabe gewertet. Das Zwangsgeld kann in diesem Fall bis zu 25.000 Euro betragen.

E-Bilanz mit Buch­haltungs­software vorbereiten und Zeit sparen

Lässt du deine E-Bilanz komplett von deinem Steuerberater erstellen, kann das ganz schön teuer werden. Zeit und damit auch Geld sparst du, indem du deine Handels- oder Steuerbilanz mit einer geeigneten Buch­haltungs­software vorbereitest. Dazu musst du dein Buchungsverhalten so anpassen, dass du die richtigen Konten passend zur Kerntaxonomie der E-Bilanz verwendest.

Mit der Jahresabschluss-Software von sevdesk kannst du während des Wirtschaftsjahres alle Buchungen richtig erfassen und die GuV vorbereiten. Anschließend übermittelst du sie über die integrierte Schnittstelle direkt an deinen Steuerberater. Die Kanzlei erstellt daraus dann deutlich günstiger deinen Jahresabschluss und deine Bilanz.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Bilanz hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Jahresabschlüsse an die Finanzbehörden übermitteln, grundlegend verändert. Damit du die Elektronische Bilanz erfolgreich meisterst, haben wir dir zum Ende nochmal die 5 wichtigsten Key Takeaways zusammengefasst:

• Die E-Bilanz ist die elektronische Übermittlung deines Jahresabschlusses an das Finanzamt, einschließlich der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie wird in einem speziellen digitalen Format (XBRL) eingereicht.
• Sie ist seit 2014 für alle bilanzierenden Unternehmen wie Gewerbetreibende, Personengesellschaften, Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaften, Land- und Forstwirte sowie freiwillig bilanzierende Freiberufler. Ausgenommen sind Kleinunternehmer und Unternehmer, die einen anerkannten Härtefall haben.
• Die E-Bilanz ermöglicht eine effizientere und genauerer Prüfung deiner Bilanzdaten durch die Finanzbehörden, reduziert menschliche Fehler und beschleunigt die Bearbeitung deiner Steuererklärungen.
• Du musst verschiede Bilanzarten als E-Bilanz einreichen. Dazu gehören unter anderem die Eröffnungsbilanz, Schlussbilanz und Aufgabebilanz.
• Jede Elektronische Bilanz muss einem festgelegten Datenschema folgen, das vom Bundesfinanzministerium definiert wird. Diese Taxonomie wird regelmäßig aktualisiert und enthält Pflichtfelder, die du unbedingt ausfüllen musst.

Häufig gestellte Fragen zum Thema