E-Bilanz vorbereiten und übermitteln: So reichst du die elektronische Bilanz ein
Die E-Bilanz ist eine elektronische Form der Bilanz. Leider genügt es dafür nicht, deine Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung einfach in eine PDF-Datei umzuwandeln, sondern es ist ein spezieller Datenstandard zu verwenden. In diesem Beitrag erfährst du, welche Bilanzarten du als E-Bilanz einreichen musst, was es mit der Taxonomie der E-Bilanz auf sich hat und wie du die Daten richtig an die Finanzbehörden übermittelst.
Funktion der E-Bilanz
Der Gesetzgeber hat mit der E-Bilanz eine Möglichkeit geschaffen, um die Arbeit in der Verwaltung zu modernisieren und zu digitalisieren. Liegen den Prüfern nämlich die Daten der Bilanzen in elektronischer Form vor, können sie diese automatisiert auf Plausibilität kontrollieren, Daten abgleichen lassen und Rückschlüsse auf das Buchungsverhalten der Steuerpflichtigen ziehen.
Alles rund um die E-Bilanz erfährst du auch in unserem Erklärvideo:
Diese Bilanzarten musst du als E-Bilanz einreichen
Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz. Das Bundesfinanzministerium gibt eine Empfehlung ab, dass Bilanzen generell per Datenfernübertragung eingereicht werden sollen. Das gilt dann also für diese Bilanzarten:
- Eröffnungsbilanz
- Schlussbilanz
- Bilanz bei der Änderung der Gewinnermittlungsart
- Bilanz bei Verkauf des Unternehmens
- Bilanz bei Aufgabe des Geschäfts
- Bilanz bei Umwandlungen
- Zwischenbilanz zu einem Gesellschafterwechsel
- Liquidationsbilanz
Definition der Taxonomie: Diese Daten stehen in der E-Bilanz
Damit das Finanzamt deine E-Bilanz automatisiert verarbeiten kann, muss diese ebenso wie die Gewinn- und Verlustrechnung dem speziellen Aufbau einer Bilanz einer Kapitalgesellschaft folgen. Dieser ist in der sogenannten Taxonomie festgelegt. Sie regelt, welche Daten deine E-Bilanz mindestens enthalten muss. Hier gibt es Mussfelder, die zwingend auszufüllen sind, und freiwillige Datenfelder, die du etwa zur Vermeidung von Rückfragen vorbeugend beifügen kannst:
Mussfelder sind zwingend auszufüllen. Hast du kein entsprechendes Konto in deinem Kontenrahmen bebucht, musst du es mit einem technischen Leerwert kennzeichnen (NIL-Wert).
Taxonomie der E-Bilanz
Das Bundesministerium für Finanzen hat für den Fall der elektronischen Übermittlung je ein Schema für die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung vorgegeben.
Übermittlung deiner E-Bilanz: So werden die Bilanzdaten übertragen
Das Wichtigste zuerst: Du kannst deine E-Bilanz nicht einfach per E-Mail verschicken. Damit deine Bilanzdaten am Ende richtig strukturiert sind, benötigst du die bereits angesprochenen Taxonomien des Bundesfinanzministeriums.
Das musst du zur Datenfernübertragung der E-Bilanz wissen:
- Die E-Bilanz wird über die Finanzonline-Schnittstelle verschickt.
- Dafür benötigst du ein Zertifikat, mit dem du deine Identität nachweist.
- Ist deine Firma eine Kapitalgesellschaft so musst du außerdem deinen Jahresabschluss zusätzlich im Firmenbuch hinterlegen.
- Die E-Bilanz ist deutlich umfangreicher als eine klassische Bilanz – sie besteht aus vielen hundert einzelnen Feldern.
- Damit du deine E-Bilanz einreichen kannst, müssen alle Mussfelder ausgefüllt oder entwertet werden.
- Möchtest du zusätzliche Unterlagen wie Kontennachweise oder Berichte übermitteln, musst du diese ebenfalls in das XBRL-Format überführen.
E-Bilanz mit Buchhaltungssoftware vorbereiten und Zeit sparen
Lässt du deine E-Bilanz komplett von deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater erstellen, kann das ganz schön teuer werden. Zeit und damit auch Geld sparst du, indem du deine Handels- oder Steuerbilanz mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware vorbereitest. Dazu musst du lediglich dein Buchungsverhalten so anpassen, dass du die richtigen Konten passend zur Kerntaxonomie der E-Bilanz verwendest.
