Bilanz erstellen leicht gemacht: So bekommst du die nötigen Informationen
Wenn du bilanzierungspflichtig bist, kommst du nicht darum herum, regelmäßig eine Bilanz zu erstellen. Wahrscheinlich hast du dich auch schon gefragt, wie du das am einfachsten hinbekommst. In diesem Beitrag erklären wir dir, welche Informationen du für die richtige Gliederung der Bilanz benötigst und zeigen dir anhand eines Beispiels, wie du die Bilanzposten richtig ausweist.
Diese Angaben brauchst du, um eine Bilanz zu erstellen
Was alles in einer Bilanz stehen muss, hat der Gesetzgeber klar definiert. Aus § 266 HGB ergibt sich, dass du diese Bilanzpositionen ausweisen musst:
Damit du für die Bilanzerstellung perfekt vorbereitet bist, musst du diese Informationen erst einmal zusammentragen. Das hört sich nach viel Arbeit an. Wenn du aber während des Jahres fleißig deine Buchhaltung aktuell hältst, gestaltet sich die Vorbereitung des Jahresabschlusses gar nicht so aufwendig. Die folgende Checkliste hilft dir dabei:
- Verbuchung aller Geschäftsvorfälle: Sammle alle Belege und verbuche die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle, darunter Ein- und Ausgangsrechnungen. Dafür musst du die verschiedenen Konten der Aktivseite und Passivseite bebuchen und hier beispielsweise deine Vermögensgegenstände im Anlagevermögen und Umlaufvermögen erfassen. Jeder Bilanzposten entspricht einem Konto in der Buchhaltung.
- Durchführung einer Inventur: Wie sich dein Anlagevermögen und Umlaufvermögen im letzten Jahr entwickelt haben, stellst du mithilfe einer Inventur fest. Wenn du alle Vermögensgegenstände gezählt hast, erfasst du dein Inventar und kannst im Vergleich mit dem Vorjahr bewerten, ob sich dein Lager vergrößert oder verkleinert hat.
- Jahresabschlussarbeiten: Jetzt folgen einige Buchungen, die mit den laufenden Geschäftsvorfällen höchstens indirekt zu tun haben und vielmehr Vorbereitungen für die Bilanzierung darstellen. Du buchst zum Beispiel die Abschreibungen auf deine Vermögensgegenstände, bildest Rückstellungen zum Stichtag, gleichst alle Konten ab und bildest Rechnungsabgrenzungsposten.
- Vermögen & Kapital: Halte Informationen zu den Wirtschaftsgütern im Eigentum des Unternehmens sowie zu deinem Fremdkapital bereit.
Hast du diese Schritte erledigt, müssten dir alle Informationen zu deinen Wirtschaftsgütern vorliegen, die du für die Bilanzerstellung benötigst. Wichtig ist, dass sie sich alle auf denselben Bilanzstichtag beziehen, nämlich auf den letzten Tag deines Wirtschaftsjahres. Bei den meisten Einzelunternehmen ist das der 31. Dezember.
Warum musst du eine Bilanz erstellen?
Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Weil es der Gesetzgeber von dir verlangt. § 5 Abs. 1 EStG besagt: Jeder buchführungspflichtige Gewerbetreibende muss zum Jahresabschluss eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Es gibt einige Ausnahmen von dieser Pflicht. Sie gilt jedoch auf jeden Fall, wenn du zu einer dieser Gruppen gehörst:
- Einzelkaufleute und Personengesellschaften, die einen Jahresüberschuss von 80.000 Euro oder einen Umsatz von 800.000 Euro im Wirtschaftsjahr überschreiten
- Land- und Forstwirtinnen und -wirte, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben (nur oberhalb der genannten Grenzen)
- Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs unabhängig von ihrem Überschuss oder Umsatz
- Freiberuflerinnen und Freiberufler, die auf die einfache Buchführung freiwillig verzichten
Die Bilanzierung dient jedoch neben der gesetzlichen Verpflichtung auch verschiedenen Zielgruppen als Information:
- Du selbst gewinnst aus der Bilanz wertvolle Erkenntnisse über den Stand deines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Um mehr über deinen Erfolg zu erfahren, helfen dir die Instrumente der Bilanzanalyse.
- Banken, Investorinnen und Investoren, Aktionärinnen und Aktionäre sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner erfahren aus deiner Bilanz, wie solide deine Vermögenswerte finanziert sind.
- Das Finanzamt zieht deine Bilanz als Grundlage für die Besteuerung im betreffenden Wirtschaftsjahr heran.
Bilanz erstellen am Beispiel
Viele Unternehmen sind nicht nur bilanzierungspflichtig, sondern müssen ihren Jahresabschluss mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang im Bundesanzeiger veröffentlichen. Dort kannst du dir auch gut einen Überblick darüber verschaffen, wie du eine Bilanz erstellen kannst. Als Beispiel sehen wir uns im Folgenden die Bilanz des Notebookherstellers Dell GmbH aus dem Jahr 2022 an:
Wie du siehst, weist sie dieselben Bilanzpositionen aus, die weiter oben genannt wurden. In gleicher Weise erstellst du auch deine Bilanz. Wähle aus der in § 266 HGB vorgegebenen Gliederung jene Einträge aus, die auf dein Unternehmen zutreffen. Hast du beispielsweise keine Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen, musst du diese natürlich nicht ausweisen.
So gehst du also bei der Erstellung deiner Bilanz vor:
- alle Geschäftsvorfälle richtig kontieren und verbuchen
- Inventur durchführen und Inventar aufstellen
- Jahresabschlussbuchungen durchführen
- Konten der Buchhaltung abschließen
- die Endbestände der Konten in die Bilanz übernehmen
- Bilanzgewinn oder -verlust berechnen
- Gliederung aufstellen
- Bilanzsumme ermitteln
Die ersten Schritte hast du in deiner Vorbereitung schon erledigt und kannst mit deinen Unterlagen bei Schritt 4 bis 6 anfangen.
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Häufige Fehler beim Erstellen einer Bilanz
Vermeide es unbedingt, bei der Bilanzerstellung von der vorgegebenen Gliederung des § 266 HGB abzuweichen. Insbesondere darfst du die vorgeschriebenen Bilanzposten nicht zusammenfassen, sondern musst sie einzeln ausweisen. Außerdem muss die vorgegebene Reihenfolge der Gliederung eingehalten werden. Ausnahmen gelten für kleine Kapitalgesellschaften, die nicht alle genannten Bilanzpositionen ausweisen müssen.
Außerdem solltest du diese Fehler vermeiden:
- Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung
- falsche Einschätzung zum Vorliegen einer Bilanzierungspflicht
- Verstoß gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) für Jahresabschlüsse
- Verrechnung von Bilanzposten der Passivseite mit der Aktivseite
- unterschiedliche Bilanzsummen auf Aktiv- und Passivseite
Bilanz erstellen: Vorbereitung für deinen Steuerberater leicht gemacht mit einer Buchhaltungssoftware
Ob Eröffnungsbilanz, Schlussbilanz, Handelsbilanz oder Steuerbilanz – der Aufwand liegt in der Regel bei deinem Steuerberater oder Bilanzbuchhalter.
Aber gut zu wissen: Durch die richtige Vorbereitung und eine gepflegte Buchhaltung kannst du den Aufwand reduzieren. Denn die Daten, die hier so komplex aufgeschlüsselt werden, hast du an anderer Stelle bereits vorliegen – nämlich in deiner Buchhaltungssoftware.
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