Reisekostenerstattung

Das ist bei Reisekostenerstattungen zu beachten

Klären wir zunächst die Frage, was als Geschäftsreise gilt.

Die Antwort steht im Einkommensteuergesetz. Es definiert Geschäftsreisen bzw. Dienstreisen als Tätigkeiten, für die du oder deine Mitarbeiter beruflich veranlasst auswärts tätig seid.

Das heißt: Der Dienstreisende arbeitet weder an seiner ersten Tätigkeitsstätte in Geschäftsräumen noch im Homeoffice.

Mehr dazu liest du auch in unserem Überblick-Artikel zu Reisekosten.

Pauschalen und tatsächliche Kosten

Üblicherweise bekommen Arbeitnehmer ihre Ausgaben vom Arbeitgeber zurückgezahlt – auf Basis von pauschalen Spesensätzen, also Reisekostenpauschalen, oder von tatsächlich angefallenen Ausgaben. Abhängig davon, ob die Reise in Deutschland oder im Ausland stattfindet, gibt es unterschiedliche Spesen, die beachtet werden müssen.

• Tatsächliche Kosten: Die Erstattung basiert auf den vorgelegten Belegen wie Bahnfahrkarten, Belegen für Mahlzeiten oder Tankbelegen. Um eine solche Erstattung zu erhalten, ist es notwendig, dass die Angestellten alle relevanten Belege während ihrer Dienstreise sorgfältig sammeln und diese anschließend, meist zusammen mit einer detaillierten Abrechnung, an die Buchhaltung übergeben.
• Pauschale Kostenerstattung: Neben der Erstattung nach tatsächlichen Belegen gibt es auch festgelegte Pauschalen für Dienstreisen, sowohl im Inland als auch international. Diese Pauschalen, zu denen Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungspauschalen und Kilometergelder zählen, sind steuerfrei und stehen den Mitarbeitenden ohne weitere Verpflichtungen zur Verfügung.

Belege für die Reisekostenabrechnung

Nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise muss ein Angestellter (aber auch Selbstständiger) üblicherweise eine Reisekostenabrechnung erstellen. Dafür ist es nötig, die angefallenen Kosten für Taxifahrten, Mahlzeiten und ähnliches mit den entsprechenden Belegen zu belegen.

Wichtig ist dabei, dass auch zu erkennen ist, dass die Kosten in unmittelbarem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen.

Erstattest du als Arbeitgeber hingegen keine Reisekosten, kann der Arbeitnehmende die durch Dienstreisen verursachten Kosten als Werbungskosten in seiner eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen. Das reduziert sein zu versteuerndes Einkommen, und er erhält einen Teil, allerdings nie den gesamten Betrag, seines Geldes zurück.

Möchtest du mehr über die Abrechnung erfahren? Dann schaue dir hier unser Video zur Reisekostenabrechnung an:

Diese Reisekosten können steuerfrei erstattet werden

Allgemein gilt: Die Kosten von Geschäftsreisen im In- und Ausland kannst du von der Steuer absetzen.

Als Arbeitgeber kannst du die Ausgaben deines Teams nach Einkommensteuergesetz (§3 Nr. 16 EStG) und im Rahmen der geltenden Lohnsteuersätze steuerfrei erstatten. Schauen wir uns jetzt an, auf welche Ausgaben das zutrifft:

1. Fahrtkosten beispielsweise für

• Fahrten mit dem Privatwagen auf Basis einer Kilometerpauschale
• öffentliche Verkehrsmittel
• Flug- oder Bahntickets

2. Verpflegungsmehraufwand wie für

• Frühstück am Flughafen
• Abendessen im Hotel
• den schnellen Kaffee an der Tankstelle
• Snacks zwischen den Meetings

3. Übernachtungskosten, z. B. für

• Hotels
• Pensionen
• Ferienwohnungen

Die Abrechnung ist auf Basis der tatsächlichen Kosten oder als Übernachtungspauschale möglich. Pauschbeträge variieren von Land zu Land. Ein Beispiel für dich: Der vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgelegte Pauschbetrag liegt in Deutschland aktuell bei 20 Euro pro Tag.

4. steuerfreie Reisenebenkosten

• Hier siehst du beispielhaft Nebenkosten, die vom Finanzamt steuerfrei erstattet werden:
• Parkgebühren
• Trinkgelder (Tipp: Erstelle hierzu einen Eigenbeleg)
• Eintrittskarten
• Gepäckverwahrung beispielsweise an Bahnhöfen

Alles klar. Aber jetzt kommt gleich die Frage: Gibt es denn auch Nebenkosten, die nicht steuerfrei sind?

Ja. Hierzu zählen z. B. Kosten für Strafzettel, Pay-TV oder der Kinobesuch nach Dienstschluss auf Geschäftsreise.

Wie du Reisekosten erstattest oder erstatten lässt

Du bist also zurück von deiner Geschäftsreise. Alle Quittungen und Belege liegen vor dir. Wie geht es jetzt weiter? Wie läuft das mit der Reisekostenerstattung, wenn du

• als Selbstständiger unterwegs bist oder
• Arbeitnehmer für dich als ihrem Arbeitgeber auf Dienstreise sind?

Reisekostenerstattung als Selbstständiger

Als Selbstständiger kannst du deine Ausgaben von Dienstreisen unter dem Begriff „Reisekosten“ zusammenfassen und als Betriebsausgaben geltend machen. Das machst du über die Anlage EÜR. 

In einigen Fällen wie bei Fahrtkosten im eigenen PKW und den Ausgaben für Essen und Trinken – sprich Verpflegung – kannst du allerdings nur Pauschalen absetzen und nicht die tatsächlichen Kosten der Dienstreise.

Wichtig: Die Übernachtungspauschale gibt es für Selbstständige nicht.

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Arbeitgeber erstattet Reisekosten

Wenn du die Reisekosten für deine Mitarbeiter erstattet, kannst du diese als Betriebsausgaben verbuchen. Sie werden damit wie andere Lohnkosten auch bei der Gewinnermittlung berücksichtigt.

Reisekosten als Werbungskosten geltend machen

Du bist als Arbeitgeber nicht per Gesetz verpflichtet, deinen Mitarbeitern die Reisekosten zu erstatten.

Heißt das, dass Angestellte auf ihren Kosten sitzen bleiben?

Nein.

Sie können sie als Werbungskosten in ihrer eigenen Steuererklärung absetzen. Auch anteilig, wenn du als ihr Chef die Kosten nur teilweise übernimmst. Auf diesem Weg wird ihr versteuerndes Einkommen gemindert, und ein Teil ihrer Ausgaben fließt indirekt an die Dienstreisenden zurück.

Wichtig:
Das Finanzamt kann verlangen, dass sie die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg nachweisen. Deine Mitarbeiter sollten daher folgende Unterlagen aufheben:

• Schriftverkehr und schriftliche Bestätigung/Beauftragung 
• Teilnahmebestätigungen
• Fahrtenbücher
• Tankquittungen
• Hotelrechnungen

Prima. Das Wichtigste hast du damit. Kommen wir noch zu Fristen, damit du hier nichts versäumst.

Fristen für Reisekostenerstattung

Reisende müssen nach dem Gesetzgeber innerhalb von drei Jahren ihre vollständige Reisekostenabrechnung einreichen, wenn sie diese erstattet bekommen wollen. Jedes Unternehmen kann jedoch eigene Regeln aufstellen und diese Fristen bis auf mindestens drei Monate kürzen. 

Reisekostenerstattung in der Steuererklärung angeben

Wie Angestellte Reisekosten von der Steuer absetzen, haben wir oben gesehen. Ist das bei Selbstständigen, Freiberuflern, Unternehmern auch so?

Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer können ihre Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen und mit der Gewinn- und Verlustmeldung (GuV) bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) dem Finanzamt darlegen. 

Wie aber tragen Angestellte ihre Reisekosten in der Steuererklärung ein? Hier eine kurze Zusammenfassung, wie Fahrtkosten etc. als Werbungskosten angegeben werden:

• Rufe in ELSTER die Anlage N auf
• Fülle das entsprechende Jahr für die „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ und „Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung“ aus. Die Angaben kommen in Anlage N ab Zeile 61.
• Addiere die gesamten Fahrtkosten (Zeile 62), Übernachtungskosten (Zeile 63) und Reisenebenkosten (Zeile 64) und trage sie als Summe im Formular ein. Vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Beträge kommen in Zeile 66. 
• Notiere die Verpflegungspauschalen in den Zeilen 67, 68 und 69. 
• Vermerke Abzüge von Verpflegungspauschalen in Zeile 70. (Mehr dazu in unserem Artikel zur Spesenabrechnung)

Reisekostenarten, Steuervorteile, Fristen – das alles kennst du jetzt. Jetzt noch ein wichtiger Punkt, denn leicht schleichen sich in Reisekostenabrechnungen Fehler ein.

Häufige Fehler bei der Erstattung von Reisekosten vermeiden

Worauf solltest du also achten, damit die Abrechnung deiner Mitarbeiter korrekt ist? Hier sind die häufigsten Fehler:

• Nichteinhaltung von Fristen 
• unvollständige oder fehlerhafte Belege
• Überschreiten vereinbarter Budgetvorgaben
• Einreichung von Ausgaben, die nicht im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen 
• Angabe falscher Spesenpauschalen (lies hier mehr zu Spesen im Ausland und zu Spesen in Deutschland) 
• unvollständige Dokumentation des Geschäftszwecks der Dienstreise

Fast haben wir alles zusammen. Nun aber noch zu der oft gestellten Frage: Was ist, wenn ich meine Dienstreise mit Urlaub verbinde?

Urlaub nach der Dienstreise – Einschränkungen bei Reisekostenerstattungen

Vor allem bei Geschäftsreisen im Ausland werden gern private Urlaubstage an die Dienstreise gehängt. Ein Problem für die Reisekostenerstattung? Nicht zwingend. Schauen wir uns das an:

• Es können im Nachgang nur die Kosten erstattet und steuerlich geltend gemacht werden, die dienstlich veranlasst waren. 
• Für diese Einschränkung spielt es keine Rolle, ob der private Aufenthalt vor, nach oder inmitten der dienstlichen Reise stattfindet. 
• Der Urlaub darf fünf Tage nicht überschreiten. Andernfalls zählt die gesamte Reise als privat. Dasselbe gilt, wenn der dienstliche Anteil der Reise unter 10 Prozent liegt.
• Der private Anteil der Kosten wird mit dem Gesamtanteil verrechnet. So kann es sein, dass Zugkosten nur zu 50 Prozent getragen werden, weil der private Anteil der Reise bei 50 Prozent liegt.

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Zusammenfassung zur Reisekostenerstattung

Halten wir fest: Wer seine Reisekosten nicht abrechnet und die Erstattung schleifen lässt – dem geht bares Geld verloren. Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten können Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern als Abrechnung einreichen und erstattet bekommen. Alternativ können sie ihre Ausgaben über die Einkommensteuer, Anlage N geltend machen. Arbeitgeber und Selbstständige können ihre eigenen Reisekosten und die ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. 

Häufig gestellte Fragen zum Thema