Übernachtungspauschale
Gerade wer viele Geschäftsreisen antritt weiß, wie wichtig eine korrekte Reisekostenabrechnung ist. Ein Teil davon ist die Übernachtungspauschale, die geltend gemacht werden sollte. Wie sie funktioniert und worauf geachtet werden muss, erläutern wir in diesem Beitrag.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Eine Übernachtungspauschale kommt immer dann ins Spiel, wenn im Zuge einer Geschäftsreise auswärts, einem Hotel oder einer privaten Unterkunft, übernachtet wird. Dieser Betrag ist somit Teil der Reisekostenabrechnung und steuerfrei für die Person, der die Summe zusteht. Dabei handelt es sich jedoch um keine Betriebsausgabe für das Unternehmen. Wird hingegen der volle Betrag der tatsächlichen Übernachtungskosten übernommen, so handelt es sich dabei um eine Betriebsausgabe.
Der Arbeitgeber ist nicht gesetzlich dazu verpflichtet die Übernachtungspauschale zu zahlen und auch eine von den vorgegebenen Sätzen abweichende Pauschale könnte individuell vereinbart werden. Dazu kommt, dass Unternehmen teils die Kosten der Übernachtung übernehmen, teils dies auch nicht tun. Bis zu einem gewissen Grad bleiben die Reisekosten also immer Verhandlungs- beziehungsweise Vereinbarungssache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerseite.
Bei der Übernachtungspauschale gibt es insbesondere auch noch Unterschiede, abhängig davon, ob im In- oder Ausland übernachtet wird. Diese erklären wir nun im Detail.
Übernachtungspauschale im Inland
Grundsätzlich beträgt die Übernachtungspauschale in Deutschland 20 Euro pro Nacht. Alternativ dazu können auch die tatsächlich angefallenen Kosten als Werbungskosten angesetzt werden. Zu diesem Zweck muss aber unbedingt ein Beleg aufgehoben werden, also idealerweise die Rechnung des Hotels. Stellt der Arbeitgeber ohnehin eine kostenlose oder vergünstigte Übernachtungsmöglichkeit zur Verfügung, so darf die Übernachtungspauschale nicht bezahlt werden. Anders ausgedrückt bedeutet das, dass tatsächlich übliche Kosten für die Übernachtung anfallen müssen. Wer bei Freunden unterkommt, kann somit keine Übernachtungspauschale geltend machen, auch, wenn es sich um eine Geschäftsreise handelt.
Einen wichtigen Hinweis gibt es noch für all jene, die längere Zeit innerhalb Deutschlands beruflich verreisen müssen: Die Übernachtungspauschale kann für maximal drei Monate genutzt werden. Länger ist das nicht möglich, doch wer so lange Zeit innerhalb Deutschlands verreisen muss, hat den Vorteil, dass die Kosten als doppelte Haushaltsführung gewertet werden können.
Übernachtungspauschale im Ausland
Im Ausland wird es bei der Abrechnung der Übernachtungspauschale schon deutlich komplizierter als in Deutschland. Denn hier gelten unterschiedliche Sätze, die genau beachtet werden müssen. Dazu kommt, dass eine Nacht, die in einem Verkehrsmittel verbracht wird, sei es im Flugzeug oder im Zug, nicht gezählt werden darf. Die Höhe der Pauschale richtet sich also nach dem Ort an dem tatsächlich übernachtet wird, außer man ist die ganze Nacht hindurch unterwegs.
Die Kostensätze werden jährlich neu definiert. Dazu kommt, dass das Frühstück nicht miteinbezogen werden darf. Konkret heißt das, dass wenn das Frühstück gesondert ausgewiesen wird, dieser Betrag von der Rechnung abgezogen werden muss. Wird es nicht extra als Kostenpunkt angeführt, so ist der Gesamtbetrag um 20 Prozent reduziert anzusetzen.
Im Ausland ist die Höhe der Übernachtungspauschale von Land zu Land unterschiedlich. Teils gibt es auch innerhalb eines Landes unterschiedliche Beträge, um abzubilden, dass manche Städte besonders teuer sind. So ist etwa in Australien in Sydney ein wesentlich höherer Betrag angesetzt, als bei einer Übernachtung im Hinterland.
Wer in Bulgarien übernachtet erhält 72 Euro, wer nach Dänemark reisen muss bekommt fast das Doppelte. Auch Finnland und innerhalb Englands, besonders London, weisen hohe Übernachtungspauschalen vor. Eine Übernachtung in Österreich wird mit 92 Euro abgegolten und ist damit deutlich niedriger angesetzt. Eine genaue Übersicht gibt es vom Finanzamt. Hier wird jährlich eine Tabelle aller Länder mit den jeweiligen Pauschalwerten veröffentlicht.
Methoden zur Abrechnung der Übernachtungspauschale
Rund um die Kosten von Übernachtungen gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, die bereits kurz angeschnitten wurden. Nun gehen wir ganz konkret auf die drei machbaren Varianten ein.
Option 1: Übernachtungspauschale
Die erste Möglichkeit ist, dass die Übernachtungspauschale vom Unternehmen bezahlt wird. Dieser Betrag ist steuerfrei. Finden Mitarbeiter dann eine wesentlich günstigere Unterkunft, kann sich somit ein schöner Betrag zusätzlich verdienen lassen. Wichtig ist allerdings, dass es tatsächlich zu Übernachtungskosten kommen muss. Wer sparen will kann also die Pauschale nutzen, aber in ein günstiges Hotel gehen und sich über den steuerfreien Differenzbetrag freuen.
Die Höhe der Pauschale ist der entsprechenden Übersicht des Finanzamtes zu entnehmen. Übernachtungen innerhalb Deutschlands werden mit nur 20 Euro pauschal angesetzt.
Option 2: Übernahme der tatsächlichen Kosten
Eine einfache Option ist, dass vom Unternehmen die gesamten tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten bezahlt werden. Dazu ist selbstverständlich die Vorlage einer Rechnung nötig. Diese Variante ist für Arbeitnehmer typischerweise besonders unkompliziert. Das Unternehmen kann die Kosten selbstverständlich als Betriebsausgabe anführen.
Option 3: Keine Kostenübernahme
Unternehmen sind nicht verpflichtet Übernachtungskosten zu tragen. Muss ein Dienstnehmer diese selbst zahlen, sollte die Rechnung des Hotels trotzdem gut aufgehoben werden, denn diese Kosten können in weiterer Folge immerhin als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern hier die Werbekostenpauschale bereits erschöpft ist. Diese Variante sollte nur eine Notlösung sein und nicht zur Regel werden, denn schließlich zahlt niemand gerne die Kosten einer Dienstreise selbst.
Vorteile der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale bringt verschiedene Vorteile mit sich. Für das Unternehmen, das sich bereit erklärt den Betrag zu zahlen, bedeutet der fixe Betrag einen einfacheren Vorgang in der Buchhaltung, als wenn mit Originalbelegen gebucht werden müsste. Dazu kommt, dass es intern keine Diskussion darüber gibt, wer in welchem Hotel übernachtet und wie viel Geld ausgegeben wird. Streitigkeiten und Neid ist somit ideal vorgebeugt. Weiters ist die Übernachtungspauschale ein Motivationsfaktor, denn schließlich müsste das Unternehmen die Kosten nicht tragen, sondern könnte diese auch auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlagern.
Aus Sicht der Mitarbeiter bietet die Pauschale den Vorteil der Kostenersparnis. Dazu kommt, dass all jene, die in einer günstigen Bleibe übernachten sich durch den Pauschalbetrag einen kleinen Zusatzbetrag sichern – und das sogar noch steuerfrei. Das Aufheben von Originalbelegen kann dazu auch wegfallen, außer das Unternehmen möchte die genauen Kosten erfahren. Somit vereinfacht die Pauschale denn gesamten Vorgang für beide Seiten, sorgt für Motivation und möglicherweise sogar noch für eine kleinen steuerfreien Zuverdienst.
Übernachtungspauschale als Teil der Reisekosten
Die Abrechnung der Reisekosten ist in vielen Unternehmen generell komplex und bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oftmals ein gefürchtetes Thema. Ganz ehrlich, niemand macht gerne eine genaue Reisekostenabrechnung. Doch all jene, die häufig Dienstreisen antreten, müssen diese Bürokratie bewältigen. Zum Glück gibt es daher unzählige Vorlagen von Reisekostenabrechnungen, die du kostenlos herunterladen kannst.
Die Übernachtungspauschale ist nur einer der Bestandteile der Reisekostenabrechnung. Dazu kommt, dass viele weitere Details geregelt werden und es von Unternehmen zu Unternehmen abweichende Abläufe geben kann. Wichtig ist daher, dass man sich für die Abrechnung der Reisekosten ausreichend Zeit nimmt, sicherheitshalber immer alle Belege aufbewahrt und die Reisekostenabrechnung zeitnah erstellt, denn Monate später zu versuchen die Reisekosten zu rekonstruieren ist der größte Zeit- und Nervenfresser, den es in diesem Bereich nur irgendwie gibt.
Übernachtungspauschale für Selbstständige
Für all jene die selbstständig tätig sind gibt es leider keine Übernachtungspauschale. Das bedeutet, dass Unternehmerinnen und Unternehmer unbedingt die Originalbelege von Hotels aufbewahren müssen. Diese können dann als Betriebsausgabe abgesetzt werden. In diesem Bereich liegt also leider eine Benachteiligung vor, denn in einem günstigen Hotel übernachten und so einen kleinen Steuervorteil genießen ist für diese Berufsgruppe leider nicht möglich.
Steuerliche Besonderheiten
Die steuerlichen Besonderheiten wurden bereits kurz angeschnitten. Zahlt ein Unternehmen die gesamten Übernachtungskosten, so wird dieser Betrag als Betriebsausgabe betrachtet. Der Gewinn wird somit verringert, die Steuerlast sinkt dementsprechend. Wer selbstständig tätig ist hat keine Wahl, sondern muss einfach die tatsächlichen Kosten angeben und den entsprechenden Beleg aufbewahren. Diese gelten als Betriebsausgabe.
Besser sieht es für Angestellte aus, deren Betrieb bereit ist die Pauschale zu zahlen. In diesem Fall gibt es den fixen Pauschalbetrag, wobei man in einem günstigeren Hotel übernachten kann. Der Differenzbetrag ist steuerfrei. Für all jene, die somit länger auf Dienstreisen sind und kein Problem damit haben in einer preiswerten Unterkunft zu übernachten, ergibt sich hier ein klarer finanzieller Vorteil.
In weiterer Folge ist darauf zu achten, die gesamte Reisekostenabrechnung korrekt zu erstellen, Belege aufzubewahren und Frühstückskosten aus den Beträgen abzuziehen, die in Rechnung gestellt wurden.
Wer seine Reisekosten als Angestellter selbst tragen muss, sollte ebenfalls die Belege aufheben, denn wenn die Werbungskostenpauschale ausgeschöpft ist können diese Kosten bei der Einkommensteuer zusätzlich geltend gemacht werden.
Fazit
Die Übernachtungspauschale ist ein praktisches Tool für all jene, die häufig auf Dienstreisen sind. Wer nicht den vollen Betrag für Hotelbuchungen ausnutzt, kann auf diese Weise steuerbegünstigt den ein oder anderen Euro zusätzlich verdienen. Allerdings sind Unternehmen nicht verpflichtet die Pauschale zu zahlen – es braucht also auch etwas Verhandlungsgeschick, um sie zu bekommen.
Alternativ dazu können auch die realen Kosten übernommen werden oder die Übernahme der Kosten gänzlich abgelehnt werden.
Für Selbstständige ist die Pauschale nicht nutzbar, sie müssen immer die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe ansetzen. Ein steuerlicher Vorteil durch die Übernachtung in günstigen Hotels ist für Selbstständige damit leider nicht realisierbar.
