Mitarbeiter einstellen
Um einen neuen Mitarbeiter einzustellen, reicht es bei weitem nicht aus, nur einen Arbeitsvertrag unterschreiben zu lassen. Es sind einige andere Unterlagen von ihm zu fordern, die sind Branchenspezifisch und auch abhängig vom jeweiligen Arbeitsvertrag.
Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist verpflichtet, einen Arbeitsvertrag in schriftlicher Form zu verfassen, dabei muss angemerkt werden, das es sie natürlich auch als Vordrucke gibt, die aber in vielen Fällen nachträglich ergänzt werden müssen.
Die Lohnsteuerkarte ist ebenfalls nötig, falls es sich aber um einen Minijobber oder einen pauschal besteuerten Arbeitnehmer handelt, ist diese nicht zwingend notwendig. Des Weiteren sollte eine Urlaubsbescheinigung verlangt werden, diese zeigt, ob schon Urlaubstage im laufenden Jahr genommen wurden, bei Anspruch kann der angerechnet werden.
Eines der wichtigsten Dokumente ist der Sozialversicherungsausweis, diese muss in Kopie zu den anderen Unterlagen gelegt werden. Damit ein neuer Mitarbeiter bei einer Krankenkasse angemeldet werden kann, sollte eine Mitgliedsbescheinigung der betreffenden Kasse vorliegen.
Sollte der neue Arbeitnehmer aus einem nicht EU-Land stammen, muss auch eine Arbeitserlaubnis gezeigt werden, auch diese sollte in Kopie zu den Arbeitsunterlagen.
Wie stellt man Arbeitnehmer ein?
Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Vorgaben zur Einstellung eines Mitarbeiters einhalten. Wer einen Arbeitnehmer einstellen möchte, muss sich daher zuerst eine Betriebsnummer geben lassen, über die die verschiedenen Meldungen laufen.
Unverzichtbar für das Einstellen eines Arbeitnehmers ist der Arbeitsvertrag, der theoretisch auch mündlich geschlossen werden kann, praktisch aber immer schriftlich vorliegen sollte. Nach spätestens einem Monat muss ein Arbeitgeber einen Vertrag mit den wichtigsten Arbeitsbedingungen an den Arbeitnehmer überreichen. Die Arbeitsbedingungen sind dabei frei zu gestalten, allerdings müssen sie sich an gesetzliche Rahmenbedingungen halten. Teilweise muss der geltende Tarifvertrag für die Entlohnung berücksichtigt werden.
Wenn du einen Arbeitnehmer einstellen willst, brauchst du die folgenden Dokumente von diesem:
- Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
- Steuer-Identifikationsnummer
- Geburtsdatum
- Sozialversicherungsausweis
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenversicherung
- Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern
- Eventuelle Nachweise über Scheine und Prüfungen
- Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
- Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
Wenn du einen Arbeitnehmer einstellen möchtest, musst du die anfallenden Beiträge zur Sozialversicherung und eventuelle vermögenswirksame Leistungen an die jeweiligen Stellen abführen. Auch die Lohnsteuer muss an das Finanzamt gezahlt werden!
Wer darf Mitarbeiter einstellen?
In erster Linie bleibt diese Aufgabe natürlich am Chef des Unternehmens hängen, es sei denn, er hat jemanden bevollmächtigt. Das ist hauptsächlich ein Personal Mitarbeiter oder ein Bürovorsteher. Die wichtigste Aufgabe besteht erst einmal in der Personalsuche, da eine geeignete Person ausfindig gemacht werden muss.
Die Suche kann über das Arbeitsamt, dem Jobcenter, einer überregionalen Tageszeitung oder über eine Fachzeitschrift erfolgen. Das Internet macht es möglich, denn viele Firmen und Unternehmen suchen auch dort nach geeigneten Mitarbeitern.
In Inseraten sollten einige Dinge bekannt gegeben werden. Hierbei geht es in erster Linie darum, welche Anforderungen an den neuen Mitarbeiter gestellt werden. Es sollte heraus zu lesen sein, ob männliche oder weibliche Personen gesucht werden und eine Kontaktperson muss ebenfalls aufgeführt sein.
Sind Bewerbungsunterlagen kritisch gesichtet worden, muss ein Termin für ein Vorstellungsgespräch gemacht werden. Sollten eventuelle Reisekosten anfallen, ist der eventuelle neue Arbeitgeber verpflichtet, diese zu übernehmen. Werden Zeugnisse vorgelegt werden, sagen die nicht immer etwas aus. Es ist besser, ein persönliches Gespräch zu suchen, indem der Bewerber die Chance eingeräumt bekommt sich selber darzustellen.
Wer darf Arbeitnehmer einstellen?
Jedes Unternehmen darf Arbeitnehmer einstellen, allerdings muss dafür eine Betriebsnummer vorhanden sein. Diese wird online auf den Seiten der Bundesagentur für Arbeit beantragt.
Wichtig: Es ist ein Unterschied, ob Arbeitnehmer oder Auszubildende eingestellt werden! Ausbilden darf nur das Unternehmen, welches einen entsprechenden Befähigungsnachweis beibringen kann und über einen fachkundigen Ausbilder verfügt. Einen „normalen“ Arbeitnehmer kann jeder Selbstständige beschäftigen, sofern er die oben genannten Vorgaben einhält.
Teil- oder Vollzeit?
Ein Arbeitgeber kann entweder einen Vollzeitmitarbeiter einstellen oder jemanden auf 450 Euro Basis. Bei Letzteren werden zu entrichtende Steuern und Sozialabgaben vom Arbeitgeber als eine Pauschalabgabe in Höhe von 30 Prozent gezahlt. Viele stellen Minijobber ein, denn das bringt enorme Vorteile. Die Beiträge zur Sozialversicherung sind dementsprechend niedrig und die Lohnsteuer kann als eine Pauschale abgeführt werden. Möglich ist aber auch, die Höchstgrenze für eine Bezahlung von 400 Euro festzulegen, dann entfallen auch sämtliche Sozialabgaben. Unser kostenloser Minijob-Rechner hilft dir dabei, alle Ausgaben im Blick zu haben.
Was muss bei einer Einstellung beachtet werden?
Kann ein neuer Mitarbeiter keinen Sozialversicherungsnachweis erbringen und passiert auch während der ersten Tage von dem Arbeitsverhältnis nichts, ist der Arbeitgeber in der Pflicht, eine Kontrollmeldung an die Krankenkasse zu senden.
Damit ein Arbeitgeber einen neuen Mitarbeiter melden kann, ist eine Betriebsnummer erforderlich. Sie ist ein wichtiges Ordnungsmerkmal im Bereich der sozialen Sicherung. Die Betriebsnummern werden von der Bundesagentur für Arbeit vergeben.
Zu achten ist auch auf eine steuerliche Identifikationsnummer, da seit dem 1. Januar 2013 die Lohnsteuerkarte abgeschafft wurde. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet seine Steuer- ID anzugeben, damit der Arbeitgeber diese an das zuständige Finanzamt weiter geben kann.
Des Weiteren sollte jeder neue Mitarbeiter seinen Führerschein, wenn gefordert, Zeugnisse und den Ausbildungsnachweis vorlegen können und das am besten im Original. Wird einem Mitarbeiter Arbeitskleidung oder Werkzeug zur Verfügung gestellt, sollten diese durch eine Empfangsbestätigung unterschrieben werden.
Bei jungen Unternehmen ist es möglich, dass Fördergelder beantragt werden können. Das ist eine Art Belohnung, wenn neue Arbeitsplätze geschaffen werden. Allerdings gelten die Maßnahmen nur für Betriebe und Unternehmen, die nicht älter als zwei Jahre sind.
Bestehende Tarifverträge
Wer Mitarbeiter einstellt, sollte unbedingt auf bestehende Tarifverträge achten, sofern es die für die Branche gibt. Die Verträge gelten zwar immer zwischen einem Arbeitgeberverband und einer Gewerkschaft, es kann aber sein, das ein Arbeitgeber von der Wirkung betroffen sein kann.
Der normale Tarifvertrag regelt zum Beispiel in welcher Höhe Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen, aber auch betriebsinterne Dinge wie ein Rauchverbot. Der Vertrag beinhaltet nicht nur Rechte von beiden Seiten, sondern auch, welche Pflichten einzuhalten sind.
Mitarbeiter finden und einstellen
Die Auswahl eines richtigen Mitarbeiters kann unter Umständen schwierig werden. Dafür sollte im Vorfeld ein Profilbild eines neuen Mitarbeiters erstellt werden. Auch Active Sourcing kann eine Rolle spielen. Was stellt sich ein Arbeitgeber vor und welche Qualifikationen sollte der neue Mitarbeiter haben.
Als zweite Frage sollte herausgefunden werden, welches Beschäftigungsverhältnis angestrebt wird. Soll es der klassische Vollzeitjob sein oder eher der Minijob. Bei einem Minijob kann unter Umständen auch ein Student in Frage kommen.
Bei der Auswahl geht es dann um Ganze, denn nur anhand von einem Lebenslauf kann selten herausgefunden werden, ob es sich um den richtigen Mitarbeiter handelt. Bei Bewerbungen sollte zwischen den Zeilen gelesen und auf Details geachtet werden. Hier könnte eventuell erfahren werden, ob sich ein Mitarbeiter eignet oder nicht.
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