Kostenlose Excel Kassenbuch Vorlage mit Anleitung
Für Excel zum Downloaden
Wenn du gesetzlich dazu verpflichtet bist, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, musst du alle Geschäftsvorfälle, die Bargeld involvieren, erfassen und dokumentieren. Damit du dein Kassenbuch auch ordnungsgemäß führen kannst, haben wir die ideale Kassenbuch-Vorlage in Excel für dich erstellt: kostenlos, individuell anpassbar und benutzerfreundlich!
Du musst erst einmal Kassenberichte erstellen? Nutze auch dafür einfach unsere kostenlose Kassenbericht Vorlage oder informiere dich zum Thema in unserem Beitrag zum Kassenbericht.
Anleitung zur Kassenbuch-Excel-Vorlage
- Lade dir zuerst die kostenlose Kassenbuch-Vorlage für Excel herunter und speichere sie auf deinem Computer ab.
- Gib links oben deinen Firmennamen, den Monat, das Jahr und die Seite an.
- Rechts oben füllst du nur den Kassenstand zu Beginn des Monats (Anfangsbestand) aus. Alles andere wird automatisch über hinterlegte Formeln berechnet.
- In die Zeilen der Tabelle trägst du nun links deine Bareinnahmen und rechts deine Barausgaben mit Belegnummer, Datum, Beschreibung und Betrag ein.
- Die Tabelle berechnet automatisch deinen Kassenbestand und zeigt ihn oben rechts als aktuellen Bestand an. Überprüfe diesen immer auf seine Korrektheit!
- Zu guter Letzt speicherst du die Kassenbuch-Vorlage und druckst sie aus. Alternativ kannst du sie auch per E-Mail als PDF oder Excel-Datei verschicken.
- Für jeden weiteren Tag erstellst du in diesem Excel-Dokument einfach ein neues Tabellenblatt.
Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist ein sogenanntes Nebenbuch der Buchhaltung, in dem du alle baren Einnahmen, Ausgaben oder Rückerstattungen deines Unternehmens lückenlos einträgst. Es dient als Nachweis einer ordnungsgemäßen Kassenführung und erleichtert es dem Finanzamt, deine Bargeldzahlungen nachzuvollziehen. Du führst es in der Regel chronologisch in Kontoform.
Damit dir das Führen deines Kassenbuchs leichter von der Hand geht, kannst du praktische Vorlagen nutzen. Mithilfe einer Excel-Kassenbuch-Vorlage führst du dein (digitales) Kassenbuch nicht nur effizienter, sondern profitierst auch von zusätzlichen Vorteilen. Du sparst dir mit unserem Vordruck viel Zeit und bekommst einen tagesaktuellen, transparenten und aussagekräftigen Überblick darüber, wie es finanziell um dein Unternehmen bestellt ist. So wird die Kassenbuch-Vorlage zu einem wichtigen Tool für deine Buchhaltung und steuerlichen Belange.
Kassenbuch mit Excel führen
Eine reine Kassenbuchführung in Excel ist nicht erlaubt, da hier Inhalte und Beträge nachträglich geändert werden können. Die Kassenbuch Vorlage kann jedoch ausgedruckt und daraufhin handschriftlich fortgeführt werden. So wird der Kassenbestand problemlos im Überblick gehalten. Eine Vorlage kann zudem die Werte mithilfe von integrierten Excel-Funktionen automatisch berechnen und grafisch wiedergeben. Diese Ergebnisse können daraufhin in das schriftliche Kassenbuch übertragen werden. Wer das Kassenbuch rein elektronisch führen möchte, muss sich ein entsprechendes Programm zulegen.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Nicht jeder Selbstständige muss ein Kassenbuch führen. Du bist zum einen dazu verpflichtet, wenn in deinem Betrieb tatsächlich Bargeldtransaktionen vorkommen. Dies ist beispielsweise bei Handwerkern, Hoteliers, Automechanikern, Restaurantbesitzern, Taxifahrern oder Inhabern eines eigenen Ladens der Fall.
Zum anderen musst du laut Handelsgesetzbuch (HGB) auch dann ein Kassenbuch nutzen, wenn du
- zur doppelten Buchführung verpflichtet bist
- ein nach Art und Umfang kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen betreibst
- mit deinem Unternehmen im Handelsregister eingetragen bist
Das bedeutet, dass du jeden einzelnen Ein- und Verkauf in diesem Kassenbuch auflisten musst. Und selbst wenn du in deinem Unternehmen eine Registrierkasse verwendest, musst du ein Kassenbuch führen.
Bist du dir nicht sicher, ob für dich eine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, dann schau im § 146 AO oder § 22 UStG nach. Vor allem die Grundsätze der GoB und GoBD solltest du als Unternehmer beachten.
Ist es erlaubt, ein Kassenbuch mit Excel zu führen?
Eine reine Kassenbuchführung in Excel ist problematisch, da hier Inhalte und Beträge nachträglich geändert werden können. Allerdings muss jede einzelne Buchung vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Daher solltest du die Kassenbuch-Excel-Vorlage immer am Ende des Tages ausdrucken, unterschreiben und abheften. Wenn du das Kassenbuch lieber rein elektronisch führen möchtest, musst du dir ein entsprechendes Programm zulegen.
Pflichtangaben in der Kassenbuch-Vorlage
Unser kostenloser Kassenbuch-Vordruck bietet dir die Möglichkeit, deine täglichen Einnahmen und Ausgaben schnell und übersichtlich zu erfassen. Mit nur wenigen Klicks kannst du alle Geschäftsvorfälle des jeweiligen Tages lückenlos dokumentieren.
Damit dein von den Finanzbehörden akzeptiert wird, musst du folgende Eintragungen und Pflichtangaben in der Excel-Kassenbuch-Vorlage vornehmen:
- das Datum des Geschäftsvorfalls bzw. der Einnahme oder Ausgabe
- den Buchungstext als erklärende Bezeichnung
- die Belegnummer als fortlaufende Nummer
- den Bruttobetrag und die Währung der Einnahme oder Ausgabe
- den aktuellen Kassenbestand (Saldo)
Sind deine Eintragungen fehlerhaft oder unvollständig, kann ein Betriebsprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung dein Kassenbuch beanstanden. Als Folge kann das Finanzamt eigene Schätzungen bezüglich deines Gewinns vornehmen, die in den meisten Fällen zu deinem Nachteil ausfallen.
Vorteile einer Kassenbuch-Vorlage
Der Vorteil einer guten Kassenbuch-Vorlage liegt darin, dass du das Dokument nicht mühsam selbst erstellen, sondern nur noch deine individuellen Angaben eintragen musst. Das spart dir enorm viel Zeit und es sind automatisch alle Pflichtangaben zur Dokumentation deiner Bargeldtransaktionen enthalten.
Außerdem behältst du stets den Überblick über deine Finanzen und kannst Fehler oder Unstimmigkeiten darin frühzeitig aufdecken. Dank der automatischen Summenbildung in der Vorlage vermeidest du zudem manuelle Rechenfehler.
Und auch bei der Vorbereitung auf den Jahresabschluss oder eine Betriebsprüfung zahlt sich ein ordentlich geführtes Kassenbuch aus.
Tipps für den Umgang mit der Kassenbuch-Vorlage
Der Gesetzgeber schreibt grundsätzlich vor, dass du alle Bareinnahmen und Barausgaben in einem Kassenbuch festhältst. Wenn du dafür eine Kassenbuch-Vorlage nutzt, solltest du darauf achten, dass alle Eintragungen vollständig, nachvollziehbar und mit den passenden Belegen versehen sind. Hier sind ein paar Tipps, wie du dabei vorgehst:
- Tägliche Eintragungen: Trage deine Einnahmen und Ausgaben am besten direkt am selben Tag ein. So bleibt dein Kassenbuch lückenlos und du behältst jederzeit den Überblick.
- Verzögerungen minimieren: Wenn deine Bareinnahmen und Barausgaben nur einen geringen Anteil deines Umsatzes ausmachen, kannst du die Geldbewegungen ausnahmsweise am Folgetag nachholen.
- Nachbuchungen sofort erledigen: Falls dich dringende Gründe vom sofortigen Eintragen abhalten, wie z. B. eine notwendige Geschäftsreise, aktualisiere das Kassenbuch unbedingt am Tag nach deiner Rückkehr.
- Belege sauber ablegen: Achte darauf, dass jede Buchung in deiner Kassenbuch-Vorlage durch eine passende Belegnummer nachvollziehbar ist. So weißt du jederzeit, wie es zu deinem Kassenbestand gekommen ist, und bist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
Mit diesen einfachen Routinen wird dein Kassenbuch-Vordruck zu einem zuverlässigen Werkzeug, das deine Arbeit erleichtert, Zeit spart und Ordnung in deine Bargeldgeschäfte bringt.
Kassenbuch mit einer Buchhaltungssoftware führen
Eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk ermöglicht dir eine effiziente, korrekte und vor allem zeitsparende Kassenbuchführung. Mit dieser Software kannst du alle Einträge im Kassenbuch zuverlässig speichern und auch direkt die dazugehörigen Belege erstellen und zuordnen. So hast du immer alle Unterlagen, die das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung von dir haben möchte, griffbereit und verwaltest dein Kassenbuch mit nur wenigen Klicks.
