Kostenlose Excel Kassenbuch Vorlage mit Anleitung
Für Excel zum Downloaden
Wenn du gesetzlich dazu verpflichtet bist, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, musst du alle Geschäftsvorfälle, die Bargeld involvieren, erfassen und dokumentieren. Damit du dein Kassenbuch auch ordnungsgemäß führen kannst, haben wir die ideale Kassenbuch-Vorlage als Excel- und als PDF-Datei für dich zum Herunterladen und Ausdrucken erstellt: kostenlos, individuell anpassbar und benutzerfreundlich!
Was ist ein Kassenbuch?
In einem Kassenbuch dokumentierst du alle baren Transaktionen, also Einnahmen, Ausgaben oder Rückerstattungen, deines Unternehmens chronologisch und lückenlos. Es dient als Nachweis einer ordnungsgemäßen Kassenführung und erleichtert es dem Finanzamt, deine Bargeldzahlungen nachzuvollziehen und Unterschlagungen von Bargeldeinnahmen sowie Steuerhinterziehung zu reduzieren.
Pflichtangaben in der Kassenbuch-Vorlage
Unser kostenloser Kassenbuch-Vordruck bietet dir die Möglichkeit, deine täglichen Einnahmen und Ausgaben schnell, ordnungsgemäß und übersichtlich zu erfassen. Mit nur wenigen Klicks kannst du alle Geschäftsvorfälle und Transaktionen des jeweiligen Tages lückenlos dokumentieren.
Damit dein Kassenbuch von den Finanzbehörden akzeptiert wird, musst du folgende Eintragungen und Pflichtangaben in der Excel-Kassenbuch-Vorlage vornehmen:
- das Datum des Geschäftsvorfalls bzw. der Einnahme oder Ausgabe
- den Buchungstext als erklärende Bezeichnung
- die Belegnummer als fortlaufende Nummer
- den Betrag und die Währung der Einnahme oder Ausgabe
- den Umsatzsteuersatz sowie den Umsatzsteuerbetrag
- den aktuellen Kassenbestand (Saldo)
Sind deine Eintragungen fehlerhaft oder unvollständig, kann ein Betriebsprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung dein Kassenbuch beanstanden. Als Folge kann das Finanzamt eigene Schätzungen bezüglich deines Gewinns vornehmen, die in den meisten Fällen zu deinem Nachteil ausfallen.
Anleitung zur kostenlosen Kassenbuch-Vorlage für Excel und PDF
- Lade dir zuerst die kostenlose Kassenbuch-Vorlage für Excel oder als PDF herunter und speichere sie auf deinem Computer ab.
- Gib links oben deinen Firmennamen, den Monat, das Jahr und die Seite an.
- Rechts oben füllst du nun den Kassenstand zu Beginn des Monats (Anfangsbestand) aus. Die Zeilen darunter werden automatisch über hinterlegte Formeln berechnet.
- In die Zeilen der Tabelle trägst du nun links deine Bareinnahmen und rechts deine Barausgaben mit Belegnummer, Datum, Beschreibung und Betrag ein.
- Die Tabelle berechnet automatisch deinen Kassenbestand und zeigt ihn oben rechts als aktuellen Bestand an. Wichtig: Überprüfe diesen immer auf seine Korrektheit!
- Zu guter Letzt speicherst du die Kassenbuch-Vorlage ab und/oder druckst sie aus. Alternativ kannst du sie auch per E-Mail als PDF oder Excel-Datei verschicken.
- Für jeden weiteren Tag erstellst du in diesem Excel- oder PDF-Dokument einfach ein neues Tabellenblatt.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Nicht jeder Selbstständige braucht ein Kassenbuch. Du bist nur dazu verpflichtet, wenn in deinem Betrieb auch Bargeldtransaktionen vorkommen. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) musst du jedoch nur dann ein Kassenbuch nutzen, wenn du auch
- zur doppelten Buchführung verpflichtet bist
- ein nach Art und Umfang kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen betreibst
- mit deinem Unternehmen im Handelsregister eingetragen bist (z. B. als GmbH oder Kaufmann)
Sobald du also bilanzierst und Bargeld annimmst, dokumentierst du jeden Ein- und Verkauf in einem Kassenbuch. Auch wenn du eine Registrierkasse verwendest, musst du ein Kassenbuch führen.
Welche Branchen brauchen ein Kassenbuch?
Zur besseren Verständlichkeit haben wir dir einmal ein paar Beispiele aus verschiedenen Branchen aufgelistet, jeweils unter der Voraussetzung, dass ein Kassenbuch für dich relevant ist:
- Handwerker: Bezahlt ein Kunde die Reparatur bar oder kaufst du Material im Baumarkt mit Bargeld, erfasst du diese Beträge im Kassenbuch.
- Hoteliers und Gastronomen: Bargeldtransaktionen für Übernachtungen, Speisen oder Getränke gehören vollständig ins Kassenbuch.
- Automechaniker: Wird eine Reparatur bar bezahlt oder kaufst du Ersatzteile gegen Barzahlung, dokumentierst du beide Vorgänge.
- Taxifahrer: Bar bezahlte Fahrten zählen zu deinen Kassenumsätzen und werden entsprechend als Aufzeichnung festgehalten.
- Ladeninhaber: Im Einzelhandel sind Barverkäufe Alltag. Jede Einnahme und Barausgabe wird einzeln erfasst.
- Verein: Nimmt dein Verein Mitgliedsbeiträge oder Eintrittsgelder bar ein, kann ebenfalls eine Kassenführung erforderlich sein. Die Pflicht hängt von Rechtsform und Buchführung ab.
Ermittelst du deinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), zum Beispiel als Freiberufler, Kleingewerbetreibender oder Kleinunternehmer, brauchst du kein formelles Kassenbuch.
Deine Bareinnahmen und -ausgaben solltest du trotzdem geordnet und nachvollziehbar dokumentieren. Falls du freiwillig ein Kassenbuch führen möchtest, kannst du unsere kostenlose Kassenbuch-Vorlage nutzen und deine Bargeldbewegungen strukturiert erfassen.
Ist es erlaubt, ein Kassenbuch mit Excel zu führen?
Eine reine Kassenbuchführung in Excel ist problematisch. Warum? Weil sich Einträge dort nachträglich ändern oder löschen lassen. Nach den GoBD muss jedoch jede Buchung vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Einträge darfst du daher nicht einfach überschreiben.
Wenn du eine Excel-Kassenbuch-Vorlage nutzt, solltest du sie deshalb immer am Ende des Tages ausdrucken, unterschreiben und ordentlich abheften. So stellst du sicher, dass deine Aufzeichnung nicht mehr verändert werden kann und du gleichzeitig den Überblick über deinen Kassenbestand behältst.
Möchtest du dein Kassenbuch ausschließlich digital führen, brauchst du ein Programm, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Änderungen automatisch dokumentiert.
Kassenbuchführung ohne Stress:
Mit sevdesk führst du dein Kassenbuch elektronisch direkt in deiner Buchhaltungssoftware, ganz einfach online. Du erstellst ein professionelles Kassenbuch, behältst jederzeit den Überblick über deine Barzahlungen sowie deinen aktuellen Kassenbestand und rufst deinen Kassenbericht mit nur einem Klick ab. So läuft deine Buchhaltung effizient und du bist auch bei einer Betriebsprüfung entspannt vorbereitet.
Vorteile einer Kassenbuch-Vorlage
Mit einer guten Kassenbuch-Vorlage sparst du dir den Aufwand, selbst eine Struktur aufzubauen. Du trägst nur noch deine Bargeldbewegungen ein, denn alle wichtigen Pflichtangaben sind bereits enthalten. Das sorgt für Ordnung und reduziert typische Fehlerquellen.
Durch die automatische Summenbildung siehst du sofort, ob dein Kassenbestand stimmt. Rechenfehler vermeidest du von Anfang an, und genau das ist bei einer Kassenprüfung entscheidend. Ein ordentlich geführtes Kassenbuch hilft dir außerdem:
- deinen Kassenbestand jederzeit nachzuvollziehen
- dich strukturiert auf den Jahresabschluss vorzubereiten
- bei einer Betriebsprüfung entspannt zu bleiben
Wenn du deine Kassenführung noch einfacher digital abbilden möchtest, unterstützt dich eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk dabei, alle Anforderungen sicher einzuhalten.
Tipps für den Umgang mit der Kassenbuch-Vorlage
Bist du buchführungspflichtig und nimmst Bargeld ein, hältst du alle Bareinnahmen und Barausgaben im Kassenbuch fest. Wenn du dafür eine Kassenbuch-Vorlage nutzt, solltest du darauf achten, dass alle Eintragungen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und mit den passenden Belegen versehen sind.
Hier sind ein paar Tipps, wie du dabei vorgehst:
- Tägliche Eintragungen: Trage deine Einnahmen und Ausgaben chronologisch und direkt am selben Tag ein. So bleibt dein Kassenbuch lückenlos, du behältst jederzeit den Überblick und vermeidest Verzögerungen.
- Den Kassenbestand immer positiv halten: Achte darauf, dass dein Kassenbestand zu keiner Zeit im Minus ist. Du kannst schließlich kein Geld ausgeben, das nicht in deiner Kasse ist. Ein Minus deutet fast immer auf einen Buchungsfehler hin, und das kann bei einer Prüfung durch das Finanzamt schnell Fragen aufwerfen.
- Nachbuchungen sofort erledigen: Wenn du aus wichtigen Gründen – zum Beispiel wegen einer Geschäftsreise – dein Kassenbuch nicht sofort aktualisieren kannst, trage die fehlenden Einträge direkt am Tag nach deiner Rückkehr nach.
- Belege sauber angeben: Achte darauf, dass jede Buchung in deiner Kassenbuch-Vorlage durch eine passende Belegnummer (sowie den dazugehörigen Beleg) nachvollziehbar ist. So weißt du jederzeit, wie es zu deinem Kassenbestand gekommen ist, und bist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
- Keine nachträglichen Änderungen: Einträge im Kassenbuch dürfen nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden. Wenn du etwas korrigieren musst, dokumentiere die Änderung nachvollziehbar. So bleibt immer erkennbar, was ursprünglich eingetragen war.
- Vollständige Angaben machen: Jede Buchung braucht alle wichtigen Informationen. Nur so ist deine Kassenführung nachvollziehbar.
- Belege ordentlich aufbewahren: Lege deine Unterlagen systematisch ab und archiviere sie sicher und ordnungsgemäß, damit du sie bei Bedarf schnell vorzeigen kannst.
- Kassenbestand regelmäßig prüfen: Gleiche dein Kassenbuch regelmäßig mit dem tatsächlichen Bargeld in deiner Kasse ab. Stimmen die Beträge nicht überein, solltest du die Ursache sofort klären.
Mit diesen einfachen Routinen wird dein Kassenbuch-Vordruck zu einem zuverlässigen Werkzeug, das deine Arbeit erleichtert, Zeit spart und Ordnung in deine Bargeldgeschäfte bringt.
Kassenbuch mit einer Buchhaltungssoftware führen
Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk führst du dein Kassenbuch digital, strukturiert und effizient. Du erfasst deine Bareinnahmen und -ausgaben direkt im System, ordnest Belege mit wenigen Klicks zu und behältst deinen aktuellen Kassenbestand jederzeit im Blick.
Änderungen werden sauber dokumentiert, Summen automatisch berechnet und typische Fehlerquellen von Anfang an reduziert. So sparst du nicht nur Zeit bei der Buchhaltung, sondern sorgst dafür, dass deine Kassenführung auch bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar und vollständig ist.
Kurz gesagt: weniger manuelle Arbeit, mehr Sicherheit und volle Transparenz über deine Bargeldbewegungen.
