Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer

In bestimmten Fällen brauchst du als Unternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Eine solche Rechnung schreiben Kleinunternehmer oder Freiberufler, aber auch die Rechnung ins EU Ausland ist ohne Umsatzsteuer. Wie diese Rechnung ohne Umsatzsteuer aussieht, erklären wir dir hier und in der unten angefügten Vorlage.

Wenn du häufig eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben musst, dann hilft dir diese Mustervorlage weiter. Die Rechnung ohne Umsatzsteuer Vorlage kannst du entsprechend mit deinen Firmen- und Kontaktangaben vervollständigen und individuell anpassen.  

Wann musst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen?

Unternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende unterliegen alle der Steuerpflicht. Aber wer nach § 19 (1) UStG unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fällt, der darf die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Wenn du davon Gebrauch machen möchtest, musst du diese Umsatzsteuerbefreiung allerdings beantragen und dich beim Finanzamt als Kleinunternehmer registrieren lassen.

Dazu kommt, dass du auf der Rechnung einen Grund dafür angeben musst, dass du keine Umsatzsteuer ausweist. Dafür genügt ein Hinweis wie „nach 19 Abs. 1 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig.  

Auch falls du eine Rechnung ins EU-Ausland stellst, gibst du keine Umsatzsteuer an. Denn in diesem Fall ist der Rechnungsempfänger nach dem sogenannten Reverse-Charge-Verfahren umsatzsteuerpflichtig (§ 13b UStG). Der Rechnungsempfänger rechnet die Steuersumme aus und teilt sie der zuständigen Finanzbehörde mit.

Auch in diesem Fall musst du einen Hinweis auf der Rechnung vermerken. Beispielsweise: „Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, da die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt.“

Seltener kommt es vor, dass du eine Rechnung an eine umsatzsteuerbefreite Organisation ausstellst. Aber auch dann entfällt die Angabe der Umsatzsteuer und du musst einen Hinweis auf die Rechnung schreiben. Beispielsweise: „Es liegt eine Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 4 Nr. 21 UStG vor.“

Anleitung zum Ausfüllen der Rechnung ohne Umsatzsteuer Vorlage

In unserer Vorlage siehst du schon, wie die Rechnung richtig aufgebaut sein muss. Du musst nur deine Firmenangaben, Kontaktdaten, Steuernummer und die Rechnungsdetails durch deine eigenen ersetzen.

Wichtig ist, dass du alle Pflichtangaben beachtest, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben:

1. Lade dir die Rechnung ohne Umsatzsteuer Vorlage für Word oder für Excel herunter, je nachdem mit welchem Programm du lieber arbeitest.
2. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
3. Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:‍
   1. Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer)‍
   2. Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.‍
   3. Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung der Leistung‍
   4. Name und Adresse des Rechnungsempfängers: Kontaktdaten des Empfängers der Rechnung‍
   5. Deine Steuernummer: Hier sollte deine Steuernummer stehen.
4. Der Betreff der Rechnung in deiner Vorlage kann frei gewählt werden. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen.
5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den kannst du bei Bedarf weitere Informationen schreiben.
6. Jetzt gibst du deine Artikel und Dienstleistungen an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer und der Vermerk über den Grund für die fehlende Umsatzsteuer müssen hier angegeben werden.
7. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für Text. Beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist oder Ähnliches und deiner Signatur.
8. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
9. Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per Email die Rechnung ohne Umsatzsteuer als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.

Vor- und Nachteile einer Rechnung ohne Umsatzsteuer

Die Vor- und Nachteile ergeben sich eher aus der Wahlmöglichkeit, ob du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest. Denn bei der EU-Rechnung oder den steuerbefreiten Organisationen hast du keine andere Möglichkeit. Bei der Kleinunternehmerregelung kannst du wählen, ob du diese in Anspruch nimmst oder nicht, bist dann aber nach dem Umsatzsteuergesetz 5 Jahre lang daran gebunden.
Der Vorteil eine Rechnung für Kleingewerbe ohne Umsatzsteuer ist die einfachere Abwicklung, denn du musst nicht monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuer und Vorsteuer mit dem Finanzamt abrechnen. Der Nachteil ist, dass Kleinunternehmer für ihre Geschäftspartner oft als weniger seriös eingestuft werden.

Vor- und Nachteile einer Musterrechnung ohne Umsatzsteuer

Mustervorlagen sind eine große Hilfe, weil du bei der Überarbeitung und Anpassung eines Beispiels keine Pflichtangaben vergessen kannst. Auch wenn du eventuell zusätzliche Angaben machen musst, die bei einem allgemeingültigen Muster nicht enthalten sein können.

Ein Nachteil der Beispielvorlagen als Word- und Excel-Datei ist, dass sie möglicherweise nicht GoBD-konform sind. Das kommt allerdings auch auf die Handhabung an. Es hängt davon ab, ob du eine Vorlage immer wieder überschreibst, um eine Papierrechnung zu drucken, oder ob du stets ein Rechnungsexemplar digital und unveränderbar abspeicherst. Ansonsten hast du stets nur eine einzige gespeicherte Vorlage sowie eine Menge Papierausdrucke.

Im Zweifelsfall hilft eine gute Softwarelösung. Denn diese gewährleistet, dass alle Rechnungen rechtskonform erstellt und archiviert werden.