Kostenlose Vorlage für Kleinunternehmer Rechnung mit Anleitung
Für Word und Excel zum Download
Du bist Kleinunternehmer und auf der Suche nach einem Muster für deine Rechnungen? Dann bist du hier richtig – Wir bieten dir eine Vorlage zur Erstellung einer Kleinunternehmer-Rechnung, welche für dich gratis, anpassbar und rechtlich korrekt ist!
Achtung - wichtig zu wissen: Damit du rein rechtlich überhaupt die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer nutzen darfst, musst du sicher sein, dass du unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Hierfür gelten bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen pro Jahr (siehe hier). Übersteigst du diese, musst du bei der Rechnungstellung auf unsere Rechnungsvorlage für Regelunternehmer zurückgreifen.
Anleitung: Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ausfüllen
- Entscheide selbst, ob du die Word Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer oder die Excel Kleinunternehmer Vorlage nutzen möchtest.
- Überfliege zunächst nochmals alle Pflichtangaben, um bei der Bearbeitung nichts zu vergessen.
- Oben links kannst du dann direkt mit deiner Rechnung loslegen, trage einfach deine Firmenadresse ein und direkt darunter die des Rechnungsempfängers.
- Falls du ein Logo besitzt, kannst du das oben rechts in deine Rechnung einfügen. Wenn nicht, entferne einfach den Platzhalter aus dem Dokument. Des Weiteren kannst du rechts oben die folgenden Daten eintragen:
- Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer).
- Rechnungsdatum: Trage hier das Datum an, an dem du die Rechnung stellst.
- Lieferdatum oder Leistungsdatum: Hier bitte das Datum des Lieferzeitpunktes der Lieferung oder das Leistungsdatum eintragen.
- Ansprechpartner: Trage hier einen Ansprechpartner an, der für diese Rechnung für eventuelle Rückfragen oder Weiteres zur Verfügung steht.
- Den Betreff deiner Rechnung kannst du frei wählen. Als Standard ist hier oft die die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen eingetragen.
- Direkt unter dem Betreff ist ein Platz für den Kopftext vorgesehen. Hier können bei Bedarf weitere Informationen geschrieben werden.
- Trage jetzt deine Produkte und/oder Dienstleistungen ein. Bitte achte darauf, dass du Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis angibst.
- Nach den Positionen der Rechnung hast du noch ein Mal Platz für einen Textabsatz. Hier kannst du zum Beispiel eintragen, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll.
- In der Fußzeile oder im Fußtextbereich der Rechnung kannst du nun zum Abschluss noch deine vollständigen Firmendaten eintragen. Ersetze unsere Platzhalter einfach durch deine eigenen Angaben.
- Nun bist du fertig und kannst deine Vorlage speichern und/oder ausdrucken. Zum verschicken per E-Mail die Rechnunsvorlage für Kleinunternehmer als PDF abspeichern. Das macht einen seriöseren Eindruck und der Kunde kann das Dokument dann auch nicht bearbeiten. Für weitere Rechnungen das Dokument einfach als Word- oder Excel-Dokument speichern.
Für dich als Kleinunternehmer ist es besonders wichtig, dass du deine Kunden auf jeder Rechnung auf deine Kleinunternehmer Eigenschaft hinweist, wie oben bereits erwähnt. An dieser Stelle ist es entscheidend dem Rechnungsempfänger klar zu machen, warum auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aufgewiesen wird. Aus diesem Grund ist es wesentlich, den Zusatz „Keine Anrechnung von Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG).” mitaufzuführen.
Weiterführende Informationen zur Rechnungsstellung als Kleinunternehmer
Nachfolgend findest du weitere wichtige Informationen zum Thema Kleinunternehmerrechnung und zum weiteren Umgang mit dem Rechnungsmuster für Kleinunternehmer:
- Umfassender Ratgeber für Kleinunternehmer
- Korrekte Kleinunternehmerrechnung erstellen
- Pflichtangaben auf Kleinunternehmerrechnungen
- Vorteil der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
- Gegenüberstellung Rechnungsvorlage oder Rechnungsprogramm
- Häufig gestellte Fragen
- Weitere Musterrechnungen
Ratgeber für Kleinunternehmer
Du bist Kleinunternehmer und suchst, neben einer Musterrechnung auch nach praxisnahen Infos? Dann schau dir unseren kompakten Ratgeber an! Er ist vollgepackt mit hilfreichen Tipps und Antworten speziell für Kleinunternehmer. Hol dir die Infos und Tipps, die du für deinen Erfolg brauchst! Zum Ratgeber für Kleinunternehmer.
Korrekte Kleinunternehmer Rechnung erstellen
Eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer muss die gleichen Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten wie eine normale Rechnung auch, jedoch mit Ausnahme der Angabe der Umsatzsteuer. Denn bei dieser unterliegen Kleinunternehmer der Steuerbefreiung nach Umsatzsteuergesetz. Allerdings musst du stattdessen einen Grund für die fehlende Angabe der Umsatzsteuer aufführen. Für diesen Hinweis kannst du eine der folgender Formulierungen verwenden:
- Gemäß §19 UStG wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.
- Als Kleinunternehmer gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
- Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.
Pflichtangaben auf der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Damit deine Kleinunternehmer Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie folgende Pflichtangaben einer Rechnung enthalten:
- Dein vollständiger Name und Anschrift als Rechnungssteller
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Deine Steuernummer
- Das Datum der Rechnungserstellung
- Die fortlaufende Rechnungsnummer
- Umfang deiner Leistung oder Art und Menge der gelieferten Produkte
- Das (monatsgenaue) Datum der Lieferung/Leistung. Sofern dies mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, reicht hier ein Hinweis aus.
- Der Hinweis auf den Grund der fehlenden Angabe der Umsatzsteuer: Formulierung zur Information über die Steuerbefreiung nach §19 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Du solltest zwingend darauf achten, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Sollte eine Angabe fehlen, kann der Rechnungsempfänger die Zahlung des Betrags so lange verweigern, bis du eine korrekte Rechnung ausgestellt hast. Außerdem kannst du mit einer korrekten Rechnung Nachzahlungen gegenüber dem Finanzamt vermeiden.
Rechnungsstellung für Kleinunternehmer bei Auslandsgeschäften
Kleinunternehmer, die im Ausland Geschäfte tätigen, müssen bestimmte Besonderheiten beachten. In der EU können sie trotz ihres Kleinunternehmerstatus Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen, wobei oft das Reverse-Charge-Verfahren greift, bei dem die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Beim Einkauf im EU-Ausland gelten Kleinunternehmer als Privatpersonen und zahlen Mehrwertsteuer, es sei denn, sie wählen freiwillig die Erwerbsbesteuerung, die eine Umsatzsteueridentifikationsnummer erfordert. In Drittländern variieren die Regelungen, aber Ausfuhrlieferungen sind meist umsatzsteuerfrei, während bei Importen Einfuhrumsatzsteuer und eventuell Zölle anfallen. Dienstleistungen sollten individuell je nach den Steuergesetzen des betreffenden Drittlandes behandelt werden.
Wie du merkst ist das ein komplexeres Thema mit verschiedenen Sonderregelungen. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zu Kleinunternehmer mit Auslandsumsätzen. Bestenfalls konsultierst du jedoch deinen Steuerberater, um auf der sicheren Seite zu stehen.
Vorteil der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer sparst du Zeit beim Ausfüllen, da alle Pflichtangaben automatisch als Platzhalter enthalten sind und du nur deine individuellen Positionen ausfüllen musst. Du kannst die Vorlage außerdem mit deinem Logo personalisiern und individuell gestalten.
Rechnungsvorlage oder doch eher ein Rechnungsprogramm?
Ist dir eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer zu umständlich und fehleranfällig? Wenn du einen bequemeren und vor allem sicheren Weg suchst deine Kleinunternehmer Rechnungen zu schreiben, dann nutze ein professionelles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie sevdesk. Der Vorteil: Keine Experimente bei deiner Buchhaltung!
Sowohl Neugründer, als auch erfahrene Kleinunternehmer profitieren von der rechtssicheren Rechnungsstellung und Buchhaltung. Dadurch können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. sevdesk bietet eine kostenlose und unverbindliche Testphase für 2 Wochen - damit kannst du dich davon überzeugen, ob sevdesk das richtige Rechnungsprogramm für dich ist!
Häufig gestellte Fragen von Kleinunternehmern zur Rechnungsstellung
Nachfolgend werden für dich die am häufigsten gestellten Fragen von Kleinunternehmern kurz und bündig beantwortet:
Was ist ein Kleinunternehmer?
Du kannst dich als Kleinunternehmer vom Finanzamt einstufen lassen, sofern dein Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro liegen wird. Du kannst die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragen, bist dann aber für die nächsten 5 Jahre daran gebunden.
Die Kleinunternehmerregelung soll kleinen Unternehmen oder auch Unternehmen in der Start- und Gründungsphase finanziell helfen. Hierbei vereinfacht die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG deinen steuerlichen Verwaltungsaufwand, was bedeutet, dass du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben kannst und somit auch keine Umsatzsteuererklärung abgeben musst.
Gibt es Ausnahmen bei den Pflichtangaben einer Kleinunternehmerrechnung?
Ja, bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) sind weniger Angaben nötig, z.B. keine vollständigen Adressen von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Bei Kleinunternehmerrechnungen entfällt in diesem Fall weiterhin die Umsatzsteuerangabe gemäß §19 Umsatzsteuergesetz, was mit einem Hinweis gekennzeichnet sein muss. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung oder du nutzt direkt unser kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster.
Wie vergibt man die Rechnungsnummer als Kleinunternehmer?
Die Rechnungsnummer muss einzigartig und fortlaufend sein, was bedeutet, dass jede neue Rechnung eine höhere Nummer als die vorherige erhält. Sie kann Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten, sollte jedoch einem logischen und lückenlosen System folgen. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zur Rechnungsnummer.
Wie vermerkt man Rabatte, Skonto oder sonstige Sonderkonditionen auf der Rechnung?
Rabatte, Skonto und Sonderkonditionen sollten klar und eindeutig vor der Endsumme aufgeführt werden, inklusive der Information, wie sie sich auf den Gesamtbetrag auswirken. Du hast wenig Erfahrung in der Preisbestimmung deiner Waren oder Dienstleistung und fragst dich, ob Skonto oder Rabatte sinnvoll sind? In unserem Beitrag zur Preiskalkulation erhältst du wichtige Infos und Tipps hierzu.
Wie muss ich die Rechnung an den Kunden versenden?
Rechnungen können postalisch oder digital (z.B. per E-Mail) versendet werden. Wichtig ist, dass der Empfänger zustimmt und die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält. Bei digitaler Übermittlung muss die Rechnung nicht zwingend eine digitale Signatur enthalten, aber die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung muss gewährleistet sein. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnung per Email versenden.
Was muss ich tun, wenn ich einen Fehler gemacht habe bei der Rechnungsstellung?
Bei Fehlern muss eine Rechnungskorrektur erfolgen, es sollte also eine korrigierte Rechnung ausgestellt werden. Diese muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen und die Korrekturen deutlich machen. Nutze hierfür einfach unser kostenloses Rechnungskorrektur Muster.
Wie lange muss man als Kleinunternehmer seine Rechnungen aufbewahren?
Kleinunternehmer müssen ihre Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahren, um den Anforderungen der Finanzbehörden zu entsprechen. Platzsparend, sicher und einfach geht das beispielsweise mit der Belegerfassung und -verwaltung von sevdesk.
Was passiert wenn man als Kleinunternehmer die Kleinunternehmergrenze überschreitet?
Wenn die Umsatzgrenze überschritten wird, verliert man den Kleinunternehmerstatus und muss ab dem folgenden Jahr Umsatzsteuer ausweisen und abführen.
Weitere Musterrechnungen für deine individuellen Bedürfnisse
Neben unserer Standard Musterrechnung für Kleinunternehmer, stehen dir weitere kostenlose Vorlagen zur Verfügung, die zu deinen individuellen Anforderungen an die Art Rechnungsstellung passen. Achtung: Ergänze nach Download bei jeder von ihnen händisch den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, damit sie rechtskonform sind!
Musterrechnungen mit besonderen Angaben oder Charakter:
- Dauerrechnung Muster
- Kleinbetragsrechnung Muster
- Pauschalrechnung Muster
- Privatrechnung Vorlage
- Rechnungskorrektur Muster
- Stornorechnung Muster
- Sammelrechnung Muster
- Quittung Vorlage
