Externe Inhalte An dieser Stelle findest du externe Inhalte von YouTube. Durch Klick auf “Externe Inhalte laden” erklärst du dich damit einverstanden, dass dir externe Inhalte angezeigt werden. Dabei werden personenbezogene Daten an die Drittplattform übermittelt.
Diese Vorlage ist unter Umständen nicht GoBD-konform. Außerdem erfüllt sie nicht die Vorgaben der E-Rechnungspflicht, die seit dem 01.01.2025 für den B2B-Bereich gilt.
Kostenlose Vorlage für Kleinunternehmer Rechnung mit Anleitung
Für Word und Excel zum Download
Als Kleinunternehmer willst du dich voll und ganz auf dein Business konzentrieren und nicht viel Zeit mit dem Schreiben von Rechnungen verbringen. Mit der richtigen Rechnungsvorlage erstellst du deine Kleinunternehmer-Rechnung schnell, rechtskonform und ohne langen Formatierungsaufwand.
Hier bekommst du eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die du in Word, Excel oder als PDF nutzen kannst. Egal, ob du gerade startest oder bereits länger selbstständig bist: Du trägst deine Daten in wenigen Minuten anhand unserer Anleitung ein. Außerdem zeigen wir dir, welche Pflichtangaben wichtig sind und worauf du bei der Rechnungsstellung achten solltest.
Achtung:
Diese Vorlage ist unter Umständen nicht GoBD-konform. Außerdem erfüllt sie nicht die Vorgaben der E‑Rechnungspflicht, die seit dem 01.01.2025 für den B2B-Bereich gilt.
Was unterscheidet eine Kleinunternehmer-Rechnung von anderen Rechnungen?
Als Kleinunternehmer darfst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Genau das unterscheidet die Kleinunternehmer-Rechnung von vielen anderen Rechnungen. Der Grund dafür liegt in der sogenannten Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Wenn dein Umsatz als Gewerbetreibender oder Freiberufler im vergangenen Jahr unter 25.000 Euro lag und im aktuellen Jahr 100.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt, kannst du diese Regelung in Anspruch nehmen. Deine Kunden zahlen dann nur den ausgewiesenen Nettobetrag und du führst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
Klingt entspannt? Mit der richtigen Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ist es das auch. Denn eine passende Vorlage enthält bereits alle wichtigen Pflichtangaben an der richtigen Stelle und hilft dir, deine Musterrechnung korrekt zu schreiben.
Die E‑Rechnungspflicht ist da!
Seit dem 01.01.2025 gilt die Pflicht zur E‑Rechnung für den B2B-Bereich. Für dich als Kleinunternehmer gibt es eine wichtige Ausnahme: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 bist du dauerhaft von der Pflicht befreit, Rechnungen standardisiert nach der Norm EN 16931 zu erstellen. Du darfst also weiterhin Rechnungen im PDF-Format oder anderen Formaten schreiben. E-Rechnungen anderer Unternehmen (wie z. B. im ZUGFeRD-Format) musst du jedoch empfangen und weiterverarbeiten können. Keine Sorge: Wir haben dir alle wichtigen Infos in unserem Ratgeber zusammengestellt.
Welche Angaben enthält unsere Kleinunternehmer-Rechnungsvorlage?
Auch als Kleinunternehmer musst du auf die notwendigen Pflichtangaben einer Rechnung achten. Nur wenn alle Angaben enthalten und vollständig sind, ist deine Rechnung rechtskonform und wird vom Finanzamt problemlos akzeptiert. Folgende Pflichtangaben gehören laut § 14 Abs. 4 UStG auf deine Kleinunternehmer-Rechnung:
Als Kleinunternehmer kannst du mit einer der folgenden zulässigen Formulierungen klarmachen, dass du in deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweist:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Keine Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
„Rechnungsbetrag ist gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG) umsatzsteuerfrei.“
Ohne diesen Hinweis riskierst du, dass das Finanzamt die Rechnung als fehlerhaft einstuft und sowohl du als auch der Leistungsempfänger Probleme bei der Buchführung bekommen.
Unser Tipp
Bevor du eine Rechnung schreibst, erstellst du in der Regel zunächst ein Angebot. Dabei gibt es für Kleinunternehmer ein paar Besonderheiten zu beachten – zum Beispiel bei der Formulierung und den Pflichtangaben. Mit unserer kostenlosen Angebotsvorlage für Kleinunternehmer sparst du Zeit, bleibst rechtssicher und trittst von Anfang an professionell auf. In unserem Ratgeber zum Thema „Angebot schreiben" haben wir außerdem alle wichtigen Informationen für dich zusammengestellt.
Anleitung: Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer downloaden & ausfüllen
Du möchtest die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer benutzen, bist dir aber unsicher, wie du sie ausfüllst? Kein Problem! In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine Daten richtig einträgst, welche Angaben auf keinen Fall fehlen dürfen und wie du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung korrekt formulierst. So stellst du sicher, dass deine Kleinunternehmer-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig professionell aussieht.
Schritt
Beschreibung
Weitere Infos
1. Word, Excel oder PDF: Welche Vorlage passt zu dir?
Bevor es losgeht, wähle die Vorlage, die am besten zu deinem Stil passt. Unsere kostenlose Vorlage für Kleinunternehmer-Rechnungen steht dir in Word, Excel sowie als PDF zum Download zur Verfügung. Alle drei Varianten lassen sich einfach bearbeiten, speichern und immer wieder verwenden.
Tipp: Die kostenlose Word-Rechnungsvorlage bietet dir als Kleinunternehmer viel gestalterische Freiheit, während sich die kostenlose Excel-Vorlage besonders gut eignet, wenn du mit automatischen Berechnungen arbeiten möchtest.
2. Trage die Absender- und Empfängerdaten ein
Starte in der Vorlage mit den Basisdaten deiner Kleinunternehmer-Rechnung. Trage oben links deine vollständige Firmenanschrift ein, darunter folgen Name und Adresse deines Kunden.
Tipp: Achte darauf, die Daten exakt so zu übernehmen, wie sie im Impressum oder Vertrag deines Kunden stehen. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Rückfragen.
3. Passe das Design an: Logo, Farben & Layout
Wenn du ein eigenes Logo hast, kannst du es oben rechts in die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer einfügen. Das macht deine Musterrechnung sofort professioneller. Hast du (noch) kein Logo, kannst du den Platzhalter löschen.
Wenn du Hilfe bei deinem Logo brauchst, lies dir gerne unseren Ratgeber zum Thema Logo erstellen durch. Dort findest du Inspiration und Tipps.
4. Vergib eine Rechnungsnummer
Wenn du eine Rechnungsnummer angibst, muss sie einmalig und fortlaufend sein. Du darfst Zahlen, Buchstaben, Bindestriche oder Schrägstriche verwenden, solange ein nachvollziehbares System erkennbar ist.
Beispiel: 2025-05-001 oder 05/2025-KU01
5. Trage Rechnungsdatum & Leistungsdatum ein
Das Rechnungsdatum gehört immer auf deine Rechnung. Das Leistungsdatum ergänzt du dann, wenn du die Leistung nicht am selben Tag abrechnest. Beide Daten sind für das Finanzamt relevant, achte daher auf die korrekte Angabe.
Rechnungsdatum: Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst
Leistungsdatum: Wann du die Leistung erbracht oder das Produkt geliefert hast
Hinweis: Das optional anzugebende Leistungsdatum zeigt, wann die Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht wurde, unabhängig vom Rechnungsdatum. Nur wenn beide Daten identisch sind, darfst du schreiben: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Einfach weglassen oder pauschal gleichsetzen, obwohl die Leistung an einem anderen Tag erbracht wurde, ist nicht erlaubt. Das macht deine Rechnung rechtlich angreifbar.
6. Ergänze Betreffzeile und Kopftext
Im Betreff kannst du zum Beispiel schreiben: „Rechnung Nr. 2025-05-001 für Webdesign-Leistungen“.
Darunter bietet dir der Kopftext Platz für zusätzliche Informationen etwa vertragliche Vereinbarungen, Hinweise zur Abwicklung oder persönliche Worte.
7. Führe die Leistungen übersichtlich auf
Jetzt kommen die Inhalte deiner Rechnung. Trage jede erbrachte Dienstleistung oder jedes verkaufte Produkt als einzelne Position ein.
Diese Angaben sollten enthalten sein:
Bezeichnung (z. B. „Erstellung einer Website“)
Menge (z. B. „1 Stück“ oder „10 Stunden“)
Einzelpreis
Gesamtpreis (netto)
Tipp: In unserer Excel-Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer werden Zwischensummen automatisch berechnet. In Word addierst du die Beträge selbst.
8. Füge das Zahlungsziel und den Fußtext ein
Am Ende der Rechnungsvorlage gibst du an, bis wann dein Kunde zahlen soll. Ein klares Zahlungsziel schafft Verbindlichkeit, für dich und deinen Kunden. Es legt fest, bis wann der Rechnungsbetrag fällig ist und bildet die Grundlage dafür, ab wann du Verzugszinsen geltend machen oder Mahnungen verschicken darfst. Ohne eindeutige Frist gelten die gesetzlichen Zahlungsbedingungen, was im Zweifel zu Verzögerungen führen kann.
Beispiel: „Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten angegebene Konto.“
Darunter folgen deine Kontodaten und gegebenenfalls Hinweise zu Erreichbarkeit oder Öffnungszeiten.
9. Fast geschafft: Speichern, Versenden und Archivieren deiner Rechnung
Wenn du fertig bist, speichere deine Musterrechnung als PDF. Das wirkt professioneller als das Versenden offener Word- oder Excel-Dateien und schützt vor nachträglichen Änderungen.
Hinweis: Bewahre deine Rechnungen – in digitaler oder in Papierform – GoBD-konform für mindestens 8 Jahre auf. Und denk dran: Seit Anfang 2025 gilt die E‑Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das heißt: Auch als Kleinunternehmer solltest du Rechnungen von Geschäftskunden künftig elektronisch empfangen können. Aber keine Sorge, wir haben dir alle wichtigen Infos zur neuen Regelung in unserem Ratgeber zur E‑Rechnung für Kleinunternehmer noch einmal zusammengestellt.
Was muss ich als Kleinunternehmer bei einer Rechnung ins Ausland beachten?
Auch als Kleinunternehmer kannst du Kunden innerhalb der EU oder weltweit haben. Bei der Rechnungsstellung für Auslandsgeschäfte gelten allerdings andere Regeln als bei inländischen Rechnungen.
Beispielsweise hast du als Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die EU-Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Damit kannst du Umsätze in anderen EU-Ländern steuerfrei abrechnen, ohne dich dort umsatzsteuerlich registrieren zu müssen. Voraussetzung ist, dass dein gesamter EU-Umsatz sowohl im Vorjahr als auch im laufenden Jahr 100.000 Euro netto nicht übersteigt. Für die Nutzung registrierst du dich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und erhältst eine spezielle Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.), die du in deinen Rechnungen angibst.
Kleinbetragsrechnungen als Kleinunternehmer richtig schreiben
Stellst du als Kleinunternehmer Rechnungen unter 250 Euro aus, kannst du von einer vereinfachten Regelung Gebrauch machen: Der sogenannten Kleinbetragsrechnung. Sie ist für alle Leistungen mit geringem Rechnungsbetrag geeignet egal, ob es sich um ein einzelnes Projekt oder wiederkehrende Leistungen handelt. Dadurch musst du weniger Pflichtangaben aufführen, was die Rechnungsstellung deutlich vereinfacht.
Diese Angaben reichen für eine Kleinbetragsrechnung aus:
Dein Name und deine vollständige Anschrift (als Unternehmer)
Das Rechnungsdatum
Art und Menge der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen
Der Gesamtbetrag der Rechnung (ohne gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer)
Der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Wichtig: Auch bei einer Kleinbetragsrechnung musst du klar angeben, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebst. Dieser Hinweis ist wichtig, damit dein Rechnungsempfänger weiß, dass du gemäß § 19 UStG nach der Kleinunternehmerregelung abrechnest und der Gesamtbetrag keine Umsatzsteuer enthält. Du kannst die Anmerkung gut am Ende der Rechnung platzieren zum Beispiel unter dem Gesamtbetrag oder im Fußtext deiner Rechnung.
Rechnungsvorlage oder doch besser ein Rechnungsprogramm?
Unsere Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer und unser Rechnungsgenerator helfen dir dabei, deine Rechnungen korrekt zu erstellen. Aber was, wenn du mehr als nur eine Handvoll Rechnungen im Monat schreibst oder deinen Aufwand weiter reduzieren möchtest? Ein professionelles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie sevdesk nimmt dir viele Aufgaben automatisch ab: Vom Erstellen deiner Rechnungen nach § 19 UStG über die Verwaltung von Kunden- und Artikeldaten (Stammdaten) bis hin zur GoBD-konformen Archivierung. Kein manuelles Einfügen von Rechnungsnummern mehr, keine vergessenen Pflichtangaben und kein Überlegen beim Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, sevdesk erledigt das für dich.
Ob Neugründer oder erfahrener Kleinunternehmer, mit der cloudbasierten Software von sevdesk schreibst du deine Rechnungen nicht nur einfacher, sondern auch schneller und sicherer. Teste jetzt unser Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer 14 Tage kostenlos und unverbindlich.
