Kostenlose Rechnungsvorlage mit Anleitung
Vorlage & Muster für Microsoft Word zum Download für deine Zahlungserinnerungen
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Anleitung: Zahlungserinnerung erstellen
- Lade dir die Zahlungserinnerung Vorlage für Word herunter.
- Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
- Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
- Ansprechpartner: Hier kannst du einen Ansprechpartner für den Empfänger eintragen, an den er sich jederzeit wenden kann.
- Im Betreff steht bereits Zahlungserinnerung. Hier kannst du bei Bedarf noch eine Rechnung und die Nummer nennen, damit der Kunde die Rechnung schneller findet. z.B. Zahlungserinnerung Rechnung Nr. 0815
- Unter dem Betreff ist Platz für ein kurzes Anschreiben, hier bitte immer höflich vorgehen.
- Im Textabsatz darunter weist du nun freundlich darauf hin, dass noch eine Zahlung für eine Rechnung aussteht und dass der Kunde diese doch bitte bis zu einer genannten Frist begleichen solle.
- Biete ihm auch an sich bei Rückfragen nochmals melden zu können.
- Jetzt fehlt nur noch die Grußformel mit Name und ggf. Unterschrift sowie die Firmendaten im Fußtext. Fertig.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung soll – wie der Name bereits vermuten lässt – einen Schuldner auf eine (noch) ausstehende Zahlung hinweisen. Genaugenommen handelt es sich bei einem solchen Dokument jedoch um eine besondere Form der Mahnung.Viele Unternehmen entschließen sich jedoch dazu, ihre ersten, schriftlichen Nachhörer weniger förmlich klingen zu lassen. Oder anders: „Zahlungserinnerung“ klingt ein wenig netter als „Mahnung“.
Besonders interessant ist es jedoch, dass es sich bei einer Zahlungserinnerung im rein rechtlichen Sinne tatsächlich schon um eine klassische Mahnung handelt. Immerhin ist es mit Hilfe dieses Dokuments möglich, den betreffenden Schuldner in Verzug zu setzen.
Zudem zieht das Versenden einer Zahlungserinnerung häufig weitere Konsequenzen mit sich. Denn: befindet sich dein Kunde in Zahlungsverzug, bist du als Gläubiger beispielsweise dazu berechtigt, Verzugszinsen zu berechnen und zu verlangen.
Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Wie bereits erwähnt existieren keine grundlegenden Unterschiede zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Die rechtlichen Konsequenzen, die sich aus beiden Dokumenten ergeben, sind absolut gleich.
Viele Kunden interpretieren eine Zahlungserinnerung jedoch als etwas freundlicher. Gerade im Zusammenhang mit Neukunden kann es sich daher lohnen, seine Dokumente entsprechend zu benennen, um niemanden zu verärgern.
Gleichzeitig solltest du jedoch auch darauf achten, nicht mehrere Zahlungserinnerungen hintereinander zu versenden. Häufig ist es sinnvoller, auf die Erinnerung eine Mahnung folgen zu lassen, um den Ernst der Situation darzustellen. Bei dieser können Mahngebühren erhoben werden.
Vor allem im Rahmen der letzten Mahnung ist es meist hilfreich, final auf die rechtlichen Konsequenzen bei Nichtzahlung hinzuweisen.
Inhalte einer Zahlungserinnerung
Damit dein Kunde deine Zahlungserinnerung einer Rechnung beziehungsweise dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen kann, ist es wichtig, dass diese grundlegende Angaben erhält.
Achte darauf, dass die entsprechenden Dokumente Informationen zu:
- dem aktuellen Datum
- dem Rechnungsdatum
- dem Fälligkeitsdatum
- dem Rechnungsbetrag und der Rechnungsnummer
- dem Absender
- dem Empfänger
- einen Verweis auf die aktuelle beziehungsweise neue Zahlungsfrist (falls du diese einräumen möchtest)
enthalten.
Viele Unternehmen fügen einer Zahlungserinnerung übrigens auch die dazugehörige Rechnung bei. Immerhin ist es durchaus möglich, dass dein Kunde dieses Dokument im Stress des Alltags verloren hat. Wird die Rechnung – beispielsweise in einer E-Mail – noch einmal beigefügt, ersparst du deinem Schuldner lästiges Suchen.
Tipps für Formulierungen
Im hektischen Alltag ist es keine Seltenheit, dass das Zahlen von Rechnungen vergessen wird. Hinter dem Ausbleiben einer Zahlung muss dementsprechend nicht zwangsläufig eine böse Absicht stecken.
Damit du deinen Kunden nicht verärgerst, ist es hier natürlich unerlässlich, den richtigen Ton und zu treffen und dennoch bestimmt aufzutreten.
Am besten formulierst du deine Zahlungserinnerung daher:
- sachlich und dennoch freundlich
- vollständig (so dass dein Kunde keine wichtigen Angaben suchen muss)
- mit einer persönlichen Note, indem du beispielsweise deinen direkten Ansprechpartner, nutzt (sofern vorhanden).
Das „Geheimnis“ einer überzeugenden Zahlungserinnerung stellt es dar, eine ansprechende Kombination aus seriös, freundlich und sympathisch zu finden. Je besser diese einzelnen Komponenten aufeinander abgestimmt sind, desto höher ist in der Regel die Wahrscheinlichkeit, dass dein Kunde seine (noch) offene Rechnung rasch zahlt.
Fristen der Zahlungserinnerung
Mit Hinblick auf Fristen, die im Zusammenhang mit einer Zahlungserinnerung oder einer Mahnung fällig werden, existieren keine gesetzlichen Vorgaben. Wann du eine Zahlungserinnerung verschicken solltest, ist im Wesentlichen von der anberaumten Zahlungsfrist abhängig. Solltest du dich beispielsweise für die 30-tägige Variante entschieden haben, ist es durchaus legitim, nach einem kurzen Puffer von circa zwei bis drei Tagen die erste Zahlungserinnerung zu verschicken und um eine Zahlung innerhalb von einer Woche zu bitten.
Zahlt der betreffende Kunde auch innerhalb der neuen Frist nicht, ist es ratsam, zwei Tage nach deren verstreichen die zweite Mahnung zu versenden. Eine derart enge Taktik unterstreicht, dass du durchaus gewillt bist, den Vorgang akribisch zu verfolgen.
Zahlungsfristen definieren
In den meisten Fällen bist du dazu berechtigt, deine Zahlungsfrist selbst zu definieren. Wurden keine Angaben im Vertrag vermerkt, gilt laut Gesetz, dass die Rechnung nach Lieferung beziehungsweise Erfüllung der Leistung beglichen werden muss.
Besonders beliebt ist jedoch ein kundenfreundliches Vorgehen, in dessen Zusammenhang eine 14-tägige Zahlungsfrist nach Erhalt der Rechnung vereinbart wird. Alternativ kannst du selbstverständlich auch ein fixes Datum, wie zum Beispiel den 15. des Folgemonats, als Zahlungsziel angeben.
Versand der Zahlungserinnerung
Im ersten Schritt gilt, dass Mahnungen in der heutigen Zeit auf unterschiedliche Weise versendet werden können. Die sicherste Variante stellt hier immer noch ein Einschreiben mit Rückschein dar. Auf seiner Basis ist dein Schuldner dazu gezwungen, den Erhalt des Schreibens mit seiner Unterschrift zu dokumentieren und hat nicht die Möglichkeit, auf einen Fehler bei der Post hinzuweisen.
Rein theoretisch kannst du eine Zahlungserinnerung jedoch auch per E-Mail oder per Fax versenden. Von letzter Variante raten jedoch viele Experten ab, da sich das Fax häufig an einer zentralen Stelle im Unternehmen befindet und gegebenenfalls Mitarbeiter Einblick in das entsprechende Dokument erhalten. Auch ein E-Mail Versand kann sich nachteilig auf den Erfolg deiner Zahlungserinnerung auswirken.
Die entsprechenden Mails verschwinden häufig nicht nur im Spam, sondern werden – allein aufgrund der Tatsache, dass sie auf elektronischem Wege versendet wurden – manchmal weniger ernst genommen als die klassische Briefvariante.
Der Kunde zahlt nicht – was dann?
Unbezahlte Rechnungen können sich negativ auf ein Unternehmen und dessen Handlungsspielraum auswirken. Immerhin mindert vor allem das Ausbleiben größerer Summen häufig die eigene Liquidität.
Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass dein Kunde nicht gewillt ist, eine ausstehende Rechnung zu zahlen, ist es wichtig, dass du in jedem Fall den Mahnvorgang dokumentierst. Danach hast du – sowohl theoretisch als auch praktisch – das Recht dazu, deine Forderung an ein Inkassobüro weiterzuleiten beziehungsweise diese gerichtlich geltend zu machen. Bevor du jedoch diesen Schritt gehst, solltest du dir überlegen, wie sich das Verhältnis zu deinem Kunden in Zukunft entwickeln soll.
Gegebenenfalls macht es hier im ersten Schritt mehr Sinn, auf den Faktor Kommunikation zu setzen und sich telefonisch nach dem Zwischenstand zu erkundigen. Häufig finden sich so Kompromisse, zum Beispiel in Form einer Ratenzahlung, die sich für beide Unternehmen vorteilhaft auswirken.
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