Kostenlose Rechnungsvorlage mit Anleitung
Vorlage & Muster für Microsoft Word zum Download für deine Zahlungserinnerungen
Du hast deinem Kunden eine Rechnung ausgestellt, das Zahlungsziel ist verstrichen und du wartest noch immer auf dein Geld? Dann wird es Zeit für eine höfliche Zahlungserinnerung. Eine gut formulierte Nachricht hilft dir, den richtigen Ton zu treffen, deinen säumigen Kunden diplomatisch, aber bestimmt auf die überfällige Zahlung hinzuweisen und ihm die Gelegenheit zu geben, die Rechnung zeitnah zu begleichen.
Mit unserem Muster für Microsoft Word erstellst du in kürzester Zeit und ohne großen Aufwand eine professionelle Zahlungserinnerung, vermeidest Missverständnisse und sorgst dafür, dass das Geld schneller bei dir eingeht. Einfach herunterladen, anpassen und versenden.
Anleitung: Zahlungserinnerung erstellen
- Lade dir die Zahlungserinnerungs-Vorlage für Word herunter und speichere sie auf deinem Computer ab.
- Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
- Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
- Kundennummer: Hier gibst du die Nummer an, unter der du den Kunden in deinem System abgespeichert hast.
- Ansprechpartner: Hier kannst du einen Ansprechpartner für den Empfänger eintragen, an den er sich jederzeit wenden kann.
- Datum: Hier trägst du das Datum ein, an dem du die Zahlungserinnerung schreibst.
- Im Betreff steht bereits Zahlungserinnerung. Hier kannst du bei Bedarf noch die e Rechnungsnummer nennen, damit der Kunde die dazugehörige Rechnung schneller findet, z. B. “Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. 0582”.
- Unter dem Betreff ist Platz für ein kurzes Anschreiben. Hier weist du nun freundlich und höflich darauf hin, dass noch eine Zahlung für eine Rechnung aussteht und dass der Kunde diese doch bitte bis zu einer genannten Frist begleichen solle. Biete ihm auch an, sich bei Rückfragen nochmals bei dir melden zu können.
- Jetzt fehlt nur noch die Grußformel mit Name und ggf. Unterschrift sowie die Firmendaten im Fußtext. Fertig.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung soll – wie der Name bereits vermuten lässt – einen Schuldner auf eine (noch) ausstehende Zahlung hinweisen, ohne dabei Mahngebühren zu erheben. Viele Unternehmen entschließen sich bewusst dazu, ihr erstes schriftliches Erinnerungsschreiben weniger streng zu formulieren. Oder anders gesagt: „Zahlungserinnerung“ klingt deutlich netter als „Mahnung“. Schließlich möchte man seinen Kunden nicht verärgern und eine positive Kundenbeziehung aufrechterhalten, auch wenn eine Zahlung mal nicht pünktlich eingeht.
Rechtlich gesehen handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung nicht um eine klassische Mahnung im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches. In der Praxis gilt: Steht auf deiner Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum, gerät dein Kunde automatisch in Verzug, sobald dieses überschritten ist. Fehlt ein solches Datum, brauchst du in der Regel eine Mahnung, um den Verzug herzustellen. Eine Zahlungserinnerung wird deshalb meist als freundliche Vorstufe zum Mahnwesen genutzt und hat zunächst keine rechtlichen Konsequenzen.
Befindet sich dein Kunde jedoch in Zahlungsverzug (egal ob nach Verstreichen des Zahlungsziels oder durch deinen Mahnbescheid), bist du als Gläubiger dazu berechtigt, Verzugszinsen zu berechnen und einzufordern.
Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht, gibt es einen grundlegenden Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einem Mahnschreiben. Nur der Begriff “Mahnung” ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt (§ 286 BGB), die “Zahlungserinnerung” hingegen nicht. Die rechtlichen Konsequenzen, die sich aus beiden Dokumenten ergeben, sind daher ebenfalls unterschiedlich.
Viele Kunden interpretieren eine erste Zahlungserinnerung als eine etwas freundlichere Geste. Gerade im Zusammenhang mit Neukunden oder langjährigen Bestandskunden kann es sich daher lohnen, seine Dokumente entsprechend zu benennen, um niemanden zu verärgern, und nicht sofort zu mahnen.
Dennoch solltest du nicht mehrere Zahlungserinnerungen hintereinander versenden. Häufig ist es sinnvoller, auf die Erinnerung eine richtige erste Mahnung folgen zu lassen, um den Ernst der Situation darzustellen. Bei dieser kannst du dann entsprechende Mahngebühren erheben.
Vor allem im Rahmen einer zweiten oder dritten Mahnung ist es meist hilfreich, auf die rechtlichen Konsequenzen bei Nichtzahlung hinzuweisen, bspw. die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.
Inhalte einer Zahlungserinnerung
Damit dein Kunde deine Zahlungserinnerung einer Rechnung beziehungsweise dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen kann, ist es wichtig, dass diese grundlegende Angaben erhält.
Achte darauf, dass die entsprechenden Dokumente Informationen zum
- aktuellen Datum
- ursprünglichen Rechnungsdatum
- ursprünglichen Fälligkeitsdatum (sofern vorhanden)
- offenen Rechnungsbetrag und der Rechnungsnummer
- Absender (Name und Anschrift)
- Empfänger (Name und Anschrift)
- Verweis auf die neue Zahlungsfrist mit einem genauen Datum
enthalten sind.
Viele Unternehmen fügen einer Zahlungserinnerung übrigens auch eine Kopie der dazugehörigen Rechnung bei. So weiß der Schuldner gleich, um welche Forderung es sich handelt. Immerhin ist es durchaus möglich, dass dein Kunde dieses Dokument im Stress des Alltags verlegt oder sogar verloren hat. Wird die Rechnung – beispielsweise in einer E-Mail – noch einmal beigefügt, ersparst du deinem Schuldner lästiges Suchen.
So formulierst du eine Zahlungserinnerung richtig
Im hektischen Alltag kann es durchaus einmal vorkommen, dass das Bezahlen einer Rechnung vergessen wird. Hinter dem Ausbleiben einer Zahlung muss dementsprechend nicht zwangsläufig eine böse Absicht stecken.
Beim Schreiben einer Zahlungserinnerung ist es daher wichtig, den richtigen Ton zu treffen, Fingerspitzengefühl walten zu lassen und dennoch bestimmt aufzutreten. Im Optimalfall passt du jedes Zahlungserinnerungs-Muster individuell an deinen Kunden an.
Am besten formulierst du deine Zahlungserinnerung wie folgt:
- sachlich und dennoch freundlich
- vollständig (sodass dein Kunde keine wichtigen Angaben suchen muss)
- mit Verständnis für das Verpassen der Zahlungsfrist
- ohne Druck aufzubauen
- mit einer persönlichen Note, indem du beispielsweise einen direkten Ansprechpartner angibst (sofern vorhanden).
Das „Geheimnis“ einer überzeugenden Zahlungserinnerung ist es, die Kombination aus seriös, freundlich und sympathisch zu finden. Je besser diese einzelnen Komponenten aufeinander abgestimmt sind, desto höher ist in der Regel die Wahrscheinlichkeit, dass dein Kunde seine (noch) offene Rechnung rasch zahlt. Drohst du einem säumigen Kunden hingegen sofort mit einem Mahnverfahren, wirst du den Kunden höchstwahrscheinlich schnell verlieren.
Formulierungsbeispiele für Zahlungserinnerungen
Hier sind ein paar weitere Beispiele, wie du deine Zahlungserinnerungen formulieren kannst, je nachdem, welchen Ton du bei deinem Kunden anschlagen möchtest:
Höfliche Zahlungserinnerung
“Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann,
Uns ist aufgefallen, dass Sie Ihre Rechnung vom XX.YY.ZZZZ noch nicht beglichen haben. Gewiss haben Sie die Fälligkeit der Rechnung nur übersehen. Wir bitten Sie daher freundlich darum, den noch offenen Rechnungsbetrag in Höhe von [XXX Euro] bis zum AA.BB.CCCC auf das untenstehende Konto an uns zu überweisen. Für den Fall, dass Sie die Rechnung nicht mehr vorliegen haben, haben wir eine Kopie beigefügt.”
Sachliche Zahlungserinnerung
“Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann,
Sie haben Ihre Rechnung vom XX.YY.ZZZZ bisher noch nicht beglichen. Wir bitten Sie daher darum, die ausstehende Zahlung in Höhe von [XXX Euro] bis zum AA.BB.CCCC nachzuholen. Eine Kopie der Rechnung finden Sie im Anhang. Sollten Sie den Betrag in der Zwischenzeit an uns überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.”
Lockere Zahlungserinnerung
“Hallo Frau/Herr Mustermann,
Wir glauben, dass Ihnen da etwas durchgerutscht ist. Das kann im Alltagsstress selbst den Besten passieren. Es geht um Ihre fällige Rechnung in Höhe von [XXX Euro] vom XX.YY.ZZZZ. Diese wurde bisher wohl noch nicht beglichen, da wir keinen Zahlungseingang feststellen konnten. Bitte überweisen Sie den Betrag einfach bis zum AA.BB.CCCC, dann passt das für uns. Sollten Sie noch Fragen zur Rechnung haben, melden Sie sich gerne bei uns.”
Mahnende Zahlungserinnerung
“Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann, Bislang konnten wir keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung vom XX.YY.ZZZZ feststellen. Das Zahlungsziel ist bereits überschritten. Wir fordern Sie daher auf, den offenen Betrag in Höhe von [XXX Euro] spätestens bis zum AA.BB.CCCC zu überweisen. Dieses Schreiben ist eine ausdrückliche Erinnerung an Ihre Zahlungspflicht. Sollte die Rechnung nicht entsprechend von Ihnen beglichen werden, werden wir die nächsten Schritte im Mahnverfahren einleiten.”
Wann solltest du eine Zahlungserinnerung versenden?
Für den Versand einer Zahlungserinnerung oder Mahnung existieren keine gesetzlichen Fristen. Du kannst eine Erinnerung bereits vor Ablauf der Zahlungsfrist als Hinweis verschicken oder wenn dein Schuldner bereits in Zahlungsverzug ist. Wann du somit eine Zahlungserinnerung verschickst, hängt im Wesentlichen von dir und der Geschäftsbeziehung zu deinem Kunden ab.
Hast du dich beispielsweise für ein Zahlungsziel von 30 Tagen entschieden, ist es durchaus legitim, nach einem kurzen Puffer von circa zwei bis drei Tagen die erste Zahlungserinnerung zu verschicken und um eine Zahlung innerhalb von einer Woche zu bitten.
Zahlt der betreffende Kunde auch innerhalb der neuen Frist nicht, verschick am besten zwei Tage nach Ablauf der Frist die erste (richtige) Mahnung. Eine solch konsequente Vorgehensweise zeigt, dass du die Angelegenheit ernst nimmst und den Vorgang aufmerksam begleitest.
Wie solltest du deine Zahlungserinnerung versenden?
Im ersten Schritt gilt, dass Zahlungserinnerungen in der heutigen Zeit auf unterschiedliche Weise angegangen werden können. Du kannst eine Zahlungserinnerung zum Beispiel per E-Mail versenden. Das ist eine kostengünstige, schnelle und einfach zu handhabende Möglichkeit. Die entsprechenden Mails “verschwinden allerdings gerne mal im Spam” oder werden – allein aufgrund der Tatsache, dass sie auf elektronischem Wege versendet wurden – manchmal weniger ernst genommen als die klassische Briefvariante.
Eine Alternative ist daher der Versand der Zahlungserinnerung als normaler Brief. Schließlich handelt es sich hier nicht um eine Mahnung, sondern um einen freundlichen Hinweis, dass die beiliegende Rechnung bisher noch nicht bezahlt wurde. Außerdem setzen heute noch viele Unternehmen auf Briefe, um Rechnungen und Co zu verschicken. Allerdings kann auch ein Brief relativ einfach ignoriert werden.
Reagiert dein Kunde weder auf deine E-Mail noch auf deinen Brief, stellt das Einschreiben mit Rückschein die beste Variante dar. Auf dieser Basis ist dein Schuldner dazu gezwungen, den Erhalt des Schreibens mit seiner Unterschrift zu dokumentieren und hat nicht die Möglichkeit, auf einen Fehler bei der Post hinzuweisen.
Der Kunde zahlt nicht – was dann?
Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass dein Kunde trotz Zahlungserinnerung nicht gewillt ist, eine ausstehende Rechnung zu zahlen, ist es wichtig, dass du den Mahnvorgang dokumentierst und weitere Schritte einleitest. Schließlich wirken sich unbezahlte Rechnungen und ausbleibende Zahlungen negativ auf deinen unternehmerischen Handlungsspielraum aus und mindern deine Liquidität.
Mit einem angegebenen Zahlungsziel hast du theoretisch ab Tag 1 nach Verstreichen der Frist das Recht dazu, deine Forderung an ein Inkassobüro weiterzuleiten beziehungsweise diese in einem gerichtlichen Mahnverfahren geltend zu machen. Bevor du jedoch diesen Schritt gehst, solltest du dir überlegen, wie sich das Verhältnis zu deinem Kunden in Zukunft entwickeln soll.
Gegebenenfalls macht es hier im Sinn, zunächst auf den Faktor Kommunikation zu setzen und sich telefonisch nach dem Zwischenstand zu erkundigen. Häufig finden sich so Kompromisse, zum Beispiel in Form einer Ratenzahlung, die sich für beide Unternehmen vorteilhaft auswirken.
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