Bewirtungsbeleg Vorlage mit Anleitung
Du willst ein Geschäftsessen mit einem Kunden oder Geschäftspartner von der Steuer absetzen und suchst nach einem Muster für einen Bewirtungsbeleg? Dann haben wir die ideale Lösung für dich. Mit unserer kostenlosen Bewirtungsbeleg-Vorlage kannst du im Handumdrehen einen korrekten und rechtssicheren Bewirtungsbeleg erstellen, der von einem Betriebsprüfer sowie dem Finanzamt anerkannt wird!
So füllst du die Bewirtungsbeleg-Vorlage richtig aus
- Lade dir die Vorlage für die Bewirtungskosten für Word oder als PDF herunter.
- Gib links oben das Datum der Bewirtung an.
- Rechts oben ist Platz für den Ort der Bewirtung.
- Nun trägst du den Anlass der Bewirtung möglichst genau ein (z. B. Besprechung zu Projekt ABC).
- Anschließend nennst du die Personen, die mit dabei waren und bewirtet wurden.
- Danach trägst du den Rechnungsbetrag der Gesamtrechnung (laut Kassenbeleg) sowie das bezahlte Trinkgeld ein, wenn vorhanden.
- Jetzt fehlen nur noch das Datum und der Ort, an dem du die Vorlage ausfüllst, sowie deine Unterschrift.
- Den originalen Kassenbeleg der Bewirtung (manchmal reicht auch eine Kopie) legst du der ausgefüllten Vorlage bei oder heftest ihn an.
Warum brauche ich eine Bewirtungsbeleg-Vorlage
Damit die Kosten, die du für die Bewirtung deiner Geschäftspartner und Kunden aufgewendet hast, von der Steuer absetzbar sind, musst du einen korrekt und vollständig ausgefüllten Bewirtungsbeleg beim Finanzamt einreichen. Nur so können diese als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
Hast du jedoch vergessen, beim Restaurant nach einem Bewirtungsbeleg zu fragen oder kann der Gastronomiebetrieb keinen Bewirtungsbeleg ausstellen, musst du auf einen selbst ausgestellten Bewirtungsbeleg zurückgreifen. Und genau für diesen Fall lohnt es sich, auf eine Bewirtungsbeleg-Vorlage zurückzugreifen.
Pflichtangaben bei einem Bewirtungsbeleg
Damit die Bewirtungsaufwendungen eines Geschäftsessens vom Finanzamt akzeptiert werden, musst du folgende Angaben in der Bewirtungsbeleg-Vorlage machen:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Namen der bewirteten Teilnehmer
- Anlass der Bewirtung
- Rechnungsbetrag über verzehrte Speisen und Getränke (laut Kassenbeleg oder Rechnung)
- Trinkgeld (sofern welches gegeben wurde)
- Unterschrift des gastgebenden Unternehmens
- Datum und Ort der Unterschrift
Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro inkl. Umsatzsteuer genügt eine Kleinbetragsrechnung des Restaurants als zusätzlicher Nachweis aus. Übersteigen die Bewirtungskosten jedoch 250 Euro, benötigst du darüber hinaus eine ordnungsgemäße Rechnung des Restaurantbetreibers, die deutlich mehr Angaben erfordert, zum Beispiel
- den vollständigen Namen und die Anschrift deines Unternehmens
- die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Restaurants
- eine Rechnungsnummer.
Beispiel einer ausgefüllten Bewirtungsbeleg-Vorlage
In der folgenden Tabelle haben wir dir einmal eine Übersicht bereitgestellt, welche Angaben ein ausgefüllter Vordruck eines Bewirtungsbeleges beinhalten muss, um anerkannt zu werden.
Tipps zur Nutzung der Bewirtungsbeleg-Vorlage
Um dir das richtige Ausfüllen der Vorlage eines Bewirtungsbeleges noch einfacher und angenehmer zu machen, haben wir folgende Tipps für dich:
- Füll den Bewirtungsbeleg-Vordruck am besten immer nach dem jeweiligen Geschäftsessen aus, damit alle Angaben noch frisch sind und das Administrative schnell erledigt ist.
- Hänge bei einem Eigenbeleg, wie dieser Vordruck einer ist, immer die Originalrechnung des Gastronomiebetriebes mit an, in dem die Bewirtung stattgefunden hat. Das macht eine etwaige Prüfung durch das Finanzamt einfacher.
- Gib das gegebene Trinkgeld immer separat an, da das Finanzamt sonst unter Umständen den ganzen Bewirtungsbeleg ablehnen kann. Hast du die Rechnung mit EC- oder Kreditkarte beglichen und das Trinkgeld ebenfalls damit bezahlt, solltest du dies auf der Vorlage vermerken.
- Damit deine Buchhaltung noch effizienter läuft, solltest du den ausgefüllten Bewirtungsbeleg-Vordruck abfotografieren und in dein Buchhaltungsprogramm hochladen.
