Quittungsvorlage
Eine Quittung zu schreiben klingt erst einmal simpel, bis du plötzlich selbst eine ausstellen sollst. Auch wenn sie dir immer seltener begegnet, gerade bei Barzahlungen ist sie nach wie vor unheimlich wichtig. Damit du jedoch nicht bei null anfangen musst, kannst du einfach unsere kostenlose Quittungsvorlagen nutzen. Einfach die Pflichtangaben eintragen, ausdrucken, unterschrieben und fertig ist der professionelle Zahlungsnachweis.
Quittungsvorlage für Word, Excel und als PDF
Anleitung für die Quittungsvorlage
- Lade dir unseren Vordruck für Word, Excel oder als PDF herunter, je nachdem, mit welchem Programm / Format du am liebsten arbeitest.
- Oben links steht bereits “Quittung”, darunter trägst du die fortlaufende Quittungsnummer ein.
- Oben rechts trägst du den Netto- und Bruttopreis der Quittung sowie die Mehrwertsteuer und den Mehrwertsteuerbetrag ein.
- Anschließend gibst du den Euro-Betrag in Worten an.
- Nun folgt in der Quittungsvorlage eine kleine Tabelle, in der du den Empfänger der Quittung (“von”-Zeile) und die erbrachte Leistung (“für”-Zeile) einträgst.
- Danach ergänzt du noch den Ort, das Datum und einen Buchungsvermerk, z. B. Zahlung dankend erhalten.
- Zu guter Letzt setzt du als Zahlungsempfänger deine Unterschrift oder deinen Firmenstempel darunter.
Beispiel einer ausgefüllten Quittungsvorlage
Damit du weißt, wie eine korrekte Quittung aussieht, findest du hier ein übersichtliches Beispiel für einen vollständig ausgefüllten Quittungsvordruck. So siehst du auf einen Blick, welche Angaben wichtig sind.
Pflichtangaben einer Quittungsvorlage
In unserer kostenlosen Quittungsvorlage für Excel, Word und als PDF sind alle wichtigen Angaben bereits enthalten. Damit deine Quittung den rechtlichen Mindestanforderungen entspricht und als Zahlungsnachweis bzw. Empfangsbestätigung anerkannt wird, musst du die folgenden Informationen angeben:
- Fortlaufende Quittungsnummer
- Brutto- sowie Nettobetrag (in Zahlen und Worten)
- Umsatzsteuersatz und -betrag (falls Umsatzsteuer erhoben wird)
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Schuldner)
- Zweck der Zahlung bzw. Beschreibung der erhaltenen Ware / Leistung
- Datum und Ort des Erhalts der Zahlung bzw. der Ausstellung
- „erhalten“-Vermerk und Unterschrift / Firmenstempel des Ausstellers
Achte darauf, dass deine Quittungen vollständig und korrekt ausgefüllt sind, damit sie nicht zum Problem in der Buchführung werden. Wird beispielsweise Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl der Verkäufer nicht dazu berechtigt ist, muss diese trotzdem an das Finanzamt abgeführt werden – ohne Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.
Laut § 125 BGB gilt für derartige Belege: Ist nur eine der genannten Angaben nicht enthalten, ist die gesamte Quittung ungültig und wird vom Finanzamt nicht anerkannt.
GoBD beachten
Wenn du deine Quittungen digital erstellst, sollte deren Ablegen und Speichern entsprechend den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) geschehen.
Eine Quittung ist GoBD-konform, wenn
- sie vollständig und korrekt ausgefüllt,
- zeitnah und unveränderbar erfasst,
- in einem maschinell auswertbaren Format gespeichert,
- ordentlich archiviert und
- jederzeit nachvollziehbar (z. B. durch eine eindeutige Belegnummer) ist.
Erstellst du Quittungen hingegen in Word oder Excel, solltest du unbedingt sicherstellen, dass sie im Nachhinein nicht mehr verändert werden können.
Unterschied zwischen Quittung und Rechnung
Die Begriffe „Rechnung“ und „Quittung“ werden im Alltag häufig miteinander verwechselt, obwohl die beiden Dokumente völlig unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Mithilfe einer Rechnung weist du auf einen noch zu zahlenden Betrag hin. Darin listest du deine erbrachten Leistungen oder verkauften Produkte auf und machst alle Pflichtangaben einer Rechnung, wie zum Beispiel die Anschriften der beteiligten Parteien sowie Netto- und Bruttopreise. Sie ist deutlich ausführlicher als eine Quittung, aber eben kein Zahlungsnachweis.
Eine Quittung ist dagegen ein Beleg für eine geleistete Zahlung. Sie bestätigt, dass der eingeforderte Betrag tatsächlich bezahlt wurde. Da sie weniger Angaben als die Rechnung enthält, kann sie diese allerdings nicht ersetzen. Übrigens: Ein Kassenbon ist keine Quittung, auch wenn dieser umgangssprachlich oft als Quittung bezeichnet wird.
Wenn du mehr zu den Unterschieden erfahren willst, empfehlen wir dir unseren Detailartikel “Quittung oder Rechnung: Welcher Beleg kommt wann zum Einsatz?”
Wenn die Quittung zur Rechnung wird
Sollte eine Zahlung die Grenze von 250 Euro brutto nicht überschreiten, kann die dazugehörige Quittung auch als Rechnung anerkannt werden. Hierbei handelt es sich dann um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Bei Dokumenten dieser Art müssen weniger Vorgaben beachtet werden, da für sie vereinfachte Mindestanforderungen gelten. Dennoch ist es für Quittungen / Kleinbetragsrechnungen natürlich wichtig, bestimmte Grundregeln und Mindestangaben einzuhalten, damit die jeweiligen Summen im Rahmen der Steuererklärung gegebenenfalls geltend gemacht werden können.
Dies ist der Fall, wenn:
- der Name und die Anschrift des Ausstellers
- das Ausstellungsdatum
- Informationen zu den Dienstleistungen beziehungsweise Produkten
- der Bruttobetrag
- der Steuersatz
- ggfs. Hinweis auf Steuerbefreiung
angegeben wurden.
Rechnung als Quittung nutzen
Wenn bereits eine Rechnung existiert, kann diese auch als Quittung genutzt werden. Die Rechnung muss dann allerdings die Vermerke „Betrag dankend erhalten“ sowie das Datum und die Unterschrift des Zahlungsempfängers beinhalten.
Hierbei musst du allerdings auch beachten, dass die Quittung / Rechnung ab einem Bruttobetrag von 250 Euro die entsprechenden Pflichtangaben enthält:
- Firmenname, Rechtsform und Anschrift des Käufers
- Firmenname, Adresse und Steuernummer oder USt-ID des Verkäufers
- sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer
