Eigenbeleg Vorlage mit Anleitung
Erstelle mit unserer Vorlage jetzt ruckzuck deinen Eigenbeleg. Du willst es noch einfacher? Dann nutze unseren kostenlosen Eigenbeleg-Generator und erhalte in Rekordzeit deinen Eigenbeleg als PDF.
Kostenlose Eigenbeleg Vorlage mit Anleitung
Für Microsoft Excel zum Gratis Download
Du bist auf der Suche nach einem Muster für einen Eigenbeleg, weil du den Originalbeleg verloren oder gar keinen bekommen hast? Keine Sorge! Hier bekommst du kostenlose Eigenbeleg-Vorlagen für Word, Excel und als PDF, die du nur noch ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben musst.
Mit unseren Vordrucken kannst du im Handumdrehen einen gültigen Eigenbeleg schreiben und so deiner Buchführungspflicht, für jede Buchung einen Beleg zu haben, ganz entspannt nachkommen.
Anleitung zum Ausfüllen unseres Eigenbeleg-Vordrucks
- Lade dir die Vorlage für Eigenbelege für Word oder Excel bzw. als PDF herunter. Je nachdem, mit welchem Dateiformat du lieber arbeitest.
- Gib rechts oben die fortlaufende Nummer des Eigenbeleges an.
- Links oben ist Platz für den Betrag des Eigenbeleges.
- Trage nun den Zahlungsempfänger des Eigenbeleges ein.
- Anschließend nennst du den Verwendungszweck für den Eigenbeleg.
- Danach trägst du den Grund für den Eigenbeleg ein.
- Jetzt fehlen nur noch Datum und Ort, an dem du die Vorlage ausfüllst, sowie deine Unterschrift.
Wann darfst du einen Eigenbeleg nutzen?
Grundsätzlich gilt: Für jede Buchung brauchst du einen Buchungsbeleg, damit du deine Ausgaben steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen kannst. Das gilt für jeden internen oder externen Geschäftsvorfall. Normalerweise machst du das mithilfe einer Rechnung, Quittung oder einem Kassenbon.
Ein Eigenbeleg ist lediglich eine Notlösung zum Nachweis von Betriebsausgaben und ersetzt einen verlorenen oder nicht ausgestellten Fremdbeleg. Du darfst ihn also nur nutzen, wenn
- der Originalbeleg verloren gegangen ist
- kein Beleg ausgestellt wurde (z. B. beim Trinkgeld, Parkgebühren oder einer Taxifahrt)
- kein Beleg vorliegt, weil es sich um interne Vorgänge handelt (bspw. Privateinlagen oder außerplanmäßige Abschreibungen).
Wichtig: Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege nur im Ausnahmefall. Ein Originalbeleg oder eine Kopie haben immer Vorrang. Trotzdem hilft dir ein sauber ausgefüllter Eigenbeleg dabei, deiner Buchführungspflicht ordnungsgemäß nachzukommen, besonders, wenn du unsere Eigenbeleg-Vorlage nutzt.
Welche Angaben müssen auf einem Eigenbeleg enthalten sein?
Damit es bei einer Betriebsprüfung keine Rückfragen gibt, sollten die Eigenbelege für deine Geschäftsvorfälle plausibel und vollständig sein. Nur so erkennt das Finanzamt diese als Ersatzbelege an. Achte deshalb darauf, dass folgende Pflichtangaben enthalten sind:
- Belegnummer
- Betrag der Aufwendung
- Datum der Zahlung
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Verwendungszweck bzw. Art der Aufwendung
- Grund für den fehlenden Fremdbeleg
- Ort und Datum der Ausstellung
- Eigenhändige Unterschrift
Tipp: Wenn du unsere kostenlose Eigenbeleg-Vorlage nutzt, sind alle Pflichtfelder bereits enthalten. So vergisst du garantiert nichts.
Beispiel einer ausgefüllten Eigenbeleg-Vorlage
In der folgenden Tabelle haben wir dir einmal eine Übersicht bereitgestellt, welche Angaben ein ausgefüllter Vordruck eines Bewirtungsbeleges beinhalten muss, um anerkannt zu werden.
Eigenbeleg digital erstellen & erfassen
Da es keine Formvorschriften für Eigenbelege gibt, kannst du diese natürlich komplett handschriftlich erledigen. Deutlich einfacher ist das jedoch mit einem digitalen Eigenbeleg. Unsere Vorlagen sorgen dafür, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt sind und du bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.
Tipp: Digitale Belege kannst du entweder mit einer eingescannten Unterschrift unterschreiben oder ein Signatur-Tool nutzen. Beides wird in der Regel vom Finanzamt anerkennt, solange alle Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) eingehalten werden.
Noch komfortabler geht es mit unserem kostenlosen Eigenbeleg-Generator. Hier gibst du deine Daten einfach online ein, erhältst automatisch einen korrekt formatierten Eigenbeleg und kannst dein fertiges PDF direkt herunterladen. So sparst du nicht nur Zeit, sondern minimierst auch das Risiko von Fehlern.
Führst du deine Buchhaltung digital, kannst du den Eigenbeleg in deine Buchhaltungssoftware übertragen und bei deiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) berücksichtigen lassen. Da Eigenbelege als Buchungsbelege gelten, musst du sie außerdem acht Jahre lang aufbewahren.
Tipps zur Nutzung der Eigenbeleg-Vorlage
Damit dein Eigenbeleg als Ersatzbeleg auch wirklich anerkannt wird, solltest du bei der Nutzung unserer Eigenbeleg-Vorlage ein paar Punkte beachten:
- Am besten hast du bei Geschäftsreisen immer ein paar leere Eigenbeleg-Vorlagen griffbereit, um im Notfall schnell reagieren zu können, wenn für Reisekosten oder Spesen kein Originalbeleg ausgestellt wird.
- Nutze Eigenbelege nur im Ausnahmefall, da sie eine Notlösung sind. Verwendest du sie zu häufig, kann das bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen. Begründe daher immer genau, warum ein Fremdbeleg in der Buchhaltung fehlt.
- Trage alle Pflichtangaben immer sorgfältig und lückenlos ein, da fehlende Informationen dazu führen können, dass der Beleg vom Finanzamt nicht anerkannt wird. In diesem Fall kannst du die Ausgaben nicht als Betriebsausgaben bei der Steuer geltend machen.
- Füge dem Eigenbeleg, wenn möglich, weitere Nachweise hinzu, wie z. B. einen Kontoauszug, einen Überweisungsbeleg oder den Kreditkartenzahlungs-Slip. Das erhöht die Glaubwürdigkeit deiner Eigenbelege deutlich.
- Bewahre ausgefüllte Vorlagen deiner Eigenbelege genauso wie alle anderen Buchungsbelege auf. In der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du sie hochladen und revisionssicher archivieren, damit du alles an einem Ort hast und jederzeit abrufen kannst.
