Lieferscheinvorlagen für Word und Excel inkl. Anleitung
Für Word und Excel zum Downloaden
Du willst Lieferscheine erstellen, hast aber keine Lust, bei jeder Warensendung wieder von vorne anzufangen? Mit unserer kostenlosen Lieferscheinvorlage für Word oder Excel sparst du Zeit und Nerven. Das Muster enthält alle wichtigen Felder, damit du nichts vergisst und ohne viel Aufwand einen professionellen Lieferschein erstellen kannst. Einfach herunterladen, anpassen und sofort loslegen!
Anleitung: Wie du mit unserem Muster einen Lieferschein erstellst
- Lade dir die Lieferscheinvorlage für Word und Excel herunter und speichere sie auf deinem Computer.
- Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
- Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren.
- Anschließend notierst du das Datum, an dem du den Lieferschein erstellst.
- In den Betreff schreibst du, um welche Lieferscheinnummer es sich handelt. Die Nummer sollte nur einmalig vergeben werden und einem festen Muster folgen.
- Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext. In diesen schreibst du einen höflichen kurzen Einstiegstext und bedankst dich für die Zusammenarbeit.
- Jetzt gibst du detailliert die Artikel an, die du lieferst, und in welcher Stückzahl. Einen Preis gibst du in der Regel nicht an, da es sich nicht um eine Rechnung handelt. Solltest du diesen (oder andere Informationen wie Artikelnummern) dennoch ergänzen wollen, kannst du weitere Spalten einfügen.
- Unter den Positionen ist das Feld für eine Empfangsbestätigung. Hier lässt du den Empfänger beim Erhalt der Lieferung unterschreiben.
- Am Ende des Lieferscheins befindet sich der Fußtext. Dort trägst du deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die im Fußtext genannt werden können, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
- Nun speicherst du deinen Lieferschein ab und druckst ihn ggf. aus. Wenn du den Warenbegleitschein per E-Mail verschicken willst, speicherst du ihn vorher als PDF ab.
Wenn du einen bequemeren Weg suchst Lieferscheine zu erstellen, dann versuche es mit der Online-Rechnungssoftware von sevdesk mit integriertem Lieferscheinprogramm. Damit kannst du in wenigen Klicks deine Lieferscheine erstellen und direkt versenden. Und besonders praktisch: Du kannst deine Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen automatisiert in einen Lieferschein umwandeln.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein – oft auch Warenbegleitschein genannt – ist ein Dokument, das der Lieferant erstellt und der Warenlieferung an seine Kunden und Geschäftspartner beilegt. Darin stehen alle wichtigen Infos zu deiner Sendung: Welche Artikel wurden geliefert, wann und in welcher Menge. So weiß dein Kunde auf einen Blick, was im Paket steckt, und kann den Wareneingang direkt prüfen.
Rein rechtlich bist du nicht verpflichtet, einen Lieferschein zu erstellen. Trotzdem hat er sich im Geschäftsalltag als echter Service etabliert, gerade im Handel, Versand oder E-Commerce. Denn er sorgt für Klarheit, vermeidet Missverständnisse und ist für viele Kunden inzwischen Standard.
Unterschiede zwischen Lieferschein und Rechnung
Lieferschein und Rechnung sind zwei verschiedene Geschäftsdokumente mit unterschiedlichen Aufgaben. Der Lieferschein dokumentiert die Übergabe der Ware und liegt in der Regel direkt der Lieferung bei. Er ist keine Zahlungsaufforderung und rechtlich nicht vorgeschrieben.
Eine Rechnung ist dagegen Pflicht. Sie kommt meist separat per E-Mail, enthält alle Preise der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen und ist die Grundlage dafür, dass dein Kunde bezahlt. Außerdem muss sie deutlich mehr gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten als ein Lieferschein.
Es gibt aber auch die Kombi-Variante: Wenn dein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält und ausdrücklich als Rechnung bezeichnet wird, gilt er als Rechnung und nicht mehr als Lieferschein.
Wofür brauchst du einen Lieferschein?
Ein Lieferschein ist weit mehr als nur ein Stück Papier in einem Paket, er ist ein wichtiges Dokument für dich und deine Kunden. Für den Empfänger macht er die Warenlieferung transparent. Er kann sofort prüfen, ob die Lieferung vollständig ist, und die Artikel direkt mit der Rechnung abgleichen. Das verhindert Missverständnisse und sorgt für eine reibungslose Abwicklung.
Auch für dich als Lieferant bringt der Lieferschein Vorteile. Er erleichtert die Kommissionierung deiner Warensendungen, gibt dir jederzeit einen Überblick über die versendeten Artikel und kann im Fall von Reklamationen oder Rückfragen schnell Klarheit schaffen. Außerdem unterstützt er dich bei Betriebsprüfungen, weil er Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert.
Für folgende Geschäftsvorfällen kannst du die Lieferscheinvorlage beispielsweise nutzen:
- E-Commerce: Paketversand mit beiliegenden Lieferschein (Rechnungsversand per E-Mail)
- Großhandel: Lieferschein als Empfangsbestätigung
- Dienstleistung: Materiallieferungen mit Unterschrift des Kunden
Pflichtangaben auf einem Lieferschein
Gesetzlich vorgeschrieben sind die Inhalte eines Lieferscheins nicht. Trotzdem haben sich im Geschäftsalltag bestimmte Angaben etabliert, die dir und deinen Kunden den Ablauf deutlich erleichtern.
Zu den wichtigen Angaben auf einem Lieferschein zählen:
- Bezeichnung als „Lieferschein“ mit fortlaufender Lieferscheinnummer
- Name und Adresse des Lieferanten
- Name und Lieferadresse des Empfängers
- Artikelbezeichnung und Menge der gelieferten Ware
- Gelieferte Menge (bei Teillieferungen separat angeben)
- Lieferdatum und/oder Versanddatum
Darüber hinaus gibt es Zusatzangaben, die du machen kannst, aber nicht machen musst: Dazu gehören zum Beispiel Kundendaten, Artikelnummern, Auftragsnummer, Rechnungsnummer oder Gewichte. Mehr Details dazu erhältst du in unserem Detailartikel zu Lieferscheinen.
Tipp: Um dich noch stärker abzusichern, kannst du auch einen sogenannten Eigentumsvorbehalt auf dem Lieferschein ergänzen. Das geht zum Beispiel mit dem Hinweis:. „Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Verkäufers“.
Mit Software professionelle Lieferscheine erstellen
Unsere kostenlose Lieferscheinvorlage ist ein super Startpunkt, wenn du schnell loslegen willst. Wenn du jedoch regelmäßig Lieferscheine erstellst, lohnt sich ein passendes Rechnungsprogramm. Du sparst Zeit, bleibst organisiert und musst dir keine Sorgen um Fehler machen.
Dank des Online-Rechnungsprogramms von sevdesk mit inkludiertem Lieferscheinprogramm geht das ganz einfach:
- Erstelle rechtssichere und individuell anpassbare Lieferscheine in wenigen Klicks
- Verschicke sie als PDF direkt per E-Mail über die Software oder drucke sie aus
- Profitiere von automatischer Nummerierung und klaren Vordrucken
- Lieferscheine, Rechnungen und Angebote greifen nahtlos ineinander
So musst du nicht länger händisch mit einem Vordruck arbeiten, sondern erledigst alles schnell, professionell und stressfrei.
Häufig gestellte Fragen zur Lieferscheinvorlage
Wie schreibe ich einen Lieferschein?
Ein Lieferschein sollte klar strukturiert sein und mindestens folgende Informationen enthalten:
- Bezeichnung als „Lieferschein“ mit fortlaufender Nummer
- Name und Adresse des Lieferanten
- Name und Lieferadresse des Empfängers
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Ware
- Gelieferte Menge (bei Teillieferungen separat angeben)
- Lieferdatum oder Versanddatum
Wie kann ich einen Lieferschein ausstellen?
Du kannst dafür unsere kostenlose Word- oder Excel-Vorlage nutzen oder ein Rechnungsprogramm wie sevdesk, die dir die Erstellung erleichtert, automatisch nummeriert und den Versand per E-Mail oder Druck ermöglicht.
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein, du musst deinen Warensendungen laut Gesetz keinen Lieferschein beilegen. Er hat sich jedoch im Geschäftsalltag bewährt, da er Missverständnisse vermeidet, den Wareneingang dokumentiert und für mehr Transparenz sorgt.
Ist eine Rechnung ohne Lieferschein gültig?
Ja, denn die Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben, der Lieferschein nicht. Eine Rechnung bleibt auch ohne Lieferschein gültig. Umgekehrt kann ein Lieferschein eine Rechnung nicht ersetzen, da er hierfür nicht alle Pflichtangaben enthält.
Kann ich einen Lieferschein selbst schreiben?
Es gibt keine Vorgabe, wer einen Lieferschein erstellen darf. Am einfachsten nutzt du dafür unsere kostenlose Lieferscheinvorlage, um alle wichtigen Angaben vollständig und übersichtlich einzutragen.
