Kostenloses Gehaltsabrechnung Muster mit Anleitung
Excel-Vorlage zum Downloaden
Wer für ein Unternehmen arbeitet, hat Anspruch auf ein Gehalt. Aber nicht nur das: Er hat genauso das Recht, eine korrekte Abrechnung über das ausgezahlte Gehalt zu erhalten. Wenn du (evtl. zum ersten Mal) damit konfrontiert bist, eine solche Gehaltsabrechnung erstellen zu müssen, dann möchten wir dich mit dieser Vorlage dabei unterstützen. Deshalb findest du im Folgenden viele Informationen rund um die Gehaltsabrechnung und ein entsprechendes Muster als Excel-Datei.
Was ist eine Gehaltsabrechnung?
Fangen wir erst einmal ganz grundsätzlich an. Wie eben schon beschrieben, geht es bei einer Gehaltsabrechnung darum, zu dokumentieren, wie viel Gehalt Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen erhalten. Also zum einen, wie hoch das Gehalt ist, aber auch, was am Ende konkret als Auszahlung auf dem Zettel und auf dem Konto steht. Weitere wichtige Punkte sind der Zeitraum und die erbrachte Leistung. Letztlich geht es also um eine Dokumentation der geleisteten Arbeit und der entsprechenden Bezahlung. Gleichzeitig wird erfasst, welche Beträge vom Gehalt für Steuern, Sozialabgaben und Ähnliches abgehen und was am Ende als Auszahlungsbetrag übrig bleibt.
Deshalb gibt es einiges zu beachten, damit deine Gehaltsabrechnung alle Vorgaben erfüllt. Doch bevor wir uns diesen Pflichtangaben zuwenden, noch kurz zu der Frage, ob sich Gehalt und Lohn in der Abrechnung eigentlich unterscheiden.
Unterschied zwischen einer Gehaltsabrechnung und einer Lohnabrechnung
Falls du der Meinung bist, dass Lohn und Gehalt ein und dasselbe sind, so hast du mit Blick auf die inhaltliche Bedeutung dieser beiden Wörter durchaus recht.
Es gibt aber tatsächlich einen kleinen, feinen Unterschied: Bei dem Einkommen, das Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Rahmen einer Gehaltsabrechnung bekommen, handelt es sich um eine feste monatliche Summe. Bei einer Lohnabrechnung wird der Verdienst – anders als bei einem Festgehalt – auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden oder auch einer produzierten Stückzahl ermittelt. Die Höhe des Lohns ist damit variabel.
Es ist aber auch möglich, dass ein Festgehalt variabel ausfällt, wenn Zulagen für Sonderschichten oder Nacht-/Spätdienstzuschläge bezahlt werden. Trotzdem bleibt es bei einem festen Grundgehalt, es wird dadurch nicht zu einer variablen Lohnabrechnung.
Was muss eine Gehaltsabrechnung enthalten?
Nachdem wir nun einige Begrifflichkeiten geklärt haben, möchten wir an dieser Stelle auflisten, was eine Gehaltsabrechnung enthalten muss bzw. was vorgeschrieben ist. Grundsätzlich regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), dass eine Gehaltsabrechnung in Textform zu erteilen und dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin zuzustellen ist. Eine elektronische Bereitstellung allein reicht nicht aus, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen vorher ausdrücklich oder konkludent erklärt haben, dass sie mit einer elektronischen Bereitstellung einverstanden sind. Du musst also dafür sorgen, dass deine Angestellten ihre Lohnabrechnung in Papierform erhalten oder damit einverstanden sind, dass du ihnen eine digitale Version zum Abruf bereitstellst.
Die EBV regelt außerdem, welche Angaben eine Gehaltsabrechnung enthalten muss. Es geht bei dieser Vorschrift nämlich auch darum, dass nicht nur du oder deine Angestellten die Angaben nachvollziehen können, sondern auch das Finanzamt und Sozialversicherungsträger.
Deshalb musst du auf einer Gehaltsabrechnung folgende Pflichtangaben machen:
Angaben zum Arbeitgeber bzw. zur Arbeitgeberin und zur Arbeitnehmerin bzw. zum Arbeitnehmer
- Deinen Namen und deine Anschrift als Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberin
- Persönliche Angaben, also Name, Anschrift und Geburtsdatum deiner Arbeitnehmerin bzw. deines Arbeitnehmers
- Die Versicherungsnummer deiner Arbeitnehmerin bzw. deines Arbeitnehmers
- Das Datum des Beschäftigungsbeginns (und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Datum des Beschäftigungsendes)
- Den Abrechnungszeitraum und die zugehörigen Steuer- und Sozialversicherungstage
- Die Steueridentifikationsnummer und die Steuerklasse deiner Arbeitnehmerin bzw. deines Arbeitnehmers, außerdem die Zahl der Kinderfreibeträge, die Merkmale für den Kirchensteuerabzug und gegebenenfalls Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat
- Den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Angaben zum Gehalt
- Das Bruttogehalt inkl. aller zusätzlichen Bezüge wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Prämien, Zuschläge etc.
- Das Steuerbrutto, also das Bruttogehalt, von dem anschließend die Steuern abgezogen werden
- Das Sozialversicherungsbrutto, also das Bruttogehalt, von dem anschließend die Sozialabgaben abgezogen werden
- Die jeweiligen Steuer- und Sozialversicherungsabzüge
- Das Nettogehalt – also das Bruttogehalt minus gesetzlich vorgeschriebener Abzüge
- Der Auszahlungsbetrag – er ergibt sich aus der Verrechnung des Nettogehalts mit Abzügen und Zuschüssen durch den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin
Was bedeuten die Abkürzungen auf der Gehaltsabrechnung?
Es stehen also ziemlich viele Angaben auf der Gehaltsabrechnung. Damit ein Dokument wie unser Muster Gehaltsabrechnung trotzdem übersichtlich bleibt und die Informationen nicht auf unzähligen Seiten dargestellt werden müssen, werden viele Begriffe abgekürzt. PV steht zum Beispiel für Pflegeversicherung, LSt für Lohnsteuer. Eine Übersicht über alle gängigen Abkürzungen findest du in unserem Blog-Beitrag zur Gehaltsabrechnung.
Anleitung: Eine Gehaltsabrechnung erstellen
- Lade dir unser Muster für die Gehaltsabrechnung als Excel-Datei herunter.
- Fülle die Felder „Allgemeine Angaben“ oben links möglichst vollständig aus. Wenn es keine Kinderfreibeträge oder andere spezifische Freibeträge gibt, belässt du die Felder einfach so, wie sie sind.
- Rechts daneben kannst du den Urlaubsplaner führen und die Krankheitstage festhalten.
- Im mittleren Teil des Dokuments gibst du den Bruttobezug und die Lohnart an.
- Trage nun die Steuern ein, die vom Bruttobezug abgehen.
- Trage danach die Sozialversicherungsaufwendungen ein, die vom Bruttobezug abgehen.
- Trage ggf. weitere Abzüge oder Zuschüsse ein, die mit dem Nettolohn verrechnet werden.
- Am Ende steht der Auszahlungsbetrag, den du an deinen Arbeitnehmer bzw. deine Arbeitnehmerin überweist.
Was es bei der Gehaltsabrechnung außerdem noch zu beachten gilt
Du siehst: Es ist durchaus möglich, die Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen. Du musst dafür aber einige Dinge beachten. Mit unserem Muster Gehaltsabrechnung im Excel-Format hast du dafür schon eine gute Vorlage.
Es ist trotzdem empfehlenswert, dass du deine erstellte Gehaltsabrechnung im Zweifel noch mal von deinem Steuerberater bzw. deiner Steuerberaterin prüfen lässt. Das ist vor allem sinnvoll, wenn die Daten der Gehaltsabrechnung danach monatlich gleich bleiben und sich wenig ändert. Zum Jahreswechsel musst du außerdem die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen prüfen und ggf. in deinem Dokument aktualisieren.
