Handelsbrief

Definition des Handelsbriefs

Vom Grundsatz her ist ein Handelsbrief ein Schriftstück, das ein Kaufmann bezüglich eines Handelsgeschäfts verfasst. Das Handelsgesetzbuch sagt in § 257 Abs. 2 ausdrücklich: „Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.“ Juristisch gesehen verwenden verschiedene Gesetze den Terminus, maßgeblich für das Handelsgeschäft sind jedoch die Paragrafen § 238 Buchführungspflicht und § 257 Aufbewahrung von Unterlagen HGB (Handelsgesetzbuch). Welche Form ein Handelsbrief haben muss, schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Handelsbrief bedeutet deshalb nicht zwangsweise ein auf normales Papier geschriebenes oder gedrucktes Dokument. Ein Handelsbrief kann neben dem klassischen Anschreiben in Papierform ein Fernschreiben genauso wie ein Telegramm, ein Fax oder eine E-Mail sein.

Pflichtangaben auf einem Handelsbrief

Rein theoretisch lässt sich jedes Geschäft per Handschlag abschließen. Dieser jahrhundertealte Brauch besitzt noch heute bis auf wenige Ausnahmen Gültigkeit. Er stammt aus einer Zeit, in der das Schreiben und Lesen ein Privileg des Klerus, der gebildeten Oberschicht und der Kaufleute war. Pflichtangaben, wie sie heute üblich sind, gab es für die damaligen Schriftstücke nicht. Das Siegel genügte zur Legitimation. Im 21. Jahrhundert müssen Handelsbriefe gemäß Handelsgesetzbuch bestimmte Angaben enthalten:

• Firma des Unternehmens
• Rechtsform*
• Unternehmenssitz: Ort der Niederlassung mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Anschrift
• Registergericht
• Nummer der Eintragung bei Handelsregistereintragung
• Namen aller Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats bzw. Geschäftsführer mit Familiennamen und mind. einem ausgeschriebenen Vornamen
• Wird der Handelsbrief als Rechnungsformular verwendet, ist die Angabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer ebenfalls vorgeschrieben

Die oben genannten Formvorschriften gelten nicht nur für Schreiben in Papierform, sondern auch für Faxe. E-Mails müssen die exakte Firma, Unternehmenssitz, Registergericht und Gesellschaftsverantwortlichen enthalten.

Oben erwähnte *Rechtsformen können sein:

• Einzelkaufmann:
  • eingetragener Kaufmann/Kauffrau, alternativ die Abkürzung e.K., e.Kfm. oder e.Kfr.
• Personengesellschaften:
  • Offenen Handelsgesellschaft: OHG (Offene Handelsgesellschaft)
  • Kommanditgesellschaft: KG (Kommanditgesellschaft)
  • Gesellschaft bürgerlichen Rechts: Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder GbR
    Beachte: Haftet bei einer offenen Handelsgesellschaft oder Kommanditgesellschaft keine natürliche Person, muss die Haftungsbeschränkung genannt werden
• Juristischen Personen:
  • Aktiengesellschaft: Aktiengesellschaft oder AG
  • Kommanditgesellschaft auf Aktien: Kommanditgesellschaft auf Aktien oder KGaG
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung: Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder GmbH
  • Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt): Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt)
  • Eingetragene Genossenschaft: eingetragene Genossenschaft oder eG
  • Europäische Gesellschaft: Europäische Gesellschaft, Europäische Aktiengesellschaft, Europa-AG, Societas Europaea oder SE
  • Stiftung: Stiftung
  • Verein: Eingetragener Verein e.V., altrechtlicher Verein a.V., rechtsfähiger Verein r.V.

Unterschied Handelsbrief und Geschäftsbrief

Vereinfacht ausgedrückt gehören zu den Geschäftsbriefen alle Schreiben eines Unternehmens. Handelsbriefe hingegen sind sämtliche Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Der Gesetzgeber versteht unter Handelsgeschäft jedes Rechtsgeschäft bzw. jede Rechtshandlung eines Kaufmanns, die dem Betrieb des Handelsgewerbes zuzurechnen ist. Somit können nur Kaufleute Handelsbriefe an Unternehmen und, als einseitiges Rechtsgeschäft, an Privatpersonen verschicken. In diesem Sinne gelten als Handelsbriefe alle Dokumente, die der Geschäftsanbahnung (Antwort auf ein Angebot), der Durchführung (Lieferung) oder einem Widerruf (Storno) dienen.

Den Geschäften im eigentlichen Sinne werden alle Transaktionen zugerechnet, die zwar den Geschäftsbetrieb aufrecht halten, jedoch keine Handelsgeschäfte sind. Jeder Handelsbrief ist automatisch ein Geschäftsbrief, aber nicht jeder Geschäftsbrief zugleich ein Handelsbrief. Diese Unterscheidung birgt insofern Brisanz, als dass es für Handelsbriefe eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gibt, für Geschäftsbriefe jedoch nicht.

So können beispielsweise Bestellscheine reine Geschäftsbriefe sein oder aber zu den Handelsbriefen gehören. Bestellt zum Beispiel das Sekretariat einer Druckerei Kopierpapier ausschließlich für den sekretariatseigenen Drucker, handelt es sich um einen Einkauf, der kein Handelsgeschäft für das Unternehmen im eigentlichen Sinne darstellt. Sowohl Bestellschein als auch Lieferschein dürfen am Jahresende vernichtet werden. Die Rechnung hingegen zählt zu den Buchhaltungsunterlagen und unterliegt deshalb den Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsbelege. Anders sieht es aus, wenn die Werkstatt der Druckerei Papier für einen Kundenauftrag ordert. Dann ist der Bestellschein ein Handelsbrief, den man nicht vernichten darf, da für ihn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe

Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, regelt das Handelsgesetzbuch in § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen. Gemäß Absatz 1 dürfen die Schriftstücke für die Aufbewahrung nicht wirr in einem Schuhkarton gelagert sein, sondern sind für die Einlagerung zu ordnen. Unter die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren fallen

• Buchungsbelege
• Einzelabschlüsse
• Eröffnungsbilanzen
• Handelsbücher
• Inventare
• Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse
• Lageberichte, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Sechs Jahre müssen empfangene Handelsbriefe und Kopien von abgesandten Handelsbriefen aufbewahrt werden. Der Gesetzgeber gestattet, dass die Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern gespeichert werden, wenn sichergestellt ist, dass die Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und die Belege jederzeit abrufbar sind. Zudem müssen sie in angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. Das Gesetz schließt allerdings Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse von dieser Regelung aus.