Kleinunternehmerstatus

Was bedeutet Kleinunternehmerregelung?

Wer gemäß § 19 UstG beim Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer erhält, der braucht auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer, bzw. Mehrwertsteuer, ausweisen. Dies erleichtert die Buchführung enorm und kann gewisse Vorteile bieten, wenn man überwiegend Privatpersonen bedient. Dem gegenüber steht jedoch, dass das Finanzamt einem auch keine Vorsteuer erstattet. Mit Vorsteuer ist in diesem Zusammenhang die Umsatzsteuer gemeint, welche man selbst bei Einkäufen für das Unternehmen bezahlt.

Beispiel Vorsteuer abführen

Kauft ein Kleinunternehmer für 100 Euro Büroartikel ein, so muss er darauf die 19% MwSt. zahlen und kommt auf einen zu zahlenden Betrag von 119 Euro. Bei der Vorsteuer können Umsatzsteuerpflichtige diese 19 Euro in ihrer Steuererklärung geltend machen und zurückbekommen. Kleinunternehmer können davon nicht profitieren.

Generell soll die Kleinunternehmerregelung, Geschäftsleuten mit geringem Einkommen, das Geschäftsleben erleichtern. Wer den Kleinunternehmerstatus beim Finanzamt beantragt, der braucht sich dafür übrigens nicht zu schämen, denn das vereinfachte Verfahren erleichtert auch dem Finanzamt Arbeit. So bleibt diesen oft der hohe Verwaltungs- und Prüfaufwand der Steuerpflichtigen mit geringen Umsätzen erspart.

Erleichterung für Kleinunternehmer

Wer der Umsatzsteuerregelbesteuerung unterliegt, der muss mit Mehraufwand rechnen und sich mit gesetzlichen Bestimmungen auseinandersetzen. So müssen sie beispielsweise zu ihren Lieferungen oder Dienstleistungen, den passenden Umsatzsteuersatz herausfinden und korrekt anwenden. Dieser liegt nämlich nicht immer bei pauschal 19%, sondern kann auch bei 7% oder gar 0% liegen. Den Kunden muss dann dieser Umsatzsteuersatz samt Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung ausgewiesen und in Rechnung gestellt werden. Dies gilt insbesondere für Geschäftskunden, aber auch Privatkunden, welche den Zusatzbetrag nicht abführen können.

Die Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes sind genau einzuhalten. So müssen Geschäftsleute künftig sämtliche Eingangsrechnungen, Quittungen aus Einkäufen, oder Kassenbons aufbewahren und die Ust. herausrechnen. Nur so kann dann auch die Vorsteuer geltend gemacht werden. Hinzu kommt der Aufwand der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung, welche zusätzlich zur jährlichen Steuerklärung, monatlich oder im Quartal, anfällt. Die Zahllast hieraus muss der Umsatzsteuerpflichtige dann selbst herausrechnen und unaufgefordert an das zuständige Finanzamt überweisen. Nicht zu vergessen ist zudem die Jahres-Umsatzsteuererklärung, welche immer zu Beginn des Folgejahres anfällt. Mit Einführung des Wachstumschancengesetztes für das Steuerjahr 2024 entfällt die Erstellung der Umsatzsteuerjahreserklärung jedoch für Kleinunternehmer. Möglicherweise kommen dann auch noch diverse Abschlusszahlungen für das jeweilige Geschäftsjahr hinzu, welche natürlich ebenso an das Finanzamt zu entrichten sind. Generell kann also festgehalten werden, dass Kleinunternehmer enorm entlastet werden und sich um all diese Aspekte nicht zu kümmern brauchen.

Wann macht die Kleinunternehmerregelung Sinn?

Erfüllt ein Unternehmer die Voraussetzungen für eine Stellung als Kleinunternehmer, so bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass er auf die Anwendung verzichten braucht. Entscheidet er sich allerdings dafür, künftig Umsatzsteuer auszuweisen, so ist er an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden. Aber warum sich freiwillig diesen Mehraufwand antun? Ganz einfach: Unternehmer, welche in größerem Umfang betriebliche Anschaffungen planen, können von einem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung profitieren.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung

Selbstständige in Form eines Einzelunternehmens oder Freiberuflers , können als Kleinunternehmer geführt werden. Ebenso Unternehmen wie etwa eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ( GmbH ), eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts ( GbR ), eine Unternehmensgesellschaft (haftungsbeschränkt) ( UG ), oder eine Aktiengesellschaft ( AG ). Es kommt also nicht auf die Größe der Firma oder die Anzahl der Mitarbeiter an, sondern auf den Umsatz. Wichtig ist dabei aber der Umsatz, welcher in zwei aufeinanderfolgenden Jahren erzielt wird. Im Gesetz gelten daher zwei festgelegte Grenzen, welche zwingend einzuhalten sind.

So darf der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher ausfallen als 22.000 Euro. Im laufenden Kalenderjahr darf er dann die 50.000 Euro Grenze nicht überschreiten.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer muss entsprechend gekennzeichnet werden. Dies liefert dem Kunden natürlich Rückschlüsse auf den Umsatz, was gegebenenfalls ein Nachteil sein kann. Auf der Rechnung muss dies dennoch vermerkt sein, wobei jedoch ein einziger Satz genügt, um dies auszuweisen. Wichtig ist zunächst, dass auf den entsprechenden Paragraphen § 19 UstG. hingewiesen wird.

“Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UstG: Keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Es macht Sinn, diesen Vermerk neben der Steuernummer zu platzieren. So kann der Rechnungsempfänger direkt nachvollziehen, weswegen keine Umsatzsteuer-ID angegeben wurde. Ansonsten müssen sich auch Kleinunternehmer an den wichtigsten Bestandteilen einer Rechnung orientieren.

Wichtig: Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Wie sich diese auf dich als Kleinunternehmer auswirkt, erfährst du in unserem Artikel "E-Rechnung für Kleinunternehmer".

Pflichtangaben für die Rechnungen von Kleinunternehmer

• Name und Adresse Unternehmer
• Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum / Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Liefer- oder Leistungsdatum
• Bezeichnung Leistung und Menge
• Rechnungsbetrag
• Steuernummer
• Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Rechnungsvorlage Kleinunternehmer

Steuererklärung als Kleinunternehmer

Natürlich muss auch ein Kleinunternehmer seine Umsätze und Gewinne gegenüber dem Finanzamt darlegen. So kann das Finanzamt die Einreichung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verlangen, aber auch eine Umsatzsteuererklärung oder eine Gewerbe- und Körperschaftssteuererklärung. Generell hält sich jedoch der Aufwand einer solcher Steuererklärung in Grenzen.

Ausnahmen, Sonderfälle und Besonderheiten

Im Gesetz verankert sind zwei Referenzgrößen, an denen sich die Kleinunternehmerregelung orientiert. Hierin handelt es sich um den Umsatz des letzten und den voraussichtlichen Umsatz im laufenden Kalenderjahr. Wer sich im Gründungsjahr befindet, der kann sich an vorangehenden Zahlen nicht orientieren. Aus diesem Grund ist es erlaubt, eine Schätzung über den voraussichtlichen Jahresumsatz abzugeben. Diese wird dann als Grundlage für die Beurteilung zur Kleinunternehmerregelung herangezogen.

Was passiert, wenn ich falsch schätze?

Wer sich und sein Unternehmen selbst einschätzen muss, der kann dabei schon mal danebenliegen. Wer beispielsweise mit nur 10.000 Euro Einnahmen rechnet, im Endeffekt jedoch 25.000 Euro einnimmt, der muss die genauen Umstände betrachten. So ist es beispielsweise möglich, dass unerwartete Aufträge zu einem überdurchschnittlich hohen Wachstum geführt haben. Dann kann der Kleinunternehmerstatus erhalten bleiben, allerdings nur für dieses Jahr. Im nächsten Jahr fällt man dann automatisch aus dieser Kategorie heraus. Wer mit zu wenig Einnahmen rechnet, dem drohen generell rückwirkende Zahlungen. Entscheidend ist hier immer, ob man seine Schätzungen glaubhaft darlegen kann. So kann der eine oder andere Unternehmer, bei einer falschen Einschätzung, schnell einmal in Erklärungsnot gelangen.

Was, wenn ich innerhalb eines Kalenderjahres gründe?

Natürlich macht sich nicht jeder pünktlich zu Begann eines neuen Kalenderjahres selbstständig. Die meisten Gründer beginnen irgendwann dazwischen. Allerdings ist die Grenze der 22.000 Euro auf das vollständige Kalenderjahr angelegt. Wer also seine Voraussetzungen zur Kleinunternehmerregelung berechnen möchte, der muss die vorangehenden Monate anteilig berücksichtigen.

Beispiel Gründung im Juli

Wer sein Unternehmen im Juli eines Geschäftsjahres gründet, der betreibt dieses aktiv in 6 Monaten von 12. Wer nun zur Kleinunternehmerregelung greifen möchte, der darf nicht mehr Umsatz erzielen, als 8.750 Euro, also die Hälfte von 22.000 Euro. Berechnet wird also 6/12 von 22.000. Es darf nicht davon ausgegangen werden, dass man in den letzten drei Monaten eines Geschäftsjahres, die vollen 22.000 Euro erwirtschaften darf, ohne in die Umsatzsteuerpflicht zu fallen.

Kleinunternehmerregelung beantragen

Wer glaubhaft darlegen kann, dass er nach seiner Gründung und im ersten Geschäftsjahr, nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz macht, der kann einen entsprechenden Antrag bei seinem Finanzamt stellen. Hilfreich ist natürlich eine möglichst genaue und realistische Schätzung seitens des Gründers. Er sollte sich damit beschäftigen, wie viele Aufträge er im ersten Jahr zu erwarten hat und wie die daraus resultierenden Einnahmen aussehen werden. Wer sich bewusst gegen die Einstufung als Kleinunternehmer entscheidet, der trifft diese Entscheidung bindend für 5 Jahre. Dies kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, auch wenn die Einnahmen deutlich unter den 22.000 Euro liegen.

Abgrenzung zwischen Kleinunternehmerstatus und Kleingewerbe

Der Begriff Kleingewerbe ist nicht unbedingt genau definiert. Somit ist ein Kleingewerbe natürlich ein normales Unternehmen, da es gewerbliche Aktivitäten betreibt, allerdings ist es aufgrund des sehr niedrigen Ertrages kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb. Kleingewerbetreibende müssen sich nicht im Handelsregister eintragen lassen. Meist wird ein solches Kleingewerbe dann gegründet, wenn ein Unternehmer nur sehr wenig Startkapital besitzt und mit sehr geringem Umfang beginnt. Sie unterliegen auch noch keiner Buchführungspflicht, ermitteln ihre Gewinne einfach per EÜR und können die Form der Ist-Besteuerung wählen.

Kleinunternehmen kommen hingegen mit dem Steuerrecht in Berührung. Ein Kleingewerbe kann zwar das Unternehmen eines Kleinunternehmens sein, allerdings ist dies keine Pflicht. Kleingewerbe sind zudem schnell und formlos gegründet und es genügt eine einfache Anmeldung beim Gewerbeamt .

Fazit

Dank der Kleinunternehmerregelung ist es kleinen Unternehmen möglich, auf den Aufwand der Umsatzsteuerpflicht zu verzichten. Davon profitieren zudem auch die Finanzämter, für die die Verwaltungsarbeit kleiner umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen, sehr aufwändig ist. Wer die Voraussetzungen eines Kleinunternehmens erfüllt, der braucht auf seiner Rechnung lediglich seinen Nettobetrag ausweisen, sowie den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Auch eine Ust.-ID ist nicht notwendig, denn es genügt die Steuernummer. Wichtig ist allerdings, sich bei der Anmeldung richtig einzuschätzen, andernfalls drohen Nachzahlungen.