Rücklagen

Was sind Rücklagen?

Rücklagen brauchst du in jedem Unternehmen, um in Notsituationen (Reparaturen, Ersatzteile, spontane Investitionen, sonstige unvorhergesehene Ereignisse) reagieren zu können. Dafür musst du einen Teil deiner Gewinne verwenden und beiseitelegen. Dieses Vorgehen ist üblich, um die bereits versteuerten Gewinne kurzfristig für unvorhergesehene Aufwendungen einsetzen zu können.

Dabei musst du einige gesetzliche Vorgaben und buchhalterische Anforderungen berücksichtigen, da in verschiedenen Unternehmen die Höhe der Rücklagen bestimmt wird.

Rücklagen Definition

Diese Rücklagen sind ein variabler Teil des Eigenkapitals deines Unternehmens, die du als offene Rücklagen (auf Sonderkonten) oder als stille Rücklagen (die nicht in der Bilanz erscheinen) buchen musst. Dazu erklären wir dir im Teil über die Rücklagenbildung und die Arten der Rücklagen mehr.

Wofür brauchen Unternehmen Rücklagen?

Verwendung für …

• Vorbeugung von Verlusten
• künftige Investitionen
• spätere Pensionszahlungen
• Steuerzahlungen
• Verbindlichkeiten

Rücklage für künftige Investitionen

Besonders wenn du ein kleines Unternehmen führst oder womöglich gerade erst eine Firma gegründet hast, ist es schwierig, an Geld für Investitionen zu kommen. Da du gerade zu Beginn oder auch später mit einem Kleinbetrieb keine großen Sicherheiten bieten kannst, sind die Banken sehr zurückhaltend mit Krediten. Daher kannst du für die notwendigen Investitionen dein Geld zurücklegen und sogar steuermindernd sparen, um dir große Anschaffungen für den Maschinen- oder Fuhrpark leisten zu können („Investitionsabzugsbetrag“).

In dem Jahr, in dem du den Betrag beiseitelegst, kannst du ihn als Betriebsausgabe im Abschluss aufführen. Sogar, wenn du dadurch einen Verlust ausweisen musst. Sobald du dann die Anschaffung tätigst und die Maschine oder das Fahrzeug kaufst, musst du diese Rücklage dann wieder als Betriebseinnahme buchen. Auch Steuern musst du für diesen Betrag dann erst bezahlen, wenn du die Anschaffung tatsächlich getätigt hast. Wenn du das allerdings zu lange vor dir herschiebst, wird das Finanzamt irgendwann skeptisch und zieht dir einfach die Steuerersparnis wieder ab und verlangt zusätzlich noch Zinsen von dir in Form einer Steuernachzahlung. Also Vorsicht!

Finanzierung aus Rücklagen – Selbstfinanzierung

Um deine Firma am Laufen zu halten, benötigst du regelmäßig Geld, um deine Kosten zu decken. Diese Selbstfinanzierung kannst du aus deinen Rücklagen bestreiten. Man nennt das auch „Gewinnthesaurierung“. Dazu löst du deine Gewinnrücklagen oder deine stillen Reserven auf. Wenn du ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft besitzt, musst du diese einbehaltenen Gewinne nicht separat aufführen, daher erhöhen sie dein Eigenkapital. Für solche Unternehmensarten ist das oft die einzige Möglichkeit, an laufende Gelder zu kommen. Bei Kapitalgesellschaften musst du die Gewinne in der Bilanz unter die „Gewinnrücklagen“ buchen, wie wir vorhin schon gesehen haben. Ob du die Rücklagen bildest und wie hoch sie sind, wird bei den Aktiengesellschaften durch das Gesetz vorgeschrieben, ansonsten können es die Gesellschafter durch die Satzung auch selbst bestimmen.

Wieviel Rücklagen sollte man haben?

Für Privatpersonen und Arbeitnehmer gilt die Faustregel, dass man immer mindestens 3 Nettomonatseinkommen zurücklegen sollte – als Notgroschen. Bei Unternehmen ist das nicht so einfach. Wie wir gesehen haben, kommt es darauf an, ob du vom Gesetz zu einer bestimmten Summe verpflichtet bist oder ob du freiwillige Rücklagen bilden kannst. Daher gibt es keine pauschal richtige Summe. Du musst also prüfen, ob du für Steuer, Investitionen oder Pensionen Geld zurücklegen musst und diese Summen dann auch ansparen. Wenn du dabei unsicher bist, kann dein Steuerberater dir Tipps geben. Er hat genügend Erfahrungswerte verschiedener Firmen und Branchen und kennt auch deine individuelle Lage. Außerdem hilft er dir bei der korrekten Verbuchung und Auflösung von Rücklagen.

Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen

Oft werden die Begriffe Rücklagen und Rückstellungen miteinander verwechselt, weil man sie gerne im täglichen Gebraucht vermischt und alternativ verwendet. Aber es handelt sich dabei um zwei ganz verschiedene Dinge! Die Rücklagen gehören zum Eigenkapital. Sie werden entweder nach den Vorgaben des Gesetzes oder der Unternehmenssatzung (zusätzlich) gebildet. Sie sollen dem Unternehmen dabei helfen, die künftigen Zahlungen zu sichern und Dividendenzahlungen für die nächsten Jahre konstant zu halten. Die Bildung einer solchen Rücklage erhöht also dein Eigenkapital, ohne deinen Gewinn zu mindern.

Die Rückstellungen hingegen gehören zum Fremdkapital. Sie stellen einen Aufwand für dich dar, der deinen Jahresgewinn beeinflusst, da er dadurch gemindert wird. Rückstellungen bildest du nicht aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift, sondern weil du genau weißt, dass du demnächst eine Zahlung leisten musst, für die du Geld beiseite zu legen hast.
Du bildest die Rückstellungen also zur Deckung von künftigen Verbindlichkeiten, obwohl dir noch keine Rechnung dafür vorliegt. Die Rückstellung kann daher ein geschätzter Betrag sein, weil dir die Höhe der Verbindlichkeit noch nicht bekannt ist, oder auch ein konkreter, vereinbarter Betrag. Sobald die Rechnung dann eingeht, kannst du sie durch die Auflösung der Rückstellung bezahlen.

Wer muss gesetzliche Rücklagen bilden?

Buchhaltungstechnisch musst du dann die Rückstellung auflösen. Möglicherweise hast du dabei dann noch Geld übrig, vielleicht war die Rückstellung auch zu gering. Zu den Verbuchungen kommen wir am Ende des Artikels. Rückstellungen bildest du üblicherweise für Steuern, aber du darfst sie nicht für alle Arten von Steuern bilden, möglich ist es beispielsweise für die Gewerbesteuer oder die Körperschaftssteuer. Außerdem kannst du sie für Pensionszahlungen bilden.

Die gesetzlichen Rücklagen müssen von allem Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften gebildet werden. Die AG muss dazu jedes Jahr 5% des Jahresüberschusses verwenden. Das muss so lange gemacht werden, bis die Rücklage mindestens 10% des Grundkapitals beträgt. Die Kapitalgesellschaften dürften in ihrer Satzung aber auch einen höheren Prozentsatz bestimmen.

Sonderposten mit Rücklagenanteil

Früher (bis 2009) war in § 247 (3) HBG vorgeschrieben, dass „Passivposten, die für Zwecke der Steuern vom Einkommen und vom Ertrag zulässig sind“ zurückgelegt werden dürfen und als „Sonderposten mit Rücklagenanteil“ auszuweisen sind. Dadurch müssen keine Rückstellungen gebildet werden. Absatz 3 ist allerdings entfallen.

Mit dem neuen BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) wurde die Vorschrift jedoch genau wie einige andere Teile des HGB geändert (beispielsweise § 273 HGB, der besagte, dass der Sonderposten nur gebildet werden darf, wenn das Steuerrecht es so fordert). Für die Übergangszeit wurde durch Art. 67 (3) EGHGB erlaubt, dass die vor dem Inkrafttreten des BilMoG gebildeten Sonderposten mit Rücklagenanteil bestehen bleiben dürfen.

Aus steuerrechtlicher Sicht darfst du solche Rückstellungen also weiterhin bilden, aber nach Handelsrecht nicht. Daher darfst du solche Sonderposten auch nur noch auf bestimmte Steuern anwenden. Das bedeutet auch, dass diese Rücklage, also der Geldbetrag, nicht besteuert werden kann. Die Besteuerung erfolgt erst dann, wenn du den Sonderposten auflöst.

Entstehung und Bildung von Rücklagen

Die Rücklagen entstehen immer dann, wenn das Eigenkapital für einen bestimmten Zweck gebunden wird, um künftige Risiken oder Anschaffungen abzudecken beziehungsweise zu sichern. Sie werden immer aus deinen erwirtschafteten Gewinnen gebildet.

Rücklagen richtig buchen und berechnen

Es gibt verschiedene Arten von Rücklagen, die entweder freiwillig oder nach gesetzlichen Vorschriften gebildet werden. Danach musst du sie auch berechnen:

• Nach gesetzlicher Vorgabe: Aktiengesellschaften müssen 5% ihres Jahresüberschusses als gesetzliche Rücklage einstellen. Das muss so lange gemacht werden, bis 10% des Grundkapitals erreicht worden sind (§ 150 AktG).
• Zu den Kapitalrücklagen nach § 272 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 HGB: zählen Aktien, Schuldverschreibungen, Vorzugsaktien oder andere Zuzahlungen. Dabei kannst du beachten, dass die AG einen bestimmten Prozentsatz als Rücklage verwenden muss (wie oben beschrieben), die GmbH und die UG jedoch frei über die Kapitalrücklagen verfügen kann).
• Gewinnrücklagen, ebenfalls nach § 272 Abs. 3 HGB: „Dazu gehören aus dem Ergebnis zu bildende gesetzliche oder auf Gesellschaftsvertrag oder Satzung beruhende Rücklagen und andere Gewinnrücklagen.“
• Andere Rücklagen: Hierzu gehören freiwillige Rücklagen.

Rücklagen buchen – wohin?

Auch die Buchung der berechneten Rücklagen erfolgt nach Gesetz. In § 266 HGB ist die Struktur der Bilanz vorgegeben. Daran erkennst du leicht, wo du die Buchungen vornehmen musst:

Die Rücklagen gehören in der Bilanz auf die Passivseite unter das Eigenkapital. Darunter und unter dem gezeichneten Kapital musst du die Kapitalrücklage und die Gewinnrücklage ausweisen. Das sieht dann so aus:

• Eigenkapital
• Gezeichnetes Kapital
• Kapitalrücklage
• Gewinnrücklage
• gesetzliche Rücklage
• Rücklage für Anteile an einem herrschenden oder mehrheitlich beteiligten Unternehmen
• satzungsmäßige Rücklagen
• andere Gewinnrücklagen

Die unterschiedlichen Arten von Rücklagen – Zusammenfassung

Einige Rücklagen kamen im Laufe des Artikels bereits zur Sprache. Sie gehören alle zum Eigenkapital. Unterscheiden musst du hier:

• stille Rücklagen und die offenen Rücklagen
• steuerrechtliche Rücklagen
• Sonderposten mit Rücklagenanteil.

Schauen wir uns diese Rücklagen sowie ein paar Sonderfälle noch einmal genauer an:

Rücklagen im Verein nach § 62 AO

Für Vereine (Körperschaften) ist die Rücklagenbildung in der Abgabenordung (§ 62 AO) geregelt. Danach gibt es vier Möglichkeiten oder Verpflichtungen, die Vereine bei der Rücklagenbildung zu beachten haben. Diese sind in Absatz 1 von Nr. 1 bis 4 geregelt.

• Zweckerfüllungsrücklagen (für konkrete Projekte mit Zeitvorgaben, beispielsweise Baumaßnahmen). Dies wird der häufigste Fall sein.
• Wiederbeschaffungsrücklagen (für Wirtschaftsgüter, die der Verein zur Umsetzung des Satzungszwecks verwenden muss).
• Freie Rücklagen „jedoch höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und darüber hinaus höchstens 10 Prozent der sonstigen nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 zeitnah zu verwendenden Mittel“
• Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten (zur Erhaltung der prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften).

Rücklagen für Unternehmensanteile

Diese Rücklage musst du nach dem vielzitierten § 272 (4) HGB bilden. Wichtig ist sie beispielsweise in einer Holding. Die Höhe der Rücklage muss als Gegenpart einen gleich hohen Betrag in den Unternehmensanteilen des Anlagevermögens entsprechen.

Rücklagen bei Genossenschaften

In Genossenschaften sind die Rücklagen genau geregelt in § 7 GenG (Genossenschaftsgesetz). Darin geht es um den zwingend in der Satzung festgelegten Betrag, mit dem sich die Mitglieder beteiligen können (Geschäftsanteil) und in Nr. 2 um den Betrag der zu bildenden gesetzlichen Rücklage. Dafür musst du Teile des Jahresüberschusses verwenden.

Rücklagen bei Kapitalgesellschaften

Die Rücklagen bei Kapitalgesellschaften werden aus dem Eigenkapital gebildet und beispielsweise als Gewinnvortrag, Jahresüberschuss oder gezeichnetes Kapital ausgewiesen. Das geht entweder als offene Rücklage auf einem Rücklagenkonto in der Bilanz oder als stille Rücklage, die in der Bilanz nicht ersichtlich ist. Rücklagen können per Gesetz (AG) vorgeschrieben sein oder nach Satzung oder freiwillig gebildet werden.

Steuerfreie Rücklagen

Steuerfreie Rücklagen kannst du in allen Unternehmensformen bilden. Dabei handelt es sich um die Sonderposten mit Rücklagenanteil (siehe obiger Abschnitt darüber) bei denen du erst eine Steuer bezahlen musst, wenn du den Sonderposten auflöst. Diese Rücklagen brauchst du beispielsweise für Ersatzbeschaffungen oder für die Anschaffung von Anlagegütern.

Offene Rücklagen

Diese Rücklagen musst du bei Kapitalgesellschaften nach den Bilanzvorschriften des §266 (3) HGB auf der Passivseite als Kapitalrücklage oder Gewinnrücklage ausweisen. Zu den Kapitalrücklagen nach § 272 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 HGB: zählen Aktien, Schuldverschreibungen, Vorzugsaktien oder andere Zuzahlungen. Gewinnrücklagen richten sich nach § 272 Abs. 3 HGB. Genossenschaften müssen ihre offenen Rücklagen nach § 7 GenG bilden. Außerdem sind Ergebnisrücklagen nach § 337 HGB i.V.m. § 73 Abs. 3 GenG möglich. Für alle anderen Unternehmensformen gibt es die Möglichkeit zur Bildung der oben besprochenen Sonderposten mit Rücklagenanteil für die Ersatzbeschaffung, die Zuschüsse zur Herstellung oder Anschaffung von Anlagegütern oder als Fördermittel für kleine Betriebe.

Gesetzliche Rücklagen bei der UG: Thesaurierung

Wenn du eine UG (Unternehmergesellschaft) gründest, dann gelten für die Rücklagen dieser Unternehmensform die Vorschriften des GmbH-Gesetzes. Dort ist in § 5a (3) GmbHG festgelegt, dass du in der Bilanz eine Rücklage nach dem HGB bilden musst „die in ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschuss einzustellen ist. Du kannst also nur 75% der Gewinne ausschütten und behältst den Rest. Verwenden darfst du das Geld dann nur für Zwecke nach § 57c GmbHG oder zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags, den du nicht durch einen Gewinnvortrag des Vorjahres decken kannst oder zum Ausgleich eines Verlustvortrages aus dem Vorjahr, den du nicht mit einem Jahresüberschuss abdecken kannst.

Die Verpflichtung, auf diese Weise Rücklagen zu bilden, fällt erst weg, wenn die Gesellschafter beschließen, dass sie das Eigenkapital in ein Stammkapital umwandeln. Dieses muss aber 24.999 Euro übersteigen. Damit hast du dann kein UG mehr, sondern umfirmiert in eine GmbH. Falls die Geschäfte schlecht laufen und du keinen Jahresüberschuss erwirtschaftest oder die Verlustvorträge gerade so den Überschuss ausgleichen, musst du in diesem Geschäftsjahr keine Gewinne zurückstellen. Die Thesaurierung ist dann für dieses Jahr hinfällig.

Freiwillige Gewinnrücklage

Du hast immer die Möglichkeit, eine freiwillige Gewinnrücklage zu bilden. Manchmal ist diese sogar günstiger als die satzungsmäßige, weil du bei der freiwilligen Rücklage viel flexibler bist und bei Gewinnschwankungen einfach eine geringere Rücklage bildest. Das wäre bei einer satzungsmäßen Vorschrift nicht möglich.

Instandhaltungsrücklage

Diese Rücklage kennen hauptsächlich Immobilienbesitzer und Vermieter. Denn diese Rücklage ist notwendig, um Reparaturen und Modernisierungen durchzuführen. Diese Rücklage ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz (§ 21 Abs. 5 (4) WEG) vorgeschrieben. Das Gesetz spricht allerdings nur von einer „angemessenen Instandhaltungsrückstellung“. Und diese Angemessenheit lässt sich nicht pauschal bewerten. Dabei kommt es ganz auf das Gebäude an (beispielsweise, wenn es unter Denkmalschutz steht). Aus diesen Rücklagen dürfen aber keine Kleinreparaturen bezahlt werden.

Bei der Rückstellung orientiert man sich an der Petersschen Formel, nach der man die Herstellungskosten (§ 255 Abs. 2 HGB) mit dem Faktor 1,5 multipliziert und dann durch 80 teilt (das steht für 80 Jahre). Dadurch ergeben sich die Instandhaltungskosten pro Quadratmeter. Nach § 6 EStG ist die Instandhaltungsrücklage in der Bilanz zu aktivieren. Das bedeutet, dass du für dein Gebäude die Instandsetzungen und Modernisierungen zu den Herstellkosten rechnest. Und zwar zählen all diese Kosten, die du innerhalb von 3 Jahren nach der Anschaffung des Gebäudes hast, zu den Herstellkosten. Allerdings nur, wenn die Aufwendungen abzüglich USt 15% der Anschaffungskosten übersteigen.

Stille Rücklagen

Für die stillen Rücklagen gibt es kein vorgeschriebenes Buchungskonto. Sie sind weder vorgeschrieben, noch in der Bilanz ersichtlich. Es handelt sich dabei um einen Teil des Eigenkapitals, der zurückgelegt wird (zweckgebundene Rücklagen) und erst bei der Auflösung besteuert wird. Diese stillen Rücklagen entstehen beispielsweise, wenn du dein Vermögen unterbewertest oder deine Schulden überbewertest. Dadurch erscheint dein Eigenkapital in der Bilanz geringer als es ist, ohne jedoch einen Posten namens „Rücklagen“ auszuweisen.

Rücklagen richtig auflösen

Da du deine Rücklagen für einen bestimmten Zweck zur Seite gelegt hast, kannst du sie erst auflösen, wenn dieser Zweck erfüllt wird. Also beispielsweise, wenn du dir eine Maschine kaufst oder eine Instandhaltungsmaßnahme beginnst. Das ist gesetzlich genau geregelt.

Auflösung von Rücklagen in der UG (GmbH)

Gemäß dem GmbH-Gesetz, das wir schon bei der Thesaurierung oben erwähnt haben, darfst du die Rücklage nur entweder zur Erhöhung des Stammkapitals (§ 57c GmbHG), dem Ausgleich eines Jahresfehlbetrages oder dem Ausgleich eines Verlustvortrages verwenden.

Auflösung von Rücklagen in der AG

Die Auflösung in der Aktiengesellschaft ist noch komplizierter, das heißt umfangreicher geregelt und auch strenger. Sie richtet sich nach § 150 Abs. 3 und 4 AktG. Du darfst die Gewinnrücklage nur verwenden zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrages oder eines Verlustvortrages, wenn du diese Positionen nicht durch einen Gewinnvortrag oder den Jahresüberschuss des Vorjahres decken kannst. Und diese Regel gilt auch nur dann, wenn deine gesetzliche Rücklage samt Kapitalrücklage weniger als 10% deines Grundkapitals betragen! Wenn die Rücklagen höher sind, kannst du sie unter weniger strengen Vorschriften für den Ausgleich von Jahresfehlbeträgen und Verlustvorträgen
oder zur Kapitalerhöhung (§§ 207-220 AktG) nutzen.

Buchungen zur Auflösung von Rücklagen

Es kann im Zusammenhang mit Rücklagen und deren Auflösung zu den verschiedensten Buchungssätzen kommen. Das kommt darauf an, ob die Rückstellungen passen oder zu hoch oder zu niedrig waren und wofür sie gedacht waren. Also beispielsweise bei der Begleichung von Steuerrückstellungen, die du dann mit dem Bankkonto gegenbuchst. Zusätzlich kommt noch das Konto „sonstige periodenfremde Aufwendungen“ ins Spiel.

Folgende Varianten kommen also in Betracht:

• Deine Rückstellung ist höher als die Verbindlichkeit: dann kannst du den Rest als Ertrag buchen, was deinen Gewinn erhöht.
• Wenn deine Rückstellung zu niedrig war, musst du den fehlenden Betrag noch dazu bezahlen. Also musst du diesen Betrag als Aufwand buchen, was deinen Gewinn mindert.
• Wenn du den konkreten Betrag zurückgelegt hast und damit eine Verbindlichkeit in genau der Höhe der Rückstellung bezahlst, dann kannst du sie komplett auflösen, was sich erfolgsneutral auswirkt.
• Falls allerdings am Ende gar keine Investition getätigt wird oder das Geld einfach nicht verwendet wird, dann buchst du die Rückstellung als betrieblichen Ertrag ein und erhöhst dadurch deinen Gewinn.

Fazit

Die richtige Handhabung von Rücklagen kann für Neulinge eine Herausforderung sein. Daher ist es umso wichtiger, sich professionelle Unterstützung zu suchen. Du kannst hier mit einer guten Software arbeiten und außerdem einen Steuerberater mit an Bord nehmen. Beides unterstützt dich effektiv dabei, von Anfang an korrekt zu buchen.