Geschäftsvorfälle
In der Welt der Buchhaltung sind Geschäftsvorfälle Transaktionen, die direkte Auswirkungen auf den Jahresabschluss von Unternehmen oder anderen bilanzierungspflichtigen Institutionen haben. Diese Vorfälle sind dadurch gekennzeichnet, dass ihnen ein spezifischer Wert zugeordnet werden kann. Dieser Wert verändert das Betriebsvermögen oder die Kapitalverhältnisse (Eigen- und Fremdkapital) eines Unternehmens und ist damit bilanztechnisch von Bedeutung.
Verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen
Man unterscheidet in der Buchführung zwischen zwei Haupttypen von Geschäftsvorfällen: den externen und den internen Transaktionen. Externe Transaktionen entstehen aus Geschäftsbeziehungen zu Kunden oder Lieferanten, wie zum Beispiel dem An- oder Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen. Interne Transaktionen hingegen werden durch Vorgänge innerhalb des Unternehmens ausgelöst, dazu zählen beispielsweise das Ausbuchen von Forderungsverlusten oder die Aufwertung von Vermögensgegenständen durch eine Erhöhung ihres Buchwerts.
Diese Geschäftsvorfälle lassen sich weiter in zwei Kategorien einteilen: erfolgswirksame und bestandswirksame Vorfälle.
Beispiele für erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
Ein Geschäftsvorfall beeinflusst den Unternehmenserfolg, indem er Veränderungen hervorruft. Dabei können Zu- und Abflüsse von Vermögenswerten auftreten, die das Nettovermögen des Unternehmens verändern. Ein gängiges Beispiel hierfür ist der Verkauf eines Produktes zu einem Preis, der über den Einkaufskosten liegt. Die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis stellt einen erfolgswirksamen Gewinn dar.
Beispiele für bestandswirksame Geschäftsvorfälle
Im Gegensatz dazu sind bestandswirksame Geschäftsvorfälle erfolgsneutral. Sie werden ausschließlich auf Bestandskonten verbucht und führen zu Veränderungen in der Zusammensetzung von Geld- oder Sachwerten, ohne dass dabei ein tatsächlicher Wertzuwachs oder -verlust entsteht. Ein typisches Beispiel für einen bestandswirksamen Vorfall ist der Kauf von Rohstoffen. Dabei tauscht das Unternehmen Geldmittel gegen Materialwerte des gleichen Betrags, wodurch das Umlaufvermögen zunimmt und das Geldvermögen abnimmt, ohne dass sich das Nettovermögen des Unternehmens verändert.
Deine Pflichten bei der Buchung von Geschäftsvorfällen
Als Unternehmer musst du wissen, dass es deine rechtliche Pflicht ist, sämtliche Geschäftsvorfälle akkurat in deiner Buchführung zu erfassen. Das bedeutet konkret: Jede Buchung muss vollständig und sachlich korrekt sein und den richtigen Buchhaltungskonten zugeordnet werden. Diese Geschäftsvorfälle findest du dann im Jahresabschluss wieder, da sie als Buchungssätze festgehalten werden.
Je nach Zeitpunkt gibt es zwei Arten von Buchungen. Laufende Geschäftsvorfälle, wie der Einkauf von Waren, Dienstleistungen, Ausgaben für Personal, Mieten, Marketing, Reisekosten, Verwaltungsaufwendungen und mehr zählen dazu. Zum Jahresende werden dann Geschäftsvorfälle wie Abschreibungen, Rückstellungen und die Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens berechnet.
Anleitung zur Buchung von Geschäftsvorfällen
Buchhaltungskonten variieren, und das Buchen eines Geschäftsvorfalls kann mehrere Buchungssätze erfordern. Diese Konten sind als T-Konten bekannt, mit einer Soll- und einer Haben-Seite. Ob die Soll-Seite ein Plus oder Minus bedeutet, hängt von ihrer Position in der Eröffnungs- oder Schlussbilanz ab.
Zugänge werden bei Aktivkonten auf der Soll-Seite, Abgänge auf der Haben-Seite verbucht. Beispiele hierfür sind Konten für Anlagevermögen, Forderungen sowie Bank- und Kassenbestände. Bei Passiv Konten ist es umgekehrt: Abgänge auf der Soll-Seite, Zugänge auf der Haben-Seite, wie es bei dem Konto für Verbindlichkeiten der Fall ist.
Nach dem Prinzip „Soll an Haben“ erfolgt die Buchung: Der Geschäftsvorfall erscheint zuerst auf der Soll-Seite des ersten Kontos und gleichzeitig auf der Haben-Seite des zweiten Kontos. Daher spricht man von der doppelten Buchhaltung.
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Beispiele für Buchungssätze
Ein geläufiger Buchungssatz ist „Verbindlichkeit an Bank“. Er kommt zum Einsatz, wenn du als Unternehmer eine Rechnung bezahlst. Dabei verringern sich die Verbindlichkeiten auf der Soll-Seite, während das Bankguthaben auf der Haben-Seite steigt.
Weitere Beispiele sind „Bank an Kasse“ für Einzahlungen von der Kasse auf das Bankkonto und „Kasse an Bank“ für Abhebungen vom Bankkonto, die in die Kasse fließen. Hierbei wird deutlich, dass buchbare Vorfälle sowohl externe als auch interne Geldbewegungen beinhalten können.
Mehr zum Thema Buchungssätze erfährst du in unserem Kurzvideo.
Wie du Geschäftsvorfälle korrekt erfasst
Es ist deine Verantwortung als Unternehmer, alle Geschäftsvorfälle präzise und belegbasiert zu dokumentieren. Achte darauf, dass jeder Beleg wichtige Informationen beinhaltet:
- Datum der Zahlung oder des Belegausstellungsdatums
- Name des Lieferanten bei Eingangsrechnungen
- Kundennamen bei deinen Ausgangsrechnungen
- Rechnungsnummer, sei es deine eigene oder die des Lieferanten
- Eine Kontonummer: Eine Zahlenkodierung, die den Leistungstyp beschreibt, wie etwa Einkauf von Produkten, Verkäufe, Werbeausgaben, Reparaturen und Ähnliches
- Den Prozentsatz der Umsatzsteuer und den entsprechenden Betrag
- Den Gesamtbetrag der Rechnung brutto, in Euro
Ein Kassenbuch dokumentiert immer deinen Kassenbestand und fasst deine gesamte Kassenbuchführung eines Geschäftsjahres in physischer Form zusammen. Dein Kassenbuch enthält also eine Übersicht über alle baren Geschäftsvorfälle, die du natürlich mit Einzelaufzeichnungen wie Rechnungen und Quittungen sowie Eigenbelegen dokumentieren musst.
Zum Monatsende nutzt du dein Kassenbuch, um den aktuellen Kassenbestand genau zu bestimmen.
Belege erfassen und verbuchen geht mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk ganz leicht: Scanne einfach deinen Beleg ein oder lade ihn online hoch und schon macht die intelligente, KI-gestützte Texterkennung dir einen Verbuchungsvorschag. Und mit nur einem Klick sind deine Rechnungen, Kassenbons & Co. abgehakt und sogar GoBD-konform archiviert.
Zusammenfassung
Geschäftsvorfälle sind das Kernstück des Rechnungswesens von Unternehmen, da sie einen direkten Einfluss auf das Betriebsvermögen und die Kapitalverhältnisse haben. Einige Vorfälle können den Erfolg steigern, wie zum Beispiel der Verkauf von Produkten. Andere können die Zusammensetzung der Vermögenswerte verändern, ohne die Gewinne zu beeinflussen. Eine genaue Buchführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für strategische Entscheidungen und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Moderne Buchhaltungssoftware wie sevdesk erleichtern die präzise Erfassung und unterstützen dich bei deiner Buchhaltung.
