Offenlegungspflicht
Als Unternehmer bist du sicherlich stolz auf deinen wirtschaftlichen Erfolg. Kannst du auch, denn du hast ja auch einiges dafür investiert. Doch bei allem Stolz sind viele Unternehmer wie du nicht sonderlich daran interessiert, so wenig Informationen wie möglich nach außen zu geben. Doch je nachdem welche Rechtsform du für dein Unternehmen gewählt hast, gibt es die sogenannte Offenlegungspflicht.
Was ist die Offenlegungspflicht?
Die Offenlegungspflicht besteht für bestimmte Unternehmen und ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Die Offenlegungspflicht sieht vor, in erster Linie rechnungslegungsbezogene Informationen über dein Unternehmen zu veröffentlichen. Der Ursprung der Offenlegungspflicht liegt im 13. Jahrhundert. Zu dieser Zeit wurden in Europa in Städten auf freiwilliger Basis Grundbücher eingeführt, die frei einsehbar waren. In Italien führten überdies viele Kaufleute die Vollmachtregister und Gesellschaftsbücher ein.
Wie wird die Offenlegungspflicht noch genannt?
Die Offenlegungspflicht wird auch als Publizitätspflicht bezeichnet. Geregelt wird die Publizitätspflicht oder Offenlegungspflicht in § 325 HGB. Sie gilt in der Regel für alle Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Zuständig für die Überwachung der Offenlegungspflicht ist die Justizverwaltung mithilfe einer speziellen Software.
Welche Unternehmen sind offenlegungspflichtig?
Von der Offenlegungspflicht sind nicht alle Unternehmen betroffen. In erster Linie gilt sie für dich, wenn du eine Kapitalgesellschaft oder einen Konzern führst. Es gibt Unternehmen die verpflichtet sind, bestimmte innerbetriebliche Vorgänge öffentlich zu machen. Dies geschieht entweder im Handelsregister oder im Bundesanzeiger. Dies trifft für folgende innerbetrieblichen Vorgänge zu.
- Bericht des Aufsichtsrats
- Jahresbilanz
- Beteiligungsliste
- Gewinn- und Verlustrechnung
Allerdings gibt es auch gewisse Erleichterungen, die vor allem kleine und auch mittelgroße Kapitalgesellschaften betreffen. In Paragraf 267 HGB ist geregelt, dass du mit einer kleinen Kapitalgesellschaft nur die Bilanz und den Anhang veröffentlichen musst.
Wie lassen sich diese Unternehmen unterscheiden?
Es ist natürlich nicht damit getan, beispielsweise von einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft zu sprechen, ohne dass du weißt, wo hier die Abgrenzung liegt.
Aktuelle Version der Offenlegungspflicht
Die Offenlegungspflicht wurde in Deutschland zum 01.01.2007 erweitert und zwar in Bezug auf die Veröffentlichung vom Jahresabschluss. Dies gilt für rund ein Drittel von allen eingetragenen Unternehmen. Die aktuelle Version gilt
- für alle Kapitalgesellschaften nach § 325 HGB
- für alle Personengesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter (z.B. GmbH & Co. KG)
- für alle sonstigen Unternehmen, die eine bestimmte Größe überschreiten
Notwendig wurde diese Erweiterung der Offenlegungspflicht, weil von vielen Unternehmen bis zum Jahr 2007 diese nicht erfüllt wurde. Die Unternehmer hatten vielerlei Gründe dafür, ihren Jahresabschluss nicht jedem zu offenbaren. Auf der einen Seite wollten sie ihren Konkurrenten keinen Einblick erlauben, auf der anderen Seite war vielen einfach auch der Aufwand zu groß. Verstöße gegen die Offenlegungspflicht wurden nur sehr selten verfolgt und geahndet. Dies führte dazu, dass eine Reform der Offenlegungspflicht nicht mehr zu umgehen war. Seit der Reform gibt es nun bei Verstöße Ordnungsgelder, die ab 2.500 Euro beginnen.
Beginn der Offenlegungspflicht
Ausschlaggebend für den Beginn deiner Offenlegungspflicht ist immer der Abschlussstichtag für deinen Jahresabschluss. Danach beginnt die Einreichungsfrist für die Offenlegung und die beträgt maximal ein Jahr. Hast du also beispielsweise deinen Abschlussstichtag am 31. Dezember 2018 gehabt, dann muss der Jahresabschluss bis spätestens zum 31. Dezember 2019 beim Bundesanzeiger eingereicht sein.
Welche Unterlagen müssen von dir eingereicht werden?
Es ist immer entscheidend für die Offenlegungspflicht der Unterlagen, welche Größe dein Unternehmen hat. Dies kannst du auch aus der obigen Tabelle entnehmen. Hast du wie aufgeführt nur eine Kleinst-Kapitalgesellschaft, eine kleine oder mittelgroße Kapitalgesellschaft, dann kannst du bei der Einreichung der zu veröffentlichen Unterlagen von den Erleichterungen Gebrauch machen.
Befreiung von der Offenlegungspflicht
Grundsätzlich schreibt § 264 HGB eine Offenlegungspflicht für Kapitalgesellschaften vor. Es lässt sich eine Veröffentlichung nur unter ganz bestimmten Umständen vermeiden.
- Deine Gesellschaft gehört als Tochterunternehmen einem Konzern an, wenn du in den Konzernabschluss einbezogen worden bist.
- Es wird ein Gesellschafterbeschluss offengelegt, der die Offenlegungsbefreiung beinhaltet. Voraussetzung ist aber, dass alle Gesellschafter diesem zustimmen.
- Im Anhang des Konzerns wird für die Tochtergesellschaft die Offenlegungsbefreiung angegeben.
- Offengelegt wird ein geprüfter Konzernabschluss vom Mutterunternehmen
Strafen bei Verletzung der Offenlegungspflicht
Kommst du deiner Offenlegungspflicht nicht innerhalb der gesetzliche vorgegebenen Frist nach, dann führt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren gegen dich durch. Im ersten Schritt bekommst du eine Androhungsverfügung, in der du aufgefordert wirst, dieser Offenlegungspflicht innerhalb von sechs Wochen nachzukommen. Diese Androhungsverfügung kostet dich nach derzeitigem Stand 103,50 Euro. Kommst du dieser Aufforderung nicht nach, wird ein Ordnungsgeld gegen dich beantragt und verhängt. Je nach Art der zu leistenden Veröffentlichung beginnt dies bei mindestens 500 Euro.
Fazit
Vielleicht mögen für dich die Vorschriften zur Offenlegungspflicht sehr kompliziert klingen. Doch du kannst entweder von den vielen Vereinfachungen für bestimmte Rechtsform der Kapitalgesellschaften Gebrauch machen oder auch prüfen, ob möglicherweise für dich und dein Unternehmen auch eine Befreiung möglich ist. Besteht für dich allerdings die Offenlegungspflicht, auch in vereinfachter Form, musst du dieser Pflicht auch nachkommen. Sonst droht dir eine Verhängung eines Ordnungsgeldes.
