Betriebsausgaben

Was sind Betriebsausgaben?

Die gesetzliche Definition des Begriffs findest du in § 4 Abs. 4 EStG: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

Zu den Betriebsausgaben gehören alle Ausgaben, die mit deiner Firma in einem direkten Zusammenhang stehen. Sie können aus tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Gründen veranlasst worden sein. Die Kosten oder Aufwendungen für deinen Betrieb werden zunächst nicht danach bewertet, ob sie üblich, angemessen, notwendig oder zweckmäßig sind. In erster Linie zählen sie als Aufwand.

Wenn du durchlaufende Posten in deiner Firma hast (Beträge, die du nur für Dritte einnimmst und weiterleitest), dann sind diese für die Ermittlung deines Gewinnes unerheblich. Denn es handelt sich dabei weder um deine Betriebseinnahmen noch deine Betriebsausgaben. Geld und Sachwerte sind laut dem EStG steuerlich abzugsfähig. Und am Ende musst du deine Betriebsausgaben von deinen Betriebseinnahmen abziehen.

Betriebsausgabenpauschale

Pauschalen gibt es nur für bestimmte Berufsgruppen

Alle beziehungsweise nur die Aufwendungen, die auch tatsächlich durch deinen Betrieb veranlasst sind, wie § 4 EStG vorschreibt, sind Betriebsausgaben. Also Ausgaben im Zusammenhang mit deinem Gewerbebetrieb, deiner selbstständigen Arbeit oder Land- und Forstwirtschaft. Jetzt die schlechte Nachricht: es gibt keine gesetzlichen Pauschalen für Betriebsausgaben. Ausnahmen davon bilden nur ein paar wenige Berufsgruppen. Diese dürfen dann einen Prozentsatz oder einen Maximalbetrag dafür ansetzen.

Berufsgruppen und Höchstgrenzen

Zu diesen Gruppen gehören:

• Tagesmütter oder Tagespflegepersonen, die 300 Euro je Kind und Monat als Betriebsausgaben absetzen dürfen. Dieser Betrag gilt bei einer täglichen Betreuungszeit von 8 Stunden pro Tag und muss bei einer kürzeren Betreuung entsprechend reduziert werden.
• Selbstständige Hebammen, die 25% bis max. 1.535 €/Jahr ansetzen dürfen.
• Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller, die bis zu 30% als Pauschale ansetzen dürfen. Höchstgrenze ist dabei 2.455 € jährlich.
• Nebenberuflich selbstständige Personen in künstlerischer, schriftstellerischer, wissenschaftlicher, vortragender oder lehrenden Tätigkeit nach § 3 Nr. 26 EStG. Wenn du zu dieser Gruppe zählst, kannst du maximal 25% deiner Einnahmen geltend machen. Höchstgrenze dabei ist 614 € jährlich.

Wenn du zu diesem Personenkreis gehörst, kannst du dich in der Infobroschüre bzw. Richtlinie vom Bundesfinanzministerium (Einkommensteuer-Richtlinien und Hinweisen dazu) informieren, die du auf der Webseite des BMF findest. Daneben gibt es noch eine Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG von bis zu 2.400 Euro/Jahr und eine Ehrenamtspauschale von max. 720 Euro pro Jahr nach § 3 Nr. 26a EStG. Da sich die Beträge aber auch ändern können, empfiehlt es sich, diese immer wieder im Gesetz zu prüfen. Wobei dich dein Steuerberater dabei unterstützt, wenn du einen hast. Denn er ist immer mit der aktuellen Rechtslage vertraut!

Solltest du nachweislich höhere Ausgaben haben, dann musst du diese dem Finanzamt entsprechend nachweisen, ohne die Pauschale anzusetzen. Wenn du nicht zu dieser Personengruppe zählst, dann gibt es für dich keine Pauschalen. Stattdessen musst du deine Ausgaben nach den gesetzlichen Vorschriften gegenüber dem Finanzamt belegen.

Als Freiberufler die Betriebskostenpauschale oder reale Kosten ansetzen?

Wie sollst du also am besten reagieren, wenn du Freiberufler und Kleinunternehmer bist? Hier darfst du nur maximal 17.500 Euro einnehmen, hast aber auch entsprechend geringe Ausgaben. Würdest du diese geringen Ausgaben bei der Steuer ansetzen, musst du natürlich eine viel höhere Summe deines Einkommens versteuern. Daher ist es günstiger für dich, wenn du die Pauschale ausnützt und den höheren Betrag angibst. Das betrifft natürlich nur die Freiberufler, die unter die vorhin aufgezählten Personengruppen fallen. Im Zweifelsfall solltest du die genauen Beträge ermitteln und dann entscheiden, womit du günstiger fährst. Hier fallen also beispielsweise Kosten für dein Büromaterial, Telefon und Internet an, aber auch der Kauf eines Computers oder einer Software dafür sowie Kosten für dein Büro oder Arbeitszimmer.

Kann man zwischen der Pauschale und den realen Kosten wechseln?

Das ist möglich, aber logischerweise immer erst im nächsten Geschäftsjahr. Somit kannst du jährlich festlegen, ob die Pauschale oder die realen Kosten die bessere Alternative für dich sind.

Betriebsausgaben in Gewerbebetrieben

Wenn du unternehmerisch tätig bist, dann kannst du Betriebsausgaben, die damit zusammenhängen absetzen. Dazu gehören beispielsweise folgende Kosten:

Kosten für …

• dein Büro (Miete, Telefon, Internet)
• dein Personal (Lohn, Gehalt)
• Steuerberater oder Anwalt
• Versicherungen und Steuern (Umsatzsteuer, Kfz-Steuer)
• Finanzierungen und Abschreibungen
• Geschäftsreisen und Fortbildungen
• Werbung

Betriebsausgaben einer GmbH

In einer GmbH kommen besonders im Bereich der Steuern weitere Ausgaben auf dich zu. Und aufgrund der notwendigen Gewinnermittlung und Ausschüttung an die Gesellschafter musst du bei der Berechnung der zu versteuernden Beträge besonders gut aufpassen. Pauschal und abschließend lassen sich die Betriebsausgaben auch hier nicht nennen, denn du musst natürlich ebenfalls Kosten für Büro, Personal, Fahrzeuge, Steuerberater oder Gebäude ansetzen.

Achte bei den Steuern auf folgende Positionen, die für dich relevant werden könnten:

• Körperschaftssteuer
• Lohnsteuer
• Kapitalertragssteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer
• Grundsteuer
• Grunderwerbssteuer
• Solidaritätszuschlag

Welche Betriebsausgaben sind für Kleinunternehmer absetzbar?

Als Kleinunternehmer führst du deine Ausgaben in der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf. Dafür kannst du einfach unsere kostenlose EÜR Vorlage nutzen. Es kommen grundsätzlich dieselben Kosten für Büro, Material und Personal infrage, die wir in den vorangegangenen Absätzen bereits erwähnt haben. Worauf du immer achten musst, ist, dass es Betriebsausgaben gibt, die du sofort und voll absetzen kannst (beispielsweise, wenn du Material kaufst). Dann gibt es Ausgaben, die du aufteilst durch die Abschreibungen. Schließlich gibt es noch Ausgaben, die du nur teilweise absetzen kannst, wie zum Beispiel Bewirtungskosten, da du dich ja nicht nur in deiner Eigenschaft als Firmeninhaber, sondern auch als Mensch und Privatmann ernähren musst. Und dann gibt es für dich auch noch die Pauschalen, die sich allerdings abgesehen von den bestimmten Pauschalen für gewisse Firmengruppen hauptsächlich auf Fahrtkosten beschränken. Hier kannst du pauschal 30 Cent pro Kilometer ansetzen.

Wann kann ich Betriebsausgaben absetzen und in der Steuererklärung berücksichtigen?

Du kannst immer Betriebsausgaben absetzen, die in einem tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit deinem Betrieb stehen. Nur keine durchlaufenden Posten!

Entstehung von Betriebsausgaben

Die notwendigen Betriebsausgaben sorgen dafür, dass sich dein Gewinn verringert. Dazu zählen beispielsweise die Kosten für Anschaffungen oder auch Herstellungskosten, auch Sachaufwendungen, wenn du beispielsweise einen LKW oder PKW gegen einen Gabelstapler eintauschst. Außerdem entstehen Ausgaben auch, wenn dir etwas gestohlen wird (Ware, die auf dem Transportweg verschwindet) oder deine Forderungsausfälle, wenn Kunden nicht bezahlen und du das Geld nicht beitreiben kannst.

Diese Ausgaben können bereits vorab (bei der Gründung) entstehen, wenn du Termine und Beratungsgespräche bei deinem Anwalt, einem Notar oder der Bank wahrnehmen musst. Beispiele dafür sind Fahrtkosten und Beraterhonorare, aber auch Kosten für deine Finanzierungen, die du ebenfalls im Vorfeld klären musst. Solche Ausgaben kannst du dann als vorweggenommene Betriebsausgaben schon vor Beginn oder auch noch bei der Betriebsaufgabe ansetzen. Es gibt auch nachträgliche Betriebsausgaben, zu denen beispielsweise Schuldzinsen oder Aufwendungen für Bürgschaften gehören.

Verschiedene Arten von Betriebsausgaben

Bei den Betriebsausgaben musst du prüfen, ob es sich wirklich um Betriebsausgaben handelt oder gar um deine Kosten der Lebensführung oder Werbungskosten. Nur wenn die Kosten betrieblich veranlasst sind, zählen sie nach § 4 Abs. 4 EStG zu den Betriebsausgaben. Dann gilt es noch zu prüfen, ob es sich um ausschließlich betrieblich bedingte Ausgaben handelt, die sich gewinnmindernd auswirken oder aber um gemischte Aufwendungen, die sowohl betrieblich als auch privat sind. Dies ist immer etwas heikel und kommt beispielsweise vor, wenn du den PC des Betriebes auch privat nutzt. Dann handelt es sich nämlich um Mischkosten.

Dabei musst du dann prüfen, ob die Kosten fast ausschließlich dem Betrieb zuzuordnen sind oder ob die private Mitbenutzung kaum ins Gewicht fällt. Dann kannst du die Kosten komplett als Betriebsausgaben ansetzen. Im umgekehrten Fall kannst du Kosten der Lebensführung, die zu einem geringen Teil auch betrieblich ins Gewicht fallen, nicht als Betriebsausgaben anrechnen. Dazu mehr im Abschnitt über die Kostentrennung weiter unten.

Voll abzugsfähige Betriebsausgaben

Nun musst du die Betriebsausgaben noch weiter unterteilen in die, die du sofort abziehen kannst, und die, die du nicht oder nicht voll abziehen kannst. Voll abziehen kannst du alle Ausgaben für Miete, Löhne und Zinsen, Versicherungen und Steuern oder deine Umsatzsteuervorauszahlungen. Für die Zahlung gilt das sogenannte Abflussprinzip nach § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG. Das bedeutet, dass die Ausgaben in dem Kalenderjahr anzusetzen sind, in dem du sie geleistet hast – unabhängig vom Fälligkeitstermin.

Nicht oder nicht vollständig (beschränkt) abzugsfähige Betriebsausgaben

Dazu zählen die Betriebsausgaben, die nicht nach dem Abflussprinzip behandelt werden. Also beispielsweise alle Ausgaben für den Kauf von abnutzbarem und nicht abnutzbarem Anlagevermögen. Denn dafür musst du später jährliche Abschreibungen ansetzen (also Ausgaben, die nicht im Kalenderjahr der Entstehung angesetzt werden). Außerdem kommen in diese Rubrik auch Verluste und noch Einlagen. Beachten musst du dabei außerdem, dass der Zugang eines gekauften Sachwerts vom Umlaufvermögen immer eine Gegenbuchung mit einer gleich hohen Betriebsausgabe benötigt, damit der Vorgang ausgeglichen („ergebnisneutral“) ist. Zu diesen beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen auch Bewirtungskosten oder Geschenke für Geschäftspartner (beispielsweise an Weihnachten).

Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Alle Ausgaben, die bisher noch nicht erwähnt wurden, kannst du hier angeben. Dazu zählen beispielsweise deine Reisekosten, Telefonkosten oder Werbekosten.

Schwierigkeiten bei der Betriebsausgabenanerkennung

Wie schon vorhin kurz angemerkt, gibt es Kosten, bei denen nicht ganz klar ist, ob sie nun geschäftlich oder privat sind. Beispielsweise bei gemischt genutzten Gegenständen wie dem PC, dem PKW oder deiner Kleidung. Lösen lässt sich das in manchen Fällen durch einen Nachweis (Fahrtenbuch) oder die Kosten sind einfach untrennbar. Für diesen Fall gilt: Du kannst die Kosten, die teilweise privat veranlasst sind, abziehen, wenn die private Mitbenutzung von untergeordneter Bedeutung ist.

Konkret heißt das, dass die private Mitbenutzung weniger als 10% ausmachen darf. Andernfalls musst du sie ganz objektiv und fehlerfrei zuordnen und aufteilen. Schwierig ist dies beispielsweise auch bei Reisekosten, die entweder beruflich oder privat veranlasst wurden. Wenn der berufliche Anteil gering ist, kannst du ihn als Werbungskosen oder Betriebsausgabe ansetzen. Wenn der private Teil gering ist (unter 10%), kannst du die komplette Reise als Betriebsausgabe ansetzen. Hierzu gibt es sogar Vorgaben vom Großen Senat des Bundesfinanzhofs (21.09.2009, GrS 1/06).

Wenn deine Betriebsausgaben nicht notwendig oder zweckmäßig oder unangemessen sind (§ 4 Abs. 5 EStG) können sie abgelehnt werden. Häufig passiert das bei den Aufwendungen für die Firmenfahrzeuge oder der Unterhaltung von Luxusautos, Jachten oder Flugzeugen. Überhaupt nicht anerkannt werden können Bußgelder (zu schnell gefahren auf dem Weg zum nächsten Termin) oder Geldstrafen, Zinsen für Steuerhinterziehungen oder zu hohe Spenden jenseits der Fördergrenze. Aber auch zu hohe und unangemessene Bewirtungskosten deiner Gäste oder auch Geschenke, die teurer als 35 Euro sind, werden nicht anerkannt.

Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben

Alle Aufwendungen, die nur deiner privaten Lebensführung dienen, kannst du nicht als Betriebsausgaben abziehen, auch nicht, wenn sie durch deine berufliche Stellung ausgelöst sind oder für die Förderung deiner Tätigkeit wichtig sind. Bei diesen gemischten Kosten liegt eine Grenze für die „untergeordnete Bedeutung“ von entweder dem privaten oder dem betrieblichen Bereich bei 10%. Es gibt Kosten, die du leicht trennen und aufteilen kannst und Kosten, die du gar nicht trennen kannst.

Leicht und einwandfrei zu trennende Kosten sind beispielsweise:

• Die Kosten für die Nutzung des PKWs, die sich anhand des Fahrtenbuches trennen lassen.
• Die Kosten für dein Telefon, die du nach deiner Anrufliste und den verbrauchten Einheiten deutlich trennen kannst.
• Außerdem lassen sich die Kosten für dein Arbeitszimmer durch eine Aufteilung in Quadratmeter aufteilen.

Nicht trennbare Kosten sind dagegen Kosten für …

• Fernseher, PC oder Schreibmaschine, die du privat und beruflich nutzt.
• Literatur (Nachschlagewerke, Tageszeitungen), die sowohl privat als auch betrieblich genutzt werden kann.
• normale Kleidung und Schuhe (also keine typische Berufskleidung).
• Hilfsmittel wie Brillen oder Hörgeräte, die du ständig tragen musst.

Betriebsausgaben von A bis Z

In jedem Unternehmen fallen unterschiedliche Kosten an, die du steuerlich absetzen kannst. Viele davon wurden bereits im bisherigen Text erwähnt. Einige Stichworte geben wir die hier jedoch nochmals zur einfachen Übersicht:

• Abschreibungen (AfA)
• Anwaltskosten
• Beiträge an Berufsverbände
• Beratungskosten (Anwalt, Steuer)
• Betriebssteuern
• Bürokosten (Miete, Material, Reinigung)
• Fachbücher und Fachzeitschriften
• Finanzierungskosten
• Fortbildungs- und Schulungskosten
• Geschäfts- und Informationsreisen
• Kraftfahrzeugkosten
• Personalkosten
• Umzugskosten
• Versicherungsbeiträge (keine privaten Versicherungen)
• Werbeaufwendungen

Diese Betriebsausgaben sind nicht abzugsfähig

Da es wichtig ist, zu sehen, welche Kosten du nicht abziehen kannst, kommen auch hier einige Beispiele. Die Liste ist allerdings nicht abschließend und kann in deinem individuellen Fall anders aussehen. Die Abzugsfähigkeit richtet sich dabei nach § 4 Absatz 5 und § 12 EStG.

Beispiele – das kannst du nicht abziehen:

• Aufwendungen für Geschenke, die den Wert von 35 EUR übersteigen
• Unangemessen hohe Bewirtungskosten
• Erhöhte Verpflegungsmehraufwendungen, die über den festgelegten Pauschalbeträgen liegen.
• Erhöhte Fahrtkosten, die über der Entfernungspauschale liegen.
• Luxuriöse Aufwendungen für die geschäftliche Repräsentation
• Zinsen auf hinterzogene Steuern
• Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder sowie Geldstrafen
• Gewerbesteuer für Jahre ab 2008

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben buchen

Hierbei kommt es auf die Ausgabe an, die du vielleicht auf einem anderen Konto unterbringen kannst. Je nachdem, mit welchem Kontenrahmen du buchst, kannst du diese Kosten unter „Sonstige nicht abziehbare Aufwendungen“ buchen. Im SKR03 wäre dies 2308 und im SKR04 Konto 6968.

Was zählt zu Betriebsausgaben und was musst du beachten?

Betriebsausgaben bei Erhalt eines Sachguts

Hier musst du den Zugang (Kaufwert) als Betriebseinnahme buchen und eine gleich hohe Betriebsausgabe gegenbuchen, damit die Buchung ergebnisneutral bleibt und sich nicht auf den Gewinn auswirkt.

Betriebsausgaben in Geldeswert

Dabei musst du den tatsächlichen Wert absetzen. Du kannst auch Sachleistungen (beispielsweise bei einem Tausch) ansetzen. Dafür musst du dich an § 9 BewG sowie § 8 Abs. 2 EStG und § 6 Abs. 6 EStG orientieren.

Betriebsausgaben und Werbungskosten

Alles Wichtige über die Werbungskosten haben wir dir ausführlich in unserem separaten Artikel dargestellt.

Wann sind Spenden Betriebsausgaben?

Eine Kapitalgesellschaft, Personengesellschaften und Selbstständige können die Förderung von gemeinnützigen Zwecken als Spende ansetzen. Sie darf aber nicht höher als 20% der Gesamteinkünfte sein.

Geschenke als Betriebsausgaben

Nicht alle Geschenke sind abzugsfähig. Du musst es aus betrieblichen Gründen verschenken (Anbahnung oder Erhalt von Geschäftsbeziehungen) und es darf keine Gegenleistung damit verbunden sein. Du kannst beispielsweise problemlos Sach- und Geldgeschenke, Blumen oder Eintrittskarten zu verschiedenen Veranstaltungen schenken. Rabatte oder Warenproben und Werbeartikel gelten aber nicht als Geschenke. Außerdem darfst du den Wert von 35 Euro nicht überschreiten.

Telefonkosten Betriebsausgaben

Die Telefonkosten musst du von den Privatausgaben trennen und nachweisen. Sie gehören zu den einwandfrei zu trennenden Kosten und wurden oben bereits angesprochen.

Werbekosten Betriebsausgaben

Werbekosten darfst du nicht mit Werbungskosten verwechseln. Diese Werbekosten sind nur für deine Planung und den Einsatz der Werbung gedacht. Dazu zählen beispielsweise Werbeinserate oder Firmenvideos. Du musst nichts Spezielles beachten, musst allerdings die Kosten konkret und eindeutig aufführen und nachweisen.

Bewirtungsaufwendungen

Dein Bewirtungsaufwand für deine Geschäftspartner muss nach (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) angemessen sein. Du solltest also keine „Champagner-Orgien“ aufführen.

Mehraufwand für Verpflegung

Bei Geschäftsreisen kannst du den Verpflegungsmehraufwand ansetzen. Wenn du allerdings sehr teuer und luxuriös dinierst, dann ist das nicht betrieblich bedingt und dein Privatvergnügen. Für den Verpflegungsaufwand kannst du nur den Pauschalbetrag ansetzen.

Was sind vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben?

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die vor dem Beginn der betrieblichen Tätigkeit entstehen und der Errichtung des Betriebs dienen. Dabei handelt es sich um Kosten, die bereits im Vorfeld deiner Firmengründung entstehen, beispielsweise wenn du ein Betriebsgebäude erst einmal bauen musst. Oder wenn du Anwalts- und Notarkosten zu bezahlen hast. Hier kannst du alle Gründungskosten absetzen, die auf die Gewinnerzielung durch deinen Betrieb abzielen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben buchen

Für die Buchung gibt es mehrere Lösungen, das hängt aber von deiner Unternehmensform ab und ob du eine doppelte Buchführung benötigst. Beispielsweise kannst du die Kosten dann auf das Konto „sonstige Ausgaben“ buchen oder sie über Privateinlagen (bei Barzahlungen) abwickeln. Auf jeden Fall solltest du die Belege sammeln und im Einzelfall deinen Steuerberater um die beste Lösung bitten.

Nachträgliche Betriebsausgaben

Nachträgliche Betriebsausgaben entstehen nach der Schließung des Betriebes. Dann hast du oft noch Kosten zu bewältigen wie beispielsweise Schuldzinsen. Hier kannst du nur absetzen, was direkt mit der wirtschaftlichen Aktivität des geschlossenen Unternehmens zusammenhängt.

Nachträgliche Steuerberatungskosten

Steuerberatungskosten kannst du während des Betriebes (Jahresabschluss, Bilanz) problemlos absetzen. Wenn du deine Firma aufgibst und noch eine Bilanz oder einen Abschluss machen musst, dann will dein Steuerberater in diesem Fall natürlich auch bezahlt werden und du kannst diese Kosten angeben. Bei individuellen Problemfällen solltest du dich aber konkret beraten lassen, ob die von dir angedachten Kosten auch darunterfallen oder nicht.

Aufbewahrungspflicht

Du unterliegst für alle Belege, die du bei der Steuer absetzen möchtest, der Aufzeichnungspflicht. Denn du musst deine Angaben beweisen können. Daher solltest du alle Belege immer aufbewahren, um einer Schätzung zu entgehen. Die könnte teurer, also für dich negativ ausfallen! Achte besonders auf die Belege für die gemischten Kosten, um die betriebliche Verwendung nachzuweisen. Wichtig sind auch alle Belege für Bewirtungen und Geschenke.