Es ist tatsächlich gesetzlich geregelt, dass ein Gewerbetreibender seine Geschäftsunterlagen aufbewahren muss. Diese Regelungen findest du im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung aber auch im Steuergesetz und vielen anderen. Der §257 im Handelsgesetzbuch besagt zum Beispiel, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, bestimmte Unterlagen geordnet aufzubewahren.
Aufbewahrungspflichtig sind in der Regel alle Geschäftstreibenden, die auch eine Buchführung machen müssen. Falls du als Kaufmann giltst, bist du somit auch aufbewahrungspflichtig. In dem Moment, in dem du das Gewerbe abmeldest, darfst du aber die Unterlagen nicht entsorgen. Sie sind aufzubewahren und können unter gewissen Umständen sogar vom Firmennachfolger angefordert werden, um diverse Geschäftsvorgänge nachvollziehen zu können.
Bleibt nun nur noch die Frage, ob auch du zur Aufbewahrung verpflichtet bist. Folgende Tabelle gibt dir eine Übersicht:
| Rechtsform |
aufbewahrungspflichtige Person |
| AG |
Vorstand |
| Einzelunternehmen |
Inhaber der Gesellschaft |
| KG |
Gesellschafter die zur Geschäftsführung berufen sind oder jeder der persönlich haftet |
| OHG |
alle Gesellschafter |
| GmbH und UG |
alle Gesellschafter |
Welche Unterlagen musst du aufbewahren?
Es sieht nach viel aus und du wirst auch diverse Ordner benötigen um den Überblick zu behalten. Doch folgende Unterlagen müssen laut HGB aufbewahrt werden:
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht ist hier in Kategorien von 1 bis 4 unterteilt. Je nach Kategorie gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Damit du auf der sicheren Seite bist, lies dir ganz genau durch, welche Unterlagen du wie lange aufheben musst. Sicherlich treffen nicht alle Unterlagen auch auf deinen Betrieb zu.
Wo müssen diese Unterlagen aufbewahrt werden?
Nun bleibt die Frage, wo diese Unterlagen für Steuererklärung und Co. aufzubewahren sind. Wichtig ist, unabhängig davon, wie du sie aufbewahrst, dass sie die ganze Zeit über lesbar sind. Das bedeutet, dass zum Beispiel Kassenzettel auf Thermopapier kopiert werden sollten, damit sie auch wirklich bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht lesbar sind. Auch dürfen die Unterlagen im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Du tust somit gut daran, deine Rechnungen gleich richtig auszustellen, denn sie müssen mit den Kundenrechnungen genau übereinstimmen.
Du kannst die meisten Unterlagen in Ordnern aufbewahren, jedoch müssen Jahresabschlüsse oder Eröffnungsbilanzen sogar im Original vorliegen. Bei Geschäftsbriefen und Rechnungen reicht es, wenn diese bildlich vorhanden sind, aber mit dem Original übereinstimmen. Diese kannst du somit auch auf dem PC speichern. Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell auswertbar sind. Also wäre hier Papier, ein optisches Archiv oder ein Mikrofilm eine gute Lösung.
Tipp!
Wenn du eine Buchhaltungssoftware nutzt, hast du alle Unterlagen an einem Ort gespeichert und kannst diese elektronisch aufbewahren.
Das Wo bezieht sich jedoch nicht nur auf Ordner und Datenträger, sondern tatsächlich auch auf den Aufenthaltsort deines Betriebes. Laut steuerrechtlichen Vorschriften müssen deine ganzen Unterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Laut Handelsgesetzbuch dagegen ist der Ort egal, aber du musst in der Lage sein, die Unterlagen auf Anforderung innerhalb einer bestimmten Zeit vorlegen können.
Wie lange gelten die Aufbewahrungspflichten?
Du musst vom Gesetz her nicht alle Unterlagen gleich lange aufbewahren. Damit du hier nicht den Überblick verlierst und vor allen Dingen nicht unnötig Platz verschwendest, erfährst du in folgender Tabelle, was du wie lange aufbewahren musst:
| 6 Jahre |
10 Jahre |
| Empfangene Geschäftsbriefe und Handelsbriefe |
Bücher und Aufzeichnungen |
| abgesandte Geschäftsbriefe und Handelsbriefe |
Inventare |
| alle Unterlagen die für die Besteuerung relevant sind |
Jahresabschlüsse |
| Aktenvermerke |
Rechnungen |
| Betriebsprüfungsberichte |
Lageberichte |
| Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags |
Eröffnungsbilanzen mit Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen |
| Geschenknachweise |
Buchungsbelege |
| Kreditunterlagen nach Ablauf des Vertrags |
Unterlagen nach ATLAS |
| Lohnbelege für Zwischen-, Sonder- und Endzahlungen |
Bankbelege |
| Mahnbescheide |
Beitragsabrechnungen an Sozialversicherungsträger |
| Preislisten |
Lohnbelege als Buchungsbelege |
Tipp: Es gibt so viele verschiedene Betriebsunterlagen. Erstelle dir zur Not Ordner, die du in Aufbewahrungsfristen unterteilst, dann weißt du auch gleich, was langsam in den Reißwolf wandern kann.
Wie musst du E-Mails aufbewahren?
Bei der Aufbewahrungsfrist für E-Mail, Bildern, E-Rechnungen und anderen elektronischen Übermittlungen gibt es klare Regelungen. Diese dürfen zwar auch im Papierformat gedruckt werden, müssen jedoch auch als Datei so gespeichert werden, dass sie nicht änderbar sind.
Du musst wissen, dass die Daten so aufzubewahren sind, dass sie auch maschinell auszuwerten sind.
Gerade elektronische Rechnungen müssen besonders berücksichtigt werden. Mittlerweile erstellen und erhalten viele ihre Rechnungen auf elektronischem Wege. Ein Original in Papierform gibt es hier nicht mehr. Es muss aber gewährleistet sein, dass die Rechnung echt ist und lesbar. Auch muss die Herkunft dieser nachweisbar sein.
Laut §14 Abs. 3 UStG sind zwei Möglichkeiten besonders zu bevorzugen:
- elektronischer Datenaustausch mit dem auch die Echtheit sowie die Herkunft und natürlich Unversehrtheit der enthaltenen Daten gewährleistet wird.
- Qualifizierte digitale Signatur nach dem Signaturgesetz
Weiter wurde aber im Jahr 2011 bestimmt, dass der Unternehmer selbst bestimmen darf, wie er für die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen Sorge trägt. Was nicht geht, ist eine elektronische Rechnung auf Papier zu bringen, da so ihre Form geändert wird. Dieser Medienbruch wird nicht gerne gesehen, weshalb die elektronischen Rechnungen lieber auf einem Datenmedium aufbewahrt werden. Das ausgedruckte Papierformat darfst du gerne zu deinen Unterlagen legen, hebe aber die elektronische Datei mit dem Inhalt unbedingt auf.
Wie ist die Situation bei EDV-Zugriff durch Steuerbehörden?
Die Finanzbehörde darf nur auf gespeicherte Daten Einsicht verlangen, die für die Besteuerung auch relevant sind. Die Aufbewahrungsfrist für E-Mails und andere Belege sind ebenfalls je nach Art auf einen Zeitraum von 6 bis 10 Jahre aufgeteilt. Du musst der Steuerbehörde somit nicht auf alles Einsicht gewähren. Verweigerst du aber, kann das auch schnell negativ ausgelegt werden. Im Zweifel berate dich mit deinem Anwalt.
Wann beginnt eine Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine und andere Unterlagen beginnt nicht immer auch mit Erhalt des Belegs. Das Gesetz sieht vor, dass die Frist zum 1. des Folgejahres mit Bezug auf das Datum auf dem Beleg beginnt. Das bedeutet für dich, wenn du deinen Jahresabschluss 2017 zur Mitte 2018 gemacht hast, startet der Fristlauf zum 1.1.2019. Er wird nach 10 Jahren enden, also am 31.12.2028.
Hinweis: Bedenke aber, dass das Datum jetzt noch von der Dauer der Aufbewahrungsfrist abhängig ist, also 6 Jahre oder 10 Jahre.
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?
Wenn du dir viel Ärger ersparen möchtest, wirf keine Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht weg. Es kann passieren, dass du in einem Zivilprozess enorme Nachteile hast, weil dir die nötigen Dokumente als Beweismittel fehlen.
Außerdem verstößt du gegen deine Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten, was vom Finanzamt geahndet wird. In diesem Fall fehlt dir ebenfalls wieder die Beweiskraft und das Finanzamt kann nach §162 AO eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durchführen. Ebenso kann es dir passieren, dass das Fehlen der Unterlagen als Steuerhinterziehung bewertet wird. In solch einem Fall kann es dir passieren, dass die ganze Sache strafrechtliche Folgen hat und diese enden meist in Geld- oder Freiheitsstrafen. Gerade Steuerhinterziehungen werden mittlerweile sehr genau genommen und wirklich hart bestraft. Das möchtest du sicherlich nicht riskieren, weshalb eine ordentliche Büroführung wirklich unerlässlich ist.
Fazit
Es ist der Albtraum vieler Gewerbetreibender und doch muss es sein. Nicht nur eine ordentliche Buchführung, sondern auch das ordentliche Abheften und Aufbewahren der wichtigsten Geschäftsunterlagen sind einfach das A und O um einen Betrieb ordnungsgemäß führen zu können. Wenn dir das alles zu viel wird oder du im Papierdschungel nicht mehr durchblickst, hol dir Hilfe von einer erfahrenen Bürokraft oder bitte deinen Steuerberater um Hilfe. Viele Steuerberater bieten diesen Dienst an und sammeln alle Belege ordentlich sortiert für ein Steuerjahr. Am Ende des Steuerjahres bekommst du die Ordner zurück und kannst sie in dein Archiv stellen und der Steuerberater beginnt mit der Sammlung der Unterlagen für das aktuelle Steuerjahr.
