Rechnungen schreiben als Freiberufler: Vorgehen, Tipps & Vorlage
Genau wie auch andere Selbstständige, müssen Freiberufler Rechnungen schreiben. Allerdings wissen viele Freiberufler nicht genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als Beleg auch vom Finanzamt anerkannt wird. Die Rechnungsstellung als Freiberufler unterscheidet sich allerdings nicht von der Rechnungslegung anderer Selbstständiger.
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Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung für Freiberufler
Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente. Das bedeutet, dass die Dokumente 8 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wenn Freiberufler eine Rechnung schreiben. Für die Rechnungslegung kommt es auf Vollständigkeit an, die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Adresse und Steuernummer des Freiberuflers
- Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
- Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
- Art der erbrachten Leistung
- Dauer der Leistung in Stunden, sofern zutreffend
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Honorar pro Stunde (sofern zutreffend)
- Honorar netto
- Steuer
- Umsatzsteuer falls der Freiberufler umsatzsteuerpflichtig ist (Kleinunternehmerregelung beachten!)
- Sonstige Steuern und Abgaben, wenn diese im Rechnungsbetrag enthalten sind
- Honorar brutto
- Zahlungsziel
- Rechnungsdatum und Unterschrift
Noch ein Wort zur Rechnungsnummer. Diese muss fortlaufend vergeben werden. Im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung kann aufgrund der Rechnungsnummer geprüft werden, ob die Rechnungen lückenlos sind. Ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer ist hingegen kein Problem – solange es die Nachvollziehbarkeit der Rechnung nicht beeinträchtigt.
Kleinbetragsrechnung: Das gilt bei Beträgen bis 250 Euro
Wenn dein Rechnungsbetrag unter 250 Euro brutto liegt, darfst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. Der Vorteil: Du musst deutlich weniger Angaben machen.
Pflicht sind nur:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Rechnungsdatum
- Art und Umfang der Leistung
- Bruttobetrag (also inkl. Steuer)
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Die Rechnungsnummer, die Adresse des Kunden oder der Leistungszeitraum dürfen bei Kleinbetragsrechnungen entfallen. Wichtig ist jedoch, dass du die Grenze von 250 Euro nicht überschreitest. Schon ein Cent darüber bedeutet, dass die vollständigen Pflichtangaben nötig sind.
Angaben über die Umsatzsteuer auf der Rechnung
Angaben über die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer sind auf der Rechnung wichtig. Fehlen diese Angaben oder sind sie nicht richtig ausgeführt, kann der Rechnungsempfänger nur den Nettobetrag bezahlen oder eine Berichtigung der Rechnung verlangen. Ist der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt, wird er ganz besonders darauf achten, dass die Angaben zur Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sind. Nur wer die Kleinunternehmerregelung für sich beansprucht, kann darauf verzichten, die Umsatzsteuer explizit auszuweisen. Dann muss allerdings ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein.
Wird eine Rechnung ohne Umsatzsteuer geschrieben, muss auf der Rechnung stehen, welche Befreiungsvorschrift zutrifft. Ansonsten muss der Rechnungsaussteller immer Umsatzsteuer abführen. Auch bei der Rechnungsstellung für Freiberufler gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Nur in schriftlicher Form (egal ob elektronisch oder per Papier zugestellt) besitzt die Rechnung Rechtsgültigkeit.
Kostenlose Rechnungsvorlage für Freiberufler
Wenn du deine Rechnungen noch manuell schreibst oder gerade erst startest, ist eine gute Vorlage Gold wert. Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage für Freiberufler kannst du sofort loslegen – einfach ausfüllen, anpassen und absenden. Alle Pflichtangaben sind bereits enthalten, sodass du garantiert rechtssicher bleibst.
Egal ob du Grafikerin, Texter, Coach oder Entwicklerin bist – die Vorlage funktioniert für jede freiberufliche Tätigkeit und spart dir jede Menge Zeit beim Schreiben deiner nächsten Rechnung.
Was musst du als Freiberufler außerdem beachten?
Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Danach ist die Forderung automatisch verjährt und man kann nur auf die Kulanz des Geschäftspartners hoffen.
Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen stellen, um ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt werden kann, ist es wichtig, dass sie der korrekten Form entspricht und die genannten Angaben enthält.
Jeder Beleg, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, gilt als Rechnung, das Wort „Rechnung“ muss dabei nicht zwangsläufig angegeben werden. Die Nettobeträge müssen nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden.
Sonderfälle beim Rechnung schreiben als Freiberufler
Als Freiberufler läufst du früher oder später in Situationen, in denen das ganz normale Rechnungsschreiben plötzlich kompliziert wirkt. Keine Sorge – hier bekommst du einen klaren Überblick über die wichtigsten Sonderfälle und was du dabei beachten musst.
Wenn du Kleinunternehmer bist oder von der Umsatzsteuer befreit
Wenn du gerade erst startest oder weniger als 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr bzw. 100.000 Euro im laufenden Jahr hast, kannst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Damit darfst du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben – musst das aber aktiv beim Finanzamt beantragen, sobald du dein Gewerbe oder deine freiberufliche Tätigkeit anmeldest.
In dem Fall musst du auf jeder Rechnung deutlich machen, dass du keine Umsatzsteuer berechnest. Die Klausel kann zum Beispiel lauten:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Daneben gibt es auch freie Berufe, deren Tätigkeiten von vornherein umsatzsteuerfrei sind. Dazu gehören unter anderem Ärzte, Heilpraktiker, Journalisten oder Lehrkräfte in der Erwachsenenbildung. In solchen Fällen greift nicht § 19 UStG, sondern eine eigene Steuerbefreiung im Umsatzsteuergesetz (§ 4 UStG).
Wenn du für Unternehmen im EU-Ausland arbeitest
Hast du Kundschaft aus einem anderen EU-Land, zum Beispiel aus Österreich oder Frankreich? Dann greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Klingt nach Finanzamt-Deutsch, ist aber ganz einfach: Du stellst deine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Stattdessen zahlt dein Kunde die Steuer in seinem Land.
Auf deiner Rechnung sollte stehen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG).“
Wichtig ist nur, dass ihr beide eine gültige Umsatzsteuer-ID habt.
Ein Beispiel: Du bist Webdesigner in Berlin und arbeitest für eine Agentur in Wien. Deine Rechnung beträgt 1.000 Euro netto, ohne Umsatzsteuer, aber mit dem Reverse-Charge-Hinweis.
Wenn du an Privatkunden im EU-Ausland verkaufst
Etwas anders ist es, wenn du an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkaufst – also zum Beispiel auch, wenn du Online-Kurse, E-Books oder andere digitale Produkte anbietest. Dann gilt das sogenannte Bestimmungslandprinzip. Das bedeutet: Du musst die Umsatzsteuer des Landes berechnen, in dem dein Kunde wohnt – und nicht die deutsche. Außerdem musst du die Umsatzsteuer dann auch in dem Land abführen, in dem sie entsteht.
Damit du jetzt aber nicht in mehreren Ländern Steuererklärungen machen musst, kannst du das sogenannte OSS-Verfahren nutzen. Damit meldest du alle deine EU-Verkäufe auf einmal – egal, ob nach Spanien, Frankreich oder Italien.
Klingt noch kompliziert? Dann lies jetzt unseren Ratgeber-Artikel zum OSS-Verfahren.
E-Rechnungen für Freiberufler
Ab 2025 zieht auch für Freiberufler die E‑Rechnungspflicht ein. Bedeutet: Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst, reicht ein normales PDF bald nicht mehr aus. Stattdessen brauchst du eine echte E‑Rechnung – also ein digitales, strukturiertes Format, das sich direkt in Buchhaltungsprogramme einlesen lässt. Die meistgenutzten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung, die beide auf einem XML-Code basieren.
Keine Sorge, du musst dich nicht selbst durch komplizierte XML‑Dateien kämpfen. Tools wie sevdesk übernehmen das automatisch für dich. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, und das Programm macht daraus eine E‑Rechnung im richtigen Format.
Wichtig zu wissen: An Privatkunden kannst du natürlich weiter ganz normal als PDF oder Papier schicken.
Mehr zum Thema und der neuen Pflicht liest du in unserem ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung.
So hilft dir Software wie sevdesk beim Rechnung schreiben
Rechnungen gehören zum Alltag jedes Freiberuflers – aber mal ehrlich: Sie sind selten das, was Spaß macht. Zwischen Pflichtangaben, Steuersätzen und Rechnungsnummern kann schnell Chaos entstehen. Genau hier macht sevdesk den entscheidenden Unterschied.
Mit sevdesk schreibst du deine Rechnungen in wenigen Minuten: vollständig, fehlerfrei und immer rechtssicher. Das System berechnet automatisch deine Umsatzsteuer bzw. ergänzt deinen Kleinunternehmer-Hinweis. Fehlende Angaben? Ausgeschlossen. Und auch Sonderfälle wie Reverse-Charge kannst du mit dem Rechnungsprogramm für Freiberufler ruckzuck korrekt erledigen.
Nebenbei behältst du immer den Überblick: Offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Erinnerungen liegen übersichtlich auf einem Dashboard. Du musst also keine Excel‑Tabellen mehr pflegen oder Belege zusammensuchen – sevdesk erledigt das für dich.
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Zusammenfassung
Als Freiberufler bist du gesetzlich verpflichtet, für jede erbrachte Leistung eine korrekte Rechnung zu schreiben – mit allen Pflichtangaben wie Name, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Honorar und Steuerangaben. Nur wenn diese Daten vollständig sind, erkennt das Finanzamt deine Rechnung an.
Dabei gibt es einige Sonderfälle wie die Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge und das OSS-Verfahren und du musst darauf achten, dass du die Umsatzsteuer immer für deinen Fall korrekt angibst (und abführst).
Wichtig: Seit Anfang 2025 gilt die E‑Rechnungspflicht für den B2B‑Bereich. Rechnungen müssen nun digital und im strukturierten Format übermittelt werden – eine einfache PDF reicht nicht mehr. Mit sevdesk kannst du deine Rechnungen schnell, rechtssicher und im richtigen Format erstellen.
