Rechnungsadresse
Wer Rechnungen erstellt, die nicht sofort per Barzahlung beglichen werden, braucht die Rechnungsadresse der Kunden. Worauf dabei geachtet werden muss, fassen wir in diesem Beitrag zusammen.
Definition
Die Rechnungsadresse ist die Anschrift, an die die Rechnung ausgestellt wird. Sie ist somit jene Adresse der Person, die schlussendlich die Rechnung bezahlen wird oder die für die Bezahlung verantwortlich ist. Selbstverständlich kann es sich auch um die Anschrift eines Unternehmens handeln. Die Adresse kann von der Lieferanschrift abweichen und muss auf der Rechnung angeführt werden.
Eine korrekte Rechnungsadresse ist nicht nur für die Zustellung der Rechnung wichtig, sondern in weiterer Folge auch für Zahlungserinnerungen und gegebenenfalls Mahnungen.
Rechnungsadresse – Bestandteile und Beispiel
Grundsätzlich besteht eine vollständige Rechnungsadresse aus dem Namen und der Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) der Person. Bei Unternehmen wird der Name des Unternehmens angeführt und gegebenenfalls auch die Person, an die konkret die Rechnung gestellt wird, also z.B. mit der Formulierung „zuhanden Frau Musterfrau“. Alternativ ist auch die zusätzliche Angabe der betroffenen Abteilung möglich.
Wird eine Rechnung nicht innerhalb Deutschlands versendet, so ist zusätzlich das jeweilige Zielland anzuführen.
Beispiele
Die Adresse einer Privatperson kann beispielsweise so aussehen:
Frau Musterfrau
Musterstraße 1/10
77652 Offenburg
Deutschland
Die Anschrift eines Unternehmens kann folgendermaßen angeführt werden:
Musterunternehmen GmbH
z.H. Frau Beispiel
Musterstraße 1/10
1010 Wien
Österreich
Das klingt im ersten Moment zwar banal, doch warum eine korrekte Rechnungsadresse beim Rechnungen schreiben besonders wichtig ist, erklären wir dir im nächsten Absatz.
Bedeutung der korrekten Rechnungsadresse
Bei der schnellen, manuellen Erstellung einer Rechnung kann es gelegentlich passieren, dass die Adresse falsch geschrieben wird. Die logische Folge ist, dass die Rechnung möglicherweise nicht ankommt.
Das führt dazu, dass etwas später eine Zahlungserinnerung versendet wird – diesmal an die richtige, fehlerlos abgetippte Adresse. Das sorgt bei dem Kunden, der zuvor noch keine Rechnung erhalten hat, für Verwunderung und Unmut, schließlich hat er noch keine Rechnung erhalten, dafür aber eine Zahlungserinnerung oder gar Mahnung. Diese Vorgehensweise macht einen schlechten Eindruck, deshalb ist es wichtig, dass die Rechnungsadresse immer stimmt – und das gleich beim ersten Schreiben, das an den Kunden versendet wird.
Ist die Adresse generell falsch angegeben, führt das potentiell zu weiteren Problemen. Womöglich ist die Person dann nicht mehr erreichbar und es wird schwierig, die Rechnung oder auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen zuzustellen. Dementsprechend wichtig ist es, die tatsächlich korrekte Rechnungsadresse schon frühzeitig abzuklären um auf Nummer sicher zu gehen, dass die Rechnung später auch wirklich bezahlt wird.
Ein weiterer Fall, in dem die richtige Rechnungsadresse besonders wichtig ist, sind Geschenke. Wenn jemand beispielsweise ein Geschenk online bestellt, soll dieses direkt an die beschenkte Person zugestellt werden, jedoch soll im Paket natürlich keine Rechnung beiliegen. In diesem Fall sind Rechnungs- und Lieferadresse also unterschiedlich – und ein Fehler bei der Rechnungsadresse wäre besonders peinlich und unangenehm.
Rechnungsadresse vs. Lieferadresse: Das ist der Unterschied
Der Unterschied zwischen der Rechnungs- und der Lieferadresse ist einfach erklärt. Die Lieferadresse ist jene Anschrift, an die bestellte Produkte gesendet oder in sonstiger Form geliefert werden. Die Rechnungsadresse kann jedoch eine andere Anschrift sein, nämlich jene der Person, die sich um die Bezahlung der bestellten Produkte kümmert.
Die Szenarien, in denen Rechnung- und Lieferadresse unterschiedlich sind, können vielfältig sein. Ein Beispiel wurde zuvor schon genannt, wenn etwa Geschenke online bestellt werden und die Rechnung nicht mitgeschickt werden soll.
Eine andere Möglichkeit ist der Bereich der Geschäfte zwischen Unternehmen. Hier kommt es vor, dass Rechnungen direkt an die Buchhaltungsabteilung in die Unternehmenszentrale geschickt werden müssen, die gekaufte Ware hingegen an andere Standorte versendet wird. In diesem Fall ist die korrekte Rechnungsadresse sehr wichtig, da es sonst zu umständlicher Bürokratie und vermeidbaren Zahlungsverzögerungen kommen kann.
Viele größere Unternehmen haben auch bestimmte Rechnungsadressen, die wie ein Postfach genutzt werden. Von dort aus werden die eingehenden Belege zentral erfasst, gescannt und weiterverarbeitet. Wird eine Rechnung nicht an die korrekte Rechnungsadresse gesendet, führt das nicht nur zu Verzögerungen, manche Unternehmen stellen sogar eine Bearbeitungsgebühr an den Lieferanten in Rechnung, wenn ein Irrtum bei der Rechnungsadresse passiert.
Rechnungsadresse nachträglich ändern und umschreiben
Das nachträgliche Anpassen von Rechnungen ist generell problematisch. Im unternehmerischen Alltag wird es oft gemacht, einfach mit dem Hinweis, dass die zuvor gesendete Rechnung gelöscht oder ignoriert werden soll und dies nun die Rechnung ist, die wirklich gültig ist. Diese Vorgehensweise ist zwar weit verbreitet, doch eigentlich nicht korrekt.
Einmal verschickte Rechnungen sind gemäß gesetzlicher Vorgaben (UStG, GoBD) unveränderbar zu archivieren. Das heißt, dass eine versendete Rechnung nicht angepasst werden kann, sondern genau so archiviert werden muss.
In weiterer Folge muss somit eine Stornorechnung erstellt werden, damit ersichtlich ist, dass die bereits versendete Rechnung korrekt storniert wurde. Dann kann anschließend eine neue Rechnung, für die gewünschte Rechnungsadresse, ausgestellt werden.
Der Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass sie natürlich Aufwand bedeutet und gleichzeitig die Zahlung der Rechnung weiter verzögert wird. Bei der Stornierung der bisherigen Rechnung und der Ausstellung einer neuen Rechnung kann der Kunde also durchaus darauf hingewiesen werden, dass das Zahlungsziel unbedingt einzuhalten ist.
Übrigens: Will ein Kunde nur die Rechnung nicht selbst bezahlen, so muss keine Rechnung neu an die Person ausgestellt werden, die schlussendlich die Rechnung bezahlt, denn die zugeschickte Rechnung war an sich korrekt.
Fazit
Die Rechnungsadresse klingt im ersten Moment zwar banal, doch eine falsche Anschrift kann massive Probleme nach sich ziehen. Zahlungsverzögerungen und zusätzlicher Aufwand, der hätte vermieden werden können, bedeuten unnötige Kosten für das Unternehmen (und möglichen Ärger bei Kunden!). Dementsprechend wichtig ist es, den gesamten Prozess rund um die Rechnungslegung gut zu strukturieren. Es muss sichergestellt werden, dass die Rechnungsadresse immer korrekt angeführt ist, es keine Missverständnisse gibt und Fehlerquoten minimiert werden.
Muss doch einmal eine Rechnungsadresse nachträglich geändert werden ist es wichtig, unbedingt korrekt vorzugehen und nicht einfach die Adresse zu ändern, sondern die zuvor geschickte Rechnung korrekt zu stornieren und eine weitere Rechnung zu versenden.
