Kleinunternehmer Rechnung
Generell haben Kleinunternehmer buchhalterisch gesehen weniger Pflichten als ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. Die Buchhaltung soll für Kleinunternehmer nicht nur vereinfacht sein, sondern auch mit weniger Steuerabgaben verbunden, da sie meist unter einer bestimmten Umsatzgrenze liegen. Welche Pflichten und Besonderheiten du bei der Kleinunternehmer Rechnung noch beachten musst, erfährst du in diesem Beitrag.
Wann bist du Kleinunternehmer?
Unter welchen Voraussetzungen du als Kleinunternehmer anerkannt bist, geht aus § 19 UStG hervor. Die Kleinunternehmerregelung stellt eine Vereinfachungsregelung für Unternehmen mit einem geringen Umsatz dar. Am wichtigsten sind die Grenzen, welche du bei deinem Umsatz im Gründungsjahr und im laufenden Jahr beachten musst. Somit darfst du mit deinem Unternehmen einen Umsatz von 22.000 Euro im vorherigen bzw. im Gründungsjahr und 50.000 Euro laufenden Jahr bzw. im Folgejahr nicht überschreiten. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Ausweisung der Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen.
Übrigens kannst du als Kleinunternehmer auch dann tätig sein, wenn du mehrere Unternehmen betreibst. Hier musst du allerdings beachten, dass der gesamte Umsatz dieser Unternehmen nicht über den gesetzlich festgelegten Grenzen liegt. Du hast aber den Vorteil, dass in die Berechnung für den gesamten Umsatz keine steuerbefreiten Umsätze fallen. Was steuerbefreite Umsätze sind, ist in § 4 UStG genau definiert.
Zwar muss ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, sich aber dennoch an die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes halten. Das gilt vor allem für die Pflichtbestandteile von einer Kleinunternehmer Rechnung, welche im § 14 Abs. 4 UStG genau aufgelistet sind. Ferner sind Kleinunternehmer ebenso wie Unternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu schreiben, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wurde.
Die Voraussetzungen auf einen Blick:
Kleinunternehmerregelung beantragen
Die Kleinunternehmerregelung kannst du direkt bei deiner Gründung beantragen. Von deinem zuständigen Finanzamt bekommst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen Fragebogen musst du als Gründer zwingend ausfüllen. Bei den “Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer” kannst du deine Kleinunternehmerregelung beantragen. Willst du die Regelung erst später beantragen, also nach deiner Gründung, musst du das direkt bei deinem zuständigen Finanzamt machen.
Aufgrund der gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Fragebögen zur steuerlichen Erfassungen über die amtlich bestimmte Schnittstelle (§ 138 Abs. 1b Abgabenordnung) werden die zugehörigen Vordrucke nicht mehr im Formular-Management-System der Finanzämter bereitgestellt.
Elektronische Fragebögen zur steuerlichen Erfassung sowie weitere Informationen zur Übermittlung stehen im ELSTER-Portal zur Verfügung. In den Fällen, in denen das zuständige Finanzamt auf Antrag zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichtet hat, stehen die Papiervordrucke beim Finanzamt zur Verfügung
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Als Kleinunternehmer profitierst du nicht nur von einer vereinfachten Buchhaltung, sondern hast auch weitere Vorteile, die wir hier für dich aufgelistet haben. Gleichzeitig bringt die Kleinunternehmerregelung jedoch auch Nachteile mit sich.
Eine Kleinunternehmer Rechnung schreiben
Wenn du eine Rechnung erstellst, gibt es bestimmte Punkte, die du unbedingt beachten musst, damit deine Kleinunternehmer Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird. Um das ganze anschaulich zu erklären, kannst du dir dieses Video anschauen.
Wie schreibt man eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer Rechnung
Was die Kleinunternehmer Rechnung angeht, so musst du als Unternehmer einige Pflichtangaben für die Rechnungsstellung einhalten. Das bedeutet, dass folgende Pflichtangaben auch auf der Kleinunternehmer Rechnung zu finden sein müssen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
- Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistungen
- Das (monatsgenaue) Liefer- oder Leistungsdatum – kann auch durch einen Hinweis ersetzt werden, wenn Liefer-/Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
- Hinweis auf den Grund der fehlen Umsatzsteuer Angaben
Eine Ausnahme bilden Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Hier kannst du auf Angaben wie den Rechnungsempfänger, die Steuernummer oder USt.-ID und die fortlaufende Rechnungsnummer verzichten.
Hinweis auf § 19 UStG – Formulierungsbeispiele
Wichtig ist, dass du auf jeden Fall den Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung angibst. Dafür kannst du beispielsweise folgende Formulierungen wählen:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
- „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
- „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
- „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
- „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
Musterrechnung Kleinunternehmer
Zum Glück musst du nicht jede Rechnung selbst schreiben, sondern kannst dir Zeit und Mühe sparen. Online findest du zahlreiche kostenlose Muster und Vorlagen für deine Rechnungsstellung als Kleinunternehmer. Mit unser Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kannst du schnell und einfach eine Rechnung erstellen. Die erforderlichen Pflichtangaben sind bereits enthalten, du musst nur prüfen, dass die entsprechende Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer gültig ist und kein Umsatzsteuerausweis enthalten ist. Gleiches gilt, wenn du ein Angebot erstellen willst. Hier kannst du ebenso auf eine Angebotsvorlage für Kleinunternehmer zurückgreifen.
Alternativ zur Rechnungsvorlage kannst du auch unseren Rechnungsgenerator für Kleinunternehmer benutzen um deine Rechnung zu erstellen und direkt als fertige PDF herunterzuladen.
Weitere Vorteile einer Vorlage für die Kleinunternehmer Rechnung
- die Rechnungsvorlage ist kostenlos
- du kannst ein Muster für deine Kleinunternehmer-Rechnung leicht personalisieren
- alle vom Gesetzgeber verlangten Pflichtangaben sind bereits enthalten und du kannst somit keine vergessen
- die Rechnungsvorlage ist schnell und einfach auszufüllen
- durch die Verwendung einer Vorlage erweckst du einen professionellen Eindruck
Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer Rechnung
Umsatzsteuer ausgewiesen? Das kann teuer werden! Auf keinen Fall darf sich aus einer Kleinunternehmer Rechnung ein Umsatzsteuer-Betrag ergeben. Denn als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG ist dieser nicht berechtigt, Umsatzsteuer von einem Geschäftskunden einzufordern. Aber was passiert, wenn aus Versehen doch unberechtigterweise Umsatzsteuer ausgewiesen wurde? In dem Fall musst du die an dich vom Kunden gezahlten Umsatzsteuer-Beträge an das Finanzamt abführen. Das gilt auch dann, wenn der Leistungsempfänger – also derjenige der die Umsatzsteuer bezahlt hat – selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wird ein solcher Fehler bemerkt, dann auf jeden Fall sofort eine berichtigte Rechnung an den Kunden raus.
Im schlimmsten Fall, wenn die vom Kunden bezahlte Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt weitergeleitet wird, kann ein Strafverfahren wegen Betruges folgen. Denn in dem Fall wurde ein Betrag eingefordert, auf den kein Anspruch besteht. In diesem Fall kann die Folge eine empfindliche Geldstrafe sein, unter Umständen sogar eine Freiheitsstrafe.
Fehlerhafte Kleinunternehmer Rechnung korrigieren
Es ist zwar nicht erfreulich, kann aber vorkommen, dass du eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt hast. Allerdings kann dieser Umstand negative Folgen für dich und den Rechnungsempfänger haben:
- Unter Umständen musst du ungewollt Umsatzsteuer abführen.
- Möglicherweise kann der Empfänger der Rechnung keine Vorsteuer geltend machen, falls beispielsweise Angaben falsch sind.
Indem Fall ist es wichtig, dass du die Kleinunternehmer Rechnung korrigierst.
Wann aber genau musst du eine Korrektur der Rechnung vornehmen? Eine Rechnung musst du immer dann abändern, wenn auf ihr fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben enthalten sind. Tippfehler musst du nicht korrigieren, wenn der Sinn der Rechnung noch klar zu erkennen ist. Dabei musst du zwischen zwei Arten von fehlerhafter Rechnung unterscheiden:
Rechnungen, welche noch nicht verbucht sind:
In diesem Fall schreibst du eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer und lässt dir die alte, fehlerhafte Rechnung zurückgeben. Du kannst alternativ aber auch ein Berichtigungsdokument schreiben. In diesem Dokument korrigierst du den oder die Fehler, verweist auf die Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung.
Rechnungen, die bereits gebucht sind:
Diese Rechnung musst du stornieren. Dazu musst du eine Rechnungskorrektur schreiben und dort einen negativen Rechnungsbetrag vermerken. Angeben musst du aber auf jeden Fall die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Originalrechnung. Danach musst du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer schreiben und diese an den Kunden versenden.
Kleinunternehmer Rechnung versenden
Mit der Kleinunternehmer Rechnung entfällt also der lästige Papierkram. Jede Rechnung kann selbstverständlich in der immer noch gültigen Papierform sowie auch per Fax oder Email versendet werden. Das stellt eine erhebliche Arbeitserleichterung dar, aber dennoch muss die gültige Rechnung einige Voraussetzungen erfüllen.
- Die Rechnung muss echt sein – sie muss also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben
- Die Rechnung muss unversehrt sein – sie darf also nachträglich nicht verändert werden
- Der Empfänger muss die Rechnung lesen können.
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen
Damit jederzeit eine Überprüfung deiner Unterlagen durch das Finanzamt gewährleistet ist, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Diese Fristen sind gesetzlich in § 14b UStG geregelt. Fallen diese Pflichten jedoch auch für Kleinunternehmer an? Die Antwort lautet Ja – in § 19 UStG, der die Kleinunternehmerregelung enthält, wird auf eine Reihe von Ausnahmen verwiesen, die für Kleinunternehmer gelten. Aus diesem Grund müssen auch Kleinunternehmer eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Rechnungen einhalten. Die Frist gilt hierbei für zwei Arten von Rechnungen:
- Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die du deinem Kunden gestellt hast.
- Eingangsrechnungen: Rechnungen, die du von einem Lieferanten oder Dienstleister für eine von dir erhaltene Leistung oder Produkt erhältst.
Kleinunternehmer-Rechnung ins EU-Ausland
Schickst du als Kleinunternehmer eine Rechnung ins Ausland innerhalb der EU, dann unterliegst du auch in diesem Fall der Kleinunternehmerregelung. Das heißt konkret, dass du auf deiner Ausgangsrechnung keine Umsatzsteuer nach den gesetzlichen Vorgaben von § 19 UStG ausweisen darfst. Es spielt dabei keinerlei Rolle, ob deine Kleinunternehmer Rechnung an eine Privatperson oder an ein Unternehmen geht.
Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Alternativ hast du als Kleinunternehmer auch die Möglichkeit dir den zeitlichem Aufwand zur Rechnungserstellung einzusparen und ein Online-Rechnungsprogramm zu nutzen. Damit geht das Schreiben von Rechnungen und Angeboten deutlich schneller und es werden zudem alle gesetzlichen Pflichtangaben aufgeführt.
Rechnungsprogramme wie beispielsweise sevdesk geben dir immer einen aktuellen Überblick über deine Buchhaltung. Du füllst nur die wichtigen Informationen wie Rechnungsempfänger, Lieferung- und Leistungsdatum, Produkte, Menge, Preis etc. aus – den Rest erledigt das Programm automatisch für dich.
Oder nutze unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und erstelle die erste Rechnung in wenigen Minuten!
Doch Achtung: Für die GoBD-konforme Rechnungsstellung empfehlen wir ein rechtssicheres Rechnungsprogramm wie sevdesk.
Fazit
Erfüllst du als Unternehmer die Voraussetzungen von § 19 UStG, kannst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese Regelung macht dir die Buchhaltung um einiges einfacher und du kannst dir so manchen Aufwand sparen. Allerdings ist die Kleinunternehmerregelung nicht für jeden geeignet und es kann durchaus Gründe geben, darauf freiwillig zu verzichten. Wichtig für dich ist es aber mit der Regelung, dass du genau auf deine Rechnungsstellung achtest. Du darfst auf der Kleinunternehmer Rechnung auf keinen Fall die Umsatzsteuer ausweisen. Überdies musst du ganz explizit auf die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung hinweisen.
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