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OPOS-Buchhaltung: So behältst du deine offenen Posten im Blick

Aktualisiert am
08
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08
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2024
Mann und Frau sitzen am Tisch mit Unterlagen darauf und unterhalten sich ueber Buchhaltung
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Mann und Frau sitzen am Tisch mit Unterlagen darauf und unterhalten sich ueber Buchhaltung

Egal, welches Unternehmen du hast, deine offenen Rechnungen musst du unbedingt im Auge behalten. Denn je weniger unbezahlte Rechnungen vorhanden sind, desto besser ist es um deine Liquidität bestellt. Wie du mit offenen Posten richtig umgehst und wie die OPOS-Buchhaltung funktioniert, erfährst du in diesem Beitrag.

Definition: Was ist die OPOS-Buchhaltung?

Die OPOS-Buchhaltung (Offene-Posten-Buchhaltung) ist ein System bzw. Teilbereich in der Buchhaltung, bei dem du offene Rechnungen und Zahlungen separat erfasst und verfolgst, bis sie bezahlt sind. Es hilft Unternehmen und Selbstständigen dabei, den Überblick über ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten zu behalten, um zu sehen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen oder welche Kunden noch zahlen müssen.

Grundsätzlich gilt: Halte deine offenen Posten so gering wie möglich. Hast du nämlich beispielweise viele offene Rechnungen deiner Kunden, kannst du unter Umständen die Rechnungen deiner Lieferanten nicht mehr bezahlen.

Funktion der Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste)

In der OPOS-Liste (OPOS = Offene POSten) erfasst du alle offenen Rechnungen, die noch auf Bezahlung warten. Das können Forderungen gegenüber deinen Kunden sein oder Verbindlichkeiten gegenüber deinen Lieferanten. Sobald du eine Eingangsrechnung bezahlst oder einen Geldeingang von einem Kunden bekommst, ist der zugehörige offene Posten ausgeglichen und wird von der Liste gestrichen.

Die OPOS-Buchhaltung verfolgt mehrere Ziele. In Bezug auf deine Kunden sind das vor allem diese zwei Punkte:

  • Deine offenen Posten regelmäßig zu überprüfen und bei der Überschreitung von Zahlungszielen Mahnungen zu versenden, wirkt sich positiv auf die Liquidität deines Unternehmens aus.
  • Bei verzögerten Zahlungen kannst du rechtzeitig eingreifen. Kommen die Geldeingänge deiner Kunden nur schleppend, kannst du in Zahlungsschwierigkeiten geraten oder sogar in die Insolvenz rutschen. 

Aber auch gegenüber deiner Lieferanten (Kreditoren) macht ein Blick in die OPOS-Liste Sinn:

  • Durch die pünktliche Zahlung von Lieferantenrechnungen kannst du Skonti ausnutzen und so Geld sparen. Außerdem beugst du Mahngebühren deiner Lieferanten vor.

Das ist sehr wichtig, denn die gehäufte unpünktliche Zahlung von Eingangsrechnungen beeinträchtigt deine Bonität. Das kann zu schlechten Konditionen bei Lieferanten oder sogar zur Beendigung von Geschäftsbeziehungen führen.

So führst du deine Offene-Posten-Liste

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du deine offenen Posten überwachen kannst:

  • in Form einer einfachen Liste in Papierform, auf der du die offenen Posten einträgst und bei Zahlung wieder streichst
  • in einer Excelliste, die dir anhand des Rechnungsdatums auch gleich die Dauer des Verzugs anzeigt
  • mithilfe einer Buchhaltungssoftware, in der du alle Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst und automatisierte Mahnlisten ausdrucken kannst
Verwalte all deine Rechnungen

Du willst deine offenen Posten besser im Blick behalten, um Zahlungsengpässen vorzubeugen? Nutze das Online-Rechnungsprogramm von sevdesk. Deine Rechnungen erfasst du kinderleicht, behältst die Zahlungsziele im Blick und siehst immer, bei welchen Debitoren und Kreditoren noch Rechnungen offen sind.

sevdesk Desktop Übersicht über offene Rechnungen und Rechnungsstatus in sevdesk

Beispiel für eine Offene-Posten-Liste (OPOS)

Wie du deine OPOS-Buchhaltung aufbaust, entscheidest du selbst. Es sollten jedoch die wichtigsten Informationen zu jeder Eingangs- und Ausgangsrechnung vorhanden sein. Dazu gehören:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Kundenname (+ ggf. Nummer des Debitorenkontos) oder Lieferantenname
  • ausstehender Betrag
  • ggf. bereits bezahlte Teilbeträge

Bei deinen Kunden außerdem:

  • Verzugstage
  • Mahnstufe

Und bei den offenen Rechnungen gegenüber deinen Lieferanten:

  • Zahlungsziel
  • Skonto-Konditionen

Du kannst dir dann täglich bei der Buchung der Kontoauszüge anschauen, welche Zahlungen bis zu diesem Tag eingegangen sind, und die Zahlungen eintragen oder den Posten als erledigt abhaken.

So kann eine Offene-Posten-Liste für deine Kunden bzw. Debitoren aussehen:

Rech.nr Datum Kunde Verzugs-tage Mahnstufe Betrag Zahlung
230907 10.09.23 10105 Mario Maier 2 0 254,00 €
230805 10.08.23 10099 Markus Müller 33 1 387,22 €
230916 09.09.23 10045 Stefanie Saros 3 0 1.423,59 € 500,00 €
230777 31.07.23 10297 Annika Klein 43 2 546,33 €
230809 23.08.23 10297 Annika Klein 20 1 476,00 €
230803 02.08.23 10187 Mathilde Groß; 41 2 1.008,00 €
230815 30.08.23 10038 Laura Aschenbrenn 13 1 78,50 €
230902 01.09.23 10038 Laura Aschenbrenn 11 0 377,98 €
Summe 4.551,72 €

Tipp: Wenn du nur wenige Forderungen und Verbindlichkeiten zu überwachen hast (z. B. bei einem Kleingewerbe), reicht dir vielleicht sogar eine Liste für beides. Etwas übersichtlicher wird es, wenn du für Debitoren und Kreditoren je eine gesonderte Liste führst.

So gehst du bei der OPOS-Buchhaltung vor

Wie funktioniert die OPOS-Buchhaltung nun im Detail? Das wollen wir uns jetzt Schritt für Schritt gemeinsam ansehen:

  1. Aus- und Eingangsrechnungen erfassen
    Sobald du an deine Debitoren eine Rechnung schreibst oder von deinen Kreditoren eine bekommst, solltest du diese direkt in deiner OPOS-Buchhaltung erfassen. Nimm sie mit allen erforderlichen Daten in deine Liste auf und/oder verbuche sie auf den betreffenden Personenkonten (Kreditoren- oder Debitorenkonto).
  2. Offene Posten bearbeiten oder verrechnen
    Manchmal kannst du Rechnungen miteinander verrechnen. Beispielsweise wenn der Kunde neue Ware bestellt hat, eine alte Lieferung jedoch zurückgeschickt wurde wegen einer Reklamation. Die Beträge von Rechnung und Gutschrift kannst du miteinander verrechnen und die Einträge aus deiner OPOS-Liste entfernen. Man spricht dabei vom Ausziffern der offenen Posten.
  3. Offene Posten ausgleichen und abstimmen
    Nun musst du regelmäßig die OPOS-Liste mit den Zahlungen abstimmen. Verbuche alle Geldeingänge und -ausgänge, gleiche die zugehörigen offenen Posten in der Liste ab und lösche sie oder trage Zahlungen ein.

Vergiss nicht, alle Belege chronologisch abzulegen und für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist ist in der Abgabenordnung geregelt (§147 AO).

Für die Verbuchung deiner offenen Posten stehen dir zwei Varianten zur Verfügung:

  • Bei der Offene-Posten-Verwaltung können kleine Unternehmen die offenen Posten bzw. die Rechnungen in Kopie auf Wiedervorlage nehmen und täglich manuell überprüfen, ob die Rechnungen vom Kunden beglichen wurden. Sie werden dann ohne Umwege über Debitoren- und Kreditorenkonten direkt auf die Erfolgskonten gebucht. Diese Variante der OPOS-Buchhaltung eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung (einfache Buchführung) erstellen dürfen.
  • Die Offene-Posten-Buchhaltung hingegen wird auf den Personenkonten vorgenommen. Dabei buchst du die jeweiligen Rechnungen auf das Debitoren- oder Kreditorenkonto und löschst sie wieder, wenn sie ausgeglichen sind. mi
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OPOS-Buchhaltung richtig nutzen und Zahlungsengpässe vermeiden

Hast du deine OPOS-Buchhaltung erst einmal richtig aufgebaut, gilt es, damit zu arbeiten. Vermerke regelmäßig, welche Rechnungen bezahlt worden sind. Hast du viele Transaktionen, solltest du das täglich machen. Ansonsten kann es reichen, die Zahlungen einmal wöchentlich zu überprüfen. Trage dir am besten einen festen Termin in den Kalender ein, an dem du die fälligen Mahnungen verschickst. Mit einem guten Mahnwesen kannst du Liquiditätsschwierigkeiten vorbeugen.

Die Offene-Posten-Liste bietet dir übrigens eine gute Vorausschau der Finanzdecke für kommende Investitionen: Sieh dir dein Bankkonto an. Zähle nun die offenen Forderungen dazu und ziehe die offenen Verbindlichkeiten ab. So bekommst du ein ungefähres Gefühl dafür, mit welcher Liquidität du in nächster Zeit rechnen kannst.

Ist deine OPOS-Liste stets aktuell, übersiehst du keine unbezahlten Rechnungen und beugst so auch Zahlungsausfällen vor. Zahlt ein Kunde nämlich unbegründet seine Rechnung nicht, kannst du alle Lieferungen vorerst einstellen, um weiteren Schaden zu vermeiden. Das geht aber nur, wenn du deine offenen Posten im Blick hast.

Typische Fehler in der OPOS-Buchhaltung

So übersichtlich die OPOS-Liste auch ist, es kommt in der Praxis immer wieder zu Fehlern bei der Anwendung. Dazu gehören oft folgende Punkte:

  • Die Liste wird nicht regelmäßig gepflegt und kontrolliert.
  • Mehrere Rechnungen werden zusammengefasst und der Endbetrag passt nicht zu einer vorhandenen Rechnung, sodass mühsam die Einzelpositionen gesucht werden müssen.
  • Nach Ablauf des Zahlungsziels bemerkst du zwar, dass das Geld noch nicht eingegangen ist. Du verschickst aber weder eine Mahnung noch stellst du die Lieferungen ein.
  • Teilweise fehlen bei Debitoren ebenso wie bei Kreditoren klare Zahlungsziele. Daher ist unklar, wann überhaupt gemahnt werden soll.
  • Mangelhafte Stammdatenpflege führt zu falschen Angaben in der Rechnung. Dies kann zur Folge haben, dass der Empfänger die Rechnung nicht bezahlen kann. Die Rechnung muss den Anforderungen von § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) entsprechen.
  • Jegliche Art von Buchungsfehlern – fehlende Buchung, falsche Buchungssätze, doppelte Buchung, nachträgliche Änderungen oder Vergabe von fehlerhaften Rechnungsnummern.

Bei all diesen Problemen hilft es nur, wenn die Kommunikation an den Schnittstellen verbessert wird und exakte Anweisungen zur Bearbeitung vorliegen. Dies kann über Arbeitsanweisungen erfolgen. Zudem muss ein effektives Mahnwesen eingeführt werden, das nach klaren Vorgaben umgehend Mahnungen erstellt oder sogar weitere Schritte einleitet.

OPOS-Buchhaltung einfach machen

Ideal für deine Firma ist in jedem Fall eine Buchhaltungssoftware. Sie kann dir viel Arbeit abnehmen und ist im Normalfall leicht anzuwenden. In sevdesk etwa schreibst du in nur wenigen Minuten deine Ausgangsrechnungen, erfasst deine Eingangsrechnungen per Scan oder Handy-App und verbuchst sie automatisch auf den zugehörigen Kreditorenkonten und Debitorenkonten.

Die OPOS-Liste musst du nicht manuell führen – sie wird dir auf Wunsch jederzeit aktuell angezeigt und du kannst die zugehörige Mahnung direkt aus der Rechnung heraus verschicken.

Die OPOS-Buchhaltung war nie einfacher. Ganz nebenbei hältst du mit der cleveren Lösung für die Belegarchivierung die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein.

Zusammenfassung zum Thema OPOS-Buchhaltung

Die OPOS-Buchhaltung (Offene-Posten-Buchhaltung) hilft dir, offene Rechnungen und Zahlungen im Blick zu behalten. Du erfasst und verfolgst alle unbezahlten Rechnungen separat, bis sie beglichen sind. Damit minimierst du Zahlungsausfälle und sicherst deine Liquidität. In der OPOS-Liste notierst du alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Bei Zahlungseingang oder -ausgang streichst du den Posten aus der Liste.

Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk erleichtert dir diese Arbeit erheblich. Du kannst Rechnungen erfassen, Zahlungen überwachen und automatische Mahnungen versenden. Eine gut geführte OPOS-Buchhaltung verhindert Zahlungsengpässe und verbessert deine finanzielle Planungssicherheit.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

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