OPOS-Buchhaltung: So behältst du deine offenen Posten im Blick

Definition: Was ist die OPOS-Buchhaltung?

Die OPOS-Buchhaltung (Offene-Posten-Buchhaltung) ist ein System bzw. Teilbereich in der Buchhaltung, bei dem du offene Rechnungen und Zahlungen separat erfasst und verfolgst, bis sie bezahlt sind. Es hilft Unternehmen und Selbstständigen dabei, den Überblick über ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten zu behalten, um zu sehen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen oder welche Kunden noch zahlen müssen.

Grundsätzlich gilt: Halte deine offenen Posten so gering wie möglich. Hast du nämlich beispielweise viele offene Rechnungen deiner Kunden, kannst du unter Umständen die Rechnungen deiner Lieferanten nicht mehr bezahlen.

Funktion der Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste)

In der OPOS-Liste (OPOS = Offene POSten) erfasst du alle offenen Rechnungen, die noch auf Bezahlung warten. Das können Forderungen gegenüber deinen Kunden sein oder Verbindlichkeiten gegenüber deinen Lieferanten. Sobald du eine Eingangsrechnung bezahlst oder einen Geldeingang von einem Kunden bekommst, ist der zugehörige offene Posten ausgeglichen und wird von der Liste gestrichen.

Die OPOS-Buchhaltung verfolgt mehrere Ziele. In Bezug auf deine Kunden sind das vor allem diese zwei Punkte:

• Deine offenen Posten regelmäßig zu überprüfen und bei der Überschreitung von Zahlungszielen Mahnungen zu versenden, wirkt sich positiv auf die Liquidität deines Unternehmens aus.
• Bei verzögerten Zahlungen kannst du rechtzeitig eingreifen. Kommen die Geldeingänge deiner Kunden nur schleppend, kannst du in Zahlungsschwierigkeiten geraten oder sogar in die Insolvenz rutschen. 

Aber auch gegenüber deiner Lieferanten (Kreditoren) macht ein Blick in die OPOS-Liste Sinn:

• Durch die pünktliche Zahlung von Lieferantenrechnungen kannst du Skonti ausnutzen und so Geld sparen. Außerdem beugst du Mahngebühren deiner Lieferanten vor.

Das ist sehr wichtig, denn die gehäufte unpünktliche Zahlung von Eingangsrechnungen beeinträchtigt deine Bonität. Das kann zu schlechten Konditionen bei Lieferanten oder sogar zur Beendigung von Geschäftsbeziehungen führen.

So führst du deine Offene-Posten-Liste

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du deine offenen Posten überwachen kannst:

• in Form einer einfachen Liste in Papierform, auf der du die offenen Posten einträgst und bei Zahlung wieder streichst
• in einer Excelliste, die dir anhand des Rechnungsdatums auch gleich die Dauer des Verzugs anzeigt
• mithilfe einer Buchhaltungssoftware, in der du alle Ein- und Ausgangsrechnungen erfasst und automatisierte Mahnlisten ausdrucken kannst

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Beispiel für eine Offene-Posten-Liste (OPOS)

Wie du deine OPOS-Buchhaltung aufbaust, entscheidest du selbst. Es sollten jedoch die wichtigsten Informationen zu jeder Eingangs- und Ausgangsrechnung vorhanden sein. Dazu gehören:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Kundenname (+ ggf. Nummer des Debitorenkontos) oder Lieferantenname
• ausstehender Betrag
• ggf. bereits bezahlte Teilbeträge

Bei deinen Kunden außerdem:

• Verzugstage
• Mahnstufe

Und bei den offenen Rechnungen gegenüber deinen Lieferanten:

• Zahlungsziel
• Skonto-Konditionen

Du kannst dir dann täglich bei der Buchung der Kontoauszüge anschauen, welche Zahlungen bis zu diesem Tag eingegangen sind, und die Zahlungen eintragen oder den Posten als erledigt abhaken.

So kann eine Offene-Posten-Liste für deine Kunden bzw. Debitoren aussehen:

Tipp: Wenn du nur wenige Forderungen und Verbindlichkeiten zu überwachen hast (z. B. bei einem Kleingewerbe), reicht dir vielleicht sogar eine Liste für beides. Etwas übersichtlicher wird es, wenn du für Debitoren und Kreditoren je eine gesonderte Liste führst.

So gehst du bei der OPOS-Buchhaltung vor

Wie funktioniert die OPOS-Buchhaltung nun im Detail? Das wollen wir uns jetzt Schritt für Schritt gemeinsam ansehen:

1. Aus- und Eingangsrechnungen erfassen
   Sobald du an deine Debitoren eine Rechnung schreibst oder von deinen Kreditoren eine bekommst, solltest du diese direkt in deiner OPOS-Buchhaltung erfassen. Nimm sie mit allen erforderlichen Daten in deine Liste auf und/oder verbuche sie auf den betreffenden Personenkonten (Kreditoren- oder Debitorenkonto).
2. Offene Posten bearbeiten oder verrechnen
   Manchmal kannst du Rechnungen miteinander verrechnen. Beispielsweise wenn der Kunde neue Ware bestellt hat, eine alte Lieferung jedoch zurückgeschickt wurde wegen einer Reklamation. Die Beträge von Rechnung und Gutschrift kannst du miteinander verrechnen und die Einträge aus deiner OPOS-Liste entfernen. Man spricht dabei vom Ausziffern der offenen Posten.
3. Offene Posten ausgleichen und abstimmen
   Nun musst du regelmäßig die OPOS-Liste mit den Zahlungen abstimmen. Verbuche alle Geldeingänge und -ausgänge, gleiche die zugehörigen offenen Posten in der Liste ab und lösche sie oder trage Zahlungen ein.

Vergiss nicht, alle Belege chronologisch abzulegen und für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist ist in der Abgabenordnung geregelt (§147 AO).

Für die Verbuchung deiner offenen Posten stehen dir zwei Varianten zur Verfügung:

• Bei der Offene-Posten-Verwaltung können kleine Unternehmen die offenen Posten bzw. die Rechnungen in Kopie auf Wiedervorlage nehmen und täglich manuell überprüfen, ob die Rechnungen vom Kunden beglichen wurden. Sie werden dann ohne Umwege über Debitoren- und Kreditorenkonten direkt auf die Erfolgskonten gebucht. Diese Variante der OPOS-Buchhaltung eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung (einfache Buchführung) erstellen dürfen.
• Die Offene-Posten-Buchhaltung hingegen wird auf den Personenkonten vorgenommen. Dabei buchst du die jeweiligen Rechnungen auf das Debitoren- oder Kreditorenkonto und löschst sie wieder, wenn sie ausgeglichen sind. mi