Einfache Buchführung: So erfasst du Einnahmen und Ausgaben
Wenn du selbstständig bist oder vielleicht gerade gründest, führt kein Weg an der Buchhaltung vorbei. Aber keine Angst: Solange deine Umsätze noch nicht so hoch sind, ist diese Buchführung relativ einfach. Im wahrsten Sinne des Wortes. Denn dann darfst du die einfache Buchhaltung nutzen. Doch wie sieht das genau aus?
Rechnungen sammeln, Betriebseinnahmen und -ausgaben buchen und ein kleiner Jahresabschluss gehören auf jeden Fall dazu.
Hier erfährst du, wie die einfache Buchführung funktioniert, wer sie anwenden kann, wodurch sie sich von der doppelten Buchführungspflicht unterscheidet und wie du häufige Fehler vermeiden kannst.
Was ist die einfache Buchführung?
Die einfache Buchführung ist eine vereinfachte Form der Buchhaltung, bei der du lediglich die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens sauber, übersichtlich und nachvollziehbar für dich und das Finanzamt erfasst. Sie wird oft von Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern genutzt, da sie weniger aufwendig ist als die doppelte Buchführung.
Bei der einfachen Buchführung dokumentierst du:
- Einnahmen, also alles Geld, das ins Unternehmen fließt (z. B. durch Verkäufe oder Dienstleistungen)
- Ausgaben, also alle Kosten und Auszahlungen (z. B. für Material, Miete oder Marketing).
Am Jahresende ziehst du einfach deine Ausgaben von den Einnahmen ab, um zu sehen, wie viel Gewinn du gemacht hast. Diese Methode nennt man auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Die einfache Buchführung führst du wie ein Kassenbuch. Auf der einen Seite erfasst du alle Ausgaben (bar bezahlte sowie vom Konto überwiesene Beträge), auf der anderen Seite deine Einnahmen (die Zahlungen deiner Kunden). Am Jahresende ziehst du einfach deine Ausgaben von den Einnahmen ab. Daraus ergibt sich schließlich ein Gewinn oder auch ein Verlust, je nachdem wie gut du gewirtschaftet hast.
Du brauchst für die einfache Buchführung allerdings keine Buchungssätze oder Kontenrahmen, eine Excel-Vorlage oder ein einfaches Buchhaltungsprogramm reichen dafür aus.
Für kleine Unternehmen ist das eine einfache und schnelle Art, die Finanzen im Griff zu behalten. Wenn dein Unternehmen jedoch wächst, musst du eventuell zur doppelten Buchführung wechseln, da du dann aufgrund deiner Rechtsform dazu verpflichtet bist oder abhängig vom Jahresumsatz und Jahresgewinn der Buchführungspflicht unterliegst.
Wer buchführungspflichtig ist, erklärt dir unser Video ganz einfach:
Diese Unternehmen können mit der einfachen Buchführung arbeiten
Wenn du nicht den gesetzlichen Vorgaben zur doppelten Buchführung unterliegst, kannst du von der vereinfachten Buchführung profitieren und deine Einnahmen und Ausgaben unkompliziert erfassen. Vor allem Gründer und kleinere Betriebe profitieren von dieser Regelung, wenn sie bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen einhalten. Im Folgenden zeigen wir dir, wann du zur einfachen Buchhaltung berechtigt bist.
Einfache Buchführung für Gewerbetreibende
Sind Gewerbetreibende ins Handelsregister eingetragen, müssen sie eine doppelte Buchhaltung anfertigen. Daran führt leider kein Weg vorbei. Anders sieht es aus, wenn du nicht zu den ins Handelsregister eingetragenen Kaufleuten gehörst. Falls du unsicher bis, kannst du prüfen, ob dein Unternehmen offiziell beim Handelsgericht vor Ort oder über eine Online-Suche unter www.handelsregister.de zu finden ist. Ist dies nicht der Fall, kannst du eine einfache Buchführung anfertigen, solange du folgende Grenzwerte nicht überschreitest:
- Gewinn: unter 80.000 Euro pro Jahr
- Jahresumsatz: unter 800.000 Euro
Bleibst du unter diesen Grenzen, spricht man oft auch von einem Kleingewerbetreibenden.
Einfache Buchführung für Land- und Forstwirte
Land- und Forstwirte dürfen grundsätzlich erst einmal eine einfache Buchführung anfertigen. Steigt ihr Jahresgewinn jedoch auf über 80.000 Euro oder liegt der Wirtschaftswert ihrer genutzten Flächen über 25.000 Euro, tritt auch hier die Buchführungspflicht ein.
Einfache Buchführung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer dürfen stets eine einfache Buchführung und eine Einnahmenüberschussrechnung anfertigen. Das ergibt sich schlichtweg aus ihren Umsätzen: Würden sie die genannten Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten, dürften sie längst nicht mehr die Kleinunternehmerregelung nutzen (Umsatzgrenze 22.000 bzw. 50.000 Euro).
Einfache Buchführung für Freiberufler
Freiberufler genießen einen Sonderstatus: Im Gegensatz zu Kaufleuten und anderen Rechtsformen sind sie grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit. Sie dürfen somit unabhängig von ihrem Jahresumsatz und -gewinn eine einfache Buchführung mit EÜR erstellen.
Einfache Buchführung: So einfach funktioniert’s
Grundsätzlich kannst du dir die einfache Buchhaltung wie ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch vorstellen, in dem du alle Einnahmen und Ausgaben mit Datum einträgst.
Deine Geschäftsvorfälle kannst du entweder schriftlich mit einem klassischen Kassenbuchvordruck aus dem Schreibwarenhandel dokumentieren oder du tust es elektronisch, z. B. in einer Excelliste. So gehst du in jedem Fall dabei vor:
- Vermerke deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben voneinander getrennt, am besten auf zwei Seiten (bspw. links die Einnahmen und rechts die Ausgaben). Unser Tipp: Mach jeweils mehrere Spalten mit Brutto-, Steuer- und Nettobetrag.
- Erfasse die Geschäftsvorfälle mit dem dazugehörigen Datum erst dann, wenn sie bezahlt wurden, und nicht bereits, wenn du die dazugehörige Rechnung erstellt oder erhalten hast. Beachte zudem, dass du die Ist-Versteuerung bei deinem Finanzamt beantragen musst, wenn du diese anstelle der Soll-Versteuerung nutzen willst.
- Ordne deine Einträge chronologisch.
- Versehe deine Einträge und die zugehörigen Belege idealerweise mit einer fortlaufenden Nummer – dann kannst du sie leichter finden, wenn du sie suchst.
- Lege die Belege der Geschäftsvorfälle für ein Wirtschaftsjahr gesammelt in einem Ordner ab – im Optimalfall mit der Belegnummer aus deinem Kassenbuch. Auch bei der einfachen Buchführung gelten für dich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (für Buchhaltungsbelege zehn Jahre). Mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Artikel zu den GoBD.
- Um den Überblick zu behalten, kannst du die Ausgaben kategorisieren, zum Beispiel in Büromaterialien, Versicherungen oder Kfz-Kosten. Ergänze dafür einfach eine Spalte in deiner Excel.
- Erfasse Betriebsvermögen und Schulden in einer gesonderten Aufstellung.
- Rechne am Ende des Jahres alle Einnahmen und Ausgaben zusammen. Die Differenz ergibt deinen zu versteuernden Gewinn (oder Verlust).
Beispiel für eine einfache Buchführung
Einnahmen:
Ausgaben:
Am Ende des Jahres ziehst du die Ausgaben von den Einnahmen ab. In diesem Fall wären das:
1.800 Euro – 548,88 Euro = 1.251,12 Euro Gewinn.
Mach es dir noch leichter: Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmer erledigst du deine Buchhaltung in nur wenigen Minuten pro Tag und siehst auf einen Blick, wie es um deine Finanzen steht.
Alternativ kannst du unsere kostenlose Excel Kassenbuchvorlage nutzen und deine Geschäftsvorfälle händisch eintragen.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
Mit der einfachen Buchführung erfasst du nur die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Du siehst also, wenn was hereinkommt oder wofür du Geld ausgegeben hast.
Die doppelte Buchführung ist hingegen wesentlich umfassender und detaillierter. Du musst alle Geschäftsvorfälle mit Buchungssätzen verbuchen, einmal im Soll und einmal im Haben. Dabei hast du immer ein Konto und ein Gegenkonto (z. B. für die Barzahlung eines Kunden „Kasse an Ertragskonto“), die immer ausgeglichen sind, sofern du alles korrekt verbucht hast. Dadurch fallen Fehler und Ungenauigkeiten wesentlich schneller auf.
Anstelle der einfachen Gewinnermittlung mittels Einnahmenüberschussrechnung musst du zudem am Jahresende eine Bilanz, die das Betriebsvermögen aufzeigt, sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Diese Methode bietet dir einen genaueren Überblick über die Geldflüsse deines Unternehmens und ist für größere Unternehmen Pflicht.
Wann du auf die doppelte Buchführung umsteigen musst
Wenn das Geschäft gut läuft, überschreitest du die vermeintlich hoch anmutende Gewinngrenze schnell. Das solltest du als Selbstständiger im Auge behalten. Sobald du einen oder beide Grenzwerte (Gewinn: 80.000 Euro, Jahresumsatz 800.000 Euro) zweimal in Folge überschreitest, wirst du buchführungspflichtig und musst eine doppelte Buchführung anfertigen (§ 241a HGB). Das Gleiche gilt für Land- und Forstwirte, die ihre Gewinngrenze oder den Wirtschaftswert der genutzten Flächen überschreiten.
Aber keine Sorge: Du musst nicht selbst entscheiden, wann du buchführungspflichtig bist. Stellt das Finanzamt fest, dass du die Grenzwerte in zwei Wirtschaftsjahren überschritten hast, informiert es dich über den bevorstehenden Wechsel im nächsten Wirtschaftsjahr. Du musst und solltest also nicht eigenmächtig wechseln, ehe dich das Finanzamt darüber informiert. Tritt dieser Fall ein, solltest du jedoch in eine gute Buchhaltungssoftware investieren oder einen Steuerberater hinzuziehen.
Wann du wie buchführungspflichtig bist, haben wir nochmal in folgender Grafik dargestellt:
Vorteile der einfachen Buchführung
Die einfache Buchführung punktet vor allem durch ihre Einfachheit. Sie erfordert kein tiefgreifendes buchhalterisches Vorwissen und selbst ohne Expertenkenntnisse in der Buchhaltung kannst du Einnahmen und Ausgaben unkompliziert erfassen.
Da sie weniger zeitintensiv ist und weniger Aufwand bedeute als die doppelte Buchführung, bleibt dir somit mehr Zeit für dein eigentliches Kerngeschäft. Dank des Zufluss-Abflussprinzips, bei dem Einnahmen und Ausgaben nur in dem Geschäftsjahr gebucht werden, in dem sie geflossen bzw. geleistet wurden, musst du für die EÜR auch nur die tatsächlich erhaltenen Einnahmen und getätigten Ausgaben erfassen. Das vereinfacht den Prozess erheblich, denn du musst zum Beispiel keine Rückstellungen bilden.
Insbesondere kleine Betriebe und Freiberufler erhalten damit eine praktische und kostengünstige Lösung, um den Überblick über ihre Finanzen zu erhalten, ohne sich in komplexe Buchhaltungsthemen einarbeiten zu müssen. In vielen Fällen geht die Buchhaltung so auch ganz ohne Steuerberater.
Häufige Fehler in der einfachen Buchführung
Wie du siehst, ist die einfache Buchführung, wie der Name schon sagt, eigentlich ganz einfach. Damit deine Buchhaltung nicht zum Chaos wird, vermeidest du am besten von vornherein, dass sich Fehler in deine einfache Buchführung einschleichen. Häufige Fehler sind etwa:
- Erfassung größerer Anschaffungen als Ausgaben, statt sie über mehrere Jahre abzuschreiben
- Buchung von Geschäftsvorfällen (Ausgaben) ohne Beleg, was im schlimmsten Fall als Steuerhinterziehung gewertet werden kann
- keine fortlaufende, chronologische Erfassung der Belege
- die Buchung eines ganzen Jahres auf einmal anstelle von einmal im Monat (steigende Fehleranfälligkeit)
- schlampige Aufbewahrung und mangelnde Ordnung der Belege
Nutze eine Buchhaltungssoftware und vermeide Fehler
Fehler in deiner Buchhaltung können dich als Kleingewerbetreibenden oder Freiberufler bares Geld kosten. Verabschiede dich deshalb jetzt von deiner anfälligen Buchhaltung auf Papier oder mit Excel und setze stattdessen auf ein professionelles Buchhaltungsprogramm. Dieses ist nämlich gerade für kleinere Unternehmen sehr erschwinglich und bietet zugleich zahlreiche Vereinfachungsmöglichkeiten.
Zusammenfassung zum Thema Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung ist eine unkomplizierte Methode, bei der die Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens erfasst werden. Diese Form der Buchhaltung wird vor allem von Kleingewerbetreibenden, Freiberuflern und Landwirten benutzt, da sie weniger aufwendig ist als die doppelte Buchführung.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) dient dabei als Grundlage, um den Gewinn oder Verlust deines Geschäftsjahres zu ermitteln. Wichtig ist dabei die chronologische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie eine ordentliche Belegführung und -aufbewahrung. Häufige Fehler, wie das Buchen ohne Belege oder die fehlerhafte Abschreibung von größeren Anschaffungen solltest du optimalerweise vermeiden.
