Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Definition: Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird eine Form der Gewinnermittlung bezeichnet. Diese Gewinnermittlungsmethode wird auch als EAR bezeichnet und wird innerhalb der einfachen Buchhaltung angewendet. Bei dieser Methode stellst du Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Im deutschen Einkommensteuergesetz wird deshalb auch gerne von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gesprochen.

Wer kann eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abgeben?

Vom Grundsatz her bist du als Unternehmer verpflichtet, deinen Gewinn zu ermitteln. Aber nicht jeder Unternehmer unterliegt dabei der Pflicht einer doppelten Buchführung. Dies richtet sich einerseits nach der Unternehmensform und andererseits nach der Höhe von den erzielten Umsätzen bzw. Gewinnen.

Es gibt Unternehmer, welche zur Gewinnermittlung die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden dürfen. Aus diesem Grund sind folgende Unternehmer zur Abgabe der EAR berechtigt:

 
• Freiberufler
 
• Gewerbetreibende (als Einzelunternehmen oder GbR geführt)
 
• Kleinunternehmer nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG mit einem Umsatz von bis zu 22.000 Euro im Jahr
 
• Land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Als Freiberufler hast du auf jeden Fall die Möglichkeit, eine EAR zu machen. Bei Gewerbetreibenden gelten bestimmte Umsatzgrenzen/Gewinngrenzen, die beachtet werden müssen. Diese Grenzen sind vom Gesetzgeber festgelegt und beziehen sich immer auf zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre.

Bist du Gewerbetreibender, musst du besonders auf diese Grenzen achten. Wird nur eine dieser beiden Grenzen überschritten, wirst du zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Die Ausnahmeregelung bei Kleinunternehmern (nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG)

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genießen alle Kleinunternehmer eine große Ausnahme. Nimmst du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch, so musst du im Gegensatz zu jedem anderen Unternehmer keine Umsatzsteuer und Vorsteuer aufzeichnen. Allerdings musst du auch beachten, dass du auf deinen Rechnungen ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Für dich als Kleinunternehmer bedeutet dies im Klartext, dass du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, im Gegenzug dafür aber auch nicht die Vorsteuer zurückerstattet bekommst.

Bis wann muss die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt und abgegeben werden?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein Teil von deiner Einkommenssteuererklärung, welche du jedes Jahr abgeben musst. Aus diesem Grund musst du auch Fristen beachten und einhalten.

Ganz konkret heißt dies, dass du deine EAR bis zum Stichtag 31. Juli an das für dich zuständige Finanzamt übermitteln musst. Versäumst du diese Frist, musst du mit Versäumniszuschlägen rechnen (Corona-Sonderregelungen beachten!).

Solltest du aber bereits frühzeitig wissen,  das du diese Frist zur Abgabe der EAR von dir nicht eingehalten werden kann, so bietet sich dir die Möglichkeit, eine Fristverlängerung zu beantragen. Der Aufschub kann theoretisch bis zum 31. Dezember erfolgen– das ist aber Ermessenssache des Sachbearbeiters. Eine Garantie, dass das zuständige Finanzamt dir diese Fristverlängerung gewährt, hast du daher auf keinen Fall. Bist du Unternehmer, der die Buchführung von einem Steuerberater machen lässt, genießt du hier ein Sonderrecht. In diesem Fall reicht es, wenn dein Steuerberater die Steuererklärung bis spätestens 28. Februar des übernächsten Jahres einreicht. 

Genauso musst du in diesem Zusammenhang alle gesetzlicht vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten und auch Aufbewahrungspflichten achten.

Die EAR erstellen

Wie bereits erwähnt, stellt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Form der Gewinnermittlung für bestimmte Unternehmen dar. Aus der EAR kannst du entnehmen, wie oder besser, woraus sich der Gewinn deines Unternehmens zusammensetzt. Um deinen Gewinn und deinen finanziellen Ausgaben zu ermitteln, musst du alle Gesamtausgaben von deinen Gesamteinnahmen abziehen. Aus dieser Rechnung ergibt sich dann dein Gewinn bzw. auch ein möglicher Verlust.

Step by Step die EAR erstellen

Um deine Gewinnermittlung per EAR durchführen zu können, sind in der Regel zu Beginn drei Steps bzw. Schritte notwendig. Im vierten und letzten Step kannst du dann ermitteln, welch finanzieller Ausgaben und Gewinn von dir erwirtschaftet wurde. Dazu gehst du wie folgend vor: 

 
1. Im ersten Step muss du alle deine gesamten Einnahmen ermitteln. Achte dabei darauf, dass du die Nettoeinnahmen und die Umsatzsteuer gesondert voneinander erfasst, da du die Nettoerlöse für die Umsatzsteuererklärung benötigst.
 
2. Nun im folgenden zweiten Step passiert das gleiche mit deinen Ausgaben. Auch hier bitte wieder auf die Trennung zwischen Nettoausgaben und Vorsteuer achten, da du die Vorsteuer für die Umsatzsteuererklärung benötigst. Um deinen Gewinn ordnungsgemäß ermitteln zu können, musst du unbedingt auch alle Abschreibungen berücksichtigen. Diese kannst du über dein Anlagenverzeichnis errechnen bzw. ermitteln.

Der Gewinn setzt sich wie folgt zusammen:

Gewinn = Gesamteinnahmen – Gesamtausgaben – Abschreibungen

Der finanzielle Überschuss (liquiditätsmäßig) ergibt sich wie folgt:

Finanzieller Überschuss = Gewinn

+ Abschreibungen

+ Finanzierungen

+ Privateinlagen

– Investionen

– Tilgungen

- Privatentnahmen

Kurzanleitung: So kannst du dir deine EAR erstellen lassen

Alternativ hast du auch die Möglichkeit dir diesen zeitlichem Aufwand einzusparen und ein online Buchhaltungsprogramm mit integrierter EAR Software zu nutzen. Tools wie sevdesk erstellen dir deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ganz automatisch auf Basis deiner Einnahmen und Ausgaben und können damit unnötige fehlerhafte Angaben vorbeugen.

Logge dich hierzu einfach in deinen Benutzeraccount ein und wähle in der linken Leiste den Menüpunkt Auswertungen. Klicke auf den Bereich EAR, trage anschließend dein gewünschtes Start- und Enddatum ein und wähle die Berechnungsart EAR aus. Zusätzlich hast du auch die Möglichkeit die entsprechende Kostenstelle auszuwählen. Im nächsten Schritt kannst du dir deine EAR einfach als PDF Datei herunterladen. 

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Was musst du beachten?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kannst du aber nur unter Einhaltung von bestimmten Regeln erstellen. Genauer gesagt musst du das Zuflussprinzip und Abflussprinzip beachten.

Beim Zufluss- und Abflussprinzip musst du beim Erstellen deiner EAR immer darauf achten, wann eine Rechnung von deinem Kunden bezahlt wurde und auf deinem Konto eingegangen ist. Ein Beispiel soll dir helfen, diese Thematik besser zu verstehen.

Beispiel: Du erledigst für einen Kunden im Dezember einen Auftrag und erstellst dafür im gleichen Monat eine ordnungsgemäße Rechnung. Bezahlt wird diese Rechnung aber vom Kunden wegen des Zahlungsziels erst im Januar. Nach dem Zuflussprinzip spielt in diesem Fall aber nicht das Rechnungsdatum die entscheidende Rolle, sondern das Datum, auf dem der Eingang dieses Rechnungsbetrages auf deinem Geschäftskonto stattgefunden hat.

Journal und Kassenbuch als Grundlage

In einem Journal musst du alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einzeln auflisten. Überdies musst du sie gemäß der Anlage EAR immer der jeweils passenden Kategorie zuordnen. Du kannst dir durch diese Vorgehensweise das Ausfüllen der Anlage EAR viel einfacher machen. Dokumentieren musst du im Journal sowohl die Bruttobeträge als auch die Nettobeträge. Vom Grundsatz her spricht nichts dagegen, wenn du dein Journal in einer Excel-Tabellen führst. Mit einer entsprechenden EAR-Software ist es aber einfacher, weil automatisch alle Einnahmen und Ausgaben gleich in die EAR übertragen werden.

Im Gegensatz dazu steht das Kassenbuch. In diesem Kassenbuch musst du den gesamten Barbestand von deinem Unternehmen erfassen. Es gibt auch eine Kassenbuch-Pflicht, die für alle Unternehmen gilt, die Bargeldvorgänge haben. Bei elektronischen Kassen sind allerdings einige gesetzliche Vorgaben zu beachten. Auch beim Kassenbuch kannst du auf kostenlose Kassenbuch Vorlagen zurückgreifen oder mithilfe eines Buchhaltungsprogramms wie sevdesk dein Kassenbuch online führen.

Bei den Themen Journal und Kassenbuch musst du Folgendes beachten:

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Wareneingangs- und Warenausgangsbuch

In diesen beiden Büchern findest du alle Waren und Rohstoffe, welche du eingekauft oder verkauft hast. Aufgezeichnet müssen folgende Daten werden: 

 
• Liefer- oder Rechnungsdatum
 
• Empfänger samt Anschrift
 
• Ware
 
• Preis
 
• Hinweis auf Beleg

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Die Gewinnermittlung erfolgt im Rahmen der EAR durch den Abzug der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen. Dazu musst du wissen, welche Einnahmen und Ausgaben du ansetzen kannst.

Betriebseinnahmen

Unter die Betriebseinnahmen fallen sowohl Honorare als auch Sachentnahmen. Du musst alle Betriebseinnahmen berücksichtigen, die zum normalen oder zum ermäßigten Umsatzsteuersatz anfallen und auch die, die gänzlich ohne Umsatzsteuer sind. Dazu kommt die private Kfz-Nutzung sowie die private Nutzung des Telefons, denn beide stellen ein Plus für dein Unternehmen dar. Zu den Einnahmen zählen des Weiteren die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie aufgelöste Rücklagen.

Betriebsausgaben

Unter die Betriebsausgaben fallen Personalkosten und –nebenkosten, Abschreibungen und Investitionen. Auch Dienstleistungen, die du selbst beziehst, sowie Wareneinkäufe musst du mit ihrem Nettowert zu den Betriebsausgaben rechnen. Kosten für das Kfz, Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter und die abziehbare Vorsteuer sind ebenfalls betrieblich veranlasste Ausgaben. Mieten, gezahlte Umsatzsteuer und eingeschränkt abziehbare Ausgaben musst du ebenfalls hinzurechnen.

EAR in Excel erstellen

Für deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung brauchst du nicht zwingend eine Software. Du kannst deine EAR auch in Excel erstellen. Hierzu eignet sich beispielsweise eine kostenlose Vorlage zum Download.

Die Anlage EAR

Die Anlage EAR in der Steuererklärung gibt es seit dem Jahr 2005. In diesem Jahr wurde vom Bundesfinanzministerium dieses Formular für die Gewinnermittlung eingeführt. Es soll dir als Unternehmer einfacher gemacht werden, alle deine Posten in Bezug auf Einnahmen, Ausgaben, Rücklagen und Entnahmen zu dokumentieren und zu erfassen. Die Anlage EAR besteht aus drei Seiten. Du übermittelst diese Anlage EAR im Rahmen von deiner Einkommenssteuererklärung an das Finanzamt. Du kannst dies mit dem Online-Portal ELSTER vornehmen.

Mehr zur Anlage EÜR erfährst du auch in unserem Video dazu:

Der Aufbau der Anlage EAR

Die EAR weist einen bestimmten Aufbau vor. Diese Anlage EAR sieht deshalb von ihrem Aufbau auf den Seiten 1 bis 3 zur Gewinnermittlung wie folgt aus: 

Bei der Anlage EAR musst du beachten, dass Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben  in unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden:

Als Betriebseinnahmen in der Anlage EAR gelten:

 
• Netto-Einnahmen umsatzsteuerpflichtiger Betriebseinnahmen
 
• vereinnahmte Umsatzsteuer
 
• umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
 
• Entnahmen in Form von Sach- oder Barentnahmen
 
• private Nutzung von Geschäftseigentum (Fahrzeuge, Telefon etc.)
 
• Verkauf / Entnahme von Anlagevermögen

Als Betriebsausgaben in der Anlage EAR gelten: 

 
• Wareneinkäufe (Nettobetrag)
 
• Dienstleistungen (Nettobetrag)
 
• Abschreibungen (AfA)
 
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
 
• Miete
 
• abziehbare Vorsteuerbeträge
 
• Reisekosten
 
• Personalkosten (Löhne, Gehälter, Versicherungsbeiträge, etc.)
 
• Kosten für Strom, Gas und Wasser
 
• Telefon-, Fax- und Internetkosten
 
• Kfz-Kosten
 
• Versicherungskosten
 
• Werbungskosten
 
• eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtungskosten, Geschenke, etc.)
 
• Reparatur- und Instandhaltungskosten
 
• Zinsen
 
• an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer

Gliederung und Bestandteile der Anlage EAR

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird grundsätzlich in eine dreiteilige Gliederung unterteilt. Diese Unterteilung findet für folgende Bereiche statt:

 
• Gewinnermittlung: Der umfassendste Teil der EAR ist der Gewinnermittlung gewidmet. In diesem Bestandteil der EAR wird genau aufgeführt, wie sich dein Gewinn und voraus sich dein Gewinn zusammensetzt.
 
• Ergänzende Angaben: In diesem Teil der EAR musst du ergänzende Angaben machen. Dazu gehören unter anderem Rücklagen und stille Reserven.
 
• Zusätzliche Angaben: Zu diesen Angaben gehören vor allem Angaben, bei denen es sich um private Entnahmen oder private Einlagen handelt.

Um deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung so genau wie möglich anzugeben, musst du unter Umständen auch ein Anlagenverzeichnis erstellen. Dieses Anlageverzeichnis wird auch als Anlage AVEAR bezeichnet. In dieses Anlageverzeichnis bzw. den Ausweis des Umlaufvermögens musst du folgende Angaben aufführen: 

 
• nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
 
• abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
 
• bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens

Handelt es sich bei deinem Unternehmen um eine Personengesellschaft oder eine GbR, dann musst du zur Gewinnermittlung mit der EÜR das Anlageverzeichnis zur Anlage SE verwenden. In der Anlage SE (Sonderberechnung des Gewinns) werden Sondereinnahmen oder Sonderausgaben des Gesellschafters festgehalten.

Überdies gibt es bei diesen genannten Rechtsformen noch die Anlage ER. Hier handelt es sich um eine Ergänzungsrechnung zum Gesamthandsvermögen. Diese Ergänzungsrechnung ist immer dann notwendig, wenn einzelne Gesellschafter Korrekturen vornehmen müssen.

Fazit

Für die einfache Gewinnermittlung ist die EAR eine Form, mit der du deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben als Unternehmer gegenüberstellen kannst. Allerdings ist die EAR nur für nicht- buchführungspflichtige Unternehmen erlaubt. Bei diesen Unternehmen handelt es sich beispielsweise um Freiberufler, aber auch um Betriebe in der Land- und Forstwirtschaft, um Kleinunternehmer oder kleine Gewerbetreibende. Allerdings müssen diese bestimmte Umsatzgrenzen einhalten und dürfen diese Grenzen nicht überschreiten. Wenn du deine Betriebseinnahmen und deine Betriebsausgaben für die EAR erfasst, musst du dabei das Zufluss- und das Abflussprinzip beachten. Für diese Form der Gewinnermittlung steht dir die Anlage EAR zur Verfügung. Diese Anlage EAR musst du ausfüllen und elektronisch an dein zuständiges Finanzamt übermitteln. Es klingt zwar relativ einfach und auch die 3-seitige Anlage EAR ist gut verständlich. Dennoch solltest du vor allem im Umgang mit der Vorsteuer oder der Umsatzsteuer, aber auch der Anlagenbuchhaltung vertraut sein.