Vorlage Reverse Charge Rechnung mit Anleitung
Als Word und Excel Vorlage zum Downloaden
Falls du Kleinunternehmer bist, musst du in der Regel Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Aber es gibt auch den einkommensunabhängigen Fall der umsatzsteuerlosen Rechnung beim Reverse-Charge-Verfahren, der generell für Unternehmer zutreffen kann. Die wichtigsten Infos darüber sowie die Mustervorlage einer Reverse Charge Verfahren Rechnung findest du hier.
Hier findest du eine Reverse Charge Rechnung Vorlage. Unsere Beispielrechnung kannst du mit deinen Firmendaten und den anderen Rechnungsangaben individuell ergänzen und anpassen.
Was ist eine Reverse Charge Rechnung?
Zunächst musst du wissen, was das Reverse-Charge-Verfahren bedeutet, aufgrund dessen die Reverse Charge Rechnung auszustellen ist. Bei diesem Verfahren handelt es sich um eine spezielle Umsatzsteuerregelung, nach der nicht der Verkäufer, sondern der Kunde (oder Leistungsempfänger) die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen muss.
Deshalb musst du eine solche Rechnung auch immer Netto ausstellen. Dein Kunde berechnet seine Umsatzsteuerschuld und führt diese ans Finanzamt ab. Gleichzeitig kann er aber, wenn er vorsteuerabzugberechtigt ist, den Betrag auch als Vorsteuer wieder beim Finanzamt geltend machen.
Wann musst du eine Reverse Charge Rechnung erstellen?
Der Hauptfall für das Verfahren und diese Rechnung ist der grenzüberschreitende Warenversand innerhalb der EU. Im Regelfall ist das Ausstellen einer Reverse Charge Rechnung zwischen den EU Mitgliedsstaaten zwingend vorgeschrieben.
In Deutschland werden alle Fälle speziell in § 13b UStG aufgezählt. Dazu gehören nicht nur der Warenversand, sondern auch Werklieferungen oder Herstellungs- und Instandsetzungsarbeiten, um nur zwei Beispiele zu nennen.
Warum musst du eine Reverse Charge Rechnung ausstellen?
Der Hintergrund liegt hauptsächlich in der behördlichen Vereinfachung der Steuerabwicklung. Das Verfahren und die Rechnung machen es dir und dem Finanzamt leichter, weil du die Steuer dort nicht selbst anmelden und abführen musst. Das bedeutet für beide einen geringeren Verwaltungsaufwand. Für das Finanzamt ist es besonders vorteilhaft, weil es seine Steueransprüche nicht über eine Auslandsvollstreckung beitreiben muss.
Anleitung zum Ausfüllen der Reverse Charge Rechnung Vorlage
In die Rechnung gehören alle Pflichtangaben, die sich aus § 14 UStG ohnehin für dich ergeben.
- Lade dir die Reverse Charge Rechnung Vorlage für Word oder für Excel herunter, je nachdem mit welchem Programm du lieber arbeitest.
- Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
- Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbaren System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten, z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer)
Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung der Leistung
Name und Adresse des Rechnungsempfängers: Kontaktdaten des Empfängers der Rechnung
Deine Steuernummer: Hier sollte deine Steuernummer stehen. - Der Betreff der Rechnung in deiner Vorlage kann frei gewählt werden. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen.
- Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den kannst du bei Bedarf weitere Informationen schreiben.
- Jetzt gibst du deine Artikel und Dienstleistungen an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer und der Vermerk, der den Grund für die fehlende Steuer näher erläutert. Hinweis auf die fehlende Steuer oder Begründung für die „Umkehr der Steuerschuld“.
- Unter den Positionen hast du nochmal Platz für Text. Beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist oder Ähnliches und deiner Signatur.
- Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
- Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per Email die Reverse Charge Rechnung als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.
Wenn du eine Reverse Charge Rechnung erstellst, dann musst du in einem Zusatz darauf hinweisen, dass dein Kunde die Umsatzsteuerschuld trägt. Mit welcher Formulierung du das machen möchtest, steht dir frei. Informiere dich, ob du die Rechnung auf Deutsch oder in der jeweiligen Landessprache zu verfassen hast.
Beispielsweise kannst du schreiben „Innergemeinschaftliche Lieferung“ und einen zusätzlichen Hinweis auf die Steuerfreiheit zufügen. Wie die „Innergemeinschaftliche Lieferung“ in anderen Sprachen heißt, findest du beispielsweise auf der Seite der Handelskammer Hamburg.
Für Lieferungen sind auch Sätze möglich wie:
„Steuerschuldübergang gem. § 13b Abs. 2 Nr. 7 i. V. m. Abs. 5 UStG“
„Steuerschuldner ist der Rechnungsempfänger“.
„Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, da die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt (Reverse-Charge-Verfahren)“.
„Der Rechnungsausweis erfolgt ohne Umsatzsteuer, da vorliegend der Wechsel der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) greift. Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger anzumelden und abzuführen.“
Vorteile einer Vorlage für eine Reverse Charge Rechnung
Vorlagen sind immer eine ideale Möglichkeit, sich eine eigene Rechnungsform zu erarbeiten und individuell zu ergänzen. Außerdem kannst du auf diese Weise keine der Pflichtangaben vergessen, besonders nicht den wichtigen Zusatzhinweis.
Beispiel für Anwendung einer Reverse Charge Rechnung
Du lieferst Waren von deiner deutschen Firma nach Österreich. Dafür berechnest du 150 Euro netto und weist auf die innergemeinschaftliche Lieferung hin und dass der Rechnungsempfänger Steuerschuldner ist.
