Festschreibung

Was ist eine Festschreibung?

Der Begriff Festschreibung kann mehrere Bedeutungen haben und eine Festschreibung nach Definition kann sich auf mehrere Themenbereiche erstrecken. In erster Linie hat die Festschreibung eine Bedeutung, welche in Zusammenhang mit dem Festschreiben steht. Etwa so viel, wie etwas per Vertrag oder Verfügung bindend festlegen.

Ein Paragraf in einem Gesetzbuch ist beispielsweise festgeschrieben oder du als Unternehmer gibst deinen Mitarbeiter als Festschreibung Ziele mit auf den Weg, welche von dir für das neue Geschäftsjahr gesteckt worden sind. Für alle diese Arten von Festschreibung gibt es eine Definition für ein bestimmtes Gebiet. Als Festschreibung Synonym können Worte wie Bestimmung, Festlegung oder auch Festsetzung verwendet werden.

Festschreibung in der Buchführung

Bei einer möglichen Betriebsprüfung in deinem Unternehmen wird ein Betriebsprüfer deine Buchhaltung besonders genau ansehen und kontrollieren. Dabei wird er unter die Lupe nehmen, ob du deine Buchungssätze festgeschrieben hast und wann das genau erfolgt ist.

Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist die Festschreibung unumgänglich, vor allem für die elektronische Buchführung. In früheren Zeiten, ganz ohne EDV, mussten Zahlen in das Journal eingetragen werden, und zwar mit Kugelschreiber. Einträge mit Bleistift vorgenommen waren nicht gestattet.

Bleistift und Kugelschreiber sind heute in Vergessenheit geraten, aber nicht die Tatsache, dass du deine Buchungssätze festschreiben musst. Es ist nicht erlaubt, dass du diese Buchungssätze über einen längeren Zeitraum hinweg verändern kannst, ohne dass der Grund ersichtlich ist. Dies ist übrigens auch der Grund dafür, dass eine Buchführung in Excel verboten ist. Hier hättest du die Gelegenheit, jederzeit Einträge dort zu verändern und würdest dabei keine „Spuren“ hinterlassen.

Deshalb ist es für dich als Unternehmer ganz wichtig, dass du deine Buchungssätze und jede Position jeden Monat festschreibst. Tust du dies nicht und bei einer möglichen Betriebsprüfung fällt das auf, wird vom Prüfer deine Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft.

Wichtig: Wird deine Buchführung von einem Steuerberater für dich erledigt, musst du in Bezug auf beispielsweise eine DATEV-Schnittstelle einige Punkte beachten.

• Du musst mit deinem Steuerberater klären, ob du deinen sogenannten Buchungsstapel bereits vor dem Austausch der Daten vornimmst.
• Wird ein Buchungsstapel importiert, wird dieser bei DATEV automatisch freigeschrieben, sofern kein Freischreibkennzeichen übergeben wird. Konkret heißt das für dich, dass in diesem Fall keine Änderungen mehr von dir gemacht werden können. Willst du dies nicht, musst du die DATEV Freischreibung aufheben. Dazu ist eine Änderung vom Festschreibungskennzeichen notwendig. Konkret heißt das, dass du jeden DATEV Buchungsstapel die Freischaltung aufheben kannst. Eine DATEV Freischaltung kannst du rückgängig machen.

Festschreibung nach GoBD

Die Festschreibung in der Finanzbuchhaltung hängt ganz eng mit GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zusammen. Beim Thema Festschreibung GoBD wird dir als Unternehmer vorgeschrieben, dass du verpflichtet bist, alle steuerrelevanten Daten zeitnah festzuschreiben.

Die Angabe zeitnah bezieht sich bei diesen Daten auf einen Zeitraum bis zum Ablauf des Folgemonats. Für dich bedeutet dies ganz klar im Normalfall und korrekter Einhaltung der GoBD Festschreibung, dass du spätestens dann etwas in deiner Buchhaltung festschreiben musst, wenn die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt wird. Unter Festschreibung in der Finanzbuchhaltung versteht der Gesetzgeber, dass für ihn alle Änderungen lückenlos nachzuvollziehen sind und nichts gelöscht wurde.

Experten wie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer geben jedem Unternehmen den Ratschlag, dass eine Festschreibung so früh wie möglich erfolgt.

Rechnungen festschreiben

Wenn du ein Buchhaltungstool nutzt, kannst du dort auch automatisiert Rechnungen anlegen. In der Regel werden diese abhängig vom Programm als Entwürfe erstellt. Das bedeutet aber auch, dass deine Rechnungen keine fortlaufende Nummer haben. Um dies zu bekommen, musst du die Rechnungen festschreiben. Je nach Einstellung erfolgt dies in der Regel bei einer Software bei der automatischen Erstellung gleich direkt beim Vorgang.

Hast du deine Rechnungen festgeschrieben, dann sind diese vor einer erneuten Bearbeitung sicher und geschützt. Konkret heißt das, die Rechnung kann von dir auch nicht mehr gelöscht werden. Dies wird von einer ordentlichen Buchführung auch erwartet. Überdies steht dir die Option offen, deine festgeschriebenen Rechnungen auch im Nachgang anderweitig zu korrigieren. So kannst du beispielsweise eine Stornierung für eine Rechnung erstellen und eine neue Rechnung nach einer Stornierung generieren.

Festschreibung mit sevdesk

Die Festschreibung mit sevdesk sollte für dich kein Problem darstellen. Wird von dir ein DATEV-Export vorgenommen, kannst du auch gleich loslegen. Das bedeutet, dass du alle Belege und Rechnungen unmittelbar nach dem Export auch schon festschreiben und damit nicht mehr änderbar machen kannst. Weder eine Änderung noch eine Löschung ist nach der Festschreibung mit sevdesk noch möglich.

Überdies musst du wissen, dass durch den DATEV-Export alle vorhandenen Rechnungen und auch Belege automatisch exportiert werden, welche noch nicht den Prozess der Festschreibung durchlaufen haben. Für dich hat dies den Vorteil, dass einzelne Rechnungen oder Belege aus vorhergegangenen Monaten von dir zu jeder Zeit an deinen Steuerberater weitergereicht werden können. Den optimalen Überblick hast du trotzdem zu jeder Zeit und dieser geht dir auch nie verloren.

Wichtig:

Für eine Festschreibung mit sevdesk ist aber von deiner Seite nicht zwingend ein Export notwendig. Zweifelsfrei hast du auch die Möglichkeit eine Festschreibung ohne Datenexport vornehmen. Um dies auszuführen, musst du in dem Programm nur den Weg Einstellungen → System → Festschreiben auswählen. Danach kannst du sowohl den Zeitraum als auch die Art der Buchungen auswählen, welche zur Festschreibung von dir gewünscht wird.

Beispiele

Das Thema Festschreibung ist in vielen Bereichen ein wichtiges Thema. Nachfolgend ein paar Beispiele zu diesem Thema.

• Renten Festschreibung: Für jeden Rentenjahrgang wird der Teil dauerhaft festgeschrieben, der als steuerfreier Teil der Rente gilt. Vor dem erstmaligen Bezug der Rente wird dieser Freibetrag ermittelt und dieser ändert sich ab dem ersten Jahr des vollen Rentenbezugs nicht mehr. Allerdings erfolgt die Festschreibung erst in dem Jahr, welches auf den ersten Bezug der Rente folgt.
• Steuerliches Einlagekonto: Eine Körperschaft muss nach gesetzlicher Regelung ein steuerliches Einlagekonto führen. Dieses soll sicherstellen, dass getätigte Gesellschafter-Einlagen von den Anteilseignern einer Kapitalgesellschaft getrennt werden können von den selbst erwirtschafteten Gewinnen. Der Bestand von einem steuerlichen Einlagekonto unterliegt der Festschreibung.
• Altersentlastungsbetrag Festschreibung: Bei dem Altersentlastungsbetrag handelt es sich um einen Freibetrag, welcher bei der Berechnung der Einkommensteuer zum Abzug kommt. Dieser Altersentlastungsbetrag wird jedem gewährt, der vor Beginn eines Kalenderjahres das 64. Lebensjahr vollendet hat.
• Preisfestschreibung: Die Preisfestschreibung wird allgemein auch als Preisbindung bezeichnet. Dies ist immer dann der Fall, wenn ein Verkäufer durch einen Vertrag oder eine rechtliche Vorschrift an einen bestimmten Preis gebunden ist. Sehr oft wird diese Methode zur Verhinderung von einem Preiswettbewerb eingesetzt.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Festschreibung in vielen Bereichen ein wichtiges Thema ist. Mit einer Festschreibung gehen Synonyme wie Bestimmung, Festlegung oder Festsetzung, um nur einige Beispiele zu nennen, einher. Das Thema Festschreibung spielt allerdings auch in der Buchführung eine wichtige Rolle. Sie ist ein unverzichtbares Element der GoBD und muss zwingend eingehalten werden.