GDPdU – die digitale Betriebsprüfung

Der Inhalt der GDPdU

Neben der Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen sind in der GDPdU auch die Mitwirkungspflichten der Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung (BMF) geregelt. Diese Verwaltungsanweisung hat das Bundesfinanzministerium erlassen und umfasst die Rechtsnormen des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung. In der GDPdU ist die digitale Aufbewahrung von Buchungsbelegen, Buchhaltungen und Rechnungen und der Verwendung von Software-Systemen konkretisiert. Wie folgt werden die Anforderungen für Betriebsprüfungen in der GDPdU beschrieben:

• Die Rechnungsempfänger prüfen Rechnungen auf ihre Vollständigkeit der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben und auf ihre formale und sachliche Richtigkeit.
• Die Rechnungen werden in unveränderbarer Form gespeichert.
• Die Speicherung sowie die Konvertierung der Rechnung wird protokolliert.
• Der Rechnungsempfänger ist für die Archivierung nach BoBS verantwortlich – Grundsätze eines ordnungsgemäßen EDV-Buchführungssystems.

Die Durchführung einer Betriebsprüfung nach GDPdU

Der Betriebsprüfer kann beim Zugriff auf die Daten des Steuerpflichtigen zwischen dem unmittelbaren Lesezugriff, dem mittelbaren Zugriff über Auswertungen sowie der Datenträgerüberlassung aus unterschiedlichen Formaten wählen. Der Betriebsprüfer darf keine eigene digitale Software auf das betriebsinterne System des Steuerpflichtigen überspielen. Laut Empfehlung des BMF können für die Überlassung von Material auf Datenträgern verschiedene Formate gewählt werden, die in die Software des Prüfers eingelesen werden können. Werden diese Regeln eingehalten, dürfen auch digitale Unterlagen ins Ausland übertragen bzw. ausgelagert werden. Seit 2008 ist die Einhaltung der Abgabenordnung der GDPdU vorgeschrieben und bei Verstößen droht ein Bußgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro.

Weitere wichtige Informationen zum Thema Betriebsprüfung sind in diesem Video zu finden:

Die Datenformate der GDPdU

Die Software IDEA, wird von den Betriebsprüfern verwendet und diese erkennt die folgenden Datenformate, wenn die Strukturinformationen in auswertbarer Form bereitstehen:

• ASCII feste Länge
• ASCII Delimited (inklusive kommagetrennter Wert)
• Excel
• Lotus 123
• ASCII Druckdateien mit Informationen für Datenelemente und Struktur
• Dateien von SAP/AIS
• EBCDIC-Dateien mit fester Länge
• EBCDIC-Dateien mit variabler Länge
• Access
• dBASE

Auch ist eine Konvertierung von AS/400-Datensatzbeschreibungen in RDE-Datensatzbeschreibungen möglich – das sind FDF-Dateien, die von PC-Support/400 erstellt wurden. Des Weiteren ist auch der Import durch eine ODBC-Schnittstelle möglich. Sollten Informationen vorliegen, die auf abweichenden Dateiformaten gespeichert sind, dann müssen diese konvertiert werden.

Die Verfahrensdokumentation gemäß GDPdU und GoBS

Bei der GoBS (Grundsätze ordnungsgemässer DV-gestützter Buchführungssysteme) handelt es sich um eine Bestimmung aus dem Jahr 1995 und sie bildet gemeinsam mit dem HGB die Grundlage für die Verfahrensdokumentation. Die GDPdU stützt sich auf die GoBS. Die Verfahrensdokumentation ist als Nachweis dienlich und dient zudem auch der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen. Durch sie wird der Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten beschrieben. Es müssen innerhalb der Verfahrensdokumentation sachlogische und programmtechnische Lösungen beschrieben werden sowie die Wahrung der Programm-Identität und der Datenintegrität. Zu guter Letzt ist auch noch eine Arbeitsanweisung für die Anwendung und Archivierung des Programms vorgeschrieben.

Welche Inhalte sind in der GDPdU geregelt?

• Art und Umfang des Zugriffs auf steuerlich relevante digitalisierte Daten.
• Die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung
• Die Aufbewahrung und Archivierung der Unterlagen

Der Begriff „steuerlich relevante Daten“ : Dieser wird nicht für alle Betriebsprüfungen allgemeingültig geregelt in Bezug auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit der digitalen Unterlangen. Das ergibt sich aus dem Grund, dass sich diese stets aus den Umständen des Einzelfalls ergeben, ob bestimmte Informationen eine steuerliche Bedeutung aufzeigen und dazu gehören Informationen, die möglicherweise von Bedeutung sind, wenn es um die Besteuerung des Unternehmens geht.

Welche Datenträger werden von der Finanzverwaltung akzeptiert?

• CD-ROMs
• DVDs im ISO-Standard
• Disketten, die mit den Dateisystemen FAT oder MS-DOS arbeiten

Die Aufbewahrungsfristen für die Geschäftsunterlagen

Der Steuerpflichtige hat die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen stets einzuhalten. Dabei gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für alle Aufzeichnungen – einschließlich Bilanzen und anderen Jahresabschlüssen – und die für ihr Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen sowie der Buchungsbelege. Für Originale und Kopien von Geschäftsbriefen beispielsweise ist eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben.

Das ERP-System erleichtert die Mitwirkungspflicht.

Ein ERP-System kann kleinere Steuerpflichtige Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige bei der Erfüllung der Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung unterstützen. Dieses System hilft bei der Vermeidung von Verstößen, die erhebliche finanzielle Sanktionen zur Folge haben können. Ein ERP-System, dass auf kleinere Unternehmen zugeschnitten ist, bildet in integrierter Form alle Geschäftsprozesse ab und sorgt für eine stets aktuelle und in sich stimmige Datenbasis, durch die die Durchführung einer reibungslosen Betriebsprüfung gewährleistet wird.