Rechnung für Dienstleistungen schreiben: Der komplette Leitfaden 2025
Du hast eine Dienstleistung erbracht und fragst dich jetzt, wie du eine rechtssichere Rechnung schreibst? Ob als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Privatperson – die korrekte Rechnungserstellung für Dienstleistungen wirft viele Fragen auf. Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung? Wann muss sie spätestens gestellt werden? Und wie sieht es mit der Mehrwertsteuer aus?
In diesem Ratgeber erfährst du Schritt für Schritt, wie du professionelle Rechnungen für deine Dienstleistungen erstellst. Vom richtigen Zeitpunkt der Rechnungsstellung bis zu den Besonderheiten bei Auslandsgeschäften – hier findest du alle wichtigen Informationen, damit deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wie schreibt man eine rechtssichere Rechnung für Dienstleistungen?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Inland der Standard (EN 16931; ein PDF allein gilt nicht mehr als E-Rechnung). Übergangsregeln: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen/verarbeiten können; die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt (i. d. R. ab 2027 > 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle).
Die vollständige Anschrift von dir als Unternehmer und deinem Kunden bildet die Basis jeder Rechnung. Dazu gehören auch deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei der Beschreibung deiner Dienstleistung musst du Art und Umfang genau angeben - beispielsweise "Webseitenprogrammierung inkl. Responsive Design, 25 Arbeitsstunden".
Für die Erbringung der Leistung ist der Zeitpunkt oder Zeitraum anzugeben. Bei längeren Projekten kannst du auch Teilleistungen abrechnen. Achte besonders auf die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer - außer du nutzt die Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall musst du einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung vermerken.
Pflichtangaben auf der Dienstleistungsrechnung
Eine rechtssichere Dienstleistungsrechnung setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen. Damit du einen klaren Überblick hast, beginnen wir mit den grundlegenden Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen und die das Fundament für alle weiteren Details bilden.
Grundlegende Angaben für jede Rechnung
- Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig; frei wählbar, solange systematisch und nachvollziehbar.
- Rechnungsdatum: gibt den Tag der Erstellung an.
- Leistungsbeschreibung: Umfang und Art der Leistung präzise benennen.
- Beispiel: „Steuerberatung zur Jahresabschlusserstellung, 3 Beratungsstunden am 15.08.2025“.
- Zweck: schützt dich und deinen Kunden.
- Beträge & Steuer: Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz und daraus resultierender Umsatzsteuerbetrag klar ausweisen.
- EU-Dienstleistungen (grenzüberschreitend): deine USt-IdNr. und die deines Kunden angeben.
Besonderheiten bei der Formulierung von Dienstleistungen
Die präzise Beschreibung deiner Dienstleistung macht den Unterschied zwischen einer professionellen und einer mangelhaften Rechnung. Statt "Website-Pflege" schreibst du beispielsweise "Monatliche Wartung der WordPress-Website inkl. Sicherheits-Updates, Backup-Erstellung und Performance-Optimierung".
Bei individuellen Anfertigungen oder Beratungsleistungen empfiehlt sich die Dokumentation konkreter Arbeitsergebnisse. Ein Grafikdesigner könnte formulieren: "Erstellung eines Corporate Designs mit Logo, Geschäftspapieren und Social Media Templates nach Briefing vom 15.08.2025".
Für längere Projektzeiträume bietet sich die Aufschlüsselung in Teilleistungen an. Notiere dabei immer das Recht auf Nachbesserung und eventuelle Garantieleistungen. Im EU-Ausland musst du zusätzlich den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" aufführen - das sichert deinen Vorsteuerabzug.
Korrekte Angabe des Leistungszeitraums
Der Leistungszeitraum auf deiner Rechnung dokumentiert den Zeitpunkt oder die Periode, in der du deine Dienstleistung erbracht hast. Bei einer einmaligen Leistung, wie einem Beratungsgespräch, genügt die Angabe des konkreten Tages.
Erstreckt sich deine Dienstleistung über einen längeren Zeitraum, reicht die Angabe des Monats, in dem du die Leistung abgeschlossen hast. Ein Webdesigner könnte beispielsweise schreiben: "Leistungsmonat: August 2025" oder "Leistungszeitraum: 01.08.2025 - 31.08.2025".
Bei regelmäßig wiederkehrenden Dienstleistungen, wie monatlicher Buchhaltung oder IT-Support, empfiehlt sich die monatsgenaue Angabe des Abrechnungszeitraums. Stimmen Leistungs- und Rechnungsdatum überein, kannst du den Vermerk "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" nutzen - das spart Zeit und schafft Klarheit.
Rechnungen für verschiedene Unternehmensformen
Je nach Unternehmensform gibt es zusätzliche Punkte, die du bei der Rechnungserstellung beachten musst. Beginnen wir mit den Besonderheiten für Freiberufler.
So erstellst du Rechnungen als Freiberufler
Als Freiberufler musst du deine Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung ausstellen. Dabei gelten für dich dieselben Pflichtangaben wie für andere Unternehmer, mit einigen Besonderheiten:
Bei der Leistungsbeschreibung ist eine klare und detaillierte Auflistung deiner Dienstleistungen erforderlich. Gib den Stundenumfang und die Art der Tätigkeit präzise an - zum Beispiel "Konzeption und Durchführung eines dreistündigen Workshops zur Mitarbeiterführung".
Für die steuerliche Identifikation reicht die Angabe deiner Steuernummer aus, wenn du nur Geschäfte im Inland tätigst. Bei Dienstleistungen im EU-Raum benötigst du zusätzlich eine USt-IdNr. Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt, vermerke dies mit dem Hinweis "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer
Du möchtest eine rechtssichere Rechnung für deine Dienstleistung erstellen? Als Kleinunternehmer brauchst du dafür keine komplizierte Software. Ein paar wichtige Grundregeln reichen aus:
Deine Rechnungsnummer, dein Name und deine vollständige Anschrift sind Pflicht. Ergänze dazu die genaue Beschreibung deiner Dienstleistung mit Datum und Umfang – zum Beispiel "Webseitenpflege inkl. Content-Update und Backup am 15.08.2025, 4 Stunden".
Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung darf nicht fehlen. Formuliere ihn einfach als "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Bei Kunden im EU-Ausland gelten übrigens besondere Regeln – hier empfiehlt sich der Nachweis durch eine USt-IdNr.
Tipp: Nutze eine digitale Vorlage für deine Rechnungen. Das spart Zeit und hilft dir, keine Pflichtangaben zu vergessen. Per E-Mail versendete Rechnungen sind genauso gültig wie ausgedruckte. Hinweis: Im B2B-Inland gilt seit 2025 die E-Rechnung als Standard – ein PDF allein zählt nicht als E-Rechnung.
Dienstleistungsrechnungen für Privatpersonen
Beim Ausstellen einer Privatrechnung gelten besondere Regeln. Nur ganz gelegentliche, nicht nachhaltige Leistungen können als „sonstige Leistungen“ nach § 22 Nr. 3 EStG abgerechnet werden – mit einer Freigrenze von 256 € pro Jahr (ab 256 € ist der gesamte Betrag steuerpflichtig). Regelmäßige oder planmäßige Tätigkeiten gelten als gewerblich und sind anzumelden.
Eine Privatrechnung enthält mindestens Name/Anschrift, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Betrag (ohne USt-Ausweis). Bei haushaltsnahen Dienstleistungen für private Auftraggeber solltest du Arbeitskosten separat ausweisen, damit diese ggf. nach § 35a EStG begünstigt sind.
Fristen und Zeitpunkt der Rechnungsstellung
Neben dem Inhalt deiner Rechnung ist auch der Zeitpunkt entscheidend. Daher solltest du die gesetzlichen Fristen genau kennen, um keine bösen Überraschungen zu riskieren.
Wann muss die Rechnung spätestens gestellt werden?
Die gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung beträgt bei Dienstleistungen an Unternehmen oder juristische Personen sechs Monate nach Leistungserbringung. Diese Regelung gilt für alle steuerbaren Umsätze im Inland.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei bestimmten EU-B2B-Dienstleistungen (sonstige Leistungen mit Reverse Charge) musst du bis zum 15. Tag des Folgemonats abrechnen. Die zusammenfassende Meldung ist bis zum 25. beim BZSt zu melden. Falls du diese Frist versäumst, drohen Bußgelder vom Finanzamt.
Für Dienstleistungen an Privatpersonen gibt es keine feste gesetzliche Frist. Beachte aber die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren - sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich die zeitnahe Rechnungsstellung direkt nach Leistungserbringung.
Vorab-Rechnungen für Dienstleistungen
Vorabrechnungen für Dienstleistungen sind in bestimmten Branchen üblich, etwa bei Beratungsprojekten oder Schulungen. Der Leistungszeitpunkt liegt dabei in der Zukunft - die Rechnung wird vor der eigentlichen Dienstleistung gestellt.
Als Voraussetzung für eine Vorausrechnung gilt die klare Vereinbarung mit dem Kunden. Dokumentiere den geplanten Leistungszeitraum und die vereinbarten Zahlungsbedingungen schriftlich. Bei gewerblich tätigen Dienstleistern empfiehlt sich ein separater Vermerk auf der Rechnung: "Leistungszeitraum: [Datum] bis [Datum]".
Eine Ausnahme bilden Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro - hier genügt die Angabe des voraussichtlichen Leistungsdatums. Nutze die Vereinfachungen der digitalen Rechnungsstellung: Mit einer Buchhaltungssoftware erstellst du Vorausrechnungen inklusive aller rechtlich notwendigen Angaben.
Mehrwertsteuer bei Dienstleistungsrechnungen
Die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer gehört zu den wichtigsten Punkten jeder Rechnung. Welche Pflichten für dich gelten, hängt davon ab, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht.
Regelungen für Umsatzsteuerpflichtige
Als umsatzsteuerpflichtiger Dienstleister musst du auf deine Rechnungen den gesetzlichen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent aufschlagen. Diese Pflicht gilt für alle Leistungen, die du im Inland gegen Entgelt erbringst.
Der Rechnungsbetrag setzt sich dabei aus dem Nettobetrag deiner Dienstleistung plus 19 Prozent Umsatzsteuer zusammen. Diese Steuer weist du separat auf der Rechnung aus und führst sie später an das Finanzamt ab.
Ermäßigter Steuersatz (7 %) gilt nur in gesetzlich eng definierten Fällen (z. B. bestimmte kulturelle Leistungen). Die meisten freien Dienstleistungen bleiben beim Regelsteuersatz 19 %. Eine vollständige Auflistung der begünstigten Tätigkeiten findest du in § 12 UStG.
Besonderheiten bei der Kleinunternehmerregelung
Die neuen Regelungen ab 2025 bringen deutliche Vereinfachungen für Kleinunternehmer. Du darfst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt.
Wichtig für deine Rechnungen: Als Kleinunternehmer musst du einen entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung anbringen. Der Vermerk "Umsatzsteuerfreie Rechnung gemäß § 19 UStG" ist dabei ausreichend. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, musst du diese an das Finanzamt abführen.
Beim Überschreiten der Umsatzgrenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr musst du sofort zur Regelbesteuerung wechseln. Ab dieser Rechnung sind dann 19 Prozent Umsatzsteuer auszuweisen - eine rückwirkende Korrektur früherer Rechnungen ist nicht erforderlich.
Rechnungen für Dienstleistungen ins Ausland
Auch bei internationalen Geschäftspartnern musst du die steuerlichen Vorgaben im Blick behalten. Beginnen wir mit den Regelungen für Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union.
Innergemeinschaftliche Dienstleistungen in der EU
Bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet, du stellst deine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus und der Leistungsempfänger versteuert den Betrag in seinem Land.
Für eine korrekte Abrechnung brauchst du:
- Die Umsatzsteuer-ID deines EU-Kunden (vorher prüfen!)
- Den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
- Deine eigene USt-IdNr.
Wichtig für die Buchhaltung: Du musst diese Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung bis zum 25. des Folgemonats ans Bundeszentralamt für Steuern melden. Als gewerblich tätiger Dienstleister führst du diese Leistungen getrennt von innergemeinschaftlichen Warenlieferungen auf.
Die Rechnungsfrist beträgt hier 15 Tage nach Ablauf des Monats, in dem du die Leistung erbracht hast. Versäumst du diese Frist, riskierst du ein Bußgeld vom Finanzamt.
Rechnungen für Kunden in der Schweiz
Für deutsche Dienstleister bietet der Schweizer Markt attraktive Geschäftsmöglichkeiten. Bei B2B-Dienstleistungen gilt in der Schweiz grundsätzlich das Empfängerortsprinzip: Der Schweizer Leistungsempfänger schuldet in der Regel die Bezugsteuer (Reverse Charge). Du stellst dann ohne Schweizer MWST aus – sofern du in der Schweiz nicht mehrwertsteuerlich registriert bist. Eine UID deines Kunden ist als Nachweis hilfreich, aber nicht die Rechtsgrundlage.
Praktisch für deine Rechnungsstellung: Du kannst den Betrag wahlweise in Euro oder Schweizer Franken ausweisen. Bei Verwendung von CHF empfiehlt sich die zusätzliche Angabe des Euro-Betrags samt verwendetem Umrechnungskurs (die ESTV veröffentlicht Referenz- und Monatsmittelkurse).
Der Hinweis „Diese Leistung unterliegt der Schweizer Bezugsteuer“ ist empfehlenswert, aber keine gesetzliche Pflicht. Für gewerblich tätige Dienstleister gilt: Eine Registrierung in der Schweiz wird grundsätzlich erst bei weltweitem Umsatz ≥ 100.000 CHF relevant und nur, wenn du dort steuerbare Umsätze erbringst, die nicht ausschließlich der Bezugsteuer unterliegen (bei ausschließlich reverse-charge-pflichtigen Dienstleistungen keine Registrierung erforderlich).
Dienstleistungen ins Drittland abrechnen
Bei Dienstleistungen an Unternehmen in Drittländern richtet sich die Rechnungstellung nach den jeweiligen nationalen Vorschriften. Du musst dabei besonders auf die steuerlichen Regelungen im Empfängerland achten.
Viele Drittländer haben eigene Verfahren zur Umsatzsteuerabwicklung. Die formale Gestaltung deiner Rechnung folgt den entsprechenden Drittlandregeln. In den meisten Fällen stellst du eine Nettorechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus.
Praxistipp für deine Buchhaltung: Erfasse diese Umsätze in der Zeile 51 (Kennziffer 45) deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung als "nicht steuerbare Umsätze". Die Leistung wird dort versteuert, wo dein Kunde seinen Sitz hat.
Dokumentiere die Unternehmereigenschaft deines Kunden im Drittland sorgfältig - etwa durch seine Steuernummer oder vergleichbare Nachweise. Das schützt dich bei späteren Prüfungen durch das Finanzamt.
Digitale Rechnungserstellung mit sevdesk
Um die gesetzlichen Anforderungen leichter einzuhalten und deine Abläufe zu vereinfachen, lohnt sich der Einsatz einer passenden Software. Ein besonders effizientes Rechnungsprogramm für Dienstleister ist dabei sevdesk.
Effizientes Rechnungsprogramm für Dienstleister
Mit der sevdesk Rechnungssoftware automatisierst du deine Abrechnungsprozesse und behältst den Überblick über deine Dienstleistungen. Das intelligente Dashboard zeigt dir auf einen Blick offene Posten, Zahlungseingänge und anstehende Termine.
Zeitsparende Features für Dienstleister:
- Automatische Übernahme von Stundenzetteln in Rechnungen
- Individuelle Leistungsbeschreibungen als Textbausteine speichern
- Flexible Preisgestaltung für unterschiedliche Kundengruppen
Die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater wird durch die digitale Belegerfassung und übersichtliche Summen- und Saldenlisten erheblich vereinfacht. Dank der mobilen App erfasst du Belege direkt nach Projektabschluss – so bleibt keine Leistung unberechnet.
Branchen-Tipp: Nutze die Schnittstelle zum Online-Banking für eine automatische Zuordnung der Zahlungseingänge. Das reduziert deinen Verwaltungsaufwand und optimiert dein Mahnwesen.
Zusammenfassung: Professionelle Dienstleistungsrechnungen erstellen
Eine rechtssichere Dienstleistungsrechnung beginnt mit der korrekten Dokumentation deiner erbrachten Leistungen. Achte besonders auf die präzise Beschreibung des Leistungsumfangs und die Einhaltung der gesetzlichen Fristen.
Die digitale Rechnungserstellung bietet dir dabei entscheidende Vorteile: Du vermeidest Fehler bei den Pflichtangaben und behältst den Überblick über deine Zahlungseingänge. Besonders die neuen E-Rechnungs-Anforderungen ab 2025 meisterst du so problemlos.
Branchen-Tipp für Einsteiger: Starte mit einer professionellen Buchhaltungssoftware, die dich durch den Prozess führt. Das reduziert nicht nur deinen Zeitaufwand, sondern minimiert auch das Risiko von formalen Fehlern bei der Rechnungserstellung.
