Mietrechnung richtig erstellen: Der komplette Leitfaden für Vermieter 2025
Als Vermieter stehst du vor der Herausforderung, rechtskonforme Mietrechnungen zu erstellen. Mit der seit 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte wird dies noch wichtiger für deinen Erfolg.
In diesem Leitfaden erfährst du alles über Pflichtangaben, Umsatzsteuerbesonderheiten und effiziente Erstellung deiner Mietrechnung, egal ob für Privatvermietung, Gewerbeimmobilien oder Ferienwohnungen.
Pflichtangaben für deine Mietrechnung
Für eine rechtsgültige Mietrechnung benötigst du nach § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben. Diese sind entscheidend, damit deine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird:
- Deinen vollständigen Namen und deine Adresse als Vermieter sowie die Kontaktdaten deines Mieters
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum und der genaue Mietzeitraum (Leistungszeitraum)
- Eine präzise Beschreibung der vermieteten Räumlichkeiten mit Mietbetrag
Bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung musst du Netto- und Bruttobetrag sowie den Steuersatz separat ausweisen. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG genügt ein entsprechender Hinweis. Eine digitale Rechnungslösung hilft dir, alle Pflichtangaben korrekt einzuhalten.
Umsatzsteuer bei Mietrechnungen beachten
Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regelungen für die Umsatzsteuer bei der Vermietung. Als Kleinunternehmer kannst du bis zu 25.000 Euro Jahresumsatz erzielen, ohne Umsatzsteuerpflicht. Der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr darf dabei 100.000 Euro nicht übersteigen.
Bei der Vermietung sind die Steuersätze je nach Art unterschiedlich:
Bei gewerblicher Vermietung kannst du zur Umsatzsteuer optieren – besonders sinnvoll, wenn dein Mieter vorsteuerabzugsberechtigt ist. Langfristige Vermietungen über 6 Monate sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit, sofern du nicht ausdrücklich optierst.
Dauermietrechnung & Mietvertrag: Monatsabrechnung oder Dauerrechnung?
Die Dauermietrechnung ergänzt den Mietvertrag und gilt für einen längeren Zeitraum, während monatliche Rechnungen mehr Flexibilität bieten.
Für den Vorsteuerabzug deiner gewerblichen Mieter ist eine ordnungsgemäße Rechnung unverzichtbar. Achte auf die Einhaltung der E-Rechnungspflicht ab 2025.
Mietrechnung für Privatvermieter erstellen
Als Privatvermieter sparst du mit einer gut strukturierten Mietrechnung für private Vermietungen nicht nur Zeit bei deiner Buchhaltung, sondern schaffst auch Transparenz für deine Kunden. Nutze eine übersichtliche Vorlage, die alle wichtigen Elemente enthält und füge den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ ein, wenn du als Kleinunternehmer vermietest.
Für eine effiziente Abrechnung bietet sich die Option der Dauermietrechnung an. Diese erstellst du einmal zu Beginn des Mietverhältnisses und fügst den Mietvertrag als Grundlage bei. Achte darauf, bei Änderungen der Miethöhe eine neue Rechnung auszustellen.
Ferienwohnung: Musterrechnungen & korrekte Steuersätze
Bei der Vermietung von Ferienwohnungen musst du zwischen der reinen Übernachtungsleistung mit 7% Umsatzsteuer und Zusatzleistungen wie Endreinigung mit 19% unterscheiden.
Für gewerbliche Gäste, die Kosten steuerlich geltend machen, ist eine korrekte Rechnung mit genauem Leistungszeitraum unerlässlich.
Nimm dir für deine Abrechnungen am besten den Ratgeber mit Vorlage „Rechnung Ferienwohnung“ zur Hilfe. Mit sevdesk kannst du Rechnungen schnell erstellen und per E-Mail versenden. Das System hilft dir, die korrekten Steuersätze anzuwenden und alle Pflichtangaben einzufügen.
Dauermietrechnung Vorlage & weitere Muster
Mit unseren kostenlosen Vorlagen für Mietrechnungen sparst du wertvolle Zeit und stellst die Rechtssicherheit deiner Dokumente sicher. Drei entscheidende Vorteile:
- Alle gesetzlichen Pflichtangaben bereits integriert
- Spezielle Muster für Privatvermieter und gewerbliche Vermietung
- Passende Quittungsvorlagen für deine Gäste inklusive
Mietrechnungen mit sevdesk einfach erstellen
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Zusammenfassung zum Thema
Als Vermieter brauchst du für rechtskonforme Mietrechnungen ab 2025 diese wichtigsten Punkte:
- Pflichtangaben: Achte auf vollständige Kontaktdaten, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und genauen Mietzeitraum.
- Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer bleibst du bis 25.000 Euro Jahresumsatz von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Bei gewerblicher Vermietung kannst du zur Umsatzsteuer (19%) optieren, Ferienwohnungen werden mit 7% besteuert.
- Abrechnungsform: Entscheide dich zwischen Dauermietrechnung (weniger Aufwand) oder monatlicher Abrechnung (mehr Flexibilität). Beachte die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte ab 2025.
- Digitale Lösung: Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk erstellst du rechtssichere Mietrechnungen, die allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sparst dabei wertvolle Zeit.
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