Rechnung als Heilpraktiker schreiben: So erstellst du deine Abrechnung korrekt

Pflichtangaben in der Rechnung von Heilpraktikern

Wenn du deine erste Heilpraktikerrechnung schreibst, müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben sitzen. Nach UStG/UStDV gehören auf deine Rechnung:

• Dein vollständiger Name & Praxisanschrift
• Name & Anschrift des Patienten
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Behandlungsdatum/-zeitraum
• Leistungsbeschreibung nach GebüH (Ziffern; ggf. Analogziffer „a“)
• Netto-Betrag
• ggf. Steuersatz
• Gesamtbetrag (brutto)
• Hinweis auf Steuerbefreiung: „Diese Leistung ist gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“

Empfehlenswert: Zahlungsziel (z. B. 14 Tage), Bankverbindung (IBAN/BIC).

Optionale Angaben für deine Heilpraktikerrechnung

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben kannst du deine Rechnung mit nützlichen Informationen ergänzen:

• Professionelles Logo & Corporate Design für einen einheitlichen Auftritt
• Berufsbezeichnung & Qualifikationen
• Therapiemethoden & Behandlungsdauer (für bessere Nachvollziehbarkeit)
• Transparente Honorarsätze / Honorarvereinbarung
• Vermerk zur Kostenerstattung (PKV/Beihilfe)
• Bankverbindung (IBAN/BIC) und ein freundlicher Dank

Was du bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Stehst du vor der Herausforderung, deine erste Patientenrechnung zu schreiben? Die Höhe der Vergütung kannst du grundsätzlich frei mit deinen Kunden vereinbaren. Nach § 611 BGB basiert die Abrechnung auf einem Dienstvertrag zwischen dir und deinem Patienten, der dein Bemühen um Heilung honoriert.

Für eine transparente Kostenaufstellung empfiehlt sich die Orientierung am Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH). Beachte dabei, dass private Krankenversicherungen ihre Erstattung meist auf die dort angegebenen Sätze beschränken. Informiere deine Patienten deshalb vorab schriftlich, wenn dein Honorar darüber liegt.

Nutze für wiederkehrende Behandlungen am besten eine digitale Lösung zur Rechnungserstellung. Mit einer passenden Software behältst du den Überblick über offene Rechnungen und sparst wertvolle Zeit für deine Patienten.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Heilpraktiker

Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage sparst du wertvolle Zeit bei der Erstellung deiner ersten Heilpraktiker-Rechnungen. Die professionelle Vorlage enthält bereits alle notwendigen Pflichtfelder (nach UStG/UStDV) sowie Platzhalter für GebüH-Ziffern – und lässt sich einfach an deine Bedürfnisse anpassen.

Lade dir die Vorlage jetzt herunter und nutze sie als Basis für deine individuelle Rechnungsgestaltung. Beachte dabei die Vertragsbedingungen mit deinen Patienten und passe die Honorarsätze entsprechend an.

Tipp: Mit sevdesk erstellst du nicht nur einzelne Rechnungen, sondern verwaltest auch gleich deine gesamte Praxisbuchhaltung digital und GoBD-konform. Teste jetzt kostenlos!

Abrechnung nach GebüH richtig umsetzen

Bei der praktischen Umsetzung des Gebührenverzeichnisses für Heilpraktiker spielen die richtigen Abrechnungsziffern eine zentrale Rolle. Wähle für deine Behandlungen die passenden GebüH-Ziffern aus und dokumentiere diese transparent auf deiner Rechnung.

Die Vertragsbedingungen zwischen dir und deinem Patienten bestimmen dabei den Rahmen für deine Abrechnung. Nach § 611 BGB kannst du die Kosten für deine Leistungen grundsätzlich frei vereinbaren. Orientiere dich dennoch an den Sätzen des GebüH, da private Krankenversicherungen ihre Erstattung meist darauf beschränken. Informiere deine Patienten am besten vorab schriftlich, wenn dein Honorar darüber liegt.

Analog zur Gebührenordnung für Ärzte lässt sich das GebüH flexibel anwenden. Für Behandlungsmethoden ohne direkte Ziffer nutzt du die Analogabrechnung: Wähle eine vergleichbare Leistung und kennzeichne diese mit einem „a“. So bleiben deine Rechnungen auch bei speziellen Therapieformen nachvollziehbar.

Umsatzsteuerbefreiung korrekt ausweisen

Die Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Du musst diese Steuerbefreiung auf deinen Rechnungen eindeutig kennzeichnen. Ein passender Hinweis lautet:
„Diese Leistung ist gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“

Beachte dabei, dass nur therapeutische Behandlungen unter die Steuerbefreiung fallen. Präventive Maßnahmen oder Wellnessangebote können umsatzsteuerpflichtig sein. Dokumentiere deshalb auf deinen Rechnungen den medizinischen Zweck der Behandlung – z. B. Diagnose/Indikation (gegebenenfalls mit ICD-10).

Tipp: Führe separate Aufzeichnungen für steuerfreie Heilbehandlungen und steuerpflichtige Leistungen. Das erleichtert die Buchhaltung und schafft Klarheit bei einer möglichen Betriebsprüfung.

Rechnungen bei Krankenkassen einreichen

Fragen sich deine Patienten, ob sie die Kosten für deine Behandlung erstattet bekommen? Informiere sie gleich zu Beginn: Gesetzliche Krankenkassen übernehmen grundsätzlich keine Heilpraktikerkosten. Eine Ausnahme bilden private spezielle Zusatzversicherungen für alternative Heilmethoden.

Für Privatversicherte und Beihilfeberechtigte sieht es anders aus. Sie können deine Rechnung bei ihrer Versicherung einreichen – vorausgesetzt, der Vertrag deckt Heilpraktikerleistungen ab. Stelle deshalb sicher, dass deine Rechnung alle notwendigen Angaben enthält:

• Diagnose (ICD-10 oder in Textform)
• Behandlungsmethode mit GebüH-Ziffer
• Datum und Dauer jeder Behandlung
• Aufschlüsselung der einzelnen Leistungen

Rate deinen Patienten, vorab mit ihrer Versicherung zu klären, welche Leistungen in welcher Höhe erstattet werden. So vermeidest du unangenehme Überraschungen und Diskussionen über die Kostenübernahme.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung

Bei Rechnungsbeträgen bis 250 € gelten vereinfachte Anforderungen für die Rechnungsstellung. Diese Kleinbetragsrechnungen benötigen weniger Pflichtangaben als reguläre Rechnungen. Als Heilpraktiker empfiehlt sich dennoch die Erstellung vollständiger Rechnungen, da private Krankenversicherungen für die Kostenerstattung oft alle relevanten Informationen benötigen.

Die reduzierte Form der Kleinbetragsrechnung eignet sich besonders für ergänzende, ggf. steuerpflichtige Leistungen (z. B. Verkauf von Therapeutika/Präparaten). Sofern Umsatzsteuer anfällt, muss der Gesamtbetrag diese bereits enthalten; ein separater Ausweis der Steuer ist nicht erforderlich.

Für eine rechtssichere Dokumentation deiner Leistungen bietet sevdesk passende Vorlagen – sowohl für Kleinbetragsrechnungen als auch für reguläre Heilpraktikerrechnungen. So behältst du bei jeder Rechnungsart den Überblick und sparst Zeit bei der Erstellung.

Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung

Ein typisches Szenario aus dem Praxisalltag: Nach der Behandlung stellst du deinem Patienten eine Rechnung aus - und merkst später, dass sich Fehler eingeschlichen haben. Solche Situationen lassen sich durch aufmerksame Prüfung vermeiden.

Besonders beim Erstellen von Heilpraktikerrechnungen zeigen sich immer wieder die gleichen Stolpersteine. Häufig fehlt die korrekte Diagnose nach ICD-10 oder die präzise Beschreibung der durchgeführten Behandlung. Auch unvollständige Patientendaten oder eine fehlende Zuordnung zur jeweiligen Behandlungssitzung erschweren die Erstattung durch private Krankenversicherungen.

Achte besonders auf die korrekte Anwendung des GebüH. Viele Heilpraktiker verwenden ungültige Ziffernkombinationen oder rechnen Leistungsketten falsch ab. Das führt nicht nur zu Verzögerungen bei der Erstattung, sondern kann auch rechtliche Konsequenzen haben.

Mit einer digitalen Rechnungssoftware wie sevdesk minimierst du diese Risiken. Die Software prüft automatisch auf Vollständigkeit der Pflichtangaben und unterstützt dich bei der korrekten Abrechnung nach GebüH.

Rechnung mit Rechnungsprogramm erstellen

Zeit sparen und Fehler vermeiden – das sind die wichtigsten Gründe für die Nutzung eines professionellen Rechnungsprogramms in deiner Heilpraktikerpraxis. Eine digitale Lösung unterstützt dich bei der korrekten Anwendung des GebüH und erstellt automatisch rechtssichere Rechnungen.

Mit sevdesk legst du Patientenstammdaten zentral an, hinterlegst GebüH-Positionen als Artikel/Textbausteine (inkl. Analogkennzeichnung „a“) und fügst sie mit wenigen Klicks in deine Rechnungen ein. Netto-/Bruttobeträge werden automatisch berechnet, Pflichtfelder geprüft und Anhänge (z. B. ärztliche Empfehlungen) mitgeführt. Zudem behältst du offene Posten im Blick, nutzt bei Bedarf Mahnwesen und Zahlungsabgleich, und archivierst alles GoBD-konform.

Besonders praktisch: Rechnungen lassen sich direkt per E-Mail versenden; Zahlungseingänge siehst du schnell und übersichtlich. So reduzierst du Routineaufwand und gewinnst mehr Zeit für das Wesentliche – die Behandlung deiner Patienten.

Zusammenfassung

Als Heilpraktiker stehst du vor der Herausforderung, deine Rechnungen rechtssicher und patientenfreundlich zu gestalten. Mit den richtigen Werkzeugen und Kenntnissen wird die Rechnungserstellung zum Kinderspiel. Die wichtigsten Elemente sind dabei die korrekte Anwendung des GebüH, die präzise Dokumentation der Behandlungen und die vollständige Angabe aller Pflichtinformationen.

Besonders die digitale Rechnungserstellung hat sich in den letzten Jahren als Standard etabliert. Sie minimiert nicht nur Fehler, sondern spart auch wertvolle Zeit im Praxisalltag. Die automatische Prüfung der Pflichtangaben und die sichere Archivierung geben dir die Gewissheit, dass deine Abrechnungen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Nutze diese Grundlagen als Basis für eine professionelle Rechnungsstellung, die sowohl deinen Patienten als auch den Kostenträgern gerecht wird.

Häufig gestellte Fragen