Kannst du gebrauchte Maschinen & Wirtschaftsgüter abschreiben?

Was bedeutet „Abschreiben“?

Wenn du für dein Unternehmen eine Maschine, ein Fahrzeug oder andere langlebige Wirtschaftsgüter kaufst, kannst du die Anschaffung in vielen Fällen nicht sofort als Betriebsausgabe geltend machen. Stattdessen verteilst du die Kosten bzw. den Anschaffungswert über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Gegenstands. Diesen Vorgang bezeichnet man als Abschreibung (Absetzung für Abnutzung, AfA).

Durch die Abschreibung wird berücksichtigt, dass ein Wirtschaftsgut über mehrere Jahre genutzt wird und währenddessen an Wert verliert. Die jährlichen Abschreibungsbeträge mindern deinen Gewinn und damit in der Regel auch deine Steuerlast. Wie hoch die jeweilige Abschreibung ausfällt, hängt unter anderem von den Anschaffungskosten, der Abschreibungsdauer und der gewählten Abschreibungsmethode ab.

Mehr zum Thema Abschreibung, den verschiedenen Methoden und den geltenden Regelungen erfährst du in unserem ausführlichen Ratgeber zur Abschreibung (AfA).

Was für gebrauchte Gegenstände kann man abschreiben?

Grundsätzlich kannst du nahezu alle gebrauchten Wirtschaftsgüter abschreiben, die zu deinem Betriebsvermögen gehören und deren Wert sich im Laufe der Zeit verringert. Dabei spielt es keine Rolle, dass du den Gegenstand gebraucht gekauft hast.

Zu den typischen abschreibungsfähigen gebrauchten Wirtschaftsgütern gehören:

• Schreibtische, Bürostühle oder Regale können als Büroausstattung abgeschrieben werden‍
• technische Anlagen und Maschinen sind abschreibbar‍
• Werkzeuge und Arbeitsgeräte
• Elektronik wie Computer, Laptops oder Drucker
• Kommunikationsmittel wie Tablets oder Smartphones sind abschreibbar‍
• Geschäftsausstattung, beispielsweise eine (Einbau-)Küche für das Büro oder Container‍
• Abschreibbare Fahrzeuge wie Pkw, Transporter oder Nutzfahrzeuge

Ein Wirtschaftsgut gilt steuerlich als gebraucht, wenn es vor dem Kauf oder der Privateinlage bereits genutzt wurde und dadurch einen nutzungsbedingten Wertverlust erlitten hat.

Beispiele dafür sind:

• eine Produktionsmaschine, die bereits in einem anderen Unternehmen im Einsatz war
• ein gebrauchter Gabelstapler aus dem Fuhrpark eines Logistikunternehmens
• ein Firmenfahrzeug mit Vorbesitzer
• Vorführgeräte von Messen oder Ausstellungen

Gebraucht gekaufte Gegenstände abschreiben: So gehst du vor

Die Abschreibung gebrauchter Wirtschaftsgüter funktioniert grundsätzlich ähnlich wie bei neuen Gegenständen. Allerdings gibt es einige Besonderheiten, vor allem bei der Ermittlung der Restnutzungsdauer und den Abschreibungsmethoden. Damit du die Abschreibung korrekt berechnest und gegenüber dem Finanzamt nachvollziehbar begründen kannst, solltest du wie folgt vorgehen.

Schritt 1: Ermittle die Anschaffungskosten

Im ersten Schritt ermittelst du die Anschaffungskosten des gebrauchten Wirtschaftsguts. Sie bilden die Grundlage für die spätere Abschreibung.

Dabei zählen nicht der ursprüngliche Kaufpreis des Vorbesitzers oder die Herstellungskosten, sondern ausschließlich der Betrag, den du selbst für den Gegenstand bezahlt hast. Kaufst du beispielsweise eine gebrauchte Produktionsmaschine für 30.000 Euro, sind diese 30.000 Euro die Basis für deine Abschreibung, unabhängig davon, was die Maschine ursprünglich einmal gekostet hat.

Zu den Kosten der Anschaffung gehören neben dem Kaufpreis auch alle Kosten, die direkt mit dem Erwerb zusammenhängen. Dazu zählen beispielsweise:

• Transport- und Versandkosten
• Montagekosten
• Kosten für die Inbetriebnahme
• weitere Anschaffungsnebenkosten

Rabatte, Preisnachlässe oder Skonti mindern dagegen die Anschaffungskosten und müssen beim Anschaffungswert entsprechend berücksichtigt werden.

Schritt 2: (Rest-)Nutzungsdauer festlegen

Nachdem du die Anschaffungskosten ermittelt hast, legst du die verbleibende Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts fest. Sie bestimmt, über welchen Zeitraum du die Anschaffungskosten abschreibst.

Bei neuen Wirtschaftsgütern kannst du dich in der Regel an den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums orientieren. Für gebrauchte Gegenstände gibt es dagegen keine eigene AfA-Tabelle und keine verbindlichen Vorgaben zur Restnutzungsdauer. Stattdessen musst du sachgerecht schätzen, wie lange das Wirtschaftsgut in deinem Betrieb voraussichtlich noch genutzt werden kann. Als Orientierung dient häufig die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer eines vergleichbaren Neugeräts. Von dieser ziehst du die bereits abgelaufene Nutzungsdauer ab.

Beispiel: Laut AfA-Tabelle beträgt die Nutzungsdauer eines Schreibtisches (Büromöbel) 13 Jahre. Der Vorbesitzer hat das Möbelstück bereits 5 Jahre genutzt und es befindet sich noch in einem guten Zustand. Die verbleibende Restnutzungsdauer beträgt in diesem Fall 8 Jahre.

In der Praxis solltest du die Restnutzungsdauer jedoch nicht ausschließlich anhand des Alters bestimmen. Auch der tatsächliche Zustand, die bisherige Nutzung und der vorhandene Verschleiß spielen eine wichtige Rolle. Je nachvollziehbarer deine Schätzung ist, desto besser lässt sie sich gegenüber dem Finanzamt begründen.

Eine kürzere Nutzungsdauer als in der AfA-Tabelle vorgesehen ist grundsätzlich möglich. Dafür reicht der Gebrauchtkauf allein jedoch nicht aus. Damit das Finanzamt eine verkürzte Abschreibungsdauer akzeptiert, solltest du nachvollziehbar belegen können, warum das Wirtschaftsgut voraussichtlich früher ausfällt oder ersetzt werden muss. Mögliche Gründe sind:

• ein besonders hoher Verschleiß
• eine intensive Vorbenutzung
• technische Abnutzung oder Überalterung
• wirtschaftliche Gründe, die eine frühere Ausmusterung erwarten lassen

Je nach Einzelfall können Fotos, Wartungsunterlagen, technische Berichte oder sogar ein Gutachten hilfreich sein. Ohne entsprechende Nachweise besteht das Risiko, dass das Finanzamt die verkürzte Nutzungsdauer nicht anerkennt.

Schritt 3: Abschreibungsmethode wählen (linear vs. degressiv)

Im nächsten Schritt legst du fest, mit welcher Methode du das gebrauchte Wirtschaftsgut abschreibst. Für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens kommen aktuell zwei planmäßige Abschreibungsvarianten infrage: die lineare und die degressive Abschreibung.

Die lineare Abschreibung ist die am häufigsten genutzte Methode. Dabei verteilst du die Anschaffungskosten gleichmäßig über die gesamte Restnutzungsdauer. Beträgt die Restnutzungsdauer beispielsweise 5 Jahre, schreibst du jedes Jahr 20 % der Anschaffungskosten ab. Die jährlichen Abschreibungsbeträge bleiben also über die gesamte Laufzeit gleich hoch.

Alternativ kannst du unter bestimmten Voraussetzungen die degressive Abschreibung nutzen. Hier schreibst du nicht jedes Jahr denselben Betrag ab. Stattdessen wird ein fester Prozentsatz auf den jeweiligen Restbuchwert angewendet. Dadurch fallen die Abschreibungsbeträge in den ersten Jahren höher aus und sinken mit der Zeit. Das kann deine Steuerlast insbesondere kurz nach der Anschaffung reduzieren und die Liquidität deines Unternehmens verbessern. Gleichzeitig kannst du jederzeit zur linearen Abschreibung wechseln.

Seit dem 1. Juli 2025 ist die degressive Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens wieder möglich. Sie gilt auch für gebrauchte Wirtschaftsgüter, sofern diese im begünstigten Zeitraum (zwischen 01. Juli 2025 und 31. Dezember 2027) angeschafft werden. Der Abschreibungssatz beträgt dabei bis zu 30 % des jeweiligen Restbuchwerts pro Jahr.

Schritt 4: Abschreibungsbeträge berechnen und verbuchen

Nachdem du die Anschaffungskosten, die Restnutzungsdauer und die passende Abschreibungsmethode festgelegt hast, kannst du die Abschreibungsbeträge berechnen. Wir geben dir dazu gleich noch ein paar Beispiele.

Die ermittelten Beträge erfasst du anschließend in deiner Buchhaltung auf den entsprechenden Konten als Aufwand. Gleichzeitig verringert sich der Buchwert des Wirtschaftsguts um den jeweiligen Abschreibungsbetrag. Auf diese Weise wird der Wertverlust des Gegenstands steuerlich und buchhalterisch berücksichtigt.

Wie genau das funktioniert, erfährst du in unserem Ratgeber "Abschreibungen buchen".

Sonderfall: Gebrauchte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) abschreiben

Allerdings wird nicht jedes gebrauchte Wirtschaftsgut über mehrere Jahre abgeschrieben. Handelt es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), gelten vereinfachte Regeln. Als GWG zählen abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 800 Euro netto. Typische Beispiele sind Bürostühle, Schreibtische oder Werkzeuge.

Der Vorteil ist, dass du solche Wirtschaftsgüter in der Regel bereits im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe geltend machen kannst. Du musst die Kosten also nicht über mehrere Jahre verteilen.

Gerade bei gebrauchten Wirtschaftsgütern ist die GWG-Regelung oft interessant, denn durch den geringeren Kaufpreis fallen viele Gebrauchtkäufe überhaupt erst in den relevanten Wertbereich und können dadurch sofort oder vereinfacht abgeschrieben werden.

Alternativ zur Sofortabschreibung hast du für abnutzbare Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 1.000 Euro netto zusätzlich die Möglichkeit, einen Sammelposten zu bilden. Dieser wird unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer über fünf Jahre gleichmäßig abgeschrieben.

Wichtig: Die Grenze für die Sofortabschreibung liegt bei 800 Euro netto. Der Sammelposten kann dagegen auch für Wirtschaftsgüter genutzt werden, deren Anschaffungskosten über dieser Grenze liegen, nämlich bis maximal 1.000 Euro netto.

Beispiele aus der Praxis für die Abschreibung gebrauchter Güter und Maschinen

Wie die Abschreibung gebrauchter Wirtschaftsgüter konkret aussieht, hängt von der Art des Gegenstands, seiner Restnutzungsdauer und der gewählten Abschreibungsmethode ab. Die folgenden Beispiele zeigen typische Fälle aus dem Unternehmensalltag und verdeutlichen, wie die Abschreibung in der Praxis funktioniert.

Gebrauchte Produktionsmaschine abschreiben

Ein Unternehmen kauft eine gebrauchte Produktionsmaschine für 30.000 Euro. Laut AfA-Tabelle beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer einer vergleichbaren Neumaschine 10 Jahre. Da die Maschine bereits 5 Jahre im Einsatz war, wird eine Restnutzungsdauer von 5 Jahren angesetzt. Die Maschine wird linear abgeschrieben. Die Anschaffungskosten werden dabei gleichmäßig auf die verbleibende Nutzungsdauer verteilt.

Jährliche Abschreibung: 30.000 Euro ÷ 5 Jahre = 6.000 Euro pro Jahr

Das Unternehmen kann somit jedes Jahr 6.000 Euro als Abschreibung geltend machen.

Gebrauchtes Fahrzeug abschreiben

Ein Unternehmer kauft einen gebrauchten Pkw für seinen Betrieb. Die Anschaffungskosten betragen 20.000 Euro. Laut AfA-Tabelle beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer eines Neufahrzeugs 6 Jahre. Da das Fahrzeug bereits 2 Jahre alt ist, wird eine Abschreibungsdauer von 4 Jahren angesetzt.

Der Unternehmer entscheidet sich hierbei für die degressive Abschreibung. Ab dem dritten Jahr wechselt der Unternehmer zur linearen Abschreibung. Dadurch kann das Fahrzeug bis zum Ende der Restnutzungsdauer vollständig abgeschrieben werden.

Gebrauchte Küche für das Büro abschreiben

Ein Unternehmen übernimmt im Rahmen einer Büroauflösung eine gebrauchte Büroküche. Der Kaufpreis beträgt 700 Euro netto. Zusätzlich fallen 80 Euro Versandkosten an. Da bei Barzahlung 3 % Skonto gewährt werden, reduzieren sich die Anschaffungskosten entsprechend.

Berechnung der Anschaffungskosten:

• Kaufpreis: 700 Euro
• Versandkosten: 80 Euro
• Skonto (3 % von 700 Euro): -21 Euro

Anschaffungskosten: 759 Euro

Die Küche wurde bereits 7 Jahre genutzt. Bei einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von 10 Jahren würde die Restnutzungsdauer somit noch 3 Jahre betragen.

Da die Anschaffungskosten jedoch unter 800 Euro netto liegen und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind, handelt es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Das Unternehmen kann die gesamten Anschaffungskosten daher bereits im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe geltend machen. Eine Verteilung der Kosten auf die Restnutzungsdauer ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Häufige Fehler bei der Abschreibung gebrauchter Wirtschaftsgüter und wie du sie vermeidest

Bei der Abschreibung gebrauchter Wirtschaftsgüter passieren immer wieder ähnliche Fehler. Besonders häufig sind:

• Zu pauschaler Schätzung der Restnutzungsdauer: Die Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle für Neugeräte lässt sich nicht automatisch auf gebrauchte Wirtschaftsgüter übertragen. Berücksichtige stattdessen Alter, Zustand und Verschleiß sowie die theoretische Restnutzungsdauer.‍
• Fehlende Nachweise für eine verkürzte Nutzungsdauer: Möchtest du eine kürzere Restnutzungsdauer ansetzen, solltest du diese nachvollziehbar dokumentieren, beispielsweise durch Fotos, Wartungsunterlagen oder ein Gutachten.‍
• Falscher Abschreibungsbeginn: Die Abschreibung beginnt mit der Anschaffung des Wirtschaftsguts. Erfolgt der Kauf unterjährig, darf im ersten Jahr nur zeitanteilig abgeschrieben werden.‍
• Falsche Zuordnung zum Anlagevermögen: Nur Wirtschaftsgüter, die dauerhaft zum Betriebsvermögen gehören, können als Anlagevermögen abgeschrieben werden.‍
• Unpassende Abschreibungsmethode: Die lineare Abschreibung ist der Regelfall. Die degressive Abschreibung und die Sofortabschreibung sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

Mit sevdesk Güter automatisch abschreiben: effizient & sicher

Die Abschreibung von Wirtschaftsgütern ist oft mit viel Aufwand verbunden. Anschaffungskosten erfassen, Nutzungsdauern bestimmen, Abschreibungsbeträge berechnen und alles korrekt verbuchen – dabei schleichen sich schnell Fehler ein.

Mit der Anlagenverwaltung von sevdesk erledigst du viele dieser Schritte deutlich einfacher. Deine Anlagegüter lassen sich mit wenigen Klicks erfassen und automatisch verwalten. Dabei berücksichtigt sevdesk die aktuellen AfA-Tabellen und unterstützt dich bei der Auswahl der passenden Nutzungsdauer. So sparst du dir die manuelle Recherche in umfangreichen Tabellenwerken.

Auch die Berechnung der linearen Abschreibung übernimmt sevdesk für dich. Die Software berücksichtigt dabei automatisch anteilige Abschreibungen im Anschaffungsjahr und erstellt die Abschreibungsbeträge korrekt auf Basis der hinterlegten Daten.

Zusätzlich behältst du jederzeit den Überblick über die Anlagegüter deines Betriebsvermögens. Restbuchwerte, Nutzungsdauern und bereits erfolgte Abschreibungen werden tagesaktuell dargestellt und zentral verwaltet.

Ein weiterer Vorteil: Die ermittelten Abschreibungsbeträge werden direkt in deine EÜR oder GuV übernommen. Das spart Zeit, reduziert den manuellen Aufwand und hilft dabei, typische Fehler bei der Abschreibung zu vermeiden.

Zusammenfassung: Gebrauchte Maschinen & Wirtschaftsgüter abschreiben

Auch gebrauchte Maschinen, Fahrzeuge und andere Wirtschaftsgüter kannst du grundsätzlich abschreiben und so deinen zu versteuernden Gewinn reduzieren. Entscheidend sind dabei vor allem die tatsächlichen Anschaffungskosten, die verbleibende Restnutzungsdauer und die passende Abschreibungsmethode.

Während die lineare Abschreibung den Regelfall darstellt, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch die degressive Abschreibung infrage kommen. Liegen die Anschaffungskosten innerhalb der GWG-Grenzen, ist sogar eine Sofortabschreibung möglich. Besonders wichtig ist eine nachvollziehbare Schätzung der Restnutzungsdauer sowie eine saubere Dokumentation, damit du deine Abschreibung gegenüber dem Finanzamt belegen kannst.

Mit einem modernen Rechnungsprogramm wie sevdesk behältst du dabei jederzeit den Überblick. Die Software unterstützt dich bei der Erfassung deiner Anlagegüter, berechnet lineare Abschreibungen automatisch und überträgt die Abschreibungsbeträge direkt in deine Buchhaltung. So sparst du Zeit und vermeidest typische Fehler bei der Abschreibung gebrauchter Wirtschaftsgüter.

Häufige Fragen und Antworten zur Abschreibung gebrauchter Maschinen