Kassennachschau

Die Kassennachschau: Was regelt das Gesetz?

Seit dem 1. Januar 2018 ist die Kassennachschau im § 146b Abgabenordnung AO neu geregelt. Das Finanzamt kann jederzeit einen Finanzbeamten in deine Geschäftsräume schicken um deine Kassenführung anhand eines Kassensturzes, auch Kassennachschau genannt, zu überprüfen. Das Ziel ist klar: Mit einer unangekündigten Außenprüfung deiner Kassendaten vermeidet der Finanzbeamte, dass du deine Kassenaufzeichnungen in Vorbereitung der Kassennachschau in irgendeiner Weise manipulierst.

Insbesondere wenn du eine offene Ladenkasse betreibst, musst du deine manuellen Kassenaufzeichnungen samt Eigenbelegen stets aktuell halten, sodass deine Kassenführung jederzeit einer Kassennachschau standhält. Willst du genau wissen, was eine offene Ladenkasse ist, dann hilft unser Ratgeberbeitrag zum Thema offene Ladenkasse weiter.

Unter einer offenen Ladenkasse versteht man die Kassenführung ohne technische Hilfsmittel, also ohne Registrierkasse oder PC-Kasse. Eine offene Ladenkasse enthält daher logischerweise kein Aufzeichnungssystem. Da du deine Tageskassenberichte manuell erstellst, ist die offene Ladenkasse aus Sicht des Finanzamts eher anfällig für Fehler oder Manipulationen.

Für wen kann eine Kassennachschau eintreten?

Eine Kassennachschau betrifft alle Unternehmen, die mit Bargeld im Tagesgeschäft zu tun haben. Daher kann es auch jeden treffen. Grundsätzlich kann man sagen, das Unternehmen zu einer Kassenschau vom Finanzamt ausgewählt werden, wenn sie folgende Dinge haben:

• PC-Kasse
• Registrierkasse
• offene Ladenkasse
• Taxameter
• Wegstreckenzähler
• Waagen mit Registrierkassenfunktion
• Geldspielgeräte
• App-Systeme zur Kassenführung

Ganz unvorbereitet und unerwartet kommt die Kassenschau jedoch nicht immer. Manchmal gibt es Hinweise auf deinem Steuerbescheid, die eine mögliche Kassennachschau sowie eine Betriebsprüfung wahrscheinlicher machen. Beispielsweise wenn auf deinem Steuerbescheid steht, dass der Steuerbescheid gemäß § 164 Abgabenordnung (AO) „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ erfolgt.

Häufig ist eine Kassennachschau auch der erste Schritt, mit dem ein Amtsträger vor Ort überprüft, ob sich im Nachgang eine aufwändigere Betriebsprüfung lohnt. In Restaurants, Nachtclubs oder beim Frisör checken Amtsträger die Lage gerne zunächst durch Testkäufe bevor sie die Kassennachschau ankündigen. Vorteil: Mit einem Testkauf können sie erst einmal anonym beobachten, wie der jeweilige Betrieb mit Kasseneinnahmen umgeht.

Hast du dein eigenes Taxiunternehmen, wollen die Prüferinnen und Prüfer sehen, ob du genau nach Taxameter und Wegstreckenmeter abrechnest. Stehen in deiner Kneipe ein paar Geldspielgeräte, gerne auch Daddel-Automat genannt, unterliegen diese Bargeldeinkünfte ebenso der Regelung zur Kassenführung.

Verhaltenstipps für eine Kassennachschau

Auch wenn du deine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben noch so akribisch abwickelst und dokumentierst: Eine unangekündigte Kassennachschau versetzt dich erst einmal in Stress. Damit du im Ernstfall deine Kassenprüfung gut über die Bühne bringst, raten wir dir, dich vorab mit dem Szenario einer Außenprüfung auseinanderzusetzen.

• Falls du mit deinem bargeldintensiven Geschäft mehrere Standorte betreibst: Bereite für jede Filiale eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter auf eine Kassenprüfung vor. Das bedeutet, dass diese Person in Sachen Kassenführung und Kassendaten kompetent sein sollte und über entsprechende Zugriffsrechte samt Kassenzugang verfügt. Eine Kassennachschau bedingt nämlich nicht die Anwesenheit des Firmeninhabers oder der Firmeninhaberin.
• Natürlich kannst du auch deinen Steuerberater oder deine Steuerberaterin bitten dich im Fall einer Kassennachschau vor Ort zu unterstützen, das ist allerdings die kostspielige Variante. Tipp: Vereinbare vorab ein Honorar für die Begleitung einer möglichen Kassennachschau durch deinen Steuerberater. Dann weißt du, welche an Kosten im Ernstfall auf dich zukommen.

• Behandle Finanzbeamte stets freundlich: Auch Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer sind nur Menschen, die ihren Job erledigen. Und dazu gehört eben die Ordnungsmäßigkeit deiner Kassenführung zu prüfen. Sei freundlich und kooperativ.‍
• Falls du über eine offene Ladenkasse verfügst, stellst du dem Finanzbeamten deine Geldkassette oder Schubladenkasse samt Kassendaten, insbesondere deinen Ordner mit deinen Tageskassenberichten zur Verfügung.
• Falls du eine elektronische Kasse mit einer sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) benutzt, druckst du die entsprechenden elektronischen Aufzeichnungen auf Wunsch des Finanzbeamten aus oder überspielst sie per Schnittstelle an die Finanzverwaltung.

Bei solchen Kassen mit Sicherheitseinrichtungen spielt übrigens auch die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. Darunter versteht man ein Dokument, welches sämtliche Prozesse und IT-Systeme deiner digitalen Buchführung beschreibt. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD dient also dazu, dass sich Finanzbeamte bei einer Außenprüfung schnell in deine digitale Aufzeichnungssysteme einarbeiten können.

Ist eine Verweigerung der Kassennachschau möglich?

Im Zuge einer Kassennachschau dürfen die Prüferinnen und Prüfer deine Geschäftsräume betreten und du musst ihnen Zugang zu deinem Kassensystem ermöglichen.

Arbeitest du im Homeoffice und hast daher alle Kassenunterlagen in deiner Privatwohnung aufbewahrt, so haben die Beamtinnen und Beamten das Recht, genau diesen Bereich deiner Wohnung zu betreten, nämlich dein Homeoffice. Das Bundesministerium für Finanzen gibt hier in einer Mitteilung ganz klar an, dass für diesen Fall die Unverletzlichkeit der Wohnung eingeschränkt wird.

Es gibt allerdings Bedingungen, unter denen du die Kassennachschau verweigern solltest. Denn immerhin handelt es sich um Daten, die du an Dritte herausgibst. Auch haben Trickbetrüger schon versucht auf diesem Wege Bargeld von eingeschüchterten Angestellten zu erlangen.

Um zu verstehen, was den Charakter einer Durchsuchung hat und was im Zuge der Kassennachschau erlaubt ist, hier noch ein paar Situationsbeschreibungen:

• Ein Betreten deiner Geschäftsräume ist noch keine Durchsuchung der Geschäftsräume.
• Zwar bist du verpflichtet, alle notwendigen Unterlagen und Daten zu übergeben, die oder der Finanzbeamte darf nicht aktiv selbst danach suchen.
• Bewahrst du die Kassenunterlagen in deinem Homeoffice auf, so dürfen die Beamtinnen und Beamten deine Wohnung betreten, um die Unterlagen aus deinem Homeoffice zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen zum Thema