Offene Ladenkasse
Eine offene Ladenkasse ist eine reine Bargeldkasse ohne Technik, also keine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse. Bei einer offenen Ladenkasse bewahrst du die Tageseinnahmen eines Geschäftstages in einer Schublade, Geldkassette oder einem beliebigen anderen Behältnis auf.
Was ist eine offene Ladenkasse?
Wenn du dich bei deiner Kassenführung für eine offene Ladenkasse entscheidest, wickelst du sämtlich Bareinnahmen und Barausgaben manuell ab. Eine offene Ladenkasse bedeutet allerdings auch, dass du für deine baren Geschäftsvorfälle und damit deine gesamte Kassenführung keine automatisierten Einzelaufzeichnungen erstellst. Damit das Finanzamt nicht misstrauisch wird, solltest du bei einer offenen Ladenkasse dein Kassenbuch besonders sorgfältig führen.
Einzelaufzeichnungspflicht
Rein praktisch bedeutet die Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse, dass du sämtliche Bareinnahmen, Barausgaben, Bareinlagen wie Wechselgeld oder Privatentnahmen für deine Lebensführung über deine Schubladenkasse, deine Geldkassette oder einen anderen beliebigen Behälter abwickelst.
Es besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht für Mini-Umsätze, das heißt, du bist nicht verpflichtet jeden einzelnen Geschäftsvorfall mit Kleinstbeträgen schriftlich festzuhalten oder einen Bon auszustellen. Falls der Kunde oder die Kundin das möchte, musst du aber eine Quittung schreiben.
So führst du die offene Ladenkasse korrekt
Wichtig ist, dass deine Kassenführung und dein Kassenbuch jederzeit für Dritte nachvollziehbar sind. Man spricht dann von der Kassensturzfähigkeit deiner Ladenkasse. So kann eine Betriebsprüferin oder ein Betriebsprüfer vom Finanzamt jederzeit unangekündigt bei dir auftauchen und eine sogenannte Kassennachschau vornehmen. Bei einer Kassennachschau überprüft der Amtsträger ausgehend vom aktuellen Kassenbestand und deinem aktuellen Tageskassenbericht per Rückrechnung, ob deine Kassenführung korrekt und in sich schlüssig ist.
Das musst du also beachten:
- Sondereffekte wie Betriebsausgaben, Barausgaben, Privatentnahmen und Bareinlagen musst du stets am selben Tag mit korrekten Eigenbelegen dokumentieren – soweit keine anderen Belege vorhanden sind.
- Diese Eigenbelege müssen für den Fall einer Kassennachschau in deiner Kasse liegen.
- Darüber hinaus helfen dir Eigenbelege den Überblick über deine offene Ladenkasse zu behalten und deinen wirtschaftlichen Erfolg zu messen.
- Mit Hilfe deiner Eigenbelege und deinem Kassenendbestand erstellst du nämlich jeden Tag nach Geschäftsschluss retrograd deinen Tageskassenbericht und ermittelst durch diese Rückrechnung auch deine Tageseinnahmen (Tageslosung).
Kassenbericht mit offener Ladenkasse
Bei einem Tageskassenbericht mit offener Ladenkasse stellt der Gesetzgeber besondere Anforderungen an die Unternehmerinnen und Unternehmer, um Manipulationen oder gar Betrug zu vermeiden.
Wenn du auf die Vorzüge einer offenen Ladenkasse setzt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese während einer Betriebsprüfung besonders detailliert in Augenschein genommen wird. Daher ist es wichtig, einer Beanstandung von Vornherein vorzubeugen und sich mit den Regeln einer ordnungsgemäßen Buchführung zu befassen.
Doch was bedeutet dies eigentlich für den geschäftlichen Alltag mit der offenen Ladenkasse?
- Du musst deiner Aufzeichnungspflicht bezüglich Bareinlagen oder Privatentnahmen am selben Tag, spätestens nach Geschäftsschluss, mit Eigenbelegen nachkommen.
- Ein unbeteiligter Dritter muss sich rasch in die entsprechenden Vorgänge der offenen Ladenkasse einarbeiten können.
Es gelten die folgenden „Regeln“ für die offene Ladenkasse:
- Die Einnahmen und Ausgaben müssen jeden Tag dokumentiert werden.
- Bareinnahmen bzw. Barausgaben müssen durch Belege nachweisbar sein.
- Kassenberichte müssen nummeriert und chronologisch aufbewahrt werden.
Mit Hinblick auf die Einnahmen des Tages ist es sinnvoll, ein Zählprotokoll zu erstellen (und dieses vom Verantwortlichen unterschreiben zu lassen).
Vor- und Nachteile von offenen Ladenkassen
Die Idee einer offenen Ladenkasse ist einerseits verführerisch, andererseits birgt diese Form der Kassenführung auch Risiken:
Die Kassenbuch Software von sevdesk bietet Kassenbuchhaltung und elektronisch geführtes Kassenbuch in einem. Sie hilft dir:
- jederzeit den korrekten Kassenbestand zu ermitteln
- alle Bareinlagen, Privatentnahmen und Betriebsausgaben einzeln und korrekt zu erfassen
- mit wenigen Klicks deinen Tageskassenbericht und damit deine Tageseinnahmen zu ermitteln
- GoBD-konform Tages- und Monatsabschlüsse zu erstellen
Überblick zur Kassenführung bei offener Ladenkasse
Falls du dich für eine Kassenführung mit offener Ladenkasse entscheidest, hier nochmal die wichtigsten Fakten:
- Eine offene Ladenkasse ist für deine Kasseneinnahmen legal und damit völlig ok, es besteht in Deutschland keine Registrierkassenpflicht
- Aber: Stelle die stete Kassensturzfähigkeit deiner offenen Ladenkasse sicher. Kassenführung und Bareinnahmen deiner Ladenkasse müssen zu jederzeit während eines Geschäftstags für Dritte, insbesondere fürs Finanzamt, nachvollziehbar sein.
- Bei einer offenen Ladenkasse bist du beim Kasseneingang von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit, das heißt, du musst nicht jeden Mini-Umsatz eines Kunden im Kassenbuch dokumentieren
- Eigenbelege für Barentnahmen oder Bareinlagen sind bei einer offenen Ladenkasse aber sehr wichtig, sonst verfälschen sie deine steuerpflichtigen Tageseinnahmen. Zudem erwecken große Abweichungen durch fehlende Belege bei einer Kassennachschau Misstrauen.
- Du musst als Gewerbetreibender mit hohen Kasseneinnahmen für jeden Geschäftstag einen Tageskassenbericht gemäß GoBD erstellen.
- Wähle eine Vorlage für deinen Tageskassenbericht, mit der du ausgehend vom Kassenendbestand deine Tageseinnahmen retrograd ermittelst. Damit will das Finanzamt Manipulationen verhindern.
- Zählprotokolle sind für deinen Kassenbericht hilfreich, sie sind aber keine Pflicht. Falls du Zählprotokolle für deinen Tageskassenbericht erstellst, musst du sie aber aufbewahren.
