Kassenbuch führen

Wer hat die Pflicht ein Kassenbuch zu führen?

Die Kassenbuchführung ist ein kleiner Teil deiner gesamten Buchführung. Du musst ein Kassenbuch führen, falls du

• bilanzierungspflichtig und damit buchführungspflichtig bist, z. B. weil du dein Unternehmen als GmbH oder AG führst,
• in zwei Jahren nacheinander mindestens 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielt hast,
• dein Unternehmen ins Handelsregister eingetragen hast. Das gilt auch, falls du ein Kleingewerbe betreibst.

Falls du kein Kassenbuch führen musst, heißt das nicht, dass du kein Kassenbuch führen solltest. Falls du viele Geschäftsvorfälle bar abwickelst, hilft dir ein Kassenbuch, den Überblick über deine Bargeschäfte und deinen aktuellen Kassenbestand zu behalten.

Kassenbuch führen: Schritt für Schritt

Falls du ein Kassenbuch führen musst, gibt es Vorschriften, wie eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung gemäß GoBD aussieht. Wichtig: Die Vorschriften der GoBD gelten auch für Kleinunternehmer und Freiberufler, die freiwillig ein Kassenbuch führen wollen.

Beachte bitte, dass es bei der Kassenbuchführung einige grundsätzliche Dinge zu beachten gilt. So muss dein Kassenbuch auf für andere verständlich sein, also für deine Buchprüferin oder deinen Buchprüfer oder das Finanzamt. Darüber hinaus muss dein Kassenbuch GoBD-konform sein. Das bedeutet, dass deine Dokumentation nicht im Nachhinein verändert werden kann. Darüber hinaus muss für jede Buchung ein Beleg vorhanden sein.

Merke dir daher, dass deine Kassenbuchführung folgende Bedingungen erfüllen muss:

• jederzeit nachvollziehbar
• manipulationssicher
• jede Buchungen eine Quittung, ein Eigenbeleg oder eine Ausgangsrechnung

Inhalte eines Kassenbuchs

Für jeden Geschäftsvorfall beginnst du im Kassenbuch eine neue Zeile. Jede Buchung umfasst stets folgende Informationen:

1. das Datum‍
2. ‍Belegnummer wie beispielsweise die Rechnungsnummer
3. erklärender Buchungstext wie „geschäftliches Mittagessen“ oder „Briefumschläge“
4. Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe
5. Netto-Betrag und Währung der Bareinnahme oder -ausgabe‍
6. Umsatzsteuersatz in Prozent (7 oder 19 %)‍
7. Umsatzsteuerbetrag
8. Endbestand der Kasse bzw. Saldo‍
9. Beleg

So funktioniert die Kassenbuchführung

Die Kassenbuchführung funktioniert relativ einfach:

1. In deinem Kassenbuch schreibst du alle Bareinnahmen und Barausgaben auf und ermittelst rechnerisch deinen Soll-Kassenbestand.
2. Diesen vergleichst du mit deinem Bargeldbestand in deiner Kasse, dem Ist-Kassenbestand. Im Idealfall stimmen beide Kassenbestände überein.

Aber Fehler passieren und gewisse Differenzen sind normal. Wichtig ist, dass du Kassendifferenzen zeitnah in deiner Kassenbuchführung dokumentierst. Du machst deine Kassenbuchführung nicht nur für das Finanzamt, sondern eine korrekte Kassenbuchführung ist auch ein gutes Kontrollinstrument, um Fehler deiner Kassenführung selbst möglichst frühzeitig zu erkennen.

Beispiel für ein Kassenbuch

Du bist Inhaberin eines kleinen Antik-Geschäfts und verkaufst Möbel, Lampen, Geschirr und Besteck an Liebhaber. Die meisten deiner Kundinnen und Kunden bezahlen in bar, häufig handeln deine Kunden noch ein wenig um den Preis. Die Zahl der Geschäftsvorfälle übersteigt selten acht Buchungen pro Tag, es handelt sich aber meist um zwei- bis dreistellige Eurobeträge, selten auch vierstellige Eurobeträge. Daher unterliegst du mit deinem Kleingewerbe der Einzelaufzeichnungspflicht.

Möglichkeiten der Kassenbuchführung

Für welche Form der Kassenbuchführung du dich entscheidest, bleibt dir überlassen. Egal ob du dich für eine digitale oder analoge Variante entscheidest, du musst dein Kassenbuch gemäß GoBD führen.

Kassenbuch handschriftlich führen

Im Handel gibt es spezielle Kassenbücher und Journale, die sich für das handschriftliche Führen eines Kassenbuchs eignen. Damit dein Kassenbuch der GoBD entspricht, musst du beim handschriftlichen Führen deines Kassenbuchs einige Punkte beachten:

• Du darfst zwischen den einzelnen Buchungen keine Leerzeilen stehen lassen.
• Du darfst Buchungen nicht mit Bleistift oder ähnlichen Schreibgeräten eintragen, die du wieder ausradieren kannst.

Kassenbuch mit Excel führen

Du kannst zwar grundsätzlich dein Kassenbuch per Excel-Liste führen, allerdings entspricht eine Kassenbuchführung ausschließlich per Excel nicht den Formvorschriften der GoBD, da du die Angaben jederzeit verändern kannst.

Was aber erlaubt ist: Du kannst eine Kassenbuch-Vorlage in Excel ausdrucken und darin deine Buchungen handschriftlich in dein Excel-Kassenbuch eintragen. Nutze dafür gerne die kostenlose sevdesk-Excel-Kassenbuch-Vorlage.

Kassenbuch mit Buchhaltungssoftware führen

Wenn du dich für die Kassenbuchführung per Buchhaltungssoftware mit integriertem Kassenbuch von sevdesk entscheidest, schlägst du mehrere Fliegen mit einer Klappe:

1. Deine Kassenbuchführung entspricht ohne großen Extra-Aufwand für dich immer der GoBD.‍
2. Du sparst Zeit: Du gibst deine Bareinnahmen und Barausgaben einmal ein und siehst, ohne selbst rechnen zu müssen, deinen Kassenbestand täglich mit wenigen Klicks.
3. Deine Kassenbuchführung liegt samt Einzelaufzeichnungen sicher in einer Cloud und kann dir nicht abhandenkommen.

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Kassenbuch mit Registrierkasse führen

Mittlerweile sind nur noch Kassensysteme erlaubt, die über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gemäß GoBD verfügen. Diese TSE sorgt unter anderem dafür, dass du bereits in deine Registrierkasse eingegebene Daten im Nachhinein nicht mehr ändern kannst. Falls du über so eine Registrierkasse verfügst, funktioniert deine Kassenbuchführung wie folgt:

1. Du druckst nach Geschäftsschluss den Journalstreifen deiner Registrierkasse aus. Der Journalstreifen speichert manipulationssicher alle baren Geschäftsvorfälle wie Verkäufe, Privatentnahmen sowie Privateinlagen und errechnet automatisch deinen Soll-Kassenbestand.
2. Im zweiten Schritt zählst du für deinen Kassenbericht das tatsächlich vorhandene Geld in deiner Ladenkasse. Dabei hilft dir ein Zählprotokoll beim Nachzählen, gerade wenn du viel Kleingeld in deiner Kasse hast. Nutze dafür gerne unsere kostenlose Vorlage für den Kassenbericht und das Zählprotokoll.
3. Abschließend vergleichst du bei deiner täglichen Kassenabrechnung nach Geschäftsschluss den Soll-Kassenbestand des Journalstreifens mit deinem Ist-Kassenbestand deiner Ladenkasse und trägst beides samt Differenz in deinen Kassenbericht ein.
4. Der Journalstreifen deiner Registrierkasse und Kassenbericht samt Zählprotokoll heftest du zusammen ab oder speicherst sie als Scan. Beides zusammen bildet die Kassenbuchführung für diesen.
5. Alle täglichen Kassenabrechnungen samt Journalstreifen und Kassenbericht bilden das Kassenbuch für dein Geschäftsjahr.

Kassenbuchführung: Häufig auftretende Fehler

Typische Fehler bei der Kassenbuchführung sind z. B. folgende:

Das droht bei nicht ordnungsmäßiger Kassenbuchführung

Falls du dein Kassenbuch nur lückenhaft führst und deiner Einzelaufzeichnungspflicht nicht nachkommst, wird der Betriebsprüfer oder die Betriebsprüferin misstrauisch. Falls er oder sie glaubt, dass du Umsätze unterschlägst, nimmt er oder sie Hinzuschätzungen vor. Das heißt, er oder sie schätzt deine zu versteuernden Tageseinnahmen höher ein, als sie vorgefunden wurden. Häufig fallen diese Hinzuschätzungen großzügig aus – für das Finanzamt.

Genauso wird das Finanzamt weiter prüfen wollen, wenn es Unregelmäßigkeiten vermutet. Das heißt, du musst im Nachhinein möglicherweise mehr Steuern bezahlen, als bei korrekter Kassenführung und Kassenbuchführung angefallen wären.

Kommt bei einer Prüfung deines Kassenbuchs vorsätzliche Steuerhinterziehung ans Tageslicht, drohen nicht nur Strafzahlungen, sondern auch Gefängnisstrafen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema