Kunde zahlt Rechnung nicht – das solltest du tun

Die rechtliche Lage: der Zahlungsverzug

Sicherlich hast du den Ausdruck „Der Kunde ist mit der Zahlung im Verzug“ schon des Öfteren selbst verwendet. Damit meinen wir eigentlich, dass ein Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels gezahlt hat. Der Begriff hat aber auch eine rechtliche Bedeutung – und die weicht ein wenig vom Sprachgebrauch ab.

Der Zahlungsverzug tritt ein, wenn du eine ordnungsgemäße Rechnung gestellt hast und der Kunde diese bis zur angegebenen Zahlungsfrist nicht gezahlt hat. Hast du auf der Rechnung kein konkretes Zahlungsziel angegeben, musst du ihn mit einer Mahnung in Verzug setzen. Warum das so ist und was es mit der sogenannten 30-Tage-Regel auf sich hat, erfährst du in unserem Artikel zum Zahlungsverzug.

Für den Moment solltest du aber wissen: Der Zahlungsverzug muss eingetreten sein, damit du Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellen und das gerichtliche Mahnverfahren einleiten darfst.

Mein Kunde zahlt nicht: was tun?

Nicht bei jeder Rechnung lohnt es sich, bei einem Zahlungsverzug gleich ein riesiges Fass aufzumachen. Deshalb sehen wir uns im Folgenden genauer an, was du tun kannst, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt.

#1 Das Gespräch mit dem Kunden suchen

Die einfachste Lösung ist manchmal die beste: Rufe deinen Kunden einfach an und frage nach. Oft stellt sich heraus, dass die Rechnung nicht angekommen, verloren gegangen oder wegen eines Urlaubs in Vergessenheit geraten ist. Diese kleine Erinnerung reicht dann bereits aus, um eine zeitnahe Zahlung sicherzustellen.

Womöglich fördert das Telefonat aber deutlich problematischere Gründe für die Nichtzahlung zutage:

• Unzufriedenheit: Ist der Schuldner mit der Leistung oder der Ware nicht einverstanden? Dann solltest du dich zeitnah um Nachbesserung bemühen – darauf hat er nach dem BGB nämlich im Regelfall Anspruch. Siehst du dazu keine Veranlassung, brauchst du nicht viele Mahnstufen einplanen – Kunde wird auch nach der dritten Mahnung nicht bezahlen.‍
• Finanzielle Probleme: Ist der Schuldner in eine finanzielle Schieflage geraten und kann deine Rechnung deshalb gerade nicht zahlen? Solange noch nicht die Insolvenz droht und er nur zurzeit nicht flüssig ist, kannst du einen Zahlungsaufschub gewähren oder eine Vereinbarung über Ratenzahlungen treffen.‍
• Mangelnde Erreichbarkeit: Du hast es mehrere Male probiert, aber dein Kunde geht nicht ans Telefon? Dann empfehlen wir dir, zügig zu mahnen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.

Das persönliche Gespräch kann eine schnelle und kostengünstige Lösung sein, um den Schuldner an die offene Rechnung zu erinnern und die Kundenbeziehung zu schonen. Achte aber darauf, dich nicht von Beteuerungen „einlullen“ zu lassen und kontrolliere nach dem Gespräch, ob er seine Versprechungen einhält. Andernfalls solltest du unverzüglich weitere Maßnahmen einleiten.

#2 Bewerten, ob sich der Aufwand des Mahnens lohnt

Möglicherweise verursacht die Erstellung eines Mahnschreibens mehr Aufwand als dir die bezahlte Rechnung bringt. Diese Betrachtung ist natürlich sehr individuell.

Stehst du noch ganz am Anfang deiner Selbstständigkeit, kann sich die Mahnung für dich schon bei einer Rechnung über 20 Euro lohnen. Ein Bauunternehmen, das jede Woche Rechnungen in Millionenhöhe verschickt, wird sich hingegen mit einer 20-Euro-Rechnung nicht lange aufhalten.

Außerdem solltest du dir überlegen, wie wichtig dir der Kunde ist.

• Hattest du mit dem Schuldner während der Leistungserbringung nur Ärger und hast kein Interesse daran, weiter mit ihm zusammenzuarbeiten? Dann fordere die Zahlung mit Nachdruck ein.
• Handelt es sich hingegen um eine langjährige Geschäftsbeziehung, die du nicht durch ein zu unhöfliches Mahnschreiben schädigen möchtest? In dem Fall ist eine etwas defensivere Taktik mit einem Anruf oder einer freundlichen Zahlungserinnerung sicher zielführender.

#3 Zahlungserinnerung versenden

Ist dir die Zusammenarbeit wichtig und du möchtest sie nicht gefährden, versendest du anstelle einer Mahnung eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung. Immerhin kann es sich lediglich um ein Versehen handeln. Am besten verwendest du dafür eine Zahlungserinnerung-Vorlage, die du einfach ausfüllen und für dein Forderungsmanagement einsetzen kannst. Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag zur Zahlungserinnerung oder in unserem Video:

#4 Mahnung schreiben

Hat die Zahlungserinnerung deine Kunden nicht zur Zahlung bewegst, kannst du mit weiteren Mahnungen einsteigen. Dazu solltest du wissen:

• Es obliegt dir, wie viele Mahnungen du verschickst. In vielen Fällen ist aber zumindest eine Mahnung Pflicht, um den Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen.
• Lege mit jedem Mahnschreiben ein neues Zahlungsziel fest.
• In der ersten Mahnung bleibt der Ton noch freundlich
• Ab der zweiten Mahnung – wenn es ein Zahlungsziel gab, bereits ab dem ersten Mahnschreiben – kannst du deine Mahnkosten wie Verzugszinsen oder Mahngebühren in Rechnung stellen. Bei weiter bestehenden Kundenbeziehungen kannst du außerdem mit einem Lieferstopp drohen, falls keine Zahlung eingeht.
• Mit der dritten Mahnung solltest du deinen Kunden ausdrücklich darauf hinweisen, dass du bei weiterhin ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte einleiten wirst, die weitere Kosten nach sich ziehen werden.

Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zum Mahnungen richtig schreiben.

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#5 Inkasso beauftragen

Haben die Mahnungen nichts gebracht oder hast du ohnehin die Befürchtung, dass sie dich nicht weiterbringen? Dann kannst du im nächsten Schritt ein Inkassounternehmen beauftragen, um an dein Geld zu kommen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Das Inkassounternehmen übernimmt in deinem Auftrag das Forderungsmanagement und kümmert sich um die Eintreibung der Forderung. Im Erfolgsfall bekommst du deine Auszahlung abzüglich der Inkassogebühren.
• Das Inkassounternehmen kauft deine Forderung an (Factoring). Noch während es versucht, das Geld einzutreiben, bekommst du einen Großteil der Rechnung ausbezahlt. Hierfür zahlst du allerdings eine Factoringgebühr. Factoring steht bereits dann zur Verfügung, wenn deine Rechnungen noch gar nicht fällig sind.

Ein Inkassobüro bzw. eine Rechtsanwaltskanzlei kann dir viel Arbeit abnehmen. Gelingt es nämlich nicht, das Geld über Mahnungen einzutreiben, kann das Inkassounternehmen sogar das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, einen Mahnbescheid beantragen und schließlich die Zwangsvollstreckung veranlassen. Wie das alles funktioniert, erfährst du in unseren Beiträgen zum Inkasso und Factoring. 

So geht ein Inkasso-Unternehmen in der Regel vor. 

#6 Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Zahlt dein Kunde die Rechnung immer noch nicht, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Ziel ist, einen Mahnbescheid und schließlich einen Vollstreckungsbescheid zu erwirken. Damit hast du zum Beispiel die Möglichkeit, beispielsweise den Lohn pfänden zu lassen. So sehen grob die Schritte des gerichtlichen Mahnverfahrens aus:

1. Stelle den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids.
2. Der Schuldner erhält den Mahnbescheid. Er kann nun zahlen – damit ist die Sache erledigt. Oder er legt innerhalb von zwei Wochen Widerspruch ein. Dann entsteht ein Verfahren vor dem Mahngericht. 
3. Reagiert der Schuldner innerhalb der zwei Wochen nicht, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Auch dieser wird ihm zugestellt und er kann binnen zwei Wochen Widerspruch einlegen – dann wäre wieder ein Prozess die Folge.
4. Wird der Vollstreckungstitel rechtswirksam, hast du 30 Jahre lang die Möglichkeit, den Gerichtsvollzieher zur Vollstreckung loszuschicken.

Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zum gerichtlichen Mahnverfahren.

#7 In schweren Fällen Strafanzeige erstatten

Gehst du davon aus, dass der Schuldner von vornherein nicht in der Lage war, deine Rechnung zu zahlen? Dann kannst du auch eine Strafanzeige wegen Betrugs in Betracht ziehen. Wir raten dir, dich vorher anwaltlich beraten zu lassen. Ist die Anzeige nämlich nicht gerechtfertigt, erwartet dich unter Umständen eine Verleumdungsklage.

Letzter Schritt: Verbuchen als uneinbringliche Forderung

Ist klar erkennbar, dass dein Kunde nicht mehr zahlen wird (z. B., weil er insolvent oder unbekannt verzogen ist), kannst du die Rechnung auch als uneinbringliche Forderung verbuchen. So bekommst du wenigstens die mitunter bereits an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer zurück.

In unserem Hilfe-Artikel erfährst du, wie du uneinbringliche Forderungen in sevDesk richtig verbuchst.

So vermeidest du, dass der Kunde seine Rechnung nicht zahlt

Ganz wirst du nie vermeiden können, dass ein Kunde die erbrachte Dienstleistung oder z.B. Handwerkerrechnung nicht zahlt. Du kannst aber vorbeugen, indem du

• Zahlungsfristen nicht zu lange gestaltest,
• zeitnah Mahnschreiben verschickst und
• bei Zahlungsausfällen ein Inkassounternehmen einschaltest oder das gerichtliche Mahnverfahren anstrengst.

Außerdem solltest du frühzeitig die Leistung einstellen, wenn dein Schuldner seine Rechnung nicht zahlt – so vermeidest du immerhin, dass größere Forderungen auflaufen.

Wir können dir nur empfehlen, dein Forderungsmanagement mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie sevDesk gut zu organisieren. So behältst du den Überblick und kannst bei Zahlungsausfällen rechtzeitig etwas unternehmen, beispielsweise online Mahnungen versenden.

Fazit: Kunde zahlt Rechnung nicht

Wenn Kunden ihre Rechnung nicht zahlen, hast du viele Möglichkeiten – von der freundlichen Erinnerung per Anruf oder Brief über Mahnungen bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren oder dem Inkasso. Du solltest immer abwägen, welche Maßnahme geeignet ist, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen, ohne die Kundenbeziehung zu stark zu strapazieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema