Umsatzsteuervoranmeldung

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Mittels der Umsatzsteuervoranmeldung berechnet der Unternehmer seine Umsatzsteuer sowie die Vorsteuer selbst und schickt diese dann an das Finanzamt. Generell muss jeder Unternehmer, der eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit ausübt , eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und ist nach §18 UStG zur Abgabe dieser verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Kleinunternehmer und bestimmte Berufsgruppen, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Bevor die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen kann musst du deine Tätigkeit dem Finanzamt bekanntgeben und sofern du nicht angibst, dass die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden soll, musst du eine UID-Nummer beantragen. Das Finanzamt teilt dir eine UID-Nummer, eine Abgabenkontonummer und eine Steuernummer zu. Die Übermittlung dieser Daten erfolgt per Post an deine Geschäftsadresse.

Für die Einreichung der UVA ist die Abgabenkontonummer wichtig, denn diese muss bei den Überweisungen angegeben werden.

Sobald du alle Unterlagen bekommen hast, kannst du zusätzlich einen FinanzOnline-Zugang anlegen. Dazu benötigst du eine Bürgerkarte oder die Handysignatur. Dort kannst du in weiterer Folge nach dem Login zwischen deinen privaten Steuerdaten und jenen deines Unternehmens wechseln und hier können auch entsprechende Anträge eingebracht und Formulare ausgefüllt werden. Praktisch ist die Übersicht deiner Steuerzahlungen, die du hier tagesaktuell einsehen kannst.

In der eigentlichen Voranmeldung wird dem Finanzamt mitgeteilt, wie viel Umsatzsteuer angefallen und wie viel Vorsteuer bereits gezahlt worden ist. Hierbei wird die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die bereits gezahlt wurde, vom Finanzamt zurückerstattet. Die Umsatzsteuer, die jedoch durch die Erbringung der Leistungen erhalten wurde, muss abgeführt werden. Durch Subtraktion der beiden Positionen lässt sich die Umsatzsteuerzahllast ermitteln.

Beispiel:

Ein Unternehmer erwirtschaftet im April einen Umsatz von 10.000€ zzgl. 2.000€ MwSt mit Verkäufen durch Kosmetikprodukte. Zusätzlich wurden von einem anderen Unternehmen Produkte im Wert von 1000€ zzgl. 200€ MwSt erworben. In der Voranmeldung für April ist infolgedessen der Nettoumsatz von 10.000€ sowie die darauf entfallende Mehrwertsteuer von 2.000€ anzugeben. Zudem kann die bereits bezahlte Vorsteuer von 200€ an das andere Unternehmen zurückverlangt werden. Daraus resultiert eine Zahllast von 1.800€ für den Monat April gegenüber dem Finanzamt.

Unterschied zwischen UVA und Umsatzsteuererklärung

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kennt das Procedere: im Rahmen der UVA (= Umsatzsteuervoranmeldung) wird die Umsatzsteuerzahllast für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel für drei Monate, ermittelt und an das Finanzamt überwiesen. Bezogen auf das komplette Jahr müssen die entsprechenden Meldungen jedoch noch um die Umsatzsteuererklärung ergänzt werden. Doch worum handelt es sich hierbei eigentlich genau? Und worin liegt der Unterschied zwischen beiden Meldearten?

Grundsätzlich gilt, dass es sich bei der Umsatzsteuererklärung tatsächlich um eine Art der Steuererklärung handelt. Im Unterschied zur Einkommenssteuererklärung bezieht sich diese jedoch auf die Umsatzsteuern. Charakteristisch ist hierbei, dass diese besondere Form der Steuererklärung nicht nur von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, sondern auch von Kleinunternehmern vorgenommen werden muss.

Mit Hinblick auf die restlichen Punkte existieren -abgesehen von dem jeweils angesprochenen Zeitraum- keine deutlichen Unterschiede zwischen der UVA und der Jahresmeldung. In beiden Fällen geht es darum, Umsatzsteuer und Vorsteuer einander gegenüberzustellen.

Unternehmen, die hier ohnehin regelmäßig ihre UVA abgeben und die Steuer entsprechend begleichen, müssen in der Regel nicht mit Nachzahlungen rechnen. Immerhin wurde die jeweilige Steuerschuld schon am Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums beglichen. Müssen bzw. mussten nachträgliche Korrekturen vorgenommen werden, kann es im Rahmen der Umsatzsteuererklärung jedoch gegebenenfalls zu einer Nachzahlung kommen.

Gleichzeitig ist die Jahresmeldung die finale Meldung des Unternehmens an das Finanzamt. Das bedeutet, dass du an dieser Stelle auch selbst noch Anpassungen vornehmen kannst. Das ist beispielsweise dann nötig, wenn du eine Rechnung gestellt hast, die enthaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt hast aber dein Kunde nicht bezahlt hat und du in weiterer Folge die Rechnung als uneinbringlich ausgebucht hast.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?

Grundsätzlich steht jeder Unternehmer in der Pflicht, für das abgelaufene Kalenderjahr eine Steuererklärung abzugeben. Die Umsatzsteuererklärung muss bis Ende Juni des Folgejahres abgegeben werden, wenn du FinanzOnline verwendest, wobei eine Fristverlängerung auf Antrag möglich ist. Jedoch betrifft diese Regelung nicht alle – Kleinunternehmer sind nach der Kleinunternehmerregelung von der Abgabe der Umsatzsteuererklärung befreit, wenn ihr Umsatz nicht über 35.000 € liegt und dieser vom Finanzamt nicht zur Abgabe einer Erklärung schriftlich aufgefordert werden.

Welcher Voranmeldezeitraum (Jahr, Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) gilt, ergibt sich aus der Höhe des Umsatzes des Vorjahres – abhängig davon müssen Umsatzsteuervoranmeldungen quartalsweise oder monatlich erfolgen.

UVA für Kleinunternehmer

Wie bereits erwähnt, sind unter anderem auch Kleinunternehmer dazu verpflichtet, ihre Umsatzsteuererklärung einmal im Jahr an das Finanzamt zu übermitteln. Doch welche Regelungen gelten eigentlich im Zusammenhang mit der UVA?

Die jeweils aktuellen gesetzlichen Vorgaben zu diesem Themenkomplex finden sich im Umsatzsteuergesetz §6. Hier kann unter anderem nachgelesen werden, wer von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen befreit ist.

Fest steht: Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung (und damit von der Befreiung der UVA) profitieren möchten, dürfen im jeweils vergangenen Jahr nicht mehr als 35.000 Euro Umsatz erreicht haben. Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung muss auch auf den jeweils ausgestellten Rechnungen vermerkt werden.

Der Verzicht auf die Abgabe einer UVA bietet den jeweiligen Kleinunternehmern mitunter einige Vorteile. So entfällt für sie der bürokratische Aufwand, zu den entsprechenden Terminen ihre Meldungen abgeben und vorher die jeweiligen Belege buchen zu müssen.

Der Nachteil: wer keine UVA einreicht, kann auch die Vorsteuer, die im Rahmen seiner Eingangsrechnungen fällig werden, nicht geltend machen.

Dementsprechend haben Steuerzahler unter anderem auch die Möglichkeit, sich bewusst gegen die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden. In diesem Zusammenhang muss das zuständige Finanzamt über diese Entscheidung vor Beginn des betreffenden Geschäftsjahres schriftlich informiert werden. Wer dann auf seinen Rechnungen -unabhängig vom Jahresumsatz- Umsatzsteuer ausweist und diese entsprechend an das Finanzamt zahlt, ist auch dazu berechtigt, die Summen, die sich im Zusammenhang mit der gezahlten Vorsteuer ergeben, geltend zu machen.

Die Entscheidung gegen die Kleinunternehmerregelung ist für einen Zeitraum von fünf Jahren fix und kann nicht widerrufen werden, wobei der erlaubte Umsatz-Höchstbetrag einmalig in diesem Zeitraum um 15 Prozent überschritten werden darf.

Wie kann die Voranmeldung eingereicht werden?

Die UVA muss fristgerecht an das Finanzamt übermittelt werden, wobei du zur Übermittlung FinanzOnline verwenden solltest. Grundsätzlich kann das entsprechende Formular auch in Papierform eingereicht werden. In weiterer Folge musst du den selbstberechneten Betrag für diese Periode an das zuständige Finanzamt überweisen. Wichtig ist, dass du im Onlinebanking die korrekte Periode auswählst und deine Abgabenkontonummer angibst. Solltest du an ein falsches Finanzamt überweisen, musst du um eine Weiterleitung bitten und hoffen, dass das betroffene Finanzamt zustimmt. Wenn die Überweisung zu spät erfolgt, musst du mit Säumniszuschlägen rechnen – und auch das Risiko einer Betriebsprüfung steigt wohl mit der Häufigkeit der zu späten Zahlungen tendenziell an.

Umsatzsteuervoranmeldung mit FinanzOnline

Wenn du dich bei FinanzOnline einloggst, musst du zuerst das betroffene Unternehmen auswählen, da du sonst deine private Benutzeroberfläche siehst.

Dort wählst du dann in weiterer Folge über das Dropdown-Menü aus, dass du eine Umsatzsteuervoranmeldung machen möchtest. Dazu benötigst du das Formular U30 (siehe im nächsten Abschnitt). Dieses gilt es auszufüllen, wobei nur wenige Daten nötigen sind – im Prinzip gibst du an, welche Umsätze genau erzielt wurden, welche Vorsteuer angefallen ist und welche Umsatzsteuerzahllast (oder welches Guthaben!) sich nun in Summe ergibt.

Die Summe wird somit selbst berechnet und du kannst, nachdem du die UVA eingereicht hast, auch direkt die Überweisung vornehmen.

Formular U30

Das Formular U30 ist glücklicherweise ein recht einfaches und übersichtliches Formular. Du füllst dabei deine Daten aus und ergänzt dann die individuellen Informationen, die je nach Periode unterschiedlich sind. Im Fokus steht also, welche Umsatzsteuer du eingehoben hast und welche Vorsteuer umgekehrt bezahlt wurde. Je nach Steuersatz schlüsselst du diese Daten auf und berechnest schlussendlich den genauen Wert der Steuerlast.

Umsatzsteuervoranmeldung ohne FinanzOnline

Grundsätzlich ist es sehr zu empfehlen, die Umsatzsteuervoranmeldung per FinanzOnline zu erledigen. So kannst du alle Informationen online, von überall aus, an das Finanzamt übermitteln und hast keinen lästigen Papierkram zu erledigen.

Wenn du lieber altmodisch vorgehen möchtest ist das auch in Ordnung. Dann das Formular U30 kannst du auch herunterladen, ausdrucken und in Papierform ausgefüllt an dein Finanzamt übermitteln. Allerdings hast du so auch nie Gewissheit, ob das Formular sicher angekommen ist und womöglich gibt es hier früher oder später ein Problem, wenn das Finanzamt einmal der Meinung ist, dass du das Formular nicht zugesendet hast. Bei FinanzOnline fällt dieses Risiko gänzlich weg.

Kurze Anleitung zur UVA – Wo was eintragen?

Die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt komplett über das Formular U30, das überschaubar lang und absolut selbsterklärend ist.

Auf Seite eins füllst du deine Stammdaten aus und gibst an, welches Abgabenkonto und welcher Zeitraum betroffen sind. In weiterer Folge beginnt bei Punkt 4 die eigentliche Berechnung der Umsatzsteuer. Zu diesem Zweck werden deine Umsätze aufgeschlüsselt, der Eigenverbrauch wird angeführt und die Summe wird ermittelt. Außerdem gibst du an welche steuerfreien Umsätze es gab und welche Vorsteuer geleistet wurde. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen sind ebenfalls anzugeben, bei diesen wird gemäß des Reverse-Charge-Verfahrens keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen.

Nach der Berechnung der Vorsteuer gibt es unter Punkt 6 noch den Punkt der sonstigen Berichtigungen, wenn dir Fehler aufgefallen sind oder es etwas auszugleichen gilt. Anschließend wählst du, ob es zu einer Vorauszahlung kommt oder dir eine Gutschrift zusteht und gibst den berechneten Gesamtbetrag an.

Abschließend zeichnest du das Dokument und schon kannst du es einreichen.

Fristen und Grenzen der Umsatzsteuervoranmeldung?

Wie im Zusammenhang mit dem Steuerrecht üblich, müssen auch mit Hinblick auf das Anmelden der Umsatzsteuerzahllast Fristen eingehalten werden. Wer diese überschreitet, muss Säumniszuschläge zahlen. Es lohnt sich also definitiv, die entsprechenden Daten rot im Kalender zu markieren.

Welche Fristen gibt es?

Wenn die UVA monatlich erfolgt, so muss sie bis zum 15. des übernächsten Monats eingereicht werden. Bei quartalsweiser Meldung gilt die Frist des 15. jeweils nach dem Quartalsende, wobei es empfehlenswert ist die UVA schon früher zu erledigen, damit du diese Fristen nicht übersiehst.

UStVA Grenzen

In welchem Turnus die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden muss, ist von deinem Umsatz in der Vergangenheit abhängig. Lag dieser im vergangenen Kalenderjahr bei über 100.000 Euro, so muss die Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Ansonsten wird vierteljährlich gemeldet. Als Kleinunternehmer ist die einmalige, jährliche Meldung ausreichend.

Umsatzsteuerveranlagung

Die Umsatzsteuerveranlagung wird als Umsatzsteuerjahreserklärung bezeichnet. Du hast bis 30. April des Folgejahres Zeit, um diese Erklärung abzugeben und kannst gegebenenfalls um eine Verlängerung dieser Frist ansuchen. Wenn du deine Steuerklärung ohnehin elektronisch einreichst, verlängert sich die Frist automatisch auf den 30. Juni des Folgejahres.

Beachte dabei, dass die elektronische Abgabe, spirch das Einreichen per FinanzOnline, verpflichtend ist, sofern die technischen Möglichkeiten gegeben sind und der Vorjahresumsatz 35.000 Euro übersteigt.

Das korrekte Formular für die Jahreserklärung heißt U1 und der Aufbau dieses Dokumentes ist dem Formular U30, das für die Umsatzsteuervoranmeldungen genutzt wird, sehr ähnlich. Wenn du also schon mehrmals deine UVA gemacht hast, wird auch die Jahreserklärung keine große Herausforderung für dich sein.

Zusammengefasst: 

Falls du dir als Unternehmer nicht sicher bist, wie häufig du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, erweist es sich als empfehlenswert, zu Beginn des Geschäftsjahres mit deinem zuständigen Finanzamt und Steuerberater zu sprechen. Grundsätzlich informiert dich das Finanzamt zu Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit darüber, welches Intervall nötig ist.