Belegnummer
Belegnummer und Rechnungsnummer spielen in deiner Buchhaltung eine wichtige Rolle. Besonders die Belegnummer ist innerhalb der Buchhaltung ein wichtiges Instrument. Du setzt diese vor allem zu Zwecken der internen Kennzeichnung ein. Mit einer Belegnummer und einem Nummernkreis, welcher fest vorgegeben ist, kannst du relativ einfach bestimmte Buchungen identifizieren. Beide Nummern sind aus deinem Leben als Unternehmer und aus deiner Buchhaltung nicht mehr wegzudenken. Alles, was du über die Belegnummer wissen musst und was du genau beachten musst, das erfährst du in folgendem Artikel.
Welchen Zweck erfüllt die Belegnummer?
Wie schon in der Einleitung angedeutet, spielt die Belegnummer in deiner Buchhaltung eine sehr wichtige Rolle. So ist beispielsweise in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung festgelegt, dass du dafür sorgen musst, dass in einem angemessenen Zeitfenster alle Belege den jeweiligen Buchungen zuordenbar sein müssen. Es steht aber nirgendwo beschrieben, wie du das genau machen musst. Die Belegnummer ist dafür aber ein sehr gutes Instrument, um diese Aufgabe zu übernehmen. Dir steht dafür ein Nummernkreis zur Verfügung.
Ob du für diesen Belegnummernkreis Buchstaben, Ziffern oder sonstige Symbole verwendest, das bleibt dir überlassen. Doch ein paar Punkte musst du beachten:
- Es muss immer eine Eindeutigkeit sichergestellt sein.
- Das System muss für einen langen Zeitraum beibehalten werden. Mindestens aber solange, bis der Zeitraum von Aufbewahrungspflichten erreicht ist.
- Schnelle Zuordnung der Belegnummer in der Buchhaltung muss nicht nur für dich möglich sein, sondern auch für beispielsweise Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer, aber auch Controller oder deine Mitarbeiter in der Buchhaltung.
Ist eine Belegnummer eine Rechnungsnummer?
Dass eine Belegnummer und Rechnungsnummer gleichzeitig vorhanden sind, kann durchaus vorkommen. Das kann sein, muss aber nicht. Als Belege werden in deiner Buchhaltung nicht nur Rechnungen erfasst. Auch Angebote oder Lieferscheine können von dir mit einer Belegnummer versehen werden. Es ist aber auf jeden Fall für dich nicht verboten, wenn du keine separaten Rechnungsnummern vergibst und auf deinen Rechnungen die Belegnummer dafür aufgeführt ist. Im Kontext des Umsatzsteuergesetzes, dem UStG, kannst du diese Belegnummer dann automatisch als Rechnungsnummer betrachten. Deine Kunden müssen dementsprechend eine Rechnung von dir akzeptieren und begleichen, wenn auf der Rechnung nur die Belegnummer vermerkt ist. Dies ist rein rechtlich völlig korrekt.
Abkürzung der Belegnummer
Auf einem Beleg kannst du öfter auch eine Belegnummer Abkürzung feststellen oder diese selbst verwenden. In der Regel sind hier in Deutschland nur Bel.-Nr. oder BelegNr. als Abkürzungen bekannt und verbreitet.
Die Vergabe der Belegnummer
In der Regel wird die Belegnummer anhand von einem Nummernkreis vergeben. Dieser Belegnummernkreis ist als manuelle Vergabe nicht möglich, sofern es sich um einen eindeutigen Nummernkreis handelt.
Du kannst aber auch eine Belegnummer vergeben, welche aus einem nicht eindeutigen Nummernkreis stammt. Hier ist es möglich, dass die Belegnummer manuell vergeben wird. Voraussetzung ist allerdings, dass sie nicht innerhalb des Nummernkreises zu finden ist. Die Belegnummerierung in der Buchhaltung findet aus diesen beiden Arten statt. In der Regel musst du folgende Punkte beachten:
- Im Normalfall wird in der Buchhaltung eine Belegnummer vergeben, welche aus einem fest vorgegebenen Nummernkreis stammt.
- Eine Belegnummerierung ist aber auch mit frei definierbaren Nummernkreisen für Belege möglich.
- Für Belege stehen weiter separate Nummernkreise zur Verfügung. Über diese werden sehr oft bestimmte Dialogbuchungen definiert.
Wird beim Belegnummern vergeben ein fest vorgegebener Nummernkreis benutzt, wird dies als Standard-Nummernvergabe bezeichnet. Werden Belegnummern mithilfe von Nummernkreisen für Belege vergeben, wird von der erweiterten Nummernvergabe gesprochen.
In dieser Checkliste sind nochmal die wichtigsten Anforderungen zur Belegnummer aufgelistet:
Fortlaufende Nummerierung
Eine Belegnummer in der Buchhaltung muss immer eindeutig sein. Ob du diese Belegnummerierung in Einer-, Zweier- oder Zehnerschritten gestaltest, ist dir überlassen. Wichtig ist wie zuvor erwähnt, dass es sich immer um eine eindeutige Belegnummer handelt. Wenn du es bevorzugst, kannst du deine Belegnummern auch im Datum-Format oder als Buchstaben vergeben. Nur Zahlen zu verwenden ist keine Pflicht.
Keine doppelte Vergabe einer Belegnummer
Wie bereits im oberen Punkt beschrieben, musst du immer darauf achten, dass du eine eindeutige Belegnummer verwendest. Das bedeutet, dass du bei der Belegnummerierung niemals eine Nummer doppelt vergeben darfst. Du kannst aber durchaus einen Belegnummernkreis verwenden, mit denen du beispielsweise Nummern und Buchstaben kombinierst.
Manuelle vs. automatische Vergabe
Um eine fortlaufende Belegnummer zu erstellen, stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Du kannst eine manuelle Belegnummer Vergabe wählen, beispielsweise mit Word oder Excel oder du kannst dich für eine automatische Belegnummer Vergabe wählen. Dies geschieht dann mithilfe einer Rechnungssoftware.
Belegnummer Vergabe manuell:
- Mithilfe von Makros kannst du deine Programme Word oder Excel so einrichten, dass automatisch in jedes deiner Dokumente eine fortlaufende und einmalig vergebene Belegnummer integriert wird.
- Hast du nicht viele Belege, dann kannst du einen nicht sehr komplexen Nummernkreis selbst erstellen. Das gilt aber nur dann, wenn du nicht sehr viele Belege hast.
Belegnummer Vergabe automatisch:
Mit einem Online-Rechnungsprogramm bist du beim Thema Belegnummer Vergabe immer auf der sicheren Seite. Durch eine schnelle und automatisierte Belegerfassung hast du zudem keinen Aufwand mehr mit dem Abtippen von Daten. Die Software vergibt deinem Beleg automatisch eine Nummer und verhindert, dass eine Belegnummer doppelt vergeben wird. Zudem kannst du damit ganz einfach Belegnummernkreise abbilden, die individuell sind. In der Regel lohnt sich diese für dich, wenn du mit vielen Belegen zu tun hast.
Fazit
Eine Belegnummer ist in deiner Buchhaltung unverzichtbar. Du bist damit in der Lage, sehr schnell eine Buchung anhand dieser Belegnummern zu identifizieren und zuzuordnen. Du kannst eine Belegnummer auch als Rechnungsnummer verwenden. In diesem Fall ist diese Rechnung ebenfalls rechtsgültig und deine Kunden müssen dies akzeptieren. Beim Belegnummer vergeben kannst du die Standard-Nummernvergabe oder die erweiterte Nummernvergabe wählen. Es ist nicht vorgeschrieben, ob deine Belegnummer aus Ziffern, Buchstaben oder anderen Symbolen besteht. Wichtig ist nur, dass es sich um eine eindeutige Belegnummer handelt. Das bedeutet, dass du sie niemals doppelt vergeben kannst.
