Unter Personalkosten versteht man alle Kosten, welche durch den Einsatz von Mitarbeitern entstehen. Dabei gehört das Bruttoarbeitsentgelt, welches Löhne oder Gehälter darstellt, zu den wichtigsten Personalkosten. Neben dem Bruttoarbeitsentgelt fallen überdies die unterschiedlichsten Personalzusatzkosten und sonstige Personalkosten an. Alles zusammen wird dann als Überbegriff Personalkosten bezeichnet.
Für dich als Arbeitgeber gibt es zwischen den direkten und den indirekten Personalkosten zu unterscheiden.
| Direkte Personalkosten |
Indirekte Personalkosten |
| Bruttogehalt oder Bruttolohn für den Arbeitnehmer |
Kosten für Ausstattung des Arbeitsplatzes |
| Beiträge für Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung |
Kosten die durch die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern anfallen oder Kosten durch Mitarbeiterfluktuation |
| Umlagen zur Entgeltfortzahlung |
Geldwerte Vorteile wie Firmenwagen, Laptop, Telefon etc. |
| Beiträge zur Berufsgenossenschaft |
Mieten für Büro, Nebenkosten und Kosten für Büromaterial |
| Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld |
| Boni-Zahlungen |
| Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung |
| Reisekosten für Mitarbeiter |
| Freiwillige oder tarifliche Zusatzleistungen wie beispielsweise Altersvorsorge, Personalrabatte, Familienhilfe etc. |
| Lohnfortzahlung im Krankheitsfall |
Was sind Löhne?
Für ihre geleistete Arbeit erhalten Arbeiter von dir ihren Lohn. Diese Löhne richten sich nach der auch tatsächlich geleisteten Arbeit. Aus diesem Grund können Löhne auch von Monat zu Monat schwanken und unterschiedlich hoch ausfallen. Löhne können ja nach Branche verschieden hoch sein und die geleistete Arbeit kann nach den Faktoren Arbeitsstunden, Akkordarbeit oder auch nach Stückzahlen berechnet werden.
Was sind Gehälter?
In der Regel erhalten Angestellte immer Gehalt. Diese Gehälter sind auf eine feste Summe vereinbart. Geleistete Überstunden bezahlst du deinen Angestellten in der Regel nicht aus, sondern schreibst diese Stunden auf ein sogenanntes Gleitzeitkonto. Gehälter bleiben in ihrem Grundgehalt jeden Monat gleich hoch, egal ob dein Angestellter gearbeitet hat oder sich im Urlaub befunden hat.
Was musst du unter Personalnebenkosten verstehen?
Unter Personalnebenkosten hast du all die Kosten zu verstehen, die du über das Bruttogehalt oder den Bruttolohn hinaus noch als Belastungen bezahlen musst. Bezahlen musst du deshalb, weil es dafür sowohl gesetzliche als auch tarifliche Regelungen gibt. Die wichtigsten Personalnebenkosten sind die Arbeitgeberanteile zur Kranken- und Rentenversicherung. Diese Personalnebenkosten musst du auch auf der Lohn- oder der Gehaltsabrechnung klar ersichtlich ausweisen. Weitere wichtige Personalnebenkosten, auch indirekte Personalkosten, siehst du in der obigen Tabelle aufgelistet.
Erklärung von gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Sozialkosten
Die Sozialkosten sind ein Teil der Personalkosten, die in deinem Unternehmen anfallen. Wie der Name schon sagt, fallen diese Kosten aus sozialen Gründen an.
- Gesetzliche Sozialkosten: Dies sind die bereits erwähnten Arbeitgeberanteilen an der gesetzlichen Sozialversicherung, zu denen neben Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung auch die Pflegeversicherung und eine gesetzliche Unfallversicherung gehören.
- Betriebliche freiwillige Sozialkosten: Diese Sozialkosten beruhen auf tariflichen oder betrieblichen Grundlagen und Vereinbarungen. Es kann sich hier um Zuschüsse zu Fahrtkosten, innerbetriebliche Verpflegung, Kuren, Urlaub oder 13. Monatsgehalt handeln. Auch Leistungen wie betriebliche Kindergärten oder eine Kantine fallen unter diese Art der Sozialkosten.
Wie kannst du die Personalkosten für deine Mitarbeiter berechnen?
Für dich als Unternehmer ist es natürlich wichtig, dass du auch weißt, wie viel dich ein Mitarbeiter wirklich kostet. Deshalb musst du auch die Personalkosten genau berechnen. Vor allem unter dem Gesichtspunkt, dass in den meisten Unternehmen gerade diese Personalkosten den größten Kostenfaktor darstellen. Es gibt Unternehmen, vor allem im Bereich Dienstleistung, wo die Personalkosten bis zu 80 % der Gesamtkosten betragen können. Aus diesem Grund ist es für dich auch wichtig, dass du weißt, ob sich Mitarbeiter für dich auch wirklich lohnen. Um die Personalkosten von einem Mitarbeiter genau zu berechnen, musst du unter Berücksichtigung aller Kosten wie folgt vorgehen:
- Höhe des Bruttolohns oder Bruttogehalts
- Arbeitgeberanteile an der gesetzlichen Sozialversicherung (dieser beträgt rund 20 Prozent)
- Umlagen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und im Insolvenzfall
- optional Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld
- Sonstige freiwillige Sozialleistungen
- Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder anderen Fehlzeiten
- Kosten für Aus-, Fort- oder Weiterbildung
- Reisekosten
Beachte! Ganz wichtig ist, dass du die indirekten Personalkosten bei deiner Berechnung nicht vergisst.
Nehmen wir als Beispiel an, dass du einen Mitarbeiter hast, der einen jährlichen Bruttolohn von 40.000 Euro bekommt. Rechnest du nun alle Kostenpositionen hinzu, musst du dafür mit Personalkosten von rund 68.000 Euro im Jahr rechnen. Setzt du nun die Kosten ins Verhältnis, dann bekommst du einen Faktor von 1,7. Willst du nun einen neuen Mitarbeiter einstellen, der am Anfang 30.000 Euro an Bruttolohn im Jahr bekommt, dann kostet dich dieser neue Mitarbeiter rund 51.000 Euro.
Damit sind wir auch schon bei einer simplen Formel, wie du deine Personalkosten für jeden Mitarbeiter berechnen kannst.
Bruttojahresentgelt x 1,7 0 = tatsächliche Personalkosten
Wichtig:
Um deine Personalkosten und auch deine Personalkostenkennzahlen genau ermitteln zu können, bist du natürlich auch auf eine zuverlässige und genaue Arbeitszeiterfassung deiner Mitarbeiter angewiesen. Die Arbeitszeiterfassung nur auf Treu und Glauben ohne feste Dokumentation ist hier allerdings nicht sehr hilfreich. Deshalb solltest du auf die digitale Zeiterfassung mit der App vertrauen!
Was bedeuten für dich Personalkostenkennzahlen?
Die Personalkosten für deine Mitarbeiter kennst du nun. Um aber auch einschätzen zu können, wie hoch der Anteil an Personalkosten in deinem Unternehmen tatsächlich ist, brauchst du noch zusätzlich einige Personalkostenkennzahlen.
| Personalkostenkennzahl |
Beschreibung |
| Personalintensität |
Diese Kennzahl dient dazu, den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten oder auch den Umsatzerlösen zu berechnen. Du musst die Personalkosten durch die Umsatzerlöse teilen und dann mit 100 multiplizieren. |
| Personalaufwandsquote |
Diese Kennzahl dient dir dazu, deinen Personalaufwand im Verhältnis zu dem gesamten Ergebnis deines Unternehmens zu betrachten. Dazu musst du den in der GuV aufgeführten Personalaufwand durch die Gesamtleistung dividierst. |
| Personalkosten pro Mitarbeiter |
Dies ist eine Kennzahl, welche dir zeigt, welche Personalkostenbelastung dein Unternehmen hat. Dazu teilst du die gesamten Personalkosten durch die Anzahl deiner Mitarbeiter. Die Personalkosten pro Mitarbeiter sollten dabei auf keinen Fall die Produktivität pro Mitarbeiter nicht übersteigen. |
| Personalkosten je Stunde |
Du kannst diese Kennzahl ermitteln, indem du die gesamten Personalkosten durch die Zahl der Arbeitsstunden teilst. So kannst du beispielsweise bestimmte Bereiche optimieren und effizienter gestalten. |
| Personalzusatzkostenquote |
Diese Kennzahl ermittelst du durch Dividieren der Personalzusatzkosten mit den für die geleistete Arbeit angefallenen Personalkosten. Dein Bestreben sollte dabei immer sein, diese Quote so konstant wie möglich zu halten. |
Wie kannst du Personalkosten sparen?
Wie du nun weißt, machen die Personalkosten einen erheblichen Teil deiner gesamten Kosten aus. Deshalb ist es durchaus sinnvoll, sich über das Thema Personalkosten einsparen, Gedanken zu machen. Dazu gibt es einige Möglichkeiten für dich.
- Rücklagen bilden für schlechtere Zeiten: Es läuft nicht immer das gesamte Geschäftsjahr hindurch gleich gut. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die saisonalen Schwankungen unterliegen. Um Mitarbeiter nicht entlassen zu müssen, kannst du Rücklagen bilden. Beispielsweise kannst du kostenlose Vergünstigungen streichen. Etwa kostenlosen Kaffee oder andere Getränke, Zuzahlungen zum Essen in der Kantine, den wöchentlichen Obstkorb etc.
- Überstunden abbauen: Statt Mitarbeitern ihre Überstunden auszubezahlen, kannst du die Überstunden durch Freizeitausgleich abbauen.
- Teilzeitkräfte einsetzen: Teilzeitkräfte können sich einen Arbeitsplatz teilen. Damit sparst du nicht nur Kosten bei der Personalbeschaffung, sondern kannst auch im Bereich Arbeitsplatzausstattung einiges einsparen.
- Minimierung von Fehlzeiten: Sind deine Mitarbeiter oft krank? Dann versuche herauszufinden, wo hier die Gründe liegen und schaffe Verbesserungen.
- Outsourcing: Du kannst auch über Outsourcing nachdenken. Gerade in Bereichen, die nicht so viel Know-How verlangen, kannst du damit Personalkosten sparen. Du musst hier nur an das Beispiel Callcenter denken. Aber auch Bereiche, an die du vielleicht nicht im ersten Moment denkst, kannst du auslagern. Das Outsourcing deiner Buchhaltung führt ebenso zur Einsparung von Personalkosten.
Warum brauchst du Festangestellte?
Gerade junge Gründer stehen mit den Personalkosten immer vor einer sehr hohen Hürde. Eine Festanstellung ist für dich oft nicht rentabel, weil dich dieser Mitarbeiter einfach zu viel kostet. Es gibt auch andere Möglichkeiten einen Mitarbeiter zu beschäftigen, Personalkosten zu sparen und trotzdem gute Arbeitskräfte zu bekommen.
- Agentur für Arbeit: Wende dich an die Agentur für Arbeit. Stellst du einen Mitarbeiter ein, der vorher lange arbeitslos war, bekommst du von der Agentur für Arbeit einen Eingliederungszuschuss.
- Zeitarbeit: Hast du im Moment sehr viel zu tun? Du weißt aber, dass dies nicht ewig anhält? Dann leihe dir doch einfach Mitarbeiter über eine Zeitarbeitsagentur aus. Du wählst den Zeitraum aus, von wann bis wann du sie brauchst und musst keine festen Mitarbeiter einstellen.
- Mit freien Mitarbeitern arbeiten: Statt einem Festangestellten hast du auch die Möglichkeit mit einem Freelancer, also einem freien Mitarbeiter zu arbeiten. Der kümmert sich um seine Steuern und Sozialabgaben selbst und du bezahlst ihm nur eine Honorar für seine erbrachte Leistung.
Kurz zusammengefasst: häufig gestellte Fragen zum Thema Personalkosten
Was sind direkte Personalkosten?
Direkte Personalkosten sind in erster Linie der Lohn oder das Gehalt. Hinzu kommen noch variable Bestandteile, beispielsweise Provisionen etc.
Was sind Personalnebenkosten?
Personalnebenkosten sind all diejenigen Kosten, welche du als Arbeitgeber zum gezahlten Bruttolohn oder Bruttogehalt zusätzlich bezahlen musst. Zu diesen Zahlungen bist du gesetzlich oder tariflich verpflichtet.
Sind Personalkosten variable Kosten?
Personalkosten können sowohl fixe als auch variable Kosten sein. Variable Personalkosten sind beispielsweise Entlohnungen bei Akkordarbeit.
Fazit
Als verantwortungsvoller Arbeitgeber muss dein Ziel sein, deinen Mitarbeiter auf längere Sicht einen Arbeitsplatz zu bieten. Selbst dann, wenn dein Unternehmen mal nicht so gut läuft. Deshalb ist es für dich wichtig, deine Personalkosten ständig im Blick zu haben und zu überprüfen. Diese Betrachtung solltest du aber nicht nur auf einen kurzen Zeitraum vornehmen, sondern den Blick auf die nächsten ein bis zwei Jahre legen.
