Budgetplanung
Für die Erstellung der Budgetplanung in Unternehmen gibt es verschiedene Methoden, auf die wir in diesem Beitrag näher eingehen. Prinzipiell ist das Ziel der Budgetplanung vorab zu klären, wofür welche finanziellen Mittel im Unternehmen eingesetzt werden, um die übergeordneten, strategischen Ziele zu erreichen.
Budgetplanung – Definition
Die Budgetplanung ist eine Form der kurzfristigen Planung in Unternehmen, die die Verteilung der finanziellen Ressourcen für die nächste Planungsperiode, üblicherweise ein Jahr, regelt. Abseits finanzieller Aspekte regelt diese auch die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Personal, Kapital und Maschinen.
Der methodische Hintergrund der Budgetplanung hat seinen Urpsrung in der Liquiditätsplanung, dem Controlling und der Kosten- und Leistungsrechnung als auch in modernen Budgetplanungsmethoden wie dem Zero Based, Advanced Budgeting und Kaizen Budgeting.
Alles Wichtige zum Thema Budgetplanung haben wir für dich in diesem Video zusammengefasst:
Vorlage Budgetplanung zum Download
Wenn du die Theorie hinter der Budgetplanung schon etwas (besser) kennst und direkt starten möchtest, haben wir auch Budgetplanung Vorlagen für dich: Du kannst wählen zwischen einer Vorlage für die Budgetplanung in Abteilungen oder der projektspezifischen Budgetplanung.
Operative und strategische Budgetierung
Grundsätzlich ist bei der Budgetplanung zwischen operativen und strategischen Budgetplänen zu unterscheiden:
- Bei der operativen Planung wird von einem Zeithorizont von einem Jahr ausgegangen. Hier liegt der Fokus darauf, Ressourcen konkret zuzuweisen und detailreicher zu planen. Welche Mittel werden wofür verwendet und welche kurz- und mittelfristigen Ziele sollen durch diesen Mitteleinsatz erreicht werden. Somit stehen mit der operativen Budgetierung auch andere Faktoren in direktem Zusammenhang, etwa die Mitarbeitermotivation und das Herunterbrechen in kleinere Teil-Ziele, die es zu erreichen gilt.
- Bei der strategischen Budgetplanung ist der zeitliche Horizont weiter gestreckt und liegt im Bereich von zwei bis fünf Jahren. Hier steht die langfristige Planung im Vordergrund, die vor allem den generellen Erfolg des Unternehmens ermöglichen und den Fortbestand des Unternehmens sichern soll. Hierbei werden strategische Ziele ins Auge gefasst, die über einen längeren Zeithorizont hinweg angestrebt werden.
Planungsarten
Zum Zweck der Budgetplanung gibt es verschiedene Planungsarten, die wir dir nun überblicksmäßig vorstellen möchten.
Top-Down-Budgetierung
Diese Form der Budgetierung wird auch als „retrograde Budgetierung“ bezeichnet. Dabei erfolgt die Planung an Hand von Vorgaben der übergeordneten Stellen im Unternehmen, die ein bestimmtes Budget definieren und bereitstellen. Ein praktisches Beispiel wäre, wenn der Vorstand, der für die Produktion zuständig ist, der Abteilung Materialeinkauf ein bestimmtes Budget mitteilt und dieses damit einzuhalten ist.
Bottom-Up-Budgetierung
Bei dieser Form der Budgetplanung – auch als „progressive Budgetierung“ bezeichnet – ist es genau umgekehrt. Jedoch handelt es sich hierbei nicht um ein Wunschkonzert der Mitarbeiter, die ihre Budgetvorstelllungen immer an die nächst höhere Stelle tragen. Vielmehr ist es so, dass zuerst im Kleinen geplant und ein Budgetbedarf ermittelt wird. Diese kleinen Planungsteile steigern sich nach oben hin, bis schlussendlich ein Gesamtbudget entsteht. Beispielsweise wird zuerst auf Projekt-Ebene für drei Projekte einer Abteilung der Budgetbedarf ermittelt, dann das Budget der gesamten Abteilung und so weiter.
Gegenstromverfahren
Das Gegenstromverfahren versucht das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Zuerst gibt es Bottom-Down Vorgaben zum Budget, anschließend folgt Feedback in Form von konkreter Planung der jeweiligen Bereiche retour, also Bottom-Up. Durch diesen Prozess soll möglichst sichergestellt werden, dass ein gemeinsamer Nenner gefunden wird, der für alle Beteiligten zufriedenstellend ist. Der Vorteil dieses Verfahrens ist vor allem, dass alle Beteiligten gleichwertig einbezogen werden, wenngleich diese Form der Planung auch größeren Aufwand verursacht.
Zero Based Budgeting
Ein großer Trend ist das sogenannte „Zero Based Budgeting“. Diese Theorie besagt, dass die Budgetpläne nicht vom Vorjahr weg übernommen, sondern jährlich neu erstellt werden. So wird verhindert, dass besonders zum Jahresende hin schnell noch größere Budgetmengen aufgebraucht werden, nur damit eine Abteilung dasselbe Budget im nächsten Jahr wieder bereitgestellt bekommt.
Aufgaben und Ziele eines Budgetplans
Grundsätzlich ist das übergeordnete Ziel jeder unternehmerischen Planung zur Umsetzung strategischer Vorhaben des Unternehmens beizutragen. Um das zu ermöglichen, müssen die unternehmerischen Ziele ebenso klar definiert sein, wie die Ressourcenverteilung geplant wird. Durch klare, nachvollziehbare und vor allem auch messbare Ziele können Budgetpläne argumentiert werden. Damit wird auch die gesamte Budgetplanung messbar – ein laufender Soll-Ist-Vergleich wird also ermöglicht.
Wichtig ist allerdings nicht nur die Kontrolle der Einhaltung der Budgetplanung, sondern auch, dass die Planung verständlich auf die Ebene der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heruntergebrochen wird. So tragen die Ziele und auch die Planungsinhalte zur Verhaltenssteuerung und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei. Gerade um Motivation zu schaffen ist es wichtig, dass Ziele und Planung konkret, messbar und realistisch erreichbar sind. Diese Messbarkeit sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern offen dargelegt werden, damit sie vorab wissen, wie die Zielerreichung später beurteilt wird.
Als übergeordnete Planung dient die Budgetierung auch als ein gewisser Rahmen für andere Planungsvorgänge im Unternehmen, die auf anderen Ebenen geschehen, da alle Einzelplanungen immer budgetrelevant sind und somit stets die Budgetierung berücksichtigt werden muss.
Teilpläne der Budgetierung
Die gesamte Budgetierung kann in unterschiedliche Teilplanungen gesplittet werden. Diese einzelnen Planungen stehen alle in direktem Zusammenhang mit der eigentlichen Budgetplanung und regeln jeweils einen konkreten, finanziell relevanten Teilaspekt.
Investitionsplan
Der Investitionsplan regelt, zu welchem Zeitpunkt welche Investitionen planmäßig getätigt werden. Dabei sind selbstverständlich vor allem relevante Investitionen genauer zu planen und kleinere Ausgaben vernachlässigbar. Aus strategischer Sicht müssen hier auch andere Aspekte, beispielsweise Abschreibungs-Effekte, berücksichtigt werden um zu klären, wann der ideale Zeitpunkt für Investitionen ist.
Materialplan
Ein Materialplan ist primär für produzierende Unternehmen relevant und regelt, wann welches Material eingekauft werden soll. Durch gebündelte Einkäufe und gute Planung reduzieren sich hier entsprechend die Kosten.
Produktionsplan
Im Produktionsplan steht im Fokus wann wie viel hergestellt wird. Diese Planung geht selbstverständlich Hand in Hand mit der Absatzplanung, Vertriebsplanung und den Lagerungsmöglichkeiten des Unternehmens, sodass es zu keiner Überproduktion (Folge: hohe Lagerkosten), aber auch nicht zu Unterproduktion (Folge: Lieferschwierigkeiten) kommt.
Absatzplan
Der Absatzplan beeinflusst alle anderen bisher beschriebenen Pläne. Denn anhand des Absatzplans wird das Material eingekauft und die Produktion ausgerichtet. Außerdem ist dieser Plan für die Motivation der Vertriebsmitarbeiterinnen und Vertriebsmitarbeiter besonders wichtig. Um sie zu Höchstleistungen zu bringen, wird durch einen strukturierten Absatzplan aufgezeigt, wo welche Vertriebs-Chancen liegen, welche Erwartungshaltungen von Seiten des Managements vorhanden sind und welche Ziele in der Planungsperiode zu erreichen sind. Auch hier sind Messbarkeit und realistische Erreichbarkeit wieder von großer Bedeutung, um wirklich Motivation aufbauen zu können.
Vertriebsplan
Zusätzlich zum Absatzplan gibt es die Möglichkeit einen Vertriebsplan zu erstellen. Als ergänzender Leitfaden definiert er beispielsweise, welche neuen Produkte wann auf den Markt kommen, wo diese vertrieben werden und welche Bestandskunden mit diesen neuen Produkten ab wann konfrontiert werden können. Der Vertriebsplan ähnelt dem Absatzplan grundsätzlich, doch er kann besonders die Motivation im Vertrieb weiter steigern, da er die große Bedeutung des Vertriebs-Erfolges unterstreicht.
Budgetplanung – Fazit
Die gesamte Budgetplanung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Die Auswirkungen der Planung sind so weitreichend, dass sie wirklich nahezu jeden Teilbereich des Unternehmens betreffen. Gleichzeitig kann gute Planung auch zur Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen und somit abseits der planerischen Inhalte noch weitere Funktionen erfüllen.
