Schlussbesprechung der Betriebsprüfung: So klappt’s mit dem Kompromiss
Nach der Betriebsprüfung folgt die Schlussbesprechung und damit auch der offizielle Abschluss. Doch worum geht es in diesem Termin eigentlich? Und lässt der Prüfer vielleicht doch noch mit sich reden? In diesem Beitrag erfährst du, wozu die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung dient, wie du dich richtig vorbereitest und wie du eventuell noch gegen einen für dich weniger positiven Ausgang vorgehen kannst.
Zweck der Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung
In der Schlussbesprechung der Betriebsprüfung geht es darum, Sachverhalte zu diskutieren, über die du dir mit dem Prüfer noch nicht einig bist. In diesem Abschluss kannst du gemeinsam mit dem Vertreter des Finanzamts erörtern, wie bestimmte Prüfungsfeststellungen rechtlich zu beurteilen sind und wie sie sich steuerlich auswirken.
Was ihr in diesem Rahmen besprecht, ist noch nicht in Stein gemeißelt. Mit etwas Verhandlungsgeschick kannst du einen Kompromiss mit dem Außenprüfer schließen und die ein oder andere Prüfungsfeststellung noch vom Tisch bekommen. Außerdem lassen sich einzelne Sachverhalte ausräumen, indem du Nachweise oder Argumente lieferst.
Ein typisches Beispiel: Du bist bei der Abschreibung einer Maschine von der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abgewichen und hast sie schneller abgeschrieben. Die Finanzverwaltung erkennt dies nicht an und kürzt die Abschreibungsbeträge. Du kannst beispielsweise Nachweise über eine besonders intensive Nutzung vorlegen und so belegen, dass die höheren Abschreibungsbeträge gerechtfertigt sind.
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Schlussbesprechung der Betriebsprüfung: telefonisch oder persönlich?
Prinzipiell findet die Schlussbesprechung in deinen betrieblichen Räumen statt. Alternativ kann der Prüfer Steuerpflichtigen auch einen telefonischen Termin oder eine Videokonferenz anbieten. Dies ist einem persönlichen Termin gleichgestellt.
Wichtig: Lehnst du einen telefonischen Termin ab, kommt das einer kompletten Ablehnung der Schlussbesprechung gleich.
Das Finanzgericht Düsseldorf hat entschieden: Prüfungsfeststellungen dürfen auch telefonisch diskutiert werden (Beschluss vom 11. Mai 2020, Az. 3 V 1087/20). Du hast keinen Anspruch auf einen Vor-Ort-Termin.
So bereitest du dich auf die Schlussbesprechung vor
Nimm die Schlussbesprechung nicht auf die leichte Schulter – es handelt sich dabei um keine reine Formalität. Vielmehr ist sie deine letzte Gelegenheit, dich mit dem Prüfer zu einigen. Eine gute Vorbereitung ist für Steuerpflichtige deshalb besonders wichtig. Dabei helfen dir diese Tipps:
- Beziehe deinen Steuerberater in die Vorbereitung ein und hole ihn zum Termin dazu.
- Hast du im Rahmen der Betriebsprüfung die Feststellungen des Prüfers bekommen, kannst du diese Punkt für Punkt durchgehen und eine entsprechende Gegenargumentation für die Sachverhalte aufbauen.
- Wähle Unterlagen und Belege aus, mit denen du deine Argumentation untermauern kannst.
- Überlege dir vorher, was du als Kompromiss anbieten kannst, um eine Einigung zu erzielen.
Du hast leider keinen Anspruch darauf, die gefundenen Feststellungen des Prüfers vorab zu bekommen. Wenn du während der Steuerprüfung höflich darum bittest, hast du aber gute Chancen.
Du hast nicht viel Zeit, um dich auf die Schlussbesprechung vorzubereiten. Mit der sevDesk Buchhaltungssoftware kannst du unkompliziert deine Belege erfassen – und hast sie bei Bedarf in Sekundenschnelle parat.
Fehlende Schlussbesprechung: Ist die Betriebsprüfung wirksam?
§ 201 Abs. 1 AO besagt, dass eine Schlussbesprechung zwingend erforderlich ist, um die Betriebsprüfung abzuschließen. Es gibt nur zwei Fälle, in denen gemäß der rechtlichen Vorgaben darauf verzichtet werden kann:
- Du verzichtest ausdrücklich auf die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung.
- Es ändern sich nach der Steuerprüfung keine Besteuerungsgrundlagen – du musst weder etwas nachzahlen, noch erhältst du vom Finanzamt eine Erstattung.
Obwohl die Besprechung gesetzlich verpflichtend ist, hat es leider oftmals keine Konsequenzen, wenn das Finanzamt diese auslässt. Das hat in einem ähnlich gelagerten Fall der Bundesfinanzhof (BFH) festgestellt (Beschluss des BFH vom 13. August 2008, Az. VIII B 183/07).
Prüfungsbericht: das Ergebnis einer Betriebsprüfung
Hast du die Besprechung mit dem Prüfer (ggf. unter Anwesenheit deines Steuerberaters) hinter dich gebracht, erstellt das Finanzamt nun den Betriebsprüfungsbericht. In ihm führt es all seine Feststellungen zusammen und zeigt die steuerlichen Konsequenzen für dich als Steuerpflichtigen auf. Du weißt danach also, ob Nachzahlungen und / oder Strafen auf dich zukommen.
Bevor dir der Prüfungsbericht in seiner endgültigen Version zugeschickt wird, kannst du ihn vorab anfordern. Du kannst den Antrag beispielsweise einfach während der Außenprüfung stellen, ganz formlos. Du hast dann etwa zwei bis vier Wochen Zeit, um Einwände vorzubringen. Allerdings muss der Prüfer nicht auf die Bedenken des Antragstellers eingehen.
Einspruch gegen geänderte Steuerbescheide: So gehst du vor
Hat es mit der Verständigung mit dem Prüfer nicht geklappt, musst du mangels Alternativen zunächst einmal darauf warten, bis die Steuerbescheide auf Basis der neuen Besteuerungsgrundlagen geändert werden. Nach der Prüfung kannst du gegen diese Einspruch einlegen.
In der Folge öffnet die Finanzverwaltung deinen Steuerfall wieder und fordert den Betriebsprüfer dazu auf, Stellung zu nehmen. Kommt wieder keine Einigung zustande, wird der Fall an die Rechtsbehelfsstelle des Finanzamts verwiesen. Ist keine Verständigung möglich, bleibt dir nur noch die Möglichkeit, vor dem Finanzgericht zu klagen.
Zusammenfassung: Schlussbesprechung der Betriebsprüfung
Die Schlussbesprechung ist ein wichtiger Bestandteil der Betriebsprüfung. Der Steuerpflichtige erhält die Chance, mit dem Prüfer noch einmal über strittige Punkte zu diskutieren. Mit etwas Verhandlungsgeschick kann er so die Höhe der Nachzahlung senken. Idealerweise steht die Steuerkanzlei dir als Mandanten mit ihrer Erfahrung zur Seite und ist bei der Schlussbesprechung anwesend.
