So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig aus

Was ist der Fragebogen zu steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, auch bekannt als Betriebseröffnungsbogen, ist ein Formular, mit dem dein örtliches Finanzamt alle wichtigen Informationen zu deiner geplanten Selbstständigkeit abfragt. Und zwar unabhängig davon, ob du ein Gewerbe anmelden oder einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen möchtest.

Anhand dieser Angaben können deine steuerlichen Pflichten korrekt zugeordnet und die Höhe deiner Steuervorauszahlungen ermittelt werden. Somit ist das Formular auch für die Besteuerung deiner selbstständigen Tätigkeit relevant.

Nachdem du den steuerlichen Erfassungsbogen eingereicht hast, erhältst du vom Finanzamt deine persönliche Steuernummer. Diese benötigst du für deine Steuererklärung, vor allem aber für deine Ausgangsrechnungen, damit diese auch ordnungsgemäß sind.

Wer muss den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen?

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen alle ausfüllen, die eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen oder ein Unternehmen gründen, egal ob Einzelunternehmer, Freiberufler oder GmbH. Damit kann das Finanzamt die zukünftige Steuerlast richtig einschätzen und dich steuerlich erfassen. Je nach Rechtsform musst du beim Ausfüllen gewisse Unterschiede beachten, auf die wir weiter unten bei den Ausfüllhilfen genauer eingehen.

Die Meldepflicht beim Finanzamt gilt für folgende Gruppen:

• Gewerbetreibende: Jeder, der ein Gewerbe anmeldet – das gilt für Hauptgewerbe, Kleingewerbe und Nebengewerbe.
• Freiberufler: Personen, die eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, wie z.B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater etc.
• Selbstständige: Personen, die eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen, unabhängig davon, ob diese gewerblich oder freiberuflich ist.
• Personengesellschaften: Gesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG).
• Kapitalgesellschaften: Juristische Personen wie die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), UG (Unternehmergesellschaft) oder AG (Aktiengesellschaft), etc.
• Land- und Forstwirte: Personen, die eine land- oder forstwirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen.
• Vereine: Vereine, die sich beim Finanzamt registrieren lassen müssen (z. B. wenn sie eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben).
• Körperschaft nach ausländischem Recht: Darunter fallen z. B. eine Ltd, Partnership oder Inc.

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Wann musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?

Gemäß § 138 der Abgabenordnung (AO) bist du dazu verpflichtet, dich innerhalb von vier Wochen nach der Anmeldung deines Gewerbes beim Gewerbeamt beim Finanzamt anzumelden. Und auch für Freiberufler gilt: Spätestens vier Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit muss der steuerliche Erfassungsbogen ausgefüllt und übermittelt werden.

Bedenke auch, dass die Bearbeitung deines Fragebogens Zeit in Anspruch nimmt. Grundsätzlich dauert die Erfassung deiner steuerlichen Angaben erfahrungsgemäß 2 bis 4 Wochen. Das ist abhängig von der Arbeitsauslastung deines zuständigen Finanzamtes.

Damit du jedoch ordnungsmäßig Rechnungen schreiben kannst, benötigst du eine Steuernummer. Ohne eine steuerliche Registrierung beim Finanzamt wird dir jedoch keine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt. Daher solltest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung idealerweise VOR Aufnahme deiner freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit einreichen.

Wo findest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Wenn du eine gewerbliche Selbstständigkeit aufnimmst, kommt dein zuständiges Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung oder dem Handelsregistereintrag automatisch mit der Aufforderung zum Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens auf dich zu. Deine Daten werden mit der Gewerbeanzeige nämlich an dein zuständiges Finanzamt weitergeleitet. Allerdings musst du nicht auf einen offiziellen Brief vom Finanzamt warten, um an deine Steuernummer zu kommen. Du kannst die steuerliche Anmeldung auch selbst direkt bei ELSTER vornehmen.

Bei einer freiberuflichen Selbstständigkeit erfährt das Finanzamt hingegen zunächst nichts von deiner geplanten Selbstständigkeit oder Neugründung. In diesem Fall musst du selbst aktiv werden und dir den steuerlichen Erfassungsbogen eigenständig besorgen. Erst wenn du diesen ausgefüllt und online eingereicht hast, erhältst du deine Steuernummer und kannst offiziell als Freiberufler tätig werden.

Schritt 1: Registriere dich in ELSTER

Um überhaupt deine Anmeldung beim Finanzamt machen zu können, musst du zunächst ein kostenloses Benutzerkonto bei ELSTER unter www.elster.de anlegen. 

Für das Benutzerkonto bei ELSTER ist jedoch eine Verifizierung erforderlich, um deine Identität sicherzustellen. Dafür stehen dir diese Optionen zur Auswahl:  

• Zertifikatsdatei: Du bekommst innerhalb von vierzehn Tagen die notwendige Zertifikatsdatei mit den Aktivierungsdaten per E-Mail und Post (gängigste Methode).
• Personalausweis: Du benötigst ein entsprechendes Lesegerät und die Ausweis-App.
• Sicherheitsstick: Du benötigst einen Stick, um die Anmeldedaten sicher zu verschlüsseln.
• Signaturkarte: Du verwendest eine von Banken oder Trustcentern herausgegebene Karte mit einem Kartenlesegerät.

Schritt 2: Wähle das richtige Formular zur steuerlichen Erfassung

Nachdem du dein Benutzerkonto bei ELSTER erfolgreich angelegt hast, findest du unter „Formulare und Leistungen“ sowie “Alle Formulare” verschiedene Ausführungen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, die sich nach der Unternehmensart bzw. Rechtsform richten. Du kannst den für dich passenden Fragebogen dann direkt online ausfüllen und in digitaler Form an das Finanzamt übermitteln. 

Welcher steuerliche Erfassungsbogen für dein Vorhaben bzw. deine Gründungsform der richtige ist, haben wir dir in einer übersichtlichen Tabelle kompakt zusammengefasst.

Wichtige Entscheidungen im steuerlichen Erfassungsbogen

Bevor du jedoch sofort damit beginnst, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen, solltest du dir bewusst sein, dass einige Angaben im Fragebogen weitreichende Auswirkungen auf deine Selbstständigkeit haben können. Dabei geht es vor allem um steuerliche Aspekte und buchhalterische Pflichten. Damit du eine gut durchdachte Entscheidung treffen kannst, haben wir dir die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung begegnest du der sogenannten „Klein­unternehmer­regelung“. Entscheidest du dich dafür, musst/darfst du z. B. keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, bekommst aber auch keine Steuererstattungen vom Finanzamt aus der Umsatzsteuer. Dadurch ersparst du dir einiges an bürokratischen Aufwand und kannst deinen Gewinn durch eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Du kannst diese Option jedoch nur wählen, wenn deine Umsätze im Gründungsjahr unter 25.000 Euro bleiben. Anschließend gelten folgende Grenzen:

• 25.000 Euro im Vorjahr
• 100.000 Euro im laufenden Jahr

Soll- oder Ist-Versteuerung?

Dieser Punkt ist für dich relevant, wenn du steuerlich nicht als Kleinunternehmer eingestuft werden möchtest. Bei der Soll- oder Ist-Besteuerung geht es darum, wie und wann du deine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst.

Entscheidest du dich für die Soll-Versteuerung, zahlst du die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung. Bei der Ist-Versteuerung zahlst du hingegen erst dann, wenn deine Kunden die Rechnung bezahlt haben. Daher kann die Ist-Versteuerung gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit eine Erleichterung sein, weil du nicht wie bei der Soll-Versteuerung in Vorkasse gehen musst.

Allerdings steht die Entscheidung bezüglich der Soll- und Ist-Versteuerung nicht allen Unternehmen uneingeschränkt zur Verfügung. Nur wenn du mit deinem Unternehmen weniger als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr machst, kannst du die Ist-Versteuerung beantragen.

Einkünfte schätzen

Das Finanzamt möchte für die Festsetzung der Vorauszahlungen wissen, welchen Umsatz du mit deiner Selbstständigkeit erwartest. Im Erfassungsbogen musst du daher eine Einschätzung deiner voraussichtlichen Einkünfte angeben. Das kann eine ganz schöne Herausforderung sein, vor allem, wenn du erstmalig in eine Selbstständigkeit startest und keinen Plan hast, was du monatlich verdienen kannst. 

Um deine Einkünfte für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung realistisch einzuschätzen, kannst du dich an deinen geplanten Aufträgen orientieren. Überlege dir, wie viele Kunden oder Projekte du im Monat gewinnen kannst und welche Preise du dafür verlangst. Davon ziehst du dann deine einmaligen Kosten (bspw. Gründungskosten) und regelmäßigen Ausgaben ab. Daraus ergibt sich dann dein zu erwartender Gewinn, den du im Fragebogen eintragen kannst. 

Hast du einen Businessplan gemacht, hast du die Zahlen ggf. auch schon aus deiner Finanzplanung parat und kannst sie direkt übernehmen.

Behalte für die Einschätzung deiner Einkünfte unbedingt folgendes im Hinterkopf: Schätzt du deine Einkünfte zu hoch ein, fällt auch deine Einkommensteuer-Vorauszahlung hoch aus. Schätzt du sie zu niedrig ein, kann eine Nachzahlung fällig werden. Wie der Name allerdings schon sagt, geht es hier lediglich um eine Schätzung. Es ist also nicht so schlimm, wenn dein tatsächlicher Umsatz davon abweicht.

Unser Tipp:  Falls du dir bei der Einschätzung unsicher bist, kannst du dir Rat bei einem erfahrenen Steuerberater oder Gründungsberater holen. Dieser kann helfen, mögliche Stolpersteine zu erkennen und eine realistische Einschätzung vorzunehmen.

So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibt es bei ELSTER in mehreren Ausführungen. Mit unserer Ausfüllhilfe kannst du sicherstellen, dass du alles verstehst und keine wichtigen Details übersiehst.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Personengesellschaften
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Kapitalgesellschaften

Ausfüllhilfe für Einzelunternehmer

Wenn du dich mit einem Kleingewerbe (bspw. als Solo-Unternehmer), als eingetragener Kaufmann (e.K.) oder Freiberufler selbständig machen möchtest, benötigst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmer. Dieser gilt ebenfalls für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft.

Insgesamt besteht der Fragebogen bei ELSTER aus 23 Seiten bzw. Bereichen. Lass dich davon jedoch nicht abschrecken, denn viele Angaben sind selbsterklärend und einfach zu beantworten. Unsere strukturierte Ausfüllhilfe führt dich Schritt für Schritt durch den Fragebogen.

Startseite

Auf der Startseite kannst du bereits vorhandene Daten aus „Mein Profil“ übernehmen. Dadurch werden einige Felder automatisch ausgefüllt – das spart Zeit. Alternativ kannst du auch Informationen aus einem anderen Profil importieren, zum Beispiel von einer anderen Person. 

Wenn du schon eine Steuernummer besitzt, kannst du sie an dieser Stelle angeben. In der Regel beantragst du als Gründer jedoch eine neue Steuernummer über den steuerlichen Erfassungsbogen. Dafür setzt du einfach das Häkchen bei „Neue Steuernummer beantragen“ und gibst dein zuständiges Finanzamt an. Maßgeblich ist der Ort, an dem du deine selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit ausübst. Anschließend klickst du dich Schritt für Schritt durch die folgenden Seiten und füllst sie nacheinander aus.

Seite 1: Allgemeine Angaben

Hier trägst du deine persönlichen Daten ein, also alles, was das Finanzamt benötigt, um dich als Steuerpflichtigen eindeutig zuordnen zu können. Dazu gehören Anrede, Name, Geburtsname, Vorname, eventuell ein Namenszusatz sowie dein künftiger Beruf als Selbstständiger. 

Außerdem werden dein Geburtsdatum, deine Religionszugehörigkeit (wegen der Kirchensteuer), deine Steueridentifikationsnummer und dein Familienstand abgefragt. Wichtig: Gib hier deine Privatadresse an, nicht die Geschäftsadresse. Ergänze anschließend deine Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail, wenn du das möchtest. 

Bei der Angabe der Tätigkeit solltest du möglichst genau beschreiben, was du tust, und die Tätigkeit gleichzeitig etwas weiter fassen, da sich dein Geschäftsmodell im Laufe der Zeit entwickeln kann (zum Beispiel „Handel mit Baustoffen“).

Seite 2: Ehegatte / Ehegattin / eingetragene(r) Lebenspartner(in)

Wenn du verheiratet bist oder in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft lebst, trägst du hier die Daten deines Partners ein. Wenn du dich fragst, warum das wichtig ist: Das Finanzamt nutzt diese Informationen, um ein vollständiges Bild deiner steuerlichen Situation zu erhalten. Oft werden Ehepartner gemeinsam veranlagt, was steuerliche Vorteile bringen kann. 

Gib die Adresse deines Partners jedoch nur an, wenn ihr nicht zusammenwohnt. Wenn du ledig bist, kannst du diesen Abschnitt einfach überspringen.

Seite 3: Bankverbindung(en) für Steuererstattungen / SEPA-Lastschriftverfahren

Da Zahlungen an das Finanzamt und Rückerstattungen online erfolgen, ist eine Bankverbindung erforderlich. Trage hier dein Geschäftskonto ein, nicht dein Privatkonto. Solltest du noch kein Geschäftskonto eröffnet haben, kannst du die Daten später nachreichen. Grundsätzlich ist es aber empfehlenswert, ein separates Geschäftskonto zu nutzen, zur besseren Trennung deiner privaten und geschäftlichen Finanzen.

Seite 4: Steuerliche Beratung

Falls du bereits mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, gib hier dessen Namen, Adresse und Kontaktdaten an. Unterschieden wird zwischen einer natürlichen Person (der klassische Steuerberater) und einer juristischen Person (z. B. eine Steuerkanzlei als GbR oder GmbH). Erledigst du deine Buchhaltung selbst, lässt du diesen Bereich einfach frei.

Seite 5: Empfangsbevollmächtigte(r) für alle Steuerarten

Dieser Abschnitt klärt, wer Mitteilungen des Finanzamts erhalten soll, etwa Steuerbescheide, Erinnerungen oder Nachzahlungsbescheide. Wenn du möchtest, dass diese ausschließlich an dich gehen, überspringe die Seite. 

Soll dein Steuerberater die Kommunikation übernehmen und hat er bereits eine Empfangsvollmacht von dir, setze das Häkchen bei Zeile 43 „Steuerliche Beratung mit Empfangsvollmacht“. Alternativ kannst du auch eine andere Person bevollmächtigen und deren Daten angeben.

Seite 6: Bisherige persönliche Verhältnisse

Diese Angaben sind relevant, wenn du in den letzten zwölf Monaten umgezogen bist. In diesem Fall gibst du dein Umzugsdatum und deine vorherige Adresse an, damit dein altes und dein neues Finanzamt die Zuständigkeit untereinander klären können. 

Wenn du in den letzten drei Jahren bereits eine Einkommensteuererklärung abgegeben hast (bspw. als Angestellter), trägst du außerdem das Bundesland und die Steuernummer ein, und gegebenenfalls dieselben Daten deines Ehepartners. 

Warst du bisher noch nicht steuerlich erfasst oder bist nicht umgezogen, kannst du diesen Abschnitt überspringen.

Seite 7: Angaben zum Unternehmen

Nun geht es um dein Unternehmen selbst. Trage hier den vollständigen Namen deines Unternehmens ein. Welche Optionen du hast, findest du mit einem Klick auf das Fragezeichen heraus. Wichtig: Dein Name muss immer im Firmennamen enthalten sein, reine Fantasienamen sind nicht erlaubt. 

Bei der Adresse kannst du angeben, ob sie deiner Wohnanschrift entspricht. Wenn ja, setzt du einen Haken bei Zeile 61. Falls dein Betriebssitz (Büro, Werkstatt, Ladenlokal) an einem anderen Ort liegt, musst du diese Adresse eintragen. Das ist wichtig, weil unterschiedliche Finanzämter für Wohn- und Betriebssitz zuständig sein können. 

Ganz unten auf der Seite, in Zeile 73, trägst du das Datum des Tätigkeitsbeginns ein, also den Tag, an dem du dein Unternehmen tatsächlich aufgenommen hast, zum Beispiel mit der Anmietung eines Büros oder Werkstatt.

Seite 8: Abweichender Ort der Geschäftsleitung

Dieser Punkt betrifft nur Gründer, die mehrere Adressen haben, etwa Wohnsitz, Werkstatt und ein zusätzliches Büro, aus dem die Geschäfte geleitet werden. Ist dein Wohnsitz gleichzeitig der Ort der Geschäftsleitung, setzt du einfach den Haken bei Zeile 66.

Seite 9: Betriebsstätten

Hier trägst du zusätzliche Betriebsstätten ein, falls du an mehreren Orten tätig bist, beispielsweise, wenn du Waren an einem Ort produzierst und sie an einem anderen verkaufst.

Seite 10: Handelsregistereintragung

Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn du dich ins Handelsregister eintragen lässt oder bereits eingetragen bist. Dann gibst du das Datum der Eintragung, den Ort des Amtsgerichts und die Handelsregisternummer an. Freiberufler können diesen Abschnitt auslassen.

Seite 11: Gründungsform

In der Regel handelt es sich um eine Neugründung, da du dein Unternehmen von Grund auf neu startest. Weitere Optionen sind Verlegung, Übernahme oder Verschmelzung. Beim Gründungsdatum gibst du dasselbe Datum wie beim Tätigkeitsbeginn an. Nur wenn du ein bestehendes Unternehmen übernimmst, musst du zusätzliche Informationen zum Vorgängerunternehmen angeben.

Seite 12: Bisherige betriebliche Verhältnisse

Falls du in den letzten fünf Jahren bereits unternehmerisch tätig warst, zum Beispiel als Freiberufler, Gewerbetreibender, Land- oder Forstwirt oder Gesellschafter einer Personen- bzw. Kapitalgesellschaft, gibst du hier Art, Ort, Dauer sowie die damalige Steuernummer an. Wenn das nicht zutrifft, kannst du diesen Abschnitt überspringen.

Seite 13: Konzernzugehörigkeit

Dieser Punkt ist nur für Unternehmen relevant, die Teil eines Konzerns sind. Dann musst du die entsprechenden Angaben zum Konzern machen. Einzelunternehmer können diesen Abschnitt in der Regel unbeachtet lassen.

Seite 14: Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen (Einkommensteuer, Gewerbesteuer)

Ab hier wird es wieder besonders wichtig, aber auch etwas komplexer. Das Finanzamt benötigt eine realistische Einschätzung deines voraussichtlichen Gewinns im Gründungs- und im Folgejahr. Auf dieser Basis werden deine Vorauszahlungen für Einkommensteuer und Gewerbesteuer berechnet. Gib deine Schätzung sorgfältig ab, denn zu niedrige Beträge können zu Nachzahlungen führen, zu hohe zu unnötigen Vorauszahlungen.

Unser Tipp: Mach dir im Vorfeld ausführliche Gedanken und rechne alles genau durch. Im Zweifel kannst du dir einen erfahrenen Steuerberater zur Unterstützung suchen.

Falls du im ersten Jahr Verluste erwartest, kannst du diese ebenfalls eintragen. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, Sonderausgaben wie Beiträge zur Kranken- oder Rentenversicherung anzugeben, um dein zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren.

Seite 15: Angaben zur Gewinnermittlung

Unter diesem Punkt entscheidest du, welche Art der Gewinnermittlung du nutzen möchtest. Die meisten Kleinunternehmer und Freiberufler wählen die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), da sie einfach und unkompliziert ist. 

Bist du bilanzierungspflichtig, etwa als eingetragener Kaufmann oder Regelunternehmer, musst du den Betriebsvermögensvergleich anwenden. Wenn du bei der Gewinnermittlung unsicher bist, kann dich ein Steuerberater bei der Wahl der passenden Methode unterstützen.

Seite 16: Freistellungsbescheinigung gemäß § 48b EStG (Bauabzugssteuer)

Dieser Abschnitt ist grundsätzlich nur für Unternehmen in der Bauwirtschaft relevant, wenn sie eine Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen beantragen wollen. Manche Einkünfte können vom Steuerabzug freigestellt werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn du bestimmte steuerfreie Einnahmen hast. Es lohnt sich, das genau zu prüfen. Du kannst eventuell einiges an Steuern sparen.

Seite 17: Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Diesen Abschnitt füllst du nur aus, wenn du Mitarbeiter beschäftigst. Ist dies der Fall, gibst du die Anzahl deiner Angestellten, den Beginn der Lohnzahlungen, die voraussichtliche Lohnsteuer im Jahr sowie die Adresse der lohnsteuerlichen Betriebsstätte an. Je nach Höhe der Lohnsteuersumme erfolgt die Abführung monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Seite 18: Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Hier entscheidest du, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest (Haken bei Zeile 131). Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, darfst aber im Gegenzug die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Jahr nicht überschreiten. 

Gib außerdem an, ob du bisher schon einmal umsatzsteuerpflichtig warst und mit welchem Umsatz (nicht Gewinn!) du im Gründungs- und Folgejahr rechnest. Wenn du steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG oder ermäßigt besteuerte Umsätze nach § 12 Absatz 2 UStG erzielst, musst du hier entsprechende Angaben machen. 

Für die meisten Gründer ist die nun folgende Durchschnittsbesteuerung nicht relevant, sondern nur für Land- und Forstbetriebe. Des Weiteren kannst du dich in diesem Abschnitt zwischen Soll- und Istbesteuerung entscheiden. Wenn du dich für die Istbesteuerung entscheidest, musst du außerdem angeben, warum du das tust.

Es lohnt sich außerdem, mit dem Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens eine Umsatzsteuer-ID zu beantragen, um später problemlos mit Geschäftspartnern innerhalb der EU handeln zu können.

Seite 19: Umsatzsteuerliche Organschaft (§ 2 Absatz 2 Nummer 2 UStG)

Dieser Punkt betrifft dich als Einzelunternehmer nicht, weshalb du ihn überspringen kannst.

Seite 20: Besonderes Besteuerungsverfahren „One-stop-shop“

Wenn du Waren an Kunden in anderen EU-Ländern verkaufst, etwa über einen Onlineshop, kannst du deine Umsatzsteuer zentral über das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) abführen. Setze dafür das entsprechende Häkchen im Formular. Möchtest du das Verfahren nicht nutzen, gib ebenfalls einen Grund an.

Seite 21: Umsätze im Bereich des Handels mit Waren über das Internet

Hier gibst du an, ob du einen eigenen Webshop betreibst oder über Plattformen wie Amazon oder eBay verkaufst. Trage entweder die URL deines Shops oder den Namen der Plattform samt deines Verkäufernamens ein.

Seite 22: Gesondert übermittelte Unterlagen

Im letzten Abschnitt vermerkst du, welche Unterlagen du zusätzlich einreichst, etwa eine Empfangsvollmacht für deinen Steuerberater oder ein SEPA-Lastschriftmandat. Setze einfach die entsprechenden Haken und lade die Dokumente am Ende des Formulars auf Seite 23 hoch. Danach kannst du alle Angaben noch einmal überprüfen sowie korrigieren und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung direkt elektronisch an dein Finanzamt übermitteln.

Ausfüllhilfe für Personengesellschaften

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Personengesellschaften nutzt du bei folgenden Rechtsformen:

• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
• OHG (Offene Handelsgesellschaft)
• KG (Kommanditgesellschaft)
• PartG (Partnerschaftsgesellschaft)
• GmbH & Co. KG (Kommanditgesellschaft mit einer GmbH als Komplementärin)
• Grundstücksgemeinschaft
• Erbengemeinschaft
• Atypisch stille Gesellschaft

Der Erfassungsbogen für Personengesellschaften unterscheidet sich in einigen Punkten von den Formularen für Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaften. Die wichtigsten Unterschiede sind: 

• Angaben zur Gesellschaft: Statt allgemeiner Angaben zur Person trägst du die Daten der Gesellschaft ein.
• Vertreter der Gesellschaft: Du musst alle vertretungsberechtigten Personen, sprich Gesellschafter und ggf. Geschäftsführer, vollständig aufführen. 
• Eröffnungsbilanz: Personengesellschaften müssen eine Eröffnungsbilanz einreichen. Sie bildet die Grundlage für die steuerliche Erfassung und zeigt das Vermögen sowie die Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt der Gründung.
• Gewinnschätzung: Die Angaben zum erwarteten Gewinn im Eröffnungsjahr und im Folgejahr beziehen sich auf die Gewinnaufteilung unter den Gesellschaftern. Das Finanzamt fragt dabei auch nach den persönlichen Daten der Beteiligten sowie nach Art und Umfang ihrer Beteiligung.‍
• Zusätzliche Unterlagen: Zum Abschluss kannst du ergänzende Dokumente wie den Gesellschaftsvertrag hochladen.

Ausfüllhilfe für Kapitalgesellschaften

Möchtest du eine GmbH, AG oder eine UG (haftungsbeschränkt) gründen, ist in diesem Fall der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Kapitalgesellschaften das richtige Formular. Auch hier gibt es einige Unterschiede zum Formular für Einzelunternehmen:

• Angaben zur Kapitalgesellschaft: Statt persönlicher Angaben trägst du die Daten der Gesellschaft ein.
• Gesetzlicher Vertreter: Du musst den gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft angeben, meist den Geschäftsführer.
• Eröffnungsbilanz: Wie bei Personengesellschaften ist auch hier die Einreichung einer Eröffnungsbilanz Pflicht.
• Angaben zu Gesellschaftern und Anteilseignern: Du musst die Namen, Adressen, Steuernummern, Beteiligungshöhen und die Art der Beteiligung aller Anteilseigner aufführen.
• Gründungsart: Gib an, ob es sich um eine Bargründung oder Sachgründung handelt. Eine Bargründung ist gängigere Variante, was bedeutet, dass das Unternehmen auf Basis der Einbringung des festgelegten Kapitals durch die Gesellschafter gegründet wurde und nicht durch Vermögensgegenstände.
• Steuervorauszahlungen: Kapitalgesellschaften leisten Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Schätze die zu erwartenden Gewinne realistisch ein, damit das Finanzamt die Höhe der Vorauszahlungen korrekt festlegen kann.‍
• Zusätzliche Unterlagen: Reiche alle relevanten Dokumente mit ein, die für Kapitalgesellschaften üblich sind, z. B. Beteiligungsverträge, Sachgründungsberichte oder Gesellschaftsverträge.

Zusammenfassung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Als Unternehmensgründer, egal ob gewerblich oder freiberuflich, kommst du am Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht vorbei. Er dient der Erfassung deiner steuerlichen Verhältnisse und ist relevant für die Besteuerung deiner selbstständigen Tätigkeit. 

Der Fragebogen muss seit 2021 digital an das Finanzamt übermittelt werden. Das kannst du jedoch bequem über ELSTER, dem Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung, erledigen. Dort stehen dir verschiedene Fragebögen zur Verfügung, die du alle papierlos an das Finanzamt übermitteln kannst. Grundsätzlich wird bei den steuerlichen Erfassungsbögen nach Rechtsform unterschieden. Es gibt unterschiedliche Ausführungen für Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Körperschaften nach ausländischem Recht.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist der wesentliche Grundstein für deine steuerliche Behandlung und deine Buchhaltungspflichten. Von der Entscheidung über die Klein­unternehmer­regelung bis hin zur Entscheidung zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung und der Daten für die Berechnung deiner Vorauszahlungen – deine Angaben haben erhebliche Auswirkungen auf deine Selbstständigkeit. Um Verzögerungen bei der Vergabe deiner Steuernummer zu vermeiden, solltest du den Fragebogen rechtzeitig ausfüllen und vollständig an das Finanzamt übermitteln.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Fragebogen zur steuerlichen Erfassung