Der perfekte Businessplan für deinen Gastronomie-Betrieb

Was ist ein Businessplan und wofür brauchst du ihn?

Ein Businessplan, oder Geschäftsplan, ist wie ein gutes Rezept – nur eben nicht für Cocktails, Pasta oder Cupcakes, sondern für einen ganzen Betrieb. Je nach Branche ist der Businessplan in verschiedene Teilpläne gegliedert. Wichtige Elemente eines Businessplans in der Gastronomie sind:

• Finanzplan
• Erläuterungen zum Marketing
• Personalplan
• Einschätzung des Standortes
• Chancen und Risiken
• uvm.

Je nachdem, ob ein solcher Plan zur Präsentation nach außen gebraucht wird, z.B. zur Kapitalbeschaffung oder um Fördermittel zu beantragen, oder nur für interne Zwecke, zum Beispiel zur Kommunikation und Abstimmung mit Partnern und Mitarbeitern, muss er mehr oder weniger ins Detail gehen und Strukturen erläutern.

„Überlege dir, wo du in 3 bis 5 Jahren stehen willst. Früher hat man auch noch auf 10 Jahre Ziele gesetzt, aber das ist heute sehr, sehr schwer.“ - Sonja Höppner, Steuerberaterin

Besonderheiten der Gastronomie-Branche

In der Gastronomie ist es besonders wichtig, sich vor der Existenzgründung detailliert mit der Branche zu befassen und einen entsprechenden Businessplan zu erstellen, der auf die Besonderheiten der Gastronomie eingeht.

Gerade die Gastronomie ist ein spannendes, aber auch anspruchsvolles Feld, in dem Leidenschaft allein nicht ausreicht.

Der Standort spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg, besonders, wenn du auf Laufkundschaft angewiesen bist. Selbst die beste Geschäftsidee kann scheitern, wenn der Standort ungünstig gewählt ist. Auch die Qualität des Essens hat oberste Priorität. Wer selbst nur ein durchschnittlicher Hobbykoch ist, der sollte die Kochmütze an jemanden übergeben, der vom Fach ist. Es ist zudem ratsam, sich frühzeitig mit den rechtlichen Rahmenbedingungen wie der Gaststättenerlaubnis und Hygienevorschriften auseinanderzusetzen. Du solltest auch mit Besuchen der Gewerbeaufsicht oder des Gesundheitsamtes rechnen, da in der Gastronomie viele verschiedene Vorschriften eingehalten werden müssen.

Aufbau des Gastronomie-Businessplans

Ein vollständiger Businessplan in der Gastronomie ist aus verschiedenen Teilplänen aufgebaut. Ein guter Businessplan sollte dabei zwischen 10 und 20 Seiten umfassen (ohne Anhänge). Hier findest du die wichtigsten Bestandteile im Überblick:

Executive Summary

Die Executive Summary ist das Aushängeschild des Businessplans. Nicht selten kommt es vor, dass ein Kapitalgeber auf diesen Teil den meisten Wert legt. Sie liefert, wie der Name schon sagt, eine Übersicht über das Projekt auf 1 bis maximal 2 Seiten. Dieser Einstieg soll Aufmerksamkeit erregen und neugierig machen. Der Text muss also ganz besonders sorgfältig ausgearbeitet und sehr eingängig sein. Hier sollen folgende Kernfragen kurz auf den Punkt gebracht werden:

• Was ist das Besondere an deinem Konzept?
• Warum hast gerade du eine Chance auf dem Markt?
• Wie machst du dich und dein Restaurant durch geschickte Marketingmaßnahmen zum neuen Hotspot der Stadt?

Der Leser muss durch die Zusammenfassung neugierig auf das Konzept gemacht werden, denn nur dann wird der Businessplan überhaupt gelesen. Das heißt: Das Beste gibt es NICHT zum Schluss, sondern in diesem Fall direkt am Anfang.

„Vermeide Fachjargon und versuche alles so einfach wie möglich zu schreiben. Und wenn du doch mal einen Spezialbegriff verwenden musst, erkläre ihn einfach kurz.“ - Sonja Höppner, Steuerberaterin

Gründerprofil

Hier kannst du dich als Gründer vorstellen. Wird das Unternehmen von mehreren Personen gegründet, müssen alle Gründer vorgestellt werden. Neben den Kontaktdaten spielt vor allem die persönliche Eignung eine Rolle:

• Warum bist genau du die richtige Person für das Projekt?
• Was befähigt dich zu einer Existenzgründung?

In diesem Teil ist es wichtig, den Werdegang jedes Einzelnen hervorzuheben, die Berufserfahrungen, die Ausbildung und das Know-how. Ziel ist es, zu zeigen, dass das Restaurantprojekt von qualifizierten Personen mit sich ergänzenden Kompetenzen getragen wird. Außerdem müssen die Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Personen im zukünftigen Restaurant geklärt werden.

Wenn du über Erfahrung in der Gastronomie verfügst, solltest du diese genau beschreiben.

• In welchen Bereichen hast du schon einmal gearbeitet?
• Hast du vielleicht sogar schon einmal eine Führungsposition bekleidet?
• Hast du Besonderheiten entdeckt, die die Gastronomie Branche von anderen Branchen unterscheidet und für dich so attraktiv macht?
• Worauf muss man besonders achten?

Stelle auch dar, welche Bereiche du bisher noch nicht kennengelernt hast und welche Kenntnisse und Fähigkeiten dir noch fehlen. Sei ehrlich – niemand ist als Meister vom Himmel gefallen. Überlege dir, wie du die vorhandenen Lücken füllen willst und nimm diese Lösungsvorschläge in den Businessplan mit auf.

Geschäftsidee

Hier fasst du deine Ideen und dein Konzept konkret zusammen. Vergiss nicht, hervorzuheben, was dich von der Konkurrenz unterscheidet.

• Was sind die Ziele?
• Was ist dein konkretes Vorhaben?
• Ist deine Raumgestaltung so einzigartig und besonders, dass sie die Gäste zum Bleiben verführt?

Beschreibe, welche Art von Gastronomie du betreibst (Fast Food, Foodtruck, Franchise-Restaurant, Verzehr vor Ort, Mitnahmeverkauf ...), um welche Art von Küche es sich handelt (regionale Küche, exotische Küche, Gourmetküche, Molekularküche ...), wie die Atmosphäre im Restaurant sein wird (familiär, gehoben ...), was die übergeordnete Vision ist, und was der Mehrwert deiner Idee ist.

Zielgruppe

In diesem Abschnitt liegt der Fokus auf den Kunden, die du mit deinem Gastronomiekonzept ansprechen möchtest. Die folgenden Leitfragen können dir der Zielgruppenanalyse helfen:

• Welche Kunden sollen mit meiner Bar oder meinem Restaurant angesprochen werden?
• Befinde ich mich in einer Gegend, in der Touristen die Hauptzielgruppe sein könnten? Oder spreche ich lieber Studenten, Familien oder Geschäftsleute an?
• Welche Kundenbedürfnisse möchte ich mit meinem Betrieb erfüllen?

Die Entscheidung über die Zielgruppe ist wichtig für das Angebot an Speisen und Getränken, das du deinen Gästen anbietest. So erwarten Studenten beispielsweise günstige Preise und eine breite Cocktailkarte. Geschäftsleute hingegen wünschen sich eher eine entsprechende Atmosphäre im Lokal, sind weniger preissensibel und setzen auf Service. Familien benötigen eine kinderfreundliche Speisekarte und Einrichtung.

Indem du die Zielgruppe kennst und verstehst, kannst du deinen Businessplan für die Speisekarte, die Einrichtung und die Marketingstrategie maßschneidern.

Markt und Wettbewerb

Genauso wichtig, wie die Zielgruppe zu kennen, ist es, über den Wettbewerb und die Konkurrenz Bescheid zu wissen.

• Wie viele Mitbewerber gibt es in deinem unmittelbaren Umfeld und wie unterscheidest du dich von diesen?
• Was macht dich besser als die Anderen? Sind die anderen Bewerber überhaupt eine ernsthafte Konkurrenz für dich, oder läuft deren Geschäft eher schlecht?
• Gibt es vielleicht Vorteile, die die Mitbewerber dir gegenüber haben könnten und gibt es auf dem Markt überhaupt noch Potenzial für einen zusätzlichen Gastronomiebetrieb?
• Gibt es bereits ein Restaurant mit ähnlichem Speiseangebot?
• Gibt es Produkte oder Gerichte, die kein anderer im Umkreis verkauft?
• Worin unterscheidest du dich mit deinem Angebot?
• Gibt es Städte oder Stadtteile, die bereits ein Überangebot haben? Wenn ja, dann sollte dies auch erwähnt werden – und warum dies für deinen Erfolg kein Problem darstellt.

Bei diesem Punkt gilt: Je besser du den Markt kennst, desto besser kannst du deine Chancen selbst einschätzen. Erfahre mehr dazu in unseren Ratgebern zur Marktanalyse und zur Wettbewerbsanalyse.

Standortanalyse

Selbst die beste Geschäftsidee kann scheitern, wenn der Standort falsch gewählt ist – vor allem in der Gastronomie. Die wichtigsten Faktoren bei der Standortanalyse sind:

• Sichtbarkeit und Zugänglichkeit: Dein Lokal soll von potenziellen Kunden leicht gefunden werden und sollte leicht zugänglich und sichtbar sein, um Aufmerksamkeit zu erregen.
• Demografische Zusammensetzung des Gebiets: Überlege, wer die Zielgruppe ist und ob es in der Umgebung genügend potenzielle Kunden gibt, die dein Restaurant unterstützen könnten.
• Infrastruktur und die Parkmöglichkeiten: Beachte hierbei Parkmöglichkeiten, die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und die Lieferanbindungen.

Marketing und Vertrieb

Auch als Gastronom benötigst du eine ausgereifte Marketingstrategie. Rechne genug Geld für die Bewerbung deines Gastro Unternehmens ein und mache dir schon vor der Gründung Gedanken um ein passendes Vermarktungskonzept. Vergiss nicht, diesen Posten deinem Finanzplan hinzuzufügen.

In der Gastronomie ist Empfehlungsmarketing das A und O. Stimmt die Qualität, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Atmosphäre, kommt man gerne wieder und empfiehlt einen Gastronomiebetrieb weiter. Es empfiehlt sich insbesondere zu Beginn der Existenzgründung, erste Kunden durch verschiedene Werbemaßnahmen zu gewinnen. Hierzu zählt beispielsweise klassische Werbung wie Anzeigen in lokalen Printmedien, aber auch Online-Marketing, wie z.B. Google Ads oder Werbung auf Facebook oder Instagram. Nicht nur die Plattform, sondern auch dein Konzet zählt im weitesten Sinne zum Marketing für deinen Gastronomiebetrieb. Stelle dir beispielsweise die folgenden Fragen:

• Hast du ein besonders umweltfreundliches, nachhaltiges Konzept?
• Arbeitest du vor allem mit Metzgern und Bauern aus der Region?
• Verwendest du ausschließlich Bioprodukte?

Diese Faktoren sind auch für die Preissetzung deines Leistungsangebots relevant. Stelle für die Preisgestaltung dar, warum du was anbietest, was du diesbezüglich besser machst als die Konkurrenz, und erkläre, welche Preisstrategie du führst und warum. Es ist wichtig, den richtigen Preis für das Produkt oder die Dienstleistung zu finden, um sowohl die Kunden zufriedenzustellen als auch das Unternehmen profitabel zu machen.

Tipp: Durch das Herausarbeiten der Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten kann eine echte Marke gebildet werden. Von dieser leiten sich dann alle Marketingmaßnahmen ab. Der Marketingplan muss berücksichtigen, wie potenzielle Kunden am besten erreicht werden können und wie sie dazu bewegt werden können, das Angebot zu kaufen.

Organisation und Mitarbeiter

Ein funktionierendes Team ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Gastronomiebetriebs. In diesem Abschnitt deines Businessplans legst du dar, wie dein Unternehmen organisatorisch aufgebaut ist, welche Positionen besetzt werden müssen und wie du die Personalplanung umsetzen willst.

Gerade in der Gastronomie, sind Teamwork, Zuverlässigkeit und gute Kommunikation entscheidend. Welche und wie viele Mitarbeiter brauchst du zu Beginn – und welche erst später? Wer übernimmt Küche, Service, Bar, Reinigung und Management? Plane realistisch, wie viele Kräfte du brauchst, welche Qualifikationen diese mitbringen sollten und ob du auf Minijobber, Teilzeit- oder Vollzeitkräfte setzt.

Auch ein Schichtsystem kann sinnvoll sein, gerade bei längeren Öffnungszeiten oder Wochenendbetrieb.

Denke außerdem an Fort- und Weiterbildungen, besonders in Bereichen wie Servicequalität, Hygiene oder Verkauf. Zeige in deinem Plan, dass du nicht nur wirtschaftlich denkst, sondern auch wertschätzend mit deinem Team umgehen willst.

Rechtsform deines Gastronomiebetriebs

Die Wahl der passenden Rechtsform ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg in die Selbstständigkeit – denn sie beeinflusst nicht nur deine steuerlichen Pflichten, sondern auch deine persönliche Haftung, den bürokratischen Aufwand und die Finanzierungsmöglichkeiten.

In deinem Businessplan solltest du erklären, für welche Rechtsform du dich entschieden hast – und warum. Häufige Rechtsformen in der Gastronomie sind:

• Einzelunternehmen: Besonders für Solo-Gründer mit überschaubarem Risiko geeignet. Geringer bürokratischer Aufwand, aber volle Haftung mit dem Privatvermögen.
• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts): Einfach zu gründen, wenn du mit Partnern startest. Auch hier haften alle Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen.
• UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH: Ideal, wenn du die Haftung begrenzen möchtest und Investoren einbinden willst. Dafür sind Gründungskosten und Verwaltungsaufwand etwas höher.

Denke dabei auch an die steuerliche Komponente: Je nach Rechtsform fallen unterschiedliche Steuerarten an, z. B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer. Auch das beeinflusst deine Liquiditätsplanung.

Tipp: Wenn du unsicher bist, hole dir rechtliche oder steuerliche Beratung – schon im Vorfeld. Eine fundierte Entscheidung bei der Rechtsform schützt dich langfristig vor unangenehmen Überraschungen.

SWOT-Analyse

Neben einer solchen Konkurrenzanalyse muss auch eine Analyse der eigenen Stärken und Schwächen mit in den Businessplan. Hier stellst du nicht nur deine eigenen Stärken und Schwächen dar, sondern auch die deines Konzepts.

• Welche Chancen entstehen aus deinen Stärken und wie können diese genutzt werden?
• Welche Schwächen ergeben sich aus deinem Konzept und deinen persönlichen Gegebenheiten?
• Welche Risiken entstehen daraus und wie können diese vermindert und ausgeglichen werden?
• Welche Risiken kannst du als Chancen nutzen?

Vor allem der Bereich der möglichen Risiken sollte spezifisch für deinen Betrieb durchdacht sein. Releveant werden könnten zum Beispiel:

• Finanzielles Risiko: Die Eröffnung eines Restaurants erfordert in der Regel eine beträchtliche Investition. Du musst die Anlaufkosten, die Miete, die Ausstattung und die Gehälter für das Personal berücksichtigen. Mit einer sorgfältigen Finanzplanung und einem klaren Geschäftsmodell kannst du dieses Risiko minimieren.
• Operatives Risiko: Die Führung einer Küche kann komplex sein und erfordert ein hohes Maß an Organisation und Effizienz. Mit einem gut geschulten und motivierten Team kannst du dieses Risiko bewältigen und sicherstellen, dass die Küche reibungslos läuft.
• Reputationsrisiko: Wenn deine Speisen nicht den Erwartungen deiner Kunden entsprechen, kann dies zu negativen Bewertungen und einem schlechten Ruf führen. Indem du auf Qualität und Kundenzufriedenheit setzt, kannst du dieses Risiko minimieren und sicherstellen, dass die Gäste immer wiederkommen.
• Regulatorisches Risiko. Die Einhaltung von Lebensmittelsicherheitsstandards und anderen Vorschriften kann eine Herausforderung sein. Indem du dich gründlich informierst und die richtigen Maßnahmen ergreifen, kannst du dieses Risiko minimieren und sicherstellen, dass dein Restaurant den höchsten Standards entspricht.
• Wettbewerbsrisiko. Es gibt viele andere Restaurants da draußen, die ähnliche Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Aber keine Sorge, indem du dich auf die einzigartige Vision, die Qualität und den Kundenservice konzentrierst, kannst du dich von der Konkurrenz abheben und dein Restaurant erfolgreich machen. Es ist wichtig, die Risiken zu erkennen und realistisch einzuschätzen.

Finanzplan

Besonders für die Finanzierung und ggf. für Fördermittel (z. B. Gründungszuschuss) ist der Businessplan ein sehr wichtiges Mittel. Stelle einen detaillierten Finanzplan auf, damit potenzielle Investoren genau wissen, welche Kosten gedeckt werden müssen. Insgesamt sollte der Finanzbedarf so niedrig wie möglich gehalten werden. Grundlage der Finanzierungsplanung bilden die Privatausgaben und die betrieblichen Kosten. Was viele Gründer bei den privaten Ausgaben überschätzen, ist die Möglichkeit, die eigenen Ausgaben und Ansprüche extrem herunterzufahren. Dies funktioniert in den wenigsten Fällen.

Tipp: Lieber großzügig planen, dann kippen die Finanzierungen nicht gleich bei der ersten Geschäftsflaute.

Die Bestandteile des Finanzierungsteils sind:

• Investitionsplan
• Finanzierungsplan
• Sicherheiten
• Kapitaldienst
• Privatausgaben
• Berechnung des notwendigen Mindestumsatzes
• Berechnung des möglichen Umsatzes
• Rentabilitätsvorschau
• Umsatzplanung
• Betriebsmittelbedarf
• Liquiditätsplanung

„Wichtig bei der Finanzplanung: Bleib realistisch. Schreib hier nicht einfach irgendwelche Wunsch-Einnahmen auf und halte deine Kosten nicht künstlich niedrig. Das fällt euch am Ende auf die Füße und die Realität holt euch ein.“ - Sonja Höppner, Steuerberaterin

Genehmigungen und Vorschriften

Um einen Gastro Betrieb zu eröffnen, reicht es meist nicht, nur ein Gewerbe anzumelden. Informiere dich, welche Genehmigungen du für eine Existenzgründung benötigst und hole diese ein, bevor du den Businessplan vorstellst. Finde auch heraus, welche Vorschriften du befolgen musst, und füge Nachweise dem Businessplan bei. Als Gastronom solltest du dich auch über die nötigen Versicherungen informieren. Finde heraus, welche Versicherungen für Gründer relevant sind und liste diese im Businessplan auf.

Zusätzliche Unterlagen für den Businessplan

Vergiss nicht, alle deine Zeugnisse, Nachweise, deinen Lebenslauf, alle geschlossenen Vorverträge, eine ausgefüllte Selbstauskunft und eine SCHUFA-Auskunft dem Anhang hinzuzufügen. Da es sich bei einem Businessplan um ein offizielles Dokument handelt, sollte es vernünftig als PDF im CI deines Unternehmens aufbereitet und abgegeben werden. Dazu gehören auch ein Deckblatt und ein Inhaltsverzeichnis, in dem alle Gliederungspunkte aufgelistet werden. In den Anhang gehört alles, was nötig ist, um die Investoren zu überzeugen:

• Finanzausweise, die deine finanzielle Stabilität und dein Wachstumspotenzial belegen
• Lebensläufe, die das Fachwissen und die Erfahrung deines Teams unterstreichen
• Rechtliche Unterlagen, Genehmigungen und Lizenzen
• Optional: Fotos des Lokals und der Gerichte sowie die Speisekarte

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Zusammenfassung

Ein erfolgreicher Gastronomiebetrieb beginnt nicht erst mit dem ersten servierten Gericht – sondern mit einem durchdachten Businessplan. Er ist weit mehr als nur ein Dokument: Er zeigt Investoren, Partnern und auch dir selbst, dass das Konzept für deinen Gastronomiebetrieb durchdacht, realistisch und zukunftsfähig ist. Mit einem guten Businessplan überzeugst du nicht nur andere, sondern auch dich selbst: Du entwickelst eine klare Vision, erkennst mögliche Herausforderungen frühzeitig – und kannst selbstbewusst den ersten Schritt in deine gastronomische Zukunft gehen.

Kurz gesagt: Dein Businessplan ist das Fundament deines Erfolgs – mach ihn stark, mach ihn authentisch, mach ihn zu deinem besten Verbündeten auf dem Weg zum eigenen Restaurant!

Häufig gestellte Fragen zum Thema Businessplan für die Gastronomie