Welche Ausnahmen gibt es für die E-Rechnungspflicht?

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Grundsätzlich betrifft die E-Rechnungspflicht alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

• Unternehmen, die Leistungen für Behörden erbringen (B2G), müssen bereits seit 2020 E-Rechnungen im XML-Format übermitteln.
• Seit dem 1. Januar 2025 sind zudem Selbstständige und Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen bei inländischen B2B-Geschäften empfangen und verarbeiten zu können.
• Rechnungen an Privatkunden fallen dagegen grundsätzlich nicht unter die E-Rechnungspflicht (dazu gleich noch mehr).

Darüber hinaus gibt es weitere gesetzliche Ausnahmen und Übergangsregelungen, die je nach Art der Leistung oder des Rechnungsempfängers relevant sein können.

Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich steuerbare und steuerpflichtige B2B-Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Trotzdem musst du als Rechnungsaussteller nicht in jedem Fall eine E-Rechnung erstellen. Die E-Rechnungsverordnung sieht mehrere Ausnahmen vor, bei denen weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen zulässig sind, also beispielsweise Rechnungen in Papierform oder PDF-Rechnungen.

Zu den wichtigsten Ausnahmen gehören:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Verkaufst du an Endverbraucher, musst du keine E-Rechnung ausstellen. Papierrechnungen bleiben weiterhin zulässig. PDF-Rechnungen darfst du verschicken, wenn der Rechnungsempfänger dieser Form zustimmt oder sie nicht aktiv ablehnt.‍
• Rechnungen an ausländische Kunden: Die E-Rechnungspflicht gilt derzeit nur für bestimmte inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Kunden mit Sitz im Ausland fallen aktuell nicht darunter. Mit der europäischen ViDA-Initiative könnten die Vorgaben in den kommenden Jahren jedoch ausgeweitet werden.‍
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du kannst Kleinbetragsrechnungen also weiterhin als sonstige Rechnung versenden. Das sorgt dafür, dass die Abrechnung kleiner Beträge unkompliziert bleibt.‍
• Fahrausweise: Tickets und Fahrscheine, die bereits als Rechnung anerkannt werden (§ 34 UStDV), müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden.‍
• Umsatzsteuerfreie Leistungen: Bestimmte Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dazu gehören unter anderem viele Heilbehandlungen, Bildungsleistungen und Finanzdienstleistungen.‍
• Leistungen von Kleinunternehmern: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind als Rechnungsaussteller von der Pflicht zum Erstellen von E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform und PDF-Rechnungen erstellen.

Aus der Praxis: Was tun bei „Mischfällen“?

Viele Selbstständige und Unternehmer stellen sowohl Rechnungen aus, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, als auch Rechnungen, für die eine Ausnahme gilt.

Ein typisches Beispiel ist ein Grafikdesigner:
Erstellt er ein Logo für eine GmbH in Deutschland, handelt es sich um einen inländischen B2B-Umsatz. Die Rechnung fällt damit grundsätzlich unter die E-Rechnungspflicht. Gestaltet derselbe Grafikdesigner dagegen eine Hochzeitseinladung für einen Endverbraucher, liegt ein B2C-Geschäft vor. Für diese Rechnung muss keine E-Rechnung erstellt werden.

In der Praxis kann das schnell unübersichtlich werden, wenn du regelmäßig mit unterschiedlichen Kundengruppenarbeitest. Eine einfache Lösung bietet das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.x. Dabei handelt es sich um ein Hybridformat, das eine lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert.

Deine Privatkunden erhalten dadurch eine Rechnung, die sie wie gewohnt öffnen und lesen können. Unternehmen können dieselbe Rechnung automatisiert in ihre Buchhaltungssoftware einlesen und weiterverarbeiten. So erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen und vereinfachst gleichzeitig die Rechnungsstellung für unterschiedliche Kundengruppen.

Dürfen Kleinunternehmer weiter PDF- und Papierrechnungen schreiben?

Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz sind wie bereits erwähnt von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen. Durch das Jahressteuergesetz 2024 wurde klargestellt, dass sie auch über das Jahr 2028 hinaus weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen erstellen dürfen. Dazu zählen sowohl Papierrechnungen als auch PDF-Rechnungen.

Der Kleinunternehmerstatus befreit allerdings nur von der Ausstellungspflicht einer elektronischen Rechnung. Beim Rechnungsempfang gelten dieselben Regeln wie für andere Unternehmen. Erhältst du von einem Lieferanten oder Dienstleister eine E-Rechnung, musst du diese empfangen und verarbeiten können.

Viele Kleinunternehmer übersehen diesen Punkt, weil sie selbst keine E-Rechnungen erstellen müssen. Die Ausnahme bezieht sich jedoch ausschließlich auf den Versand von Rechnungen. Beim Empfang von E-Rechnungen gelten für Kleinunternehmer dieselben Anforderungen wie für alle anderen Unternehmen.

Für Kleinunternehmer bedeutet das: Du darfst deine eigenen Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier versenden, solltest aber trotzdem die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen anderer Unternehmen rechtssicher entgegennehmen zu können.

Mehr Details dazu findest du in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

E-Rechnungspflicht: Welche befristeten Ausnahmen gelten?

Neben den gesetzlichen Ausnahmen gibt es aktuell noch Übergangsregelungen für den Rechnungsversand. Sie sollen Unternehmen mehr Zeit geben, ihre Rechnungsprozesse und Systeme auf die E-Rechnung umzustellen.

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen versenden. PDF-Rechnungen und andere elektronische Rechnungsformate ohne strukturierten Datensatz bleiben ebenfalls zulässig, sofern der Rechnungsempfänger dieser Versandart zustimmt oder ihr nicht widerspricht.
• Ab dem 1. Januar 2027 werden die Vorgaben strenger. Dann dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden. Lag dein Umsatz im Vorjahr über dieser Grenze, musst du für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 enden die Übergangsregelungen. Für alle inländischen B2B-Umsätze, die nicht unter eine gesetzliche Ausnahme fallen, ist dann eine E-Rechnung verpflichtend.

Für einen besseren Überblick haben wir die wichtigsten Übergangsfristen in der folgenden Tabelle zusammengefasst:

Kann man von der Pflicht für E-Rechnungen befreit werden?

Die Begriffe Ausnahme und Befreiung werden umgangssprachlich häufig gleichbedeutend verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Sachverhalte.

Eine Ausnahme ist direkt im Gesetz vorgesehen. In diesen Fällen greift die E-Rechnungspflicht von vornherein nicht. Dazu gehören beispielsweise Kleinbetragsrechnungen, bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen oder Rechnungen an Privatkunden.

Eine Befreiung bedeutet dagegen, dass eine grundsätzlich bestehende Pflicht für einen bestimmten Einzelfall aufgehoben wird. Genau das ist bei der E-Rechnungspflicht jedoch nicht vorgesehen. Du kannst beim Finanzamt also keine allgemeine Befreiung beantragen, um dauerhaft keine E-Rechnungen nutzen zu müssen.

Für die meisten Unternehmer ist daher nicht die Frage entscheidend, ob sie sich von der E-Rechnungspflicht befreien lassen können. Viel wichtiger ist zu prüfen, ob eine gesetzliche Ausnahme oder eine Übergangsregelung auf die eigenen Umsätze zutrifft.

Deswegen musst du E-Rechnungen trotzdem empfangen können

Auch wenn du aufgrund einer Ausnahme oder Übergangsregelung keine E-Rechnungen ausstellen musst, bist du grundsätzlich zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Die wichtigsten Gründe dafür findest du in der folgenden Übersicht:

Kannst du freiwillig komplett auf E-Rechnungen umsteigen?

Du kannst jederzeit freiwillig auf E-Rechnungen umsteigen. Mit dem Wachstumschancengesetz ist der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfallen. Du bist daher nicht mehr darauf angewiesen, Rechnungen auf Papier oder als PDF zu versenden, wenn du stattdessen direkt auf E-Rechnungen setzen möchtest.

Ein früher Umstieg bietet dir mehrere Vorteile:

• weniger Druck-, Papier- und Portokosten
• schnellere Verarbeitung beim Rechnungsempfänger
• kürzere Zahlungszeiten durch automatisierte Abläufe
• weniger Übertragungsfehler bei der Erfassung der Rechnungsdaten
• weniger Rückfragen und manueller Aufwand in der Buchhaltung

Mit sevdesk E-Rechnungen korrekt erstellen und empfangen

Die gesetzlichen Vorgaben rund um die E-Rechnung entwickeln sich stetig weiter. Umso wichtiger ist es, sich auf eine Buchhaltungssoftware verlassen zu können, die die aktuellen Anforderungen bereits berücksichtigt und dich bei der Umsetzung unterstützt.

Mit sevdesk erstellst und versendest du rechtskonforme E-Rechnungen mit wenigen Klicks, wahlweise im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung. Alle erforderlichen Pflichtangaben einer Rechnung werden automatisch berücksichtigt, sodass du keine zusätzlichen Einstellungen oder manuellen Prüfungen vornehmen musst.

Der Wechsel von klassischen Rechnungen zur E-Rechnung gelingt dabei ganz unkompliziert per Klick. Anschließend verschickst du deine E-Rechnungen direkt aus sevdesk an deine Kunden.

Auch beim Rechnungsempfang unterstützt dich sevdesk. Eingehende E-Rechnungen werden automatisiert verarbeitet und revisionssicher gespeichert. So behältst du jederzeit den Überblick über deine Belege und erfüllst gleichzeitig die Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung.

Deine Rechnungen entsprechen somit stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben und können von deinen Geschäftspartnern direkt digital weiterverarbeitet werden. Zusätzliche Kosten für spezielle E-Rechnungs-Module oder Add-ons fallen dabei nicht an.

Du möchtest die E-Rechnungspflicht einfach und rechtssicher umsetzen? Dann teste jetzt die E-Rechnungssoftware von sevdesk und erstelle, versende und empfange E-Rechnungen direkt in einer zentralen Lösung.

Zusammenfassung

Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt hin zu einer digitalen und effizienten Rechnungsstellung. Grundsätzlich betrifft sie nahezu alle Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige B2B-Umsätze im Inland ausführen.

Trotzdem gibt es verschiedene gesetzliche Ausnahmen, etwa für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen, bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen oder Leistungen von Kleinunternehmern. Diese Ausnahmen solltest du jedoch klar von den Übergangsregelungen unterscheiden. Während Ausnahmen dauerhaft gelten, laufen die Übergangsfristen spätestens Ende 2027 aus.

Prüfe daher frühzeitig, ob deine Rechnungen unter eine Ausnahme fallen und welche Vorgaben für dein Unternehmen gelten. So schaffst du Planungssicherheit, vermeidest Fehler und kannst deine Buchhaltungsprozesse rechtzeitig an die neuen Anforderungen anpassen.

Greift weder eine Ausnahme noch eine Übergangsregelung, musst du die E-Rechnungspflicht vollständig umsetzen.

Häufig gestellte Fragen zu den Ausnahmen der E-Rechnungspflicht