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Shopify Rechnung erstellen: So geht's rechtssicher und automatisiert

Aktualisiert am
29
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05
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2026
Tablet mit geöffneter Shopify-Website auf einem Schreibtisch – Symbol für die Erstellung von Rechnungen im Shopify-Shop.
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Tablet mit geöffneter Shopify-Website auf einem Schreibtisch – Symbol für die Erstellung von Rechnungen im Shopify-Shop.

Dein Shopify-Shop ist live, die ersten Bestellungen kommen rein. Genau so hast du dir den Start vorgestellt. Doch mit den Umsätzen kommt ein Thema ins Spiel, das deutlich weniger Spaß macht als das Verkaufen: Rechnungen schreiben. Denn egal, ob du gerade erst gestartet bist oder schon regelmäßig Verkäufe generierst, die Rechnungsstellung gehört fest zu deinem Business dazu. Sie sorgt dafür, dass deine Buchhaltung sauber bleibt und du rechtlich auf der sicheren Seite bist.

Vielleicht wirken Rechnungen und die damit verbundenen Anforderungen am Anfang etwas kompliziert. Insbesondere mit den eingeschränkten Möglichkeiten der Rechnungsstellung von Shopify wird es hier besonders schwierig, rechtssichere Rechnungen zu erstellen. Die gute Nachricht ist jedoch: Wenn du die Grundlagen kennst, bekommst du die rechtskonforme Rechnungsstellung schnell in den Griff, selbst ohne Steuerberater.

In diesem Artikel erfährst du, was du bei der Rechnungsstellung in Shopify beachten musst, welche Möglichkeiten du hast, welche Besonderheiten es gibt und wie du gängige Fehler vermeidest.

Das Wichtigste auf einen Blick
  • Ob du eine Rechnung erstellen musst, hängt davon ab, ob du an Unternehmen (B2B) oder Privatkunden (B2C) verkaufst.
  • Shopify bietet keine rechtssichere Rechnungslösung für Deutschland – fehlende Pflichtangaben und keine GoBD-Konformität.
  • Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – du solltest also auch für deinen Shopify-Store E-Rechnungen generieren können.
  • Shopify unterstützt keine E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD – dafür braucht es eine Rechnungssoftware.
  • Die manuelle Rechnungsstellung funktioniert nur für kleine Shops – danach wird es schnell unübersichtlich.
  • Automatisierte Lösungen wie sevdesk sparen Zeit und reduzieren Fehler deutlich: GoBD-konforme Rechnungen, automatisierte Prozesse, alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater inklusive.
Inhaltsverzeichnis

Muss ich für meinen Shopify-Onlineshop Rechnungen erstellen?

Ob du für deinen Shopify-Onlinestore Rechnungen erstellen musst, hängt davon ab, wer dein Kunde ist. Grundsätzlich wird zwischen B2B (Business-to-Business) und B2C (Business-to-Consumer) unterschieden.

  • Verkaufst du an ein anderes Unternehmen (B2B), bist du verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Diese muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung erstellt werden. Das gilt unabhängig davon, ob dein Kunde aktiv eine Rechnung anfordert oder nicht.
  • Bei Verkäufen an Privatpersonen (B2C) sieht es hingegen anders aus. Du bist nicht automatisch verpflichtet, eine Rechnung zu erstellen. Verlangt dein Kunde jedoch ausdrücklich eine Rechnung, dann musst du diese auch liefern.

Grundsätzlich lohnt es sich daher, immer eine Rechnung zu schreiben. So behältst du den Überblick über deine Einnahmen, kommst nicht mit der Nummerierung deiner Rechnungen durcheinander und stellst sicher, dass deine Buchhaltung vollständig ist.

Warum du mit Shopify keine rechtssicheren Rechnungen erstellen kannst

Shopify ist stark im Verkauf, bei der Rechnungsstellung stößt du jedoch schnell an Grenzen. Vor allem dann, wenn du deinen Shop nach deutschem Recht betreibst. Die integrierten Funktionen wie der Order Printer oder Draft Orders wirken auf den ersten Blick praktisch. Die nativ von Shopify erstellten Dokumente sehen zwar wie Rechnungen aus, erfüllen aber nicht alle gesetzlichen Anforderungen nach § 14 UStG. Sie sind demnach keine vollständige und rechtssichere Rechnungslösung für Deutschland.

Ein zentrales Problem ist dabei die Rechnungsnummer: Shopify verwendet standardmäßig die Bestellnummer. Diese ist jedoch nicht dafür ausgelegt, als fortlaufende und lückenlose Rechnungsnummer zu dienen. Werden Bestellungen gelöscht oder nachträglich verändert, entstehen schnell Lücken in der Nummerierung. Das ist ein Punkt, der bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen kann.

Hinzu kommt, dass du in Deutschland verpflichtet bist, Rechnungen GoBD-konform zu erstellen und zu archivieren. Das bedeutet, sie müssen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar sein. Genau das ist bei Shopify bzw. Tools wie dem Order Printer Pro nicht gegeben, da sich Rechnungen nachträglich verändern können, wenn sich die zugrunde liegenden Bestelldaten ändern. Eine echte Manipulationssicherheit ist damit nicht gewährleistet.

Gerade bei einem wachsenden Shopify-Shop wird das schnell unübersichtlich. Fehlerhafte Rechnungen, unsaubere Nummernkreise und nicht revisionssicher gespeicherte Belege können im schlimmsten Fall dazu führen, dass deine Buchhaltung verworfen wird und das Finanzamt Hinzuschätzungen vornimmt, wodurch deine Steuerlast steigt.

Aus diesem Grund setzen viele Shopify-Händler auf externe, rechtskonforme Rechnungsprogramme wie sevdesk. Damit erstellst du deine Rechnungen konform, mit allen Pflichtangaben und einer lückenlosen Rechnungsnummer, und sorgst gleichzeitig für eine revisionssichere Archivierung nach deutschen Anforderungen.

Welche Pflichtangaben müssen auf eine Shopify-Rechnung?

Damit deine erstellte Shopify-Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie bestimmte Rechnungspflichtangaben enthalten. Diese sind gesetzlich vorgeschrieben und gelten unabhängig davon, ob du Shopify oder ein anderes Shopsystem nutzt. Folgende Angaben dürfen daher auf keiner Rechnung fehlen:

  • vollständige Namen und Anschriften von dir als Leistungserbringer sowie von deinem Kunden
  • deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungs- bzw. Rechnungsdatum
  • eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen
  • das Leistungsdatum bzw. der Liefer‑/Leistungs­zeitraum
  • der Nettobetrag sowie der jeweilige Steuersatz und Steuerbetrag je Position
  • der Bruttobetrag
  • vereinbarte Rabatte oder Skonti
  • ein Hinweis auf Steuerbefreiungen (z. B. nach § 19 UStG bei der Kleinunternehmerregelung, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen) oder auf die Umkehr der Steuerschuld (Reverse Charge)

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Shopify-Rechnungen?

Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Das heißt, Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, weiterzuverarbeiten und zu archivieren. Privatpersonen sind davon vorerst nicht betroffen. Der entscheidende Unterschied ist jedoch, dass eine E-Rechnung kein einfaches PDF ist (wie bisher), sondern nun in einem maschinenlesbaren Format vorliegen muss. Klassische PDF-Rechnungen gelten nur noch als „sonstige Rechnungen“ und erfüllen die neuen Anforderungen an die E-Rechnung nicht mehr. Aktuell haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD.

Bis Ende 2026 darfst du jedoch noch weiterhin PDF- und Papierrechnungen versenden. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro. Ab 2028 sind im B2B-Bereich dann ausschließlich E-Rechnungen erlaubt.

Für dich als Shopify-Händler ist es wichtig zu wissen, dass Shopify aktuell weder XRechnung noch ZUGFeRD unterstützt. Damit kannst du die gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzliche Lösung nicht vollständig erfüllen. Wenn du also E-Rechnungen rechtssicher erstellen und automatisieren willst, brauchst du eine passende Software. Mit der E-Rechnungs-Software sevdesk kannst du E-Rechnungen im richtigen Format erstellen und problemlos alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Übersicht: Mögliche Varianten der Rechnungserstellung mit Shopify

Wie du deine Rechnungen erstellst, hängt stark von deinem Shop, deinem Bestellvolumen und deinen Anforderungen ab. Grundsätzlich hast du drei Möglichkeiten – von manuell bis vollständig automatisiert.

Variante Für wen geeignet Vorteile Nachteile Kosten
Manuell (Rechnungsvorlage/Rechnungsgenerator) Einsteiger, sehr kleine Shops (ca. 10–20 Rechnungen pro Monat) Einfacher Einstieg, volle Kontrolle über Inhalte, keine laufenden Kosten Hoher Zeitaufwand, fehleranfällig, keine Automatisierung, Risiko bei GoBD & Archivierung Kostenlos
Shopify-Apps/Bordmittel (z. B. Order Printer) Kleine bis mittlere Shops mit einfachem Setup Teilweise automatisiert, direkt in Shopify integriert, schnell eingerichtet Nicht GoBD-konform, fehlende Pflichtangaben, keine revisionssichere Archivierung, eingeschränkte Anpassung 0,25 % Transaktionsgebühr (max. 0,99 Euro) nach 100.000 Euro Umsatz
Externe Lösung (z. B. sevdesk) Wachsende Shops, Unternehmen mit Fokus auf saubere Buchhaltung Automatisierte Rechnungserstellung, GoBD-konform, E-Rechnungen möglich, automatische Archivierung, Integration in Buchhaltung Einrichtung notwendig, laufende Kosten Kostenlos oder monatliche Gebühr (je nach Funktionen)

Wie du in Shopify eine Rechnung erstellst

Wie du Rechnungen in Shopify erstellst, hängt stark davon ab, wie groß dein Shop ist. Für den Einstieg oder bei wenigen Bestellungen kann eine manuelle Lösung noch funktionieren. Sobald dein Bestellvolumen steigt, wird das Ganze jedoch schnell unübersichtlich und zeitaufwendig.

Wenn du Rechnungen direkt in Shopify erstellen möchtest, kannst du dafür die integrierten Funktionen nutzen. Dafür gehst du wie folgt vor:

  1. Logge dich in deinen Shopify-Account ein
  2. Klicke unten links auf Einstellungen
  3. Navigiere zu „Steuern und Zollgebühren“
  4. Wähle „Europäische Union“ aus
  5. Klicke auf die drei Punkte bei „Steuerdienstleistung“ und wähle Service wechseln
  6. Aktiviere Shopify Tax und speichere die Einstellung
  7. Kehre zurück zur Übersicht, dort erscheint nun der Bereich MwSt.-Rechnungen
  8. Setze den Haken bei „Rechnung generieren“
  9. Optional kannst du ein eigenes Logo hinzufügen

Ab diesem Zeitpunkt erstellt Shopify automatisch Rechnungen zu deinen Bestellungen, die du herunterladen und für deine Buchhaltung nutzen kannst. Allerdings solltest du diese Funktion mit Vorsicht nutzen. Die automatische Rechnungserstellung in Shopify basiert auf Tools wie dem Order Printer und erfüllt die deutschen Anforderungen an rechtssichere Rechnungen nicht. Wichtige Punkte wie GoBD-Konformität oder vollständige Pflichtangaben sind hier nicht zuverlässig gewährleistet.

Eine Alternative ist die manuelle Erstellung außerhalb von Shopify. Dafür kannst du zum Beispiel einen Rechnungsgenerator oder eine Rechnungsvorlage verwenden. Damit stellst du sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Wenn du deine Rechnungen allerdings nicht korrekt archivierst oder nachträglich veränderst, kann es Probleme mit den GoBD geben. Zudem kannst du den Vorgang nicht automatisieren.

Gerade deshalb lohnt sich oft bereits ab etwa 10 Rechnungen im Monat ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk. Damit kannst du nicht nur die Rechnungserstellung automatisieren, sondern sorgst auch dafür, dass deine Rechnungen rechtssicher gespeichert und verwaltet werden.

Vorsicht bei kostenlosen Apps

Kostenlose Apps aus dem Shopify App Store wie der Order Printer Pro wirken auf den ersten Blick praktisch. Allerdings ist oft nicht sichergestellt, dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Zusätzlich bleibt in vielen Fällen ein hoher manueller Aufwand bestehen. Shopify ist ein global ausgerichtetes Unternehmen – nationale Vorgaben wie das deutsche Steuerrecht werden daher nur eingeschränkt berücksichtigt.

Automatisierte Rechnungsstellung für Shopify mit sevdesk

Sobald dein Shopify-Store wächst, wird die manuelle Rechnungsstellung schnell zum Zeitfresser. Genau hier setzt die automatisierte Rechnungsstellung an. Deine Rechnungen werden im Hintergrund erstellt, korrekt verbucht und direkt an deine Kunden versendet, ohne dass du jede Rechnung einzeln anlegen musst.

Mit der Shopify-Integration von sevdesk verbindest du deinen Shopify-Store über eine passende Schnittstelle mit deinem GoBD-konformen Buchhaltungsprogramm. Dabei werden Bestell-, Rechnungs-, Steuer- und Zahlungsdaten automatisch übertragen. So laufen alle wichtigen Rechnungsprozesse zentral in einem System zusammen und du behältst jederzeit den Überblick. Das bringt dir gleich mehrere Vorteile:

  • Automatische Rechnungserstellung mit allen Pflichtangaben: Für jede eingehende Bestellung wird automatisch eine vollständige und rechtssichere Rechnung erstellt. Du aktivierst die Funktion einmal in der Integration, danach laufen die Prozesse im Hintergrund.
  • Direkter Rechnungsversand per E-Mail: Deine Rechnungen werden direkt aus der Software heraus an deine Kunden verschickt. Gleichzeitig kannst du jederzeit und mit nur einem Klick auf E-Rechnungen umstellen.
  • GoBD-konforme und revisionssichere Speicherung: Alle Rechnungen werden automatisch archiviert – vollständig, unveränderbar und jederzeit abrufbar. Damit erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand.
  • Automatische Berücksichtigung von Steuerregeln: Egal ob Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge oder andere Besonderheiten, sevdesk berücksichtigt die jeweiligen Vorgaben direkt bei der Rechnungserstellung.
  • Individuelles Rechnungsdesign: Du passt deine Rechnungen optisch an deinen Shopify-Store an. Im Vergleich zu Shopify selbst, wo meist nur ein Logo möglich ist, hast du hier deutlich mehr Gestaltungsspielraum.

Besonderheiten bei der Rechnungserstellung in Shopify

Bei Shopify-Rechnungen gibt es einige Besonderheiten, die du unbedingt beachten solltest, vor allem bei Themen wie Steuern, internationalen Verkäufen oder Retouren. Je nach Geschäftsmodell können hier schnell Fehler entstehen, die sich auf deine Buchhaltung auswirken.

Kleinunternehmer

Wenn du mit deinem Shopify-Shop noch am Anfang stehst oder überschaubare Umsätze hast, kann die Kleinunternehmerregelung für dich interessant sein. Sie vereinfacht deine Buchhaltung deutlich, weil du keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen musst.

Du kannst die Regelung nutzen, wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreitet. In diesem Fall stellst du Kleinunternehmerrechnungen ohne Umsatzsteuer aus und musst auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Damit die Kleinunternehmerregelung auch in Shopify korrekt angewendet wird, musst du einige Einstellungen anpassen:

  • Umsatzsteuer in Shopify deaktivieren: Stelle sicher, dass bei deinen Produkten keine Umsatzsteuer berechnet wird. Entferne dazu bei der Produkterstellung den Haken bei „Steuer auf dieses Produkt erheben“. Alternativ kannst du mehrere Produkte per Massenbearbeitung anpassen: Wähle alle Artikel aus, füge die Spalte „Steuern berechnen“ hinzu und deaktiviere sie für alle Produkte. Zusätzlich solltest du in den Einstellungen unter „Steuern und Zollgebühren“ prüfen, dass für die Europäische Union keine aktive Steuererhebung hinterlegt ist. Wenn alles korrekt eingestellt ist, siehst du dort keinen aktiven Steuersatz. Wichtig ist auch ein Blick in die globalen Einstellungen: Der Haken bei „Umsatzsteuer im Produktpreis und Versandtarif einschließen“ sollte deaktiviert sein.
  • Rechnungssoftware richtig konfigurieren: Wenn du die Shopify-Integration von sevdesk nutzt, kannst du die Kleinunternehmerregelung direkt in den Einstellungen aktivieren. Setze dafür im Bereich „Steuern“ den entsprechenden Haken, damit deine Rechnungen automatisch korrekt erstellt werden.
  • Hinweis auf der Rechnung ergänzen: Auf jeder deiner Rechnungen muss ein Hinweis stehen, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Üblich ist der Satz: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Diesen musst du einmalig bei Shopify in der Fußzeile hinterlegen. Das machst du im Admin-Bereich unter „Themen“ mit einem Klick auf „Anpassen“.
  • AGB und Impressum anpassen: Ergänze den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auch in deinem Shop. In Shopify findest du den Bereich unter „Richtlinien“. Füge dort in deine AGB den entsprechenden Satz ein, damit deine Kunden transparent informiert sind.

Wenn du deine Buchhaltung als Kleinunternehmer einfach und rechtssicher umsetzen willst, findest du mit der Online-Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer von sevdesk die passende Lösung.

Internationale Kunden

Wenn du mit deinem Shopify-Shop international verkaufst, wird die Rechnungsstellung deutlich komplexer. Denn je nach Kunde und Land gelten unterschiedliche steuerliche Regeln. Und genau diese müssen korrekt auf deiner Rechnung abgebildet werden.

Ein wichtiger Punkt ist der Ort der Leistungserbringung, da dieser bestimmt, in welchem Land die Leistung besteuert wird. Bei Geschäften mit Unternehmen (B2B) liegt dieser in der Regel am Sitz deines Kunden. Bei Privatkunden (B2C) ist meist dein Unternehmenssitz entscheidend.

Dadurch ergeben sich verschiedene Sonderfälle, die du beachten musst:

  • Innergemeinschaftliche Lieferung (EU-Warenverkauf): Verkäufe an Unternehmen innerhalb der EU können unter bestimmten Bedingungen steuerfrei sein. Voraussetzung ist unter anderem eine gültige USt-IdNr. deines Kunden.
  • Reverse-Charge-Verfahren (EU-Dienstleistungen): Bei Dienstleistungen innerhalb der EU geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Auf deiner Rechnung muss dann ein entsprechender Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren stehen.
  • Ausfuhrlieferungen (Rechnungen in Drittländer wie USA oder UK): Verkäufe außerhalb der EU sind in der Regel steuerfrei. Auch hier ist ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung erforderlich.

Zusätzlich spielt das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) eine wichtige Rolle, wenn du Waren an Privatkunden innerhalb der EU verkaufst. Hierbei führst du die Umsatzsteuer zentral ab, musst aber die jeweils gültigen Steuersätze der Zielländer berücksichtigen. Damit das korrekt funktioniert, solltest du deine Shopify-Einstellungen prüfen:

  1. Gehe zu „Steuern und Zollgebühren“ in den Einstellungen
  2. Klicke auf „Europäische Union“
  3. Unter „MwSt. grenzüberschreitend erheben“ hast du zwei Optionen:
  4. Liegt dein EU-Umsatz unter 10.000 Euro, kannst du weiterhin den deutschen Steuersatz verwenden.
  5. Überschreitest du die Grenze, solltest du die Option „Mittels einer One Stop Shop (OSS)-Registrierung erheben“ aktivieren.

Stelle sicher, dass diese Einstellungen auch in deiner Buchhaltungssoftware übernommen werden

Wenn du Shopify mit sevdesk nutzt, kannst du die OSS-Einstellungen direkt in den Einstellungen der Integration aktivieren. Dadurch werden entsprechende Rechnungen automatisch korrekt erstellt und verbucht, inklusive der richtigen steuerlichen Behandlung und Zuordnung in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Retouren, Stornos und Gutschriften korrekt abwickeln

Retouren gehören im E-Commerce zum Alltag. Entscheidend ist, dass du sie auch buchhalterisch korrekt abbildest. Dabei ist es wichtig, die Begriffe „Refund“ und „Gutschrift“ sauber zu unterscheiden:

  • Ein Refund bedeutet, dass du deinem Kunden das Geld über die ursprüngliche Zahlungsmethode zurückerstattest.
  • Eine Gutschrift hingegen wird als Guthaben im Shop hinterlegt, das der Kunde später einlösen kann.

Wurde die Rechnung bereits bezahlt, kannst du eine Gutschrift erstellen. In sevdesk gehst du dafür einfach in die entsprechende Rechnung, klickst auf „Mehr“ und wählst „Gutschrift erstellen“. Die Daten aus der ursprünglichen Rechnung werden automatisch übernommen. Bei Bedarf kannst du einzelne Positionen anpassen oder entfernen zum Beispiel bei Teilrücksendungen.

Ist die Rechnung dagegen noch nicht bezahlt, wird keine Gutschrift, sondern eine Stornorechnung erstellt. Auch das funktioniert in sevdesk ganz unkompliziert mit wenigen Klicks. Wähle die entsprechende Rechnung aus, gehe wieder auf „Mehr“ und klicke auf „Rechnung stornieren“. Die Stornorechnung wird automatisch erstellt und enthält alle relevanten Positionen der ursprünglichen Rechnung.

Weitere Tools für die Rechnungserstellung in Shopify

Neben Shopify selbst gibt es verschiedene Apps und Tools, die dich bei der Rechnungserstellung unterstützen. Diese können je nach Anwendungsfall sinnvoll sein. Allerdings solltest du genau prüfen, ob sie auch die deutschen Anforderungen erfüllen.

Tool Vorteile Nachteile
Sufio Automatische Rechnungserstellung, viele Designvorlagen, einfache Integration Nicht speziell auf deutsches Recht ausgelegt, GoBD-Konformität nicht vollständig gegeben
Germanized für Shopify Speziell für den deutschen Markt entwickelt, ergänzt rechtliche Funktionen im Shop Fokus eher auf Rechtstexte & Checkout, keine vollständige Buchhaltungslösung
Order Printer Pro Direkt in Shopify integriert, schnell eingerichtet, kostenlos Keine GoBD-Konformität, Rechnungen veränderbar, fehlende Pflichtangaben
Rechnungsprinter Pro Schnelle Rechnungserstellung, einfache Nutzung, solide Shopify-Integration Kann keine EÜR erstellen oder UStVA übermitteln. Daten müssen dazu in eine Buchhaltungssoftware übertragen werden
sevdesk Umfassende Buchhaltung, automatisierte Rechnungsstellung, sehr benutzerfreundlich, sehr gute Shopify-Integration Kann bei sehr komplexen E-Commerce-Strukturen weniger spezialisiert sein als dedizierte E-Commerce-Apps

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, empfiehlt sich eine Lösung wie die Buchhaltungssoftware von sevdesk, die speziell auf deutsche Anforderungen ausgerichtet ist, deine komplette Buchhaltung abdeckt und mit der du deine Rechnungsstellung automatisieren kannst.

Häufige Fehler bei Shopify-Rechnungen und wie du sie vermeidest

Gerade bei Shopify passieren bei der Rechnungsstellung schnell Fehler, vor allem dann, wenn du dich auf die Standardfunktionen verlässt. Viele dieser Fehler fallen im Alltag kaum auf, können aber später zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Umso wichtiger ist es, sie von Anfang an zu vermeiden.

  1. Ein klassischer Fehler ist die falsche Rechnungsnummer. Shopify nutzt standardmäßig die Bestellnummer. Dadurch können jedoch Lücken in der Nummerierung entstehen, etwa wenn Bestellungen gelöscht werden. Nutze daher eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk, die automatisch fortlaufende Rechnungsnummern für dich generiert.
  2. Ein besonders kritischer Punkt ist die fehlende GoBD-Konformität. Viele Händler nutzen kostenlose Shopify-Apps zur Rechnungserstellung, die nicht den deutschen Anforderungen entsprechen. Häufig fehlt es an revisionssicherer Archivierung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Belege. Das kann im Ernstfall dazu führen, dass deine Buchhaltung nicht anerkannt wird. Auch hier hilft dir ein Rechnungsprogramm wie sevdesk weiter.
  3. Ein weiterer Stolperstein ist der falsche Steuersatz. Shopify setzt die Umsatzsteuer nicht immer korrekt um, etwa bei ermäßigten Steuersätzen (7 % statt 19 %), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei Ausfuhrlieferungen oder bei fehlerhaften Einstellungen. Hier solltest du deine Steuerkonfiguration regelmäßig kontrollieren.
  4. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, wird der notwendige Hinweis nicht automatisch auf der Rechnung eingefügt. Ohne diesen Zusatz ist deine Shopify-Rechnung jedoch unvollständig. Achte deshalb darauf, dass sowohl deine Shopify-Einstellungen als auch deine Rechnungsvorlagen korrekt konfiguriert sind und der verpflichtende Hinweis einmalig manuell in der Fußzeile eingetragen wurde.

So verbindest du deine ganze Buchhaltung smart mit sevdesk

Wenn du Shopify und deine Buchhaltung miteinander verbindest, sparst du dir nicht nur Zeit, sondern vermeidest auch typische Fehlerquellen. Statt Daten manuell zu übertragen, laufen alle Prozesse automatisch im Hintergrund – von der Rechnung bis zur Steuer. Mit sevdesk profitierst du dabei von mehreren Funktionen:

  • Automatischer Zahlungsabgleich: Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und den passenden Rechnungen zugeordnet. Deine Rechnungen werden direkt als bezahlt markiert, auf Wunsch auch nur für bestimmte Zahlungsarten.
  • Automatische Belegerfassung: Jede Bestellung aus Shopify wird direkt in sevdesk übertragen und als rechtssichere Rechnung angelegt. Du kannst diese sofort weiterverarbeiten oder an deine Kunden versenden.
  • Import von Rechnungen und Gutschriften: Bereits bestehende Shopify-Rechnungen oder Gutschriften lassen sich nachträglich in sevdesk importieren und sauber verbuchen.
  • Direkte Übermittlung der UStVA: Deine Umsatzsteuervoranmeldung wird auf Basis deiner Buchhaltungsdaten automatisch erstellt und kann direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
  • Automatisierte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Deine EÜR wird automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand aus deinen laufenden Buchungen generiert.
  • OSS-konforme Abbildung deiner Umsätze: OSS-relevante Belege werden korrekt erfasst und mit den passenden Steuerkennziffern (z. B. UStVA-Feld 45) versehen, vorausgesetzt, du hast deine Umsatzsteuerregistrierung entsprechend eingerichtet.
  • Schnittstelle zur DATEV-Kanzleisoftware deines Steuerberaters: Wenn du zusätzlich zu sevdesk noch einen Steuerberater hast, kannst du diesem über den DATEV-Export deine Buchhaltungsdaten direkt weiterleiten.

Zusammenfassung

Die Rechnungsstellung gehört fest zu deinem Shopify-Business dazu. Entscheidend ist, dass deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und sauber in deine Buchhaltung integriert sind.

Shopify selbst bietet zur Rechnungsstellung jedoch keine ausreichende Lösung. Wichtige Aspekte wie fortlaufende Rechnungsnummern, GoBD-Konformität oder E-Rechnungen werden nicht vollständig abgedeckt. Gerade bei einem wachsenden Shop kann das schnell zu Problemen führen.

Damit du rechtssicher arbeitest und gleichzeitig Zeit sparst, lohnt sich der Einsatz einer spezialisierten Buchhaltungssoftware. Mit sevdesk automatisierst du deine Rechnungsstellung, erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben und behältst deine Finanzen jederzeit im Blick. So stellst du sicher, dass deine Buchhaltung nicht nur funktioniert, sondern auch langfristig sauber, unkompliziert und nachvollziehbar bleibt.

Häufige Fragen und Antworten zu Shopify-Rechnungen

Kann ich mit Shopify Rechnungen erstellen?
Wie kann ich in Shopify automatisch Rechnungen erstellen und versenden?
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Wie erfülle ich die E-Rechnungspflicht mit Shopify?
Wie funktioniert die Anbindung an eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk?
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Häufig gestellte Fragen zu sevdesk

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